Λίστα ελέγχου για την ενσωμάτωση νέων πελατών

Αυτό το άτομο θα είναι υπεύθυνο για τη διατήρηση της επικοινωνίας με τον πελάτη, καθώς και για την παροχή πληροφοριών σχετικά με την εταιρεία σας και τα προϊόντα ή υπηρεσίες της.

Γιατί είναι σημαντικό να ανατεθεί ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων;

Ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων είναι η κύρια επαφή μεταξύ ενός πελάτη και της εταιρείας με την οποία κάνει επιχειρηματικές συναλλαγές. Το ορισμένο άτομο θα είναι υπεύθυνο για την οικοδόμηση σχέσεων και τη διασφάλιση ότι ο πελάτης έχει μια θετική εμπειρία. Ο αντιπρόσωπος πωλήσεων του πελάτη θα πρέπει επομένως να είναι κάποιος στον οποίο μπορεί να βασιστεί για απαντήσεις σε οποιεσδήποτε βασικές ερωτήσεις ή ανησυχίες.

Πώς να ανατεθεί ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων;

Ο διευθυντής που είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία ενσωμάτωσης πελατών θα πρέπει να ανατεθεί ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων. Ο διευθυντής θα λάβει υπόψη τις ανάγκες και τις απαιτήσεις του πελάτη, καθώς και τα προϊόντα ή υπηρεσίες της εταιρείας, για να αποφασίσει ποιος θα ήταν το καλύτερο άτομο να ανατεθεί σε κάθε συγκεκριμένο πελάτη.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την ανάθεση ενός αντιπροσώπου πωλήσεων;

• Σύστημα διαχείρισης σχέσεων με πελάτες (CRM) – για παρακολούθηση αλληλεπιδράσεων και κατάστασης λογαριασμού
• Κατάλογος εταιρείας – για εύρεση πληροφοριών επικοινωνίας για υπαλλήλους
• Πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας – για επικοινωνία με τον αντιπρόσωπο πωλήσεων που ανατέθηκε στον πελάτη

Ο ανατεθειμένος σε αυτή την περίπτωση θα είναι υπεύθυνος για την υποστήριξη του πελάτη και την απάντηση σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις που ενδέχεται να έχει.

Γιατί είναι σημαντικό να ανατεθεί ένας αντιπρόσωπος φροντίδας πελατών;

Κάθε φορά που ο πελάτης έχει μια ερώτηση ή αντιμετωπίζει ένα πρόβλημα, θα πρέπει να μπορεί να βασιστεί σε κάποιον που μπορεί να του παρέχει απαντήσεις και να επιλύσει το πρόβλημα έγκαιρα.

Πώς να ανατεθεί ένας αντιπρόσωπος φροντίδας πελατών;

Ένας αντιπρόσωπος φροντίδας πελατών μπορεί να ανατεθεί με τον ίδιο τρόπο όπως ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων, από τον διευθυντή που είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία ενσωμάτωσης πελατών. Θα ακολουθήσουν επομένως μια παρόμοια διαδικασία με το προηγούμενο βήμα για να ανατεθεί κάποιος που πιστεύουν ότι θα ήταν η καλύτερη επιλογή για έναν συγκεκριμένο πελάτη.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την ανάθεση ενός αντιπροσώπου φροντίδας πελατών;

• Σύστημα διαχείρισης σχέσεων με πελάτες (CRM) – για παρακολούθηση αλληλεπιδράσεων και κατάστασης λογαριασμού
• Κατάλογος εταιρείας – για εύρεση πληροφοριών επικοινωνίας για υπαλλήλους
• Πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας – για επικοινωνία με τον αντιπρόσωπο φροντίδας πελατών που ανατέθηκε στον πελάτη

Η σύμβαση είναι ένα βασικό έγγραφο που θα περιγράψει τους όρους της συμφωνίας μεταξύ της εταιρείας σας και του πελάτη.

Γιατί είναι σημαντικό να επικυρώσετε τη σύμβαση;

Μια σύμβαση είναι ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο που περιγράφει τους όρους μιας συμφωνίας μεταξύ δύο ή περισσότερων μερών. Είναι σημαντικό να επικυρώσετε τη σύμβαση για να βεβαιωθείτε ότι οι όροι είναι δίκαιοι και λογικοί, όλες οι λεπτομέρειες είναι σωστές, και και οι δύο μέρες είναι ικανοποιημένες με τη συμφωνία πωλήσεων πριν προχωρήσετε.

Πώς να επικυρώσετε τη σύμβαση;

Ο διευθυντής που είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία ενσωμάτωσης πελατών θα ελέγξει τη σύμβαση και θα βεβαιωθεί ότι όλοι οι όροι είναι σαφείς και συνοπτικοί. Θα ελέγξουν επίσης ότι όλες οι λεπτομέρειες είναι ακριβείς και ότι και οι δύο μέρες είναι ικανοποιημένες με τη συμφωνία.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικύρωση μιας σύμβασης;

• Κατάλογος εταιρείας – για εύρεση πληροφοριών επικοινωνίας για τον πελάτη
• Πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας – για επικοινωνία με τον πελάτη σχετικά με τη σύμβαση
• Πρότυπο σύμβασης – για δημιουργία σχεδίου της συμφωνίας

Το να χαιρετίσετε τον νέο πελάτη σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσης.

Γιατί είναι σημαντικό να στείλετε ένα email καλωσορίσματος;

Ένα email καλωσορίσματος είναι μια ευγενική χειρονομία που βοηθά να δημιουργηθεί μια καλή πρώτη εντύπωση. Παρέχει επίσης μια ευκαιρία να παρουσιάσετε την εταιρεία και τα προϊόντα ή υπηρεσίες της, καθώς και να εξηγήσετε τι μπορεί να περιμένει ο πελάτης από τη διαδικασία ενσωμάτωσης.

Πώς να γράψετε ένα email καλωσορίσματος;

Είναι ένα από τα καθήκοντα του προηγουμένως ανατεθειμένου αντιπροσώπου πωλήσεων, ο οποίος θα παρουσιάσει τον εαυτό του στη διαδικασία, να στείλει ένα email καλωσορίσματος στον πελάτη. Αυτό το μήνυμα θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μια επισκόπηση του τι μπορεί να περιμένει ο πελάτης κατά τη διάρκεια της ενσωμάτωσης, στοιχεία επικοινωνίας (π.χ. διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας) για τον αντιπρόσωπο φροντίδας πελατών τους, ένα αντίγραφο της σύμβασης και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αποστολή ενός email καλωσορίσματος;

• Πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας – για σύνταξη και αποστολή του email καλωσορίσματος
• Κατάλογος εταιρείας – για εύρεση λεπτομερειών πελάτη συμπεριλαμβανομένων στοιχείων επικοινωνίας
• Πρότυπο σύμβασης – για επισύναψη ενός αντιγράφου της συμφωνίας στο email

Για να προχωρήσετε με τη διαδικασία ενσωμάτωσης πελατών, θα πρέπει να κανονίσετε να συναντηθείτε μαζί τους είτε προσωπικά είτε διαδικτυακά.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίσετε μια συνάντηση με τον πελάτη;

Αυτή είναι η καλύτερη ευκαιρία να ελέγξετε όλες τις λεπτομέρειες της σύμβασης, να απαντήσετε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις έχουν, και να διασφαλίσετε ότι κατανοούν τη συμφωνία. Αυτή η συνάντηση σας δίνει επίσης την ευκαιρία να εξηγήσετε τι μπορεί να περιμένει ο πελάτης από το υπόλοιπο της διαδικασίας ενσωμάτωσης.

Πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση με τον πελάτη;

Ο αντιπρόσωπος πωλήσεων που είναι υπεύθυνος για τον πελάτη θα κανονίσει μια ώρα και ημερομηνία που λειτουργεί για και τα δύο μέρη, και θα επιλέξει επίσης τη καλύτερη μορφή για τη συνάντηση (προσωπικά ή διαδικτυακά). Σημειώστε ότι αυτό θα μπορούσε να ξεκινήσει ως μέρος του email καλωσορίσματος στο προηγούμενο βήμα.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον προγραμματισμό μιας συνάντησης με τον πελάτη;

• Πρόγραμμα προγραμματισμού συναντήσεων – για εύρεση μιας ώρας που λειτουργεί για και τα δύο μέρη
• Λογισμικό τηλεδιάσκεψης – για διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης (εάν ισχύει)

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο πελάτης θα έχει πιθανώς βασικές ερωτήσεις και κάποιες ανησυχίες σχετικά με τη διαδικασία ενσωμάτωσης, τη σύμβαση και/ή τη μελλοντική σχέση σας.

Γιατί είναι σημαντικό να καταγράψετε όλες τις ερωτήσεις και ανησυχίες του πελάτη;

Αυτό θα σας επιτρέψει να αντιμετωπίσετε όλες αυτές κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι ο πελάτης αισθάνεται ότι ακούστηκε και ότι οι ανησυχίες του λαμβάνονται σοβαρά, καθώς και να εντοπίσετε τυχόν περιοχές όπου ο πελάτης ενδέχεται να χρειάζεται περισσότερη διευκρίνιση.

