Νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ορισμός, οφέλη, βέλτιστες πρακτικές και περισσότερα

Σε μια εποχή που κυριαρχείται από την ψηφιακή επικοινωνία, η κατάκτηση του εικονικού γραμματοκιβωτίου σας έχει γίνει μια δεξιότητα που δεν μπορεί να αγνοηθεί. Στον συναρπαστικό, αν και συχνά συγκεχυμένο κόσμο του email, νέοι τρόποι οργάνωσης και διαχείρισης νημάτων αλληλογραφίας εξελίσσονται και επανακαθορίζουν την παραγωγικότητα του email.

Ενώ ρίχνουμε μια βαθιά ματιά στα νήματα email, αυτός ο οδηγός συζητά τις περιπλοκότητές τους με φιλικό προς τον χρήστη τρόπο. Προετοιμαστείτε να εξερευνήσετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της οργάνωσης των emails σε νήματα, μάθετε την τέχνη της αποτελεσματικής διαχείρισης αυτών των νημάτων, και ανακαλύψτε τις βέλτιστες πρακτικές για την επιτυχή πλοήγηση στον περίπλοκο κόσμο των συνομιλιών email. Λοιπόν, προετοιμαστείτε και ετοιμαστείτε να επαναστατήσετε τα κανονικά σας email.

Τι είναι ένα νήμα email;

Ένα νήμα email είναι μια σειρά σχετικών emails που ομαδοποιούνται μαζί, συνήθως ανά θέμα συνομιλίας ή γραμμή θέματος. Τα νήματα email σας επιτρέπουν να ακολουθήσετε μια συνομιλία μέσω μιας σειράς συνδεδεμένων απαντήσεων. Κάνουν ευκολότερη την παρακολούθηση της προόδου μιας συνομιλίας, ειδικά σε μεγάλες αλυσίδες email που περιλαμβάνουν πολλούς συμμετέχοντες.

Ας πάρουμε ένα παράδειγμα:

Φανταστείτε ότι στέλνετε ένα αρχικό email σε πέντε από τους συναδέλφους σας, με το θέμα “Αναθεώρηση Προθεσμίας Έργου X”. Ένας από αυτούς απαντά στο email σας, και η απάντησή του εμφανίζεται απευθείας κάτω από το αρχικό σας email, σχηματίζοντας ένα νήμα email. Οι άλλοι μπορεί επίσης να απαντήσουν, ή να απαντήσουν σε απαντήσεις, όλα προσθέτοντας στο ίδιο νήμα email. Έτσι, αν κάποιος θέλει να δει την πλήρη πρόοδο της συζήτησης, μπορεί να ανοίξει το νήμα και να δει όλες τις απαντήσεις, από την αρχή μέχρι την πιο πρόσφατη.

Νήμα email έναντι αλυσίδας email: Ποια είναι η διαφορά;

Όπως έχουμε ήδη αναφέρει, ένα νήμα email είναι μια ομάδα σχετικών μηνυμάτων email που αποτελείται από το αρχικό email και όλες τις επακόλουθες απαντήσεις και προωθήσεις που σχετίζονται με αυτό.

Τα νήματα email διατάσσονται σε μια ιεραρχική δομή ή “tree layout”, όπου κάθε απάντηση στο αρχικό email ή επακόλουθες επικοινωνίες είναι ελαφρώς εσοχή κάτω ή συνδεδεμένη με το άμεσο γονικό email. Με αυτόν τον τρόπο, η αλληλοσχέση και η ροή της συνομιλίας μπορούν να παρακολουθηθούν εύκολα.

Για παράδειγμα, σε μια επιχειρηματική συζήτηση όπου συζητούνται πολλά θέματα και υπο-θέματα, ένα νήμα email βοηθά να διατηρηθεί ένα σαφές αρχείο του ποιος είπε τι και πότε.

