Λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης είναι ένα σημαντικό εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει τις οργανώσεις να μεταφέρουν το μήνυμά τους αποτελεσματικά σε περιόδους κρίσης. Η ακόλουθη λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη στρατηγική για την επίτευξη των στόχων επικοινωνίας σας σε περιόδους κρίσης.

Η σημασία μιας λίστας ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε, είναι σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης. Μια απροσδόκητη κατάσταση μπορεί να συμβεί ανά πάσα στιγμή, π.χ. δημόσιες υγειονομικές έκτακτες ανάγκες όπως η κρίση του Covid-19, επομένως η προετοιμασία μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά και να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο στην επιχείρησή σας.

Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά της επικοινωνίας κρίσης είναι η προγραμματισμένη προετοιμασία. Αφιερώνοντας χρόνο για την ανάπτυξη ενός σχεδίου επικοινωνίας σε περιόδους κρίσης πριν συμβεί μία, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι έχετε μια σαφή και συνοπτική στρατηγική να ακολουθήσετε εάν και όταν συμβεί καταστροφή. Μια λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα βασικά στοιχεία αποτελεσματικών στρατηγικών επικοινωνίας κινδύνου, πράγμα που σημαίνει ότι θα είστε προετοιμασμένοι για οτιδήποτε.

Ποιοι μπορούν να ωφεληθούν από μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Οποιαδήποτε οργάνωση μπορεί να ωφεληθεί από την ύπαρξη μιας στρατηγικής επικοινωνίας κρίσης. Είτε εργάζεστε στον ιδιωτικό ή δημόσιο τομέα, είτε είστε μη κερδοσκοπική οργάνωση, η προετοιμασία για μια κρίση είναι απαραίτητη. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε την ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής για να κάνετε ακριβώς αυτό.

• Ιδιοκτήτες επιχειρήσεων Εάν κατέχετε ή διευθύνετε μια επιχείρηση, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για την πιθανότητα μιας κρίσης. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε να ανταποκριθείτε εάν συμβεί καταστροφή.

• Διευθυντές Εάν διευθύνετε μια ομάδα ανθρώπων, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για την πιθανότητα μιας κρίσης. Θα είναι ευθύνη σας να διασφαλίσετε ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πώς να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά εάν συμβεί κρίση.

• Υπάλληλοι Εάν είστε υπάλληλος, τότε πρέπει να γνωρίζετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσης της εταιρείας σας. Σε περίπτωση κρίσης, θα είναι σημαντικό για σας να γνωρίζετε πώς να επικοινωνήσετε με πελάτες, πελάτες και το ευρύ κοινό.

Εξερευνήστε τη λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Υπάρχουν μερικά χαρακτηριστικά της επικοινωνίας κρίσης που θα πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε σχέδιο. Εδώ έχουμε περιγράψει αυτό που πιστεύουμε ότι είναι τα πιο σημαντικά στοιχεία μιας αποτελεσματικής στρατηγικής επικοινωνίας κρίσης.

Λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Προσδιορίστε τους ενδιαφερόμενους

Αντιγραφή συνδέσμου

Αυτό περιλαμβάνει οποιονδήποτε που θα μπορούσε να επηρεαστεί από την κρίση, όπως υπαλλήλους, πελάτες, προμηθευτές, επενδυτές κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τους ενδιαφερόμενους;

Είναι σημαντικό να εξετάσετε πώς κάθε μία από αυτές τις ομάδες θα επηρεