10 συμβουλές για αποτελεσματική επικοινωνία μέσω email

Η επικοινωνία μέσω email ξεκίνησε το 1971 όταν ο Ray Tomlinson έστειλε το πρώτο email στον εαυτό του. Αν και αυτή η τεχνολογία είναι ήδη πάνω από 50 ετών, δισεκατομμύρια email αποστέλλονται κάθε ημέρα. Μερικές φορές διαβάζουμε και στέλνουμε περισσότερα email καθημερινά παρά συναντάμε πραγματικούς ανθρώπους. Ωστόσο, στην επικοινωνία μέσω email κάνουμε τα ίδια λάθη, τα οποία θα πρέπει να αποφύγουμε για το δικό μας καλό. Λοιπόν, πώς να βελτιώσουμε τα email μας;

Παρακάτω είναι 10 συμβουλές για αποτελεσματική επικοινωνία μέσω email:

1. Είστε σαφείς και συνοπτικοί

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν πολύ λίγο χρόνο την ημέρα για να διαβάσουν και να απαντήσουν σε email. Το σώμα του email θα πρέπει να είναι ενημερωτικό και άμεσο. Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε άλλες εναλλακτικές λύσεις στο email, ο παραλήπτης σας θα εκτιμήσει σύντομα και σαφή μηνύματα. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε σημεία κουκίδων ή να γράψετε ένα ξεχωριστό email για κάθε θέμα που πρέπει να επικοινωνήσετε με κάποιον.

Θυμηθείτε: Τα μεγάλα email αποστερούν τη ζωή από τους ανθρώπους.

2. Είστε ευγενικοί

Εκτός αν έχετε καλές σχέσεις με κάποιον, αποφύγετε την άτυπη γλώσσα, την ορολογία, το slang και τις ακατάλληλες συντομογραφίες. Σκεφτείτε πώς “αισθάνεται” το email σας συναισθηματικά. Εάν τα συναισθήματά σας θα μπορούσαν να παρεξηγηθούν, βρείτε έναν άλλο τρόπο να διατυπώσετε τα λόγια σας. Είστε φιλικοί, σεβαστοί και ευγνώμονες.

Θέλετε να ξέρετε πότε να χρησιμοποιήσετε έναν περιστασιακό, επίσημο, σοβαρό ή φιλικό τόνο;

3. Χρησιμοποιήστε μια σαφή γραμμή θέματος

Με βάση τη γραμμή θέματος, οι άνθρωποι αποφασίζουν εάν θα ανοίξουν ένα email ή όχι. Πολλοί άνθρωποι λαμβάνουν ένα τεράστιο ποσό email, είναι σημαντικό να περιγράψετε τι θα βρει ο αναγνώστης μέσα. Το inbox του παραλήπτη σας κάνει την πρώτη καθαριότητα για αυτούς. Και τα μηνύματα χωρίς γραμμή θέματος θεωρούνται κακά email και, επομένως, προωθούνται στο spam.

4. Δώστε προσοχή στην ορθογραφία και τη γραμματική

Αυτός είναι ένας εύκολος τρόπος να δείξετε ότι σας νοιάζει. Δοκιμάστε να διαβάσετε το μήνυμά σας δυνατά για να σας βοηθήσει να πιάσετε οποιαδήποτε γραμματικά σφάλματα ή άβολη διατύπωση που ενδέχεται να χάσετε.

5. Θυμηθείτε ότι το email δεν είναι ποτέ ιδιωτικό

Το μήνυμά σας θα μπορούσε να προωθηθεί σε άλλους ανθρώπους χωρίς τη γνώση σας. Εάν οι πληροφορίες σας είναι εξαιρετικά εμπιστευτικές, βεβαιωθείτε ότι φτάνουν στο σωστό άτομο.

6. Βάλτε το κύριο σημείο σας στην αρχή

Εάν απαντάτε σε μια ερώτηση στο email κάποιου, βάλτε την απάντηση κοντά στην αρχή. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν τους αρέσει να διαβάζουν μεγάλες παραγράφους για να πάρουν το κύριο σημείο στο τέλος του μηνύματος.

7. Χρησιμοποιήστε το κλειδί ΑΠΑΝΤΗΣΗΣ

Συμπεριλάβετε το προηγούμενο μήνυμα όταν απαντάτε σε ένα email. Μην ξεκινήσετε ένα νέο email. Αυτή η πρακτική σας εξοικονομεί χρόνο και χρόνο του παραλήπτη σας.

8. Είστε Φιλικοί προς το Περιβάλλον

Αποφύγετε την εκτύπωση email όποτε είναι δυνατόν. Θα μπορέσετε να κρατήσετε τις επικοινωνίες σας καλύτερα οργανωμένες και επιπλέον να σώσετε δέντρα.

9. Αποφύγετε τις ΚΡΑΥΓΕΣ

Μην χρησιμοποιείτε όλα τα κεφαλαία, υπονοεί φωνάζοντας. Είναι επίσης ΠΙΟ ΔΥΣΚΟΛΟ ΝΑ ΔΙΑΒΑΣΕΤΕ γραμμένα γράμματα που είναι όλα το ίδιο μέγεθος, οπότε δώστε ένα διάλειμμα στους αναγνώστες σας.

10. Συμπεριλάβετε την υπογραφή σας

Μην κρύβεστε πίσω από ένα email και συμπεριλάβετε το όνομά σας. Κλείστε το μήνυμά σας με “Με εκτίμηση”, “, “Με σεβασμό”, " ή “Τα καλύτερα”, " ανάλογα με την κατάσταση. Μην ξεχάσετε να γράψετε το όνομα μιας εταιρείας κάτω από το όνομά σας ή να μοιραστείτε την ψηφιακή κάρτα επαγγελματικής σας.

Τελικές Σκέψεις

Συνειδητοποιήστε ότι μόλις σταλεί το μήνυμά σας, είναι αδύνατο να το ανακαλέσετε. Στέλνοντας το λάθος μήνυμα σε κάποιον, ενδέχεται να βλάψετε και να καταστρέψετε την επιχείρησή σας ή την καριέρα σας. Πάντα ελέγχετε διπλά το μήνυμά σας και τη γραμμή παραλήπτη πριν στείλετε οποιοδήποτε email. Είναι επίσης καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα νέο λογαριασμό email αφιερωμένο στην εξωτερική επικοινωνία και τις επικοινωνίες με πελάτες.