Μια αλυσίδα email, από την άλλη πλευρά, είναι απλώς μια συνεχιζόμενη σειρά μηνυμάτων email που μεταβιβάζονται από έναν παραλήπτη σε άλλον. Αυτά μπορεί να είναι μια σειρά απαντήσεων, αλλά δεν σχετίζονται απαραίτητα με το ίδιο θέμα ή συνομιλία. Οι αλυσίδες email συνήθως συμβαίνουν όταν οι άνθρωποι “Απαντούν σε Όλους” ή προωθούν το αρχικό email σε νέους παραλήπτες, συχνά προσθέτοντας τα δικά τους σχόλια ή αιτήματα, τα οποία μπορεί ή δεν μπορεί να σχετίζονται άμεσα με το περιεχόμενο του αρχικού email.

Για παράδειγμα, μια συνομιλία που ξεκινά για μια επιχειρηματική συνάντηση αλλά εξελίσσεται σε συζητήσεις για ξεχωριστά έργα ή άσχετα θέματα μπορεί να σχηματίσει μια αλυσίδα email.

Οφέλη της οργάνωσης των emails σε νήματα

Ας δούμε μερικά από τα οφέλη που μπορεί να φέρει το threading στις επικοινωνίες σας μέσω email.

1. Βελτιωμένη απόδοση: Η οργάνωση των emails σε νήματα βοηθά να βρείτε ένα συγκεκριμένο μήνυμα πιο αποτελεσματικά, καθώς ομαδοποιεί όλα τα σχετικά emails μαζί. Εξοικονομεί χρόνο που δαπανάται για να ψάξετε μέσα από άσχετα emails για να βρείτε ένα συγκεκριμένο.

2. Διατήρηση του πλαισίου: Τα νήματα email διατηρούν το πλαίσιο της συνομιλίας, καθώς συνδέουν όλα τα σχετικά emails μαζί σε διαδοχική σειρά. Αυτό κάνει ευκολότερη την παρακολούθηση της συνομιλίας ή της συζήτησης.

3. Καθαρό γραμματοκιβώτιο: Η διατήρηση των emails σε νήματα βοηθά να διατηρήσετε ένα καθαρό και οργανωμένο γραμματοκιβώτιο. Αντί να έχετε πολλά ξεχωριστά emails που σχετίζονται με ένα παρόμοιο θέμα, έχετε ένα μόνο νήμα που περιέχει όλα τα σχετικά emails.

4. Εύκολη αναφορά: Τα νήματα συνομιλίας κάνουν εύκολη την αναφορά σε προηγούμενες επικοινωνίες σε ένα παρόμοιο θέμα. Αυτό βοηθά στην ανάκτηση πληροφοριών σε περίπτωση που χρειάζεται να παραθέσετε ή να αναφερθείτε σε ένα προηγούμενο email.

5. Ενισχυμένη συνεργασία: Τα νήματα email κάνουν ευκολότερη τη συνεργασία με άλλους, καθώς όλες οι επακόλουθες απαντήσεις ομαδοποιούνται μαζί. Επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να ακολουθήσουν τη συνομιλία, να απαντήσουν σε συγκεκριμένα μηνύματα, και να παρακολουθήσουν την πρόοδο του έργου.

Προκλήσεις και μειονεκτήματα των νημάτων email

Όπως με κάθε πρακτική, τα νήματα email έρχονται με ορισμένες πιθανές παγίδες. Ας δούμε μερικά μειονεκτήματα του threading email:

1. Ένταξη άσχετου νήματος: Τα νήματα email συχνά περιλαμβάνουν διάφορα πλευρικά θέματα που μπορεί να μην είναι σχετικά με όλους τους συμμετέχοντες. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα σημαντικές πληροφορίες να παραβλέπονται λόγω του όγκου της κυκλοφορίας στο νήμα email.

2. Υπερβολικά μεγάλα νήματα email: Καθώς τα θέματα εξελίσσονται σε υπο-θέματα, τα νήματα email μπορούν να γίνουν εξαιρετικά μεγάλα, καθιστώντας δύσκολη την παρακολούθηση της συνομιλίας ή τον εντοπισμό συγκεκριμένων λεπτομερειών. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση και παρανοήσεις μεταξύ των συμμετεχόντων, με αποτέλεσμα να χάνεται χρόνος ταξινόμησης άσχετων πληροφοριών.