Πώς να καταγράψετε όλες τις ερωτήσεις και ανησυχίες του πελάτη;

Ο ανατεθειμένος αντιπρόσωπος πωλήσεων θα πρέπει να κάνει σημειώσεις σχετικά με οποιαδήποτε ζητήματα που ο πελάτης εγείρει κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Εναλλακτικά, μπορούν να ρωτήσουν τον πελάτη εάν θα ήταν εντάξει να καταγράψουν τη συνομιλία ώστε να μπορούν να επανεξετάσουν τις λεπτομέρειες αργότερα.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την καταγραφή όλων των ερωτήσεων και ανησυχιών του πελάτη;

• Σημειωματάριο (φυσικό ή λογισμικό) – για καταγραφή όλων των ερωτήσεων και ανησυχιών
• Εγγραφέας φωνής – για εγγραφή της συνάντησης (εάν ισχύει)
• Λογισμικό τηλεδιάσκεψης – για εγγραφή της διαδικτυακής συνάντησης (εάν ισχύει)

Καθώς ελέγχετε τις ερωτήσεις και ανησυχίες που εγείρει ο πελάτης, ενδέχεται να εντοπίσετε κάποια πιθανά εμπόδια.

Γιατί είναι σημαντικό να καταγράψετε κόκκινες σημαίες ή προβλήματα που έχει ο πελάτης;

Αυτή είναι μια ευκαιρία να τα αντιμετωπίσετε άμεσα και να κάνετε τον πελάτη να αισθάνεται άνετα να προχωρήσει με τη διαδικασία ενσωμάτωσης. Θα τους επιτρέψει επίσης να υποδείξουν τυχόν περιοχές όπου η εταιρεία ενδέχεται να χρειαστεί να κάνει κάποιες αλλαγές.

Πώς να καταγράψετε κόκκινες σημαίες ή προβλήματα που έχει ο πελάτης;

Σημειώστε οποιεσδήποτε κόκκινες σημαίες ή προβλήματα που εγείρονται από τον πελάτη. Ο αντιπρόσωπος πωλήσεων που είναι υπεύθυνος για τον πελάτη μπορεί είτε να τα γράψει είτε να τα καταγράψει.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την καταγραφή κόκκινων σημαιών ή προβλημάτων που έχει ο πελάτης;

• Επεξεργαστής κειμένου – για σημείωση των κόκκινων σημαιών ή προβλημάτων
• Υπολογιστικό φύλλο – για κατάλογο των κόκκινων σημαιών ή προβλημάτων και της κατάστασής τους

Αφού έχουν αντιμετωπιστεί όλες οι ερωτήσεις και ανησυχίες, ήρθε η ώρα να μάθετε ακριβώς τι ελπίζει ο πελάτης να πάρει από τη συναλλαγή με την εταιρεία σας.

Γιατί είναι σημαντικό να ορίσετε τις προσδοκίες του πελάτη;

Σημαίνει ότι και τα δύο μέρη θα είναι στην ίδια σελίδα προχωρώντας και ότι δεν υπάρχουν εκπλήξεις στο δρόμο. Είναι επίσης μια ευκαιρία να θέσετε ρεαλιστικούς στόχους για αυτό που η εταιρεία μπορεί και δεν μπορεί να παρέχει.

Πώς να εντοπίσετε τις προσδοκίες του πελάτη;

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, θα πρέπει να ρωτήσετε τον πελάτη άμεσα σχετικά με τις προσδοκίες του. Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε σχετικά με τους στόχους και τους σκοπούς τους για να πάρετε μια καλύτερη αίσθηση του τι ψάχνουν.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον εντοπισμό των προσδοκιών του πελάτη;

• Σημειωματάριο (φυσικό ή λογισμικό)
• Επεξεργαστής κειμένου
• Λογισμικό τηλεδιάσκεψης

Τώρα που γνωρίζετε τι θέλει ο πελάτης, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε να θέτετε κάποιους στόχους.

Γιατί είναι σημαντικό να θέσετε βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους;

Σας δίνει ένα χάρτη για τη μελλοντική σχέση σας με τον πελάτη. Σας επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε την πρόοδο και να έχετε ένα μέτρο επιτυχίας με την πάροδο του χρόνου.

