Γιατί θα πρέπει να ενσωματώσετε λογισμικό;

Στις μέρες μας είναι φυσικό να έχετε και να χρησιμοποιείτε τουλάχιστον ένα λογισμικό σε μια εταιρεία, σωστά; Πριν από μερικά χρόνια, αυτό δεν ήταν τόσο προφανές· τώρα είναι υποχρεωτικό. Ακόμη και στο παρελθόν, οι εταιρείες που είχαν ισχυρό λογισμικό το θεωρούσαν ως ανταγωνιστικό πλεονέκτημα· σήμερα, δεν είναι πλέον πλεονέκτημα· είναι ανάγκη. Επιπλέον, η ενσωμάτωση λογισμικού είναι η ανάγκη της σήμερας.

Αξίζει να αναφερθεί ότι το 17% των πωλητών αναφέρουν την έλλειψη ενσωμάτωσης με άλλα εργαλεία ως τη μεγαλύτερη πρόκληση στη δουλειά τους. Αυτή η στατιστική υπογραμμίζει την κρίσιμη σημασία της ενσωμάτωσης λογισμικού στις σύγχρονες επιχειρηματικές λειτουργίες.

Λογισμικό & Υλικό

Πριν από κάποιο χρόνο, ήταν απαραίτητο να έχετε τους δικούς σας διακομιστές, όπου κρατούσατε τα συστήματα, τις πληροφορίες και τα δεδομένα σας. Με αυτόν τον τρόπο, ήσασταν “σίγουροι” ότι όλα ήταν υπό τον έλεγχό σας, σε ένα μέρος που κατέχετε.

Αυτή η πρακτική ήταν η πιο κοινή. Υπήρχαν γνωστά εγκαταστάσιμα λογισμικά διαθέσιμα μόνο σε PC. Ακόμη και σήμερα, πολλές εταιρείες (όλων των μεγεθών) συνεχίζουν να χρησιμοποιούν εγκαταστάσιμο, on-premise λογισμικό λόγω εσωτερικών πολιτικών ασφαλείας, ή για το απλό γεγονός ότι η αλλαγή αυτού του είδους των συστημάτων σε μεγάλες και γραφειοκρατικές δομές είναι κάπως περίπλοκη και χρονοβόρα.

Η χρήση on-premise λογισμικού εγκατεστημένου τοπικά απαιτεί ΥΛΙΚΟ. Και το υλικό (εκτός από το λογισμικό) είναι επίσης μια επένδυση. Πρέπει να έχετε κατά νου ότι ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείτε σήμερα θα γίνει παρωχημένος και θα αναγκαστείτε να τον αναβαθμίσετε.

Η νέα εποχή

Σήμερα, χάρη στις περίφημες πλατφόρμες επικοινωνίας cloud ή λύσεις Software as a Service (SaaS), δεν θα χρειαστεί ποτέ να ανησυχείτε για τη διατήρηση του rack υλικού σας ενημερωμένο με ακριβούς διακομιστές, και ακόμη καλύτερα, δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για την ασφάλεια.

Πώς είναι αυτό δυνατό; Λοιπόν, για να το κάνω πολύ απλό, ορισμένες εταιρείες προσφέρουν την υπηρεσία να λειτουργούν ως διακομιστής σας, αλλά στο cloud (μέσω του Διαδικτύου). Έτσι, αντί να ανησυχείτε για το υλικό, τους δίνετε την ευθύνη γι’ αυτό· και για την ασφάλεια, επίσης, χρησιμοποιώντας ΥΨΗΛΑ αναγνωρισμένα πιστοποιητικά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτές οι εταιρείες είναι Google Cloud και Amazon Web Services.

Τι είναι η ενσωμάτωση λογισμικού στην πρώτη θέση;

Έτσι, τη στιγμή που αποφασίζετε να μεταφέρετε τις λειτουργίες σας σε ένα περιβάλλον λογισμικού βασισμένο στο cloud, υπάρχουν πολλά συστήματα που μπορείτε να επιλέξετε. Και πολλές νέες ευκαιρίες είναι διαθέσιμες μπροστά σας. Μία από αυτές τις ευκαιρίες ονομάζεται ενσωμάτωση λογισμικού.