3. Αυξημένος κίνδυνος διαρροής εμπιστευτικών/σημαντικών πληροφοριών: Σε ομάδες νημάτων email, ένας χρήστης μπορεί να απαντήσει κατά λάθος σε όλους, αντί μόνο στον προορισμένο παραλήπτη, οδηγώντας στη διανομή ευαίσθητων πληροφοριών σε μη προορισμένους παραλήπτες.

4. Εξάρτηση από το πλαίσιο: Τα νήματα email βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στο ότι κάθε συμμετέχων έχει γνώση ολόκληρης της συνομιλίας – παλαιότερα emails και συνημμένα αρχεία στη συμβολοσειρά. Η απώλεια ή παράλειψη ενός μόνο email θα μπορούσε να χάσει το πλαίσιο και να αφήσει τα μέλη συγκεχυμένα.

Πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα νήματα email

Η διαχείριση των νημάτων email περιλαμβάνει διάφορες τακτικές για να διατηρήσετε την αλληλογραφία οργανωμένη και να αποτρέψετε το συνωστισμό στο γραμματοκιβώτιο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μεθόδους όπως η αποτελεσματική χρήση γραμμών θέματος, η αρχειοθέτηση ολοκληρωμένων συνομιλιών, η απάντηση σε όλα τα σχετικά μέρη, και η χρήση χαρακτηριστικών όπως σημαίες και ετικέτες για ευκολότερη ανάκτηση σημαντικών μηνυμάτων.

Αυτοί οι τρόποι είναι εφαρμόσιμοι σε σχεδόν κάθε πλατφόρμα email, ωστόσο, η εφαρμογή μπορεί να διαφέρει ελαφρώς ανάλογα με το συγκεκριμένο εργαλείο email που χρησιμοποιείτε. Για να επεξηγήσουμε τις λεπτομέρειες, θα εμβαθύνουμε στα χαρακτηριστικά διαχείρισης που προσφέρονται από τρεις δημοφιλείς πλατφόρμες: Gmail, Apple Mail και Microsoft Outlook.

Ρύθμιση νημάτων email στο Gmail

Όταν απαντάτε σε ένα email στο Gmail, οι απαντήσεις θα ομαδοποιηθούν σε ένα νήμα, με το νεότερο email να εμφανίζεται στο κάτω μέρος. Εάν η γραμμή θέματος αλλάξει ή ο αριθμός των emails σε μια συνομιλία υπερβεί τα 100, θα ξεκινήσει ένα νέο νήμα.

Επιτραπέζιος υπολογιστής

1. Ανοίξτε το λογαριασμό Gmail σας.
2. Στο πάνω δεξιά, βρείτε το εικονίδιο του γραναζιού και κάντε κλικ Ρυθμίσεις ⇾ και στη συνέχεια Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.

3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να βρείτε την ενότητα Προβολή συνομιλίας.

4. Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την προβολή συνομιλίας.

Android

Οι συνομιλίες μπορούν να προσαρμοστούν για τον λογαριασμό σας ή για μεμονωμένους λογαριασμούς IMAP/POP.

Οδηγός για την αλλαγή των ρυθμίσεων συνομιλίας για τον λογαριασμό Google σας:

1. Ξεκινήστε την εφαρμογή Gmail.
2. Βρείτε το Μενού στο πάνω αριστερό γωνία και πατήστε το.

3. Από το Μενού, επιλέξτε Ρυθμίσεις.

4. Βρείτε και πατήστε τη διεύθυνση του λογαριασμού σας.
5. Τώρα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προβολή συνομιλίας.