Πώς να θέσετε βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους;

Οι στόχοι θα πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, επιτεύξιμοι, σχετικοί και χρονικά περιορισμένοι. Θα πρέπει επίσης να ευθυγραμμίζονται με τις προσδοκίες του πελάτη.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον ορισμό βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων;

• Φύλλο εργασίας ορισμού στόχων SMART – για καταγραφή των στόχων
• Εργαλείο διαχείρισης έργων – για παρακολούθηση της προόδου των στόχων με την πάροδο του χρόνου
• Λογισμικό CRM – για παρακολούθηση της σχέσης με τον πελάτη

Τώρα που έχετε έναν νέο πελάτη, είναι σημαντικό να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες του και να τις ενημερώνετε.

Γιατί είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τα δεδομένα του πελάτη;

Αυτές οι πληροφορίες θα χρησιμοποιηθούν για επικοινωνία με τον πελάτη, κατανόηση των αναγκών του και παροχή της καλύτερης δυνατής υπηρεσίας. Θα σας βοηθήσει επίσης να παρακολουθείτε τις αλληλεπιδράσεις σας με τον πελάτη και να μετρήσετε την ικανοποίησή του με την πάροδο του χρόνου.

Πώς να παρακολουθείτε τα δεδομένα του πελάτη;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του κέντρου υποστήριξης του LiveAgent για να αποθηκεύσετε το όνομα του πελάτη, το email, τον αριθμό τηλεφώνου και άλλες προσωπικές πληροφορίες. Το λογισμικό κέντρου υποστήριξης όπως το LiveAgent σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία επαφής για αποθήκευση μοναδικών πληροφοριών σχετικά με τους πελάτες σας για πιο εξατομικευμένη επικοινωνία.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση των δεδομένων του πελάτη;

• LiveAgent – για αποθήκευση πληροφοριών πελατών με τη δυνατότητα επαφών κέντρου υποστήριξης

Μόλις ο νέος πελάτης ξεκινήσει με την επιχείρησή σας, ήρθε η ώρα να προσδιορίσετε πώς χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες ή τα εργαλεία σας.

Γιατί είναι σημαντικό να αξιολογήσετε τη χρήση υπηρεσιών/εργαλείων από τον πελάτη;

Θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς ο πελάτης χρησιμοποιεί τα προϊόντα ή υπηρεσίες σας και εάν λαμβάνουν το μέγιστο από αυτά. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν περιοχές όπου ο πελάτης ενδέχεται να χρειάζεται περισσότερη υποστήριξη.

Πώς να αξιολογήσετε τη χρήση υπηρεσιών/εργαλείων από τον πελάτη;

Ρωτώντας τον πελάτη άμεσα, παρατηρώντας τη συμπεριφορά του, ελέγχοντας δεδομένα και αναλυτικά στοιχεία και/ή διεξάγοντας δοκιμές χρήστη. Στη συνέχεια, μπορείτε να συγκρίνετε αυτές τις πληροφορίες με τους στόχους και τους σκοπούς σας για να δείτε πώς η χρήση του πελάτη συγκρίνεται.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αξιολόγηση της χρήσης υπηρεσιών/εργαλείων από τον πελάτη;

• Λογισμικό δοκιμής χρήστη – για παρατήρηση του τρόπου χρήσης του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας από τον πελάτη
• Λογισμικό αναλυτικών στοιχείων – για ελέγχους των δεδομένων χρήσης του πελάτη
• Ερωτηματολόγιο ενσωμάτωσης πελάτη – για ευθεία ερώτηση σχετικά με την εμπειρία τους

Αφού αξιολογήσετε τη χρήση του πελάτη των υπηρεσιών σας, σημειώστε τυχόν αλλαγές στη συμπεριφορά του.

Γιατί είναι σημαντικό να σημειώσετε οποιαδήποτε αύξηση ή μείωση της χρήσης;

Αυτό σας επιτρέπει να κατανοήσετε πόσο καλά ο πελάτης χρησιμοποιεί τα προϊόντα ή υπηρεσίες σας. Σύμφωνα με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να προτείνετε πρόσθετες υπηρεσίες ή υποστήριξη.

Πώς να σημειώσετε οποιαδήποτε αύξηση ή μείωση της χρήσης;

Παρακολουθώντας τα δεδομένα και τα αναλυτικά στοιχεία με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να δείτε πώς αλλάζει η χρήση του πελάτη. Εάν παρατηρήσετε μείωση της χρήσης, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον πελάτη για να δείτε εάν χρειάζεται βοήθεια.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη σημείωση οποιασδήποτε αύξησης ή μείωσης της χρήσης;

• Λογισμικό αναλυτικών στοιχείων
• Λογισμικό επιτυχίας πελατών – για επικοινωνία με τον πελάτη και προσφορά υποστήριξης
• Ερωτηματολόγιο πελάτη