Σας επιτρέπει να συνδέσετε εργαλεία και συστήματα που θα χρησιμοποιούσατε κανονικά ξεχωριστά, σε μια ενιαία πλατφόρμα. Χάρη στη σύνδεσή τους, επιτρέπετε σε διαφορετικές λύσεις και εφαρμογές να ανταλλάσσουν δεδομένα και να επικοινωνούν μεταξύ τους. Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα μέρος· η ομάδα σας δεν χρειάζεται να συνδεθεί σε διαφορετικά συστήματα για να κάνει την ίδια δουλειά ή να βρει τις πληροφορίες που χρειάζεται.

Πολλές χειροκίνητες ή κουραστικές εργασίες αυτοματοποιούνται και οι επιχειρηματικές διαδικασίες ενοποιούνται. Μπορείτε να βγάλετε το καλύτερο από το λογισμικό σας και να αξιοποιήσετε τη δύναμη της συνέργειας συνδυάζοντας τα καλύτερα χαρακτηριστικά τους.

Πώς επικοινωνούν τα συστήματα;

Εντάξει, πώς μπορούν αυτά τα συστήματα να επικοινωνούν μεταξύ τους; Αυτή είναι η κύρια πρόκληση του να έχετε πολλά λογισμικά. Και εδώ είναι όπου έρχεται η πραγματική χρήση των API (Application Programming Interfaces).

Τα API ορίζονται ως σύνολα διαδικασιών και συναρτήσεων που επιτρέπουν σε διάφορα συστήματα και εφαρμογές να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα ή τα χαρακτηριστικά άλλου λογισμικού ή λύσης. Το API είναι μια προγραμματιζόμενη σύνδεση μεταξύ πολλών εργαλείων που καθορίζει ποια δεδομένα μπορούν να μεταφερθούν από μια οντότητα σε άλλη. Με αυτόν τον τρόπο και χάρη στην τεχνολογία, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πολλές, πολλές διαδικασίες που διεξάγετε στις οργανώσεις σας χρησιμοποιώντας διαφορετικές λύσεις.

Ας δούμε μερικά παραδείγματα:

• Όταν ένας πιθανός πελάτης γίνεται πελάτης (αυτό συμβαίνει σε ένα CRM), θέλετε το σύστημα να προτρέψει δράση στο ERP, να προετοιμάσει ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο και να το στείλει στο email του νέου πελάτη.
• Κάθε φορά που προσθέτετε ένα νέο προϊόν στο ERP και το απόθεμα είναι μεγαλύτερο από 0, θέλετε το σύστημα να το προσθέσει στο eBay και το Amazon στην ίδια τιμή, και κάθε αλλαγή τιμής να συμβεί αυτόματα.
• Όταν κάποιος ολοκληρώσει μια εργασία, το σύστημα διαχείρισης έργων θα πρέπει να ενημερώσει το επόμενο υπεύθυνο άτομο ότι πρέπει να ξεκινήσει με την επόμενη εργασία. Στο τέλος αυτής της διαδικασίας, το σύστημα θα πρέπει να σας στείλει ένα αυτόματο email με ένα PDF της περίληψης του τι έγινε και του χρόνου που ξόδεψε κάθε ένα από τα άτομα με τις εργασίες τους.

Και υπάρχουν χιλιάδες και χιλιάδες άλλα παραδείγματα.

Ποιοι τύποι λογισμικού ή συστημάτων μπορείτε να ενσωματώσετε;

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, σταδιακά οι εταιρείες συνειδητοποιούν ότι χρειάζονται λογισμικό βασισμένο στο cloud. Αλλά συνήθως, χρειάζονται πολλούς τύπους λογισμικού, καθένας εξυπηρετώντας έναν κύριο σκοπό. Το λογισμικό που κάνει όλα όσα χρειάζεστε πιθανώς δεν υπάρχει. Και αν υπάρχει, δεν είναι καλό.

Αν διευθύνετε μια μικρή εταιρεία, μπορεί να βρείτε λογισμικό που προσφέρει όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε. Αλλά αυτό που εννοώ είναι ότι ένα παγκόσμιο λογισμικό που καλύπτει όλα όσα χρειάζονται οι περισσότερες εταιρείες δεν υπάρχει. Πρέπει να το ενσωματώσετε με άλλα εργαλεία για να επεκτείνετε τα χαρακτηριστικά και τις δυνατότητές του.