Η διαδικασία ενεργοποίησης/απενεργοποίησης της Προβολής συνομιλίας για τους λογαριασμούς IMAP/POP σας είναι σχεδόν η ίδια.

iPhone & iPad

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Gmail σας.
2. Προχωρήστε στο ακραίο πάνω αριστερά και επιλέξτε Μενού, ακολουθούμενο από Ρυθμίσεις.
3. Μόλις βρίσκεστε στην ενότητα Γραμματοκιβώτιο, επιλέξτε Προσαρμογές γραμματοκιβωτίου.
4. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την Προβολή συνομιλίας σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Ρύθμιση νημάτων email στο Apple Mail

Στο Mail, από προεπιλογή, τα emails που είναι μέρος της ίδιας συνομιλίας ή “conversation” ομαδοποιούνται μαζί. Ο αριθμός των συνολικών μηνυμάτων σε μια συνομιλία εμφανίζεται στο πάνω μέρος του τελευταίου μηνύματος σε αυτό το νήμα.

Επιτραπέζιος υπολογιστής

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Mail σας.
2. Επιλέξτε Προβολή > Οργάνωση κατά Συνομιλία.

Κινητό

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Mail σας.
2. Πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις > ενεργοποιήστε/απενεργοποιήστε Ολοκληρωμένα Νήματα.

Ρύθμιση νημάτων email στο Microsoft Outlook

Σε κάθε Συνομιλία, το τελευταίο μήνυμα εμφανίζεται στο πάνω μέρος. Εάν ένα νέο μήνυμα φτάσει ως μέρος μιας Συνομιλίας, αυτό το μήνυμα μετακινείται αμέσως στο πάνω μέρος της λίστας μηνυμάτων σας.

Οι συνομιλίες που περιέχουν μη αναγνωσμένα μηνύματα εμφανίζονται με έντονη γραμμή θέματος, και ο αριθμός των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων εμφανίζεται δίπλα.

Επιτραπέζιος υπολογιστής

1. Από οποιοδήποτε φάκελο, επιλέξτε Προβολή > Μηνύματα
2. Ενεργοποιήστε την επιλογή Εμφάνιση ως Συνομιλίες

3. Επιλέξτε είτε την επιλογή Όλα τα γραμματοκιβώτια είτε Αυτός ο φάκελος.

Κινητό (iPhone & Android)

1. Αποκτήστε πρόσβαση στο Γραμματοκιβώτιό σας στη συσκευή κινητού σας.

2. Βρείτε το εικονίδιο γραναζιού Ρυθμίσεων και πατήστε το.

3. Κάντε κύλιση μέχρι να φτάσετε στο Οργάνωση email κατά νήμα και ενεργοποιήστε/απενεργοποιήστε την επιλογή

Νήματα email στο LiveAgent: Τι είναι διαφορετικό;

Δεν μπορούμε να μιλήσουμε για νήματα email χωρίς να αναφέρουμε ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία στην αγορά. Το LiveAgent διαπρέπει στη διαχείριση νημάτων email λόγω της ολοκληρωμένης τεχνολογίας οργάνωσης και επικοινωνίας που έχει ενσωματώσει στο σύστημά του.

Καθολικό γραμματοκιβώτιο

Το Καθολικό Γραμματοκιβώτιο του LiveAgent οργανώνει όλα τα εισερχόμενα emails και άλλες επικοινωνίες πελατών με τη μορφή εισιτηρίων. Αυτό κάνει ευκολότερη την απάντηση, την παρακολούθηση και τη διαχείριση νημάτων από μια κεντρική τοποθεσία. Δεν χρειάζεται να εναλλάσσεστε μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών ή καρτελών για να απαντήσετε στους πελάτες, γεγονός που διευκολύνει μια ομαλή ροή εργασίας και βελτιωμένη παραγωγικότητα.

Υβριδικά εισιτήρια

Το LiveAgent προσφέρει υβριδικά νήματα εισιτηρίων. Αυτό επιτρέπει μια ομαλή μετάβαση από ένα κανάλι σε άλλο εντός της ίδιας συνομιλίας. Για παράδειγμα, μια συνομιλία που ξεκίνησε στο chat μπορεί να συνεχιστεί μέσω email, διασφαλίζοντας ότι δεν χάνονται πληροφορίες στη μετάβαση του καναλιού.

Διαχωρισμένα εισιτήρια

Το χαρακτηριστικό Split tickets σας επιτρέπει να διαχωρίσετε μια συνομιλία σε δύο ξεχωριστά εισιτήρια. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφύγετε υπερβολικά συνωστισμένα νήματα email. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης κάνει δύο άσχετες ερωτήσεις στο ίδιο νήμα email, ένας πράκτορας μπορεί να διαχωρίσει το email σε δύο εισιτήρια, επιτρέποντας σε διαφορετικά τμήματα ή πράκτορες να ασχοληθούν με κάθε ερώτηση ανεξάρτητα. Βοηθά να ξεκαθαριστεί οποιαδήποτε σύγχυση και να διασφαλιστεί μια πιο αποτελεσματική επίλυση κάθε ζητήματος που τίθεται από τον πελάτη.

Αυτοματοποίηση και κανόνες

Το LiveAgent προσφέρει επίσης ένα χαρακτηριστικό κανόνων αυτοματοποίησης, το οποίο κάνει τη ροή εργασίας πιο αποτελεσματική. Με αυτό το χαρακτηριστικό, μπορείτε να ορίσετε κανόνες για την κατηγοριοποίηση, την προτεραιοποίηση ή την ανάθεση εισιτηρίων υποστήριξης πελατών με τη μορφή νημάτων email με βάση συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά, αποστολείς ή άλλες καθορισμένες συνθήκες.

Όπως μπορείτε να δείτε, σε συνεργατικά περιβάλλοντα, τα νήματα email παίζουν κρίσιμο ρόλο. Αυτά τα νήματα είναι ζωτικής σημασίας επειδή παρακολουθούν τις συνεχιζόμενες συζητήσεις, επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να ενημερώνονται για αυτά που έχουν ειπωθεί ή γίνει, και παρέχουν ένα ενοποιημένο μέρος για συνομιλία. Διευκολύνουν επίσης την παρακολούθηση ζητημάτων, ιδεών ή εργασιών, διασφαλίζοντας ότι τίποτα δεν πέφτει μέσα από τις ρωγμές. Βοηθούν να διατηρηθεί η επικοινωνία οργανωμένη, διασφαλίζοντας ότι κανένα μήνυμα δεν μένει χωρίς απάντηση, προάγοντας καλύτερη συνεργασία της ομάδας και τελικά βελτιώνοντας την εξυπηρέτηση πελατών.

Για να κάνετε τα πράγματα ευκολότερα, το LiveAgent προσφέρει μια ποικιλία οικονομικών επιλογών τιμολόγησης, συμπεριλαμβανομένης μιας δωρεάν έκδοσης της ολοκληρωμένης λύσης για εξυπηρέτηση πελατών. Ωστόσο, εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλες τις προηγμένες λειτουργίες του LiveAgent, μπορείτε να εγγραφείτε για μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών για να δοκιμάσετε τα πάντα μόνοι σας.

8 Βέλτιστες πρακτικές για την αποτελεσματική πλοήγηση στα νήματα email

Η πλοήγηση στην ηλεκτρονική επικοινωνία μπορεί μερικές φορές να είναι δύσκολη, ειδικά όταν παγιδευτείτε σε ένα μεγάλο νήμα email και χάσετε το αρχικό του σκοπό.

Ακολουθούν 8 βέλτιστες πρακτικές για να αποφύγετε τέτοιες καταστάσεις και να διατηρήσετε τα νήματα email αποτελεσματικά και οργανωμένα:

1. Παραμονή εστιασμένη σε ένα μόνο θέμα

Η διατήρηση του θέματος στα νήματα email είναι κρίσιμη για την αποφυγή σύγχυσης. Αυτό βοηθά να διατηρηθεί η συζήτηση στη σωστή κατεύθυνση και εύκολη να ακολουθηθεί για όλους τους συμμετέχοντες.

Για παράδειγμα, εάν η γραμμή θέματος είναι “Σχόλια Πρότασης Έργου”, βεβαιωθείτε ότι όλα τα emails στο νήμα παραμένουν σε αυτό το συγκεκριμένο θέμα.