Αυτοί είναι οι κύριοι τύποι συστημάτων που χρησιμοποιούνται σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Είναι ο κύριος παίκτης σε κάθε οργανισμό που το χρησιμοποιεί. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν ERP για να αποθηκεύσουν δεδομένα από πολλές επιχειρηματικές δραστηριότητες, όπου έχετε επίσης τη γενική διαχείριση κόστους, δαπανών, πληρωμών, συλλογών, διαχείρισης δαπανών, μεταξύ άλλων πραγμάτων όπως παραγωγή, logistics, κ.λπ.

Help Desk Software

Το Help Desk Software είναι μια λύση που σας επιτρέπει να παρέχετε στους πελάτες σας όλους τους τύπους υποστήριξης μέσω διαφόρων καναλιών. Θα πρέπει να περιλαμβάνει επικοινωνία μέσω email, κέντρο κλήσεων, live chat και τη δυνατότητα διαχείρισης αλληλεπιδράσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Όλα συγκεντρωμένα κάτω από ένα στέγαστρο και προσβάσιμα σε ένα κοινό inbox.

CRM (Customer Relationship Management)

Είναι ένα λογισμικό που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε σχέσεις με τους πιθανούς πελάτες σας πριν γίνουν πελάτες και ενώ είναι πελάτες σας. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί από τους πωλητές σας για τη διαχείριση των διαδικασιών πωλήσεων. (Παράδειγμα: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Λογισμικό σχεδιασμένο για να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση εσωτερικών επιχειρηματικών διαδικασιών και ροών εργασίας. Το λογισμικό BPM χρησιμοποιείται συνήθως από μεσαίες έως μεγάλες εταιρείες. Αυτά τα συστήματα τείνουν να εστιάζουν στη μακροπρόθεσμη, συνεχή ανάλυση και βελτίωση και επιτρέπουν στους χρήστες να ελέγχουν τη σαφήνεια των διαδικασιών και να είναι ολοένα πιο παραγωγικοί. (Παράδειγμα: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Ένα σύστημα CMS που μας επιτρέπει να δημιουργούμε και να διαχειριζόμαστε το περιεχόμενο του ιστότοπού μας, του blog, των σελίδων προσγείωσης.

HRS (Human Resources System)

Σύστημα σχεδιασμένο κυρίως για τη διαχείριση των απαραίτητων διαδικασιών ανθρώπινων πόρων σε έναν οργανισμό, τεκμηρίωση των συμφωνιών με καθένα από τους υπαλλήλους, οργάνωση διακοπών και άλλα. Θα μπορούσε να είναι επίσης οποιοδήποτε άλλο λογισμικό HR, όπως Toggl ή Sparkbay.

Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα τύπων λογισμικού που χρησιμοποιούν οι εταιρείες. Παρατίθενται κυρίως για να τονίσουν πόσες διαφορετικές λύσεις είναι διαθέσιμες εκεί και πόσο διαφορετικούς σκοπούς εξυπηρετούν. Καθένα από αυτά τα συστήματα μπορεί να είναι πραγματικά περίπλοκο από μόνο του, και θα χρειαστούν ακόμη κάποια πρόσθετα ή επεκτάσεις.

Ποια είναι τα οφέλη των ενσωματώσεων λογισμικού

1. Προσβασιμότητα δεδομένων και συγχρονισμός

Όλα τα δεδομένα από ενσωματωμένα συστήματα καταγράφονται αυτόματα σε μια επιλεγμένη πλατφόρμα, σχηματίζοντας έτσι μια συνεκτική και καθαρή βάση δεδομένων. Συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο. Όλες οι απαραίτητες πληροφορίες είναι διαθέσιμες στα δάχτυλά σας.