2. Ακολούθηση της ηθικής email εντός νημάτων

Η ηθική email περιλαμβάνει τη διατήρηση ενός επαγγελματικού τόνου, τη χρήση σωστής γραμματικής και στίξης, και την ταχεία απάντηση.

Για παράδειγμα, εάν απαντάτε σε ένα νήμα, αναγνωρίστε τα σημεία που έκανε ο αλληλογράφος σας, απευθυνθείτε στις ερωτήσεις τους και παρέχετε σαφείς απαντήσεις. Τα πρότυπα email του LiveAgent μπορούν να διασφαλίσουν ότι παραμένετε πάντα εντός των ορίων της επαγγελματικής ηθικής.

3. Διατήρηση της συνομιλίας επαγγελματικής και συνοπτικής

Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, είναι απαραίτητο να διατηρήσετε τη συνομιλία εντός του νήματος επαγγελματική, σαφή και σύντομη. Αποφύγετε περιττή ορολογία, χρησιμοποιήστε κουκκίδες ή αριθμημένες λίστες για σαφήνεια, και συνεχώς στοχεύστε στη συντομία.

4. Διασφάλιση ότι περιλαμβάνονται μόνο σχετικοί ενδιαφερόμενοι

Για να πλοηγηθείτε αποτελεσματικά στα νήματα, συμπεριλάβετε μόνο άτομα που σχετίζονται με το θέμα του νήματος email. Εάν συζητάτε λεπτομέρειες προϋπολογισμού ενός έργου, για παράδειγμα, δεν υπάρχει λόγος να συμπεριλάβετε τον γραφίστη σας στο νήμα.

5. Διαχείριση νημάτων email χρησιμοποιώντας φίλτρα θέματος

Τα φίλτρα θέματος είναι χρήσιμα στη διαχείριση και οργάνωση των νημάτων email σας. Σας επιτρέπουν να κατηγοριοποιήσετε τα emails σας με βάση τα θέματα για εύκολη ανάκτηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα όπως “Ερωτήματα Πελατών”, “Ενημερώσεις Έργου” κ.λπ. Το LiveAgent έρχεται με ένα ισχυρό σύστημα φιλτραρίσματος email για να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας οργανωμένο.

6. Χρήση λογισμικού λύσεων για διαχείριση email

Το λογισμικό διαχείρισης email όπως το LiveAgent μπορεί να ενισχύσει την ικανότητά σας να πλοηγηθείτε αποτελεσματικά στα νήματα email. Για παράδειγμα, όταν ασχολείστε με emails υποστήριξης πελατών, το ενσωματωμένο σύστημα ticketing του LiveAgent σας επιτρέπει να διαχειριστείτε, να παρακολουθήσετε και να απαντήσετε σε κάθε ερώτηση πελάτη αποτελεσματικά εντός μιας διεπαφής.

7. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε πλαίσιο κατά την απάντηση

Πάντα συμπεριλάβετε προηγούμενη αλληλογραφία στις απαντήσεις σας για να διατηρήσετε το πλαίσιο, ειδικά σε μεγάλα νήματα. Για παράδειγμα, η παράθεση ή αναφορά στα συγκεκριμένα σημεία που απαντάτε θα κάνει τις απαντήσεις σας σαφείς σε όλους τους παραλήπτες.

8. Κατανόηση του πότε να συγχωνεύσετε και να διαχωρίσετε νήματα

Η κατανόηση του πότε να συγχωνεύσετε ή να διαχωρίσετε νήματα μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την αναγνωσιμότητα και την πλοήγηση. Τα νήματα που ασχολούνται με τις ίδιες περιοχές ή έργα μπορούν να συγχωνευθούν. Αντίθετα, τα ευρέα νήματα μπορούν να διαχωριστούν σε μικρότερα για συγκεκριμένα θέματα.

Τα προηγμένα χαρακτηριστικά του LiveAgent σας επιτρέπουν να συγχωνεύσετε ή να διαχωρίσετε εύκολα νήματα όπως χρειάζεται.

Τεχνικές και συμβουλές νημάτων email

Τώρα είναι η ώρα να βάλετε τη θεωρία σε πράξη. Ακολουθούν μερικές συμβουλές και τεχνικές για νήματα email.

Πώς να προσθέσετε κάποιον σε ένα νήμα email

Όταν χρειάζεται να συμπεριλάβετε κάποιον νέο στη συνεχιζόμενη συζήτηση email, οι περισσότερες πλατφόρμες email σας επιτρέπουν να το κάνετε αυτό απλώς προσθέτοντας τη διεύθυνση email τους στο πεδίο “cc” ή “to” στην απάντησή σας. Αυτό το άτομο θα λάβει τότε όλα τα προηγούμενα emails στο νήμα και τις μελλοντικές απαντήσεις.

Για παράδειγμα, στο Gmail, μπορείτε να προσθέσετε έναν νέο συμμετέχοντα κάνοντας κλικ στην επιλογή “Απάντηση”, “Απάντηση σε όλους” ή “Προώθηση” στο νήμα email, και στη συνέχεια εισάγοντας τη διεύθυνση email του ατόμου στο απαιτούμενο πεδίο.

Θα πρέπει πάντα να είστε προσεκτικοί σχετικά με τις κατάλληλες ανησυχίες για την ιδιωτικότητα κατά την προσθήκη κάποιου σε ένα νήμα.

Πώς να αφαιρέσετε κάποιον από ένα νήμα email

Αυτό εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον email client που χρησιμοποιείτε. Στο Gmail, για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε κλικ στο “Απάντηση” ή “Απάντηση σε όλους”, να αφαιρέσετε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να εξαιρέσετε, και στη συνέχεια να στείλετε το μήνυμά σας.

Στο LiveAgent, μετά τη δημιουργία μιας νέας απάντησης, μπορείτε απλώς να απελευθερώσετε τον πράκτορα από το εισιτήριο, είτε ανατίθεντας το εισιτήριο σε άλλους πράκτορες ή τμήματα είτε ορίζοντας το εισιτήριο σε κατάσταση χωρίς ανάθεση.

Πώς να διαχωρίσετε ένα μεγάλο νήμα email

Ας πάρουμε το Gmail ως παράδειγμα.

1. Ανοίξτε τη συνομιλία που θέλετε να διαχωρίσετε σε δύο ή περισσότερα νήματα.
2. Αναζητήστε το μήνυμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ξεκινήσετε ένα νέο νήμα.
3. Στο πάνω δεξιά του μηνύματος, κάντε κλικ στα τρία κάθετα σημεία.
4. Ένα αναπτυσσόμενο μενού θα εμφανιστεί, επιλέξτε την επιλογή Διαχωρισμός Νήματος.
5. Μετά το κλικ στο Διαχωρισμός Νήματος, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης.
6. Για να επιβεβαιώσετε την ενέργειά σας, κάντε κλικ στο Ναι.

Στο LiveAgent, η διαδικασία είναι ακόμη ευκολότερη. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Διαχωρισμός για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του αρχικού εισιτηρίου, πλήρες με έναν νέο αριθμό αναφοράς.

Συμβουλές για τη σύνοψη ενός μεγάλου νήματος πριν απαντήσετε

• Διαβάστε ολόκληρο το νήμα: Διαβάζοντας ολόκληρο το νήμα, παίρνετε το πλαίσιο και το περιεχόμενο της συνομιλίας. Δεν σας δίνει μόνο μια κατανόηση της συζήτησης, αλλά σας βοηθά επίσης να εντοπίσετε τα βασικά σημεία που θα χρειαστείτε για τη σύνοψή σας.

• Γράψτε σύντομες και συνοπτικές συνόψεις: Κατά τη σύνοψη ενός μεγάλου νήματος, θυμηθείτε ότι η συντομία είναι το κλειδί. Επιλέξτε τα πιο σημαντικά σημεία από τη συνομιλία email και αποφύγετε περιττές λεπτομέρειες.