2. Μειωμένο κόστος και εξοικονόμηση χρόνου

Μετράτε πόσο χρόνο ξοδεύουν οι υπάλληλοί σας σε χειροκίνητες εργασίες όπως η λήψη σημειώσεων μετά από μια κλήση, η συμπλήρωση φορμών στο CRM σας, η αντιγραφή συμφωνιών που έγιναν μέσω email στο BPM σας; Πόσο χρόνο χρειάζονται για να βρουν τα δεδομένα που χρειάζονται;

Εάν εισάγετε τις σωστές ενσωματώσεις λογισμικού, οι πράκτορες εξυπηρέτησης πελατών ή οι αντιπρόσωποι πωλήσεων σας θα έχουν χρόνο να εστιάσουν σε πιο σημαντικές εργασίες που δημιουργούν εισόδημα (κλείσιμο συμφωνιών, cross-selling). Η δουλειά τους θα είναι πιο αποδοτική.

Τα δεδομένα δείχνουν ότι οι υπάλληλοι ξοδεύουν το 19% του χρόνου τους στην αναζήτηση πόρων, εγγράφων και πληροφοριών που είναι απαραίτητες για να κάνουν τη δουλειά τους.

3. Αλληλεπίδραση μεταξύ διαφόρων τμημάτων της επιχείρησης

Οι ενσωματώσεις λογισμικού διευκολύνουν την ορατότητα των δραστηριοτήτων και των αλληλεπιδράσεων μεταξύ διαφόρων τμημάτων και ομάδων εντός της εταιρείας. Όλοι είναι καλύτερα ενημερωμένοι καθώς τα δεδομένα είναι διαθέσιμα σε όλους.

4. Ιστορική ανάλυση από ένα μόνο σημείο

Τα δεδομένα που συλλέγονται με την πάροδο του χρόνου σε διαφορετικές ενσωματωμένες πλατφόρμες μπορούν να αναλυθούν από ένα μόνο σημείο.

5. Ορισμός και εκτέλεση νέων KPI

Έχοντας πρόσβαση σε περισσότερα δεδομένα και πληροφορίες, μπορείτε να θέσετε νέους στόχους βάσει νέων δεικτών που είναι σχετικοί με την εταιρεία.

6. Λήψη αποφάσεων βάσει της συμπεριφοράς του χρήστη

Η ενσωμάτωση μεταξύ πλατφορμών σας επιτρέπει να εστιάσετε στους χρήστες και τη συμπεριφορά τους, καθώς όλα τα δεδομένα για τους πελάτες και τους πιθανούς πελάτες σας είναι διαθέσιμα σε ένα μέρος. Μπορείτε να παρέχετε προσαρμοσμένη υποστήριξη στα σωστά άτομα, στη σωστή ώρα, να προσωποποιήσετε την επικοινωνία ή τις καμπάνιες σας. Δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος να προσφέρετε μια ολοκληρωμένη εμπειρία πελάτη.

7. Προσδιορισμός της κερδοφορίας των καμπανιών που εκτελούνται σε διαφορετικά μέσα

Δεδομένου ότι ο υπολογισμός της κερδοφορίας των διεξαγόμενων καμπανιών είναι ενσωματωμένος, είναι ευκολότερο να απορρίψετε αυτό που δεν λειτουργεί και να βελτιστοποιήσετε αυτό που είναι χρήσιμο με γρήγορο και αποδοτικό τρόπο.

8. Λιγότερα σφάλματα

Η χειροκίνητη εργασία είναι επιρρεπής σε σφάλματα· πολλά λάθη μπορούν να συμβούν ενώ οι υπάλληλοι μεταφέρουν δεδομένα μπρος-πίσω μέσω διαφόρων πλατφορμών. Η ενσωμάτωση λογισμικού μειώνει την ποσότητα των διασκορπισμένων και επικαλυπτόμενων δεδομένων. Κάνει ασφαλέστερη τη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων.

Συνδέστε το LiveAgent με τα αγαπημένα σας εργαλεία και λύσεις

Το LiveAgent προσφέρει ενσωματώσεις με περισσότερα από 30 εργαλεία και τύπους λογισμικού, ώστε να μπορείτε να προσφέρετε στους πελάτες σας εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών. Ενσωματώστε το end-to-end help desk του LiveAgent με το CRM, CMS, τις αγαπημένες σας πλατφόρμες e-commerce, εργαλεία email marketing, χρέωση και λύσεις διαχείρισης έργων.