• Αναφορά στο αρχικό email: Η σύνοψη του νήματος συχνά σημαίνει αναφορά στο αρχικό email ή το κύριο σημείο της συνομιλίας. Βεβαιωθείτε ότι τονίζετε αυτό στη σύνοψή σας.

Οι πάροχοι email όπως το Gmail, το Outlook και το LiveAgent προσφέρουν προβολή συνομιλίας. Στο Gmail, για παράδειγμα, τα νήματα συνοψίζονται αυτόματα με τα νεότερα μηνύματα στο πάνω μέρος. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Επέκταση όλων για να δείτε ολόκληρη τη συνομιλία, και στη συνέχεια να συντάξετε τη σύνοψή σας ανάλογα.

Τεχνικές για αναζήτηση και αναφορά σε παλιά νήματα email

• Χρήση λειτουργιών αναζήτησης: Το Gmail, το Outlook, το LiveAgent και οι περισσότερες άλλες πλατφόρμες έχουν ισχυρές λειτουργίες αναζήτησης που είναι τέλειες για την αναζήτηση παλιών νημάτων email. Μπορείτε να κάνετε μια απλή αναζήτηση λέξεων-κλειδιών ή να χρησιμοποιήσετε προηγμένες επιλογές αναζήτησης όπως ημερομηνία, αποστολέας, παραλήπτης ή γραμμές θέματος.

• Χρήση ετικετών/ετικετών: Η προσθήκη ετικετών ή ετικετών σε σημαντικά νήματα ή emails τα κάνει ευκολότερα να εντοπιστούν στο μέλλον. Η ετικέτα μπορεί να γίνει ανά θέμα, αποστολέα ή οποιαδήποτε σχετική κατηγορία.

• Δημιουργία φακέλων: Για καλύτερη οργάνωση, δημιουργήστε φακέλους και υποφακέλους για να ταξινομήσετε τα νήματα email σας. Αυτό το βήμα κάνει την αναφορά σε παλιά νήματα πολύ εύκολη.

Συμπέρασμα

Η πλοήγηση στον κόσμο των νημάτων email δεν είναι εύκολη υπόθεση, αλλά η δύναμη ενός οργανωμένου γραμματοκιβωτίου δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Υπάρχουν πολλά οφέλη στο threading των emails σας, συμπεριλαμβανομένης της διατήρησης της συνοχής της επικοινωνίας, της εξοικονόμησης χρόνου, της βοήθειας στη συνεργασία, της διατήρησης του γραμματοκιβωτίου σας χωρίς συνωστισμό και της αποτελεσματικής αναφοράς.

Ωστόσο, οι προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένης της ένταξης άσχετων νημάτων και του κινδύνου διαρροής σημαντικών δεδομένων, δεν μπορούν να αγνοηθούν. Η εκμάθηση του τρόπου να αξιοποιήσετε στο έπακρο το εργαλείο email σας, είτε αυτό είναι Gmail, Apple Mail, Microsoft Outlook, είτε μετάβαση σε ένα πιο ισχυρό σύστημα όπως το LiveAgent, μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τις δεξιότητες διαχείρισης νημάτων email σας.

Με χαρακτηριστικά όπως το Καθολικό Γραμματοκιβώτιο, τα Υβριδικά Εισιτήρια, την ικανότητα διαχωρισμού εισιτηρίων και τους Κανόνες Αυτοματοποίησης, το LiveAgent έχει τοποθετήσει τον εαυτό του ως ηγέτης στον τομέα. Όταν πρόκειται για threading, το LiveAgent μπορεί να χειριστεί ακόμη και τα πιο περίπλοκα νήματα, διασφαλίζοντας ότι κανένα μήνυμα δεν χάνεται ή δεν παραμένει αόρατο.

Για να δοκιμάσετε αυτά τα χαρακτηριστικά από κοντά, βεβαιωθείτε ότι αξιοποιείτε τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών του LiveAgent. Με τη σωστή κατανόηση και τα σωστά εργαλεία, μπορείτε να μετατρέψετε τα νήματα email σας από πηγή σύγχυσης σε ένα ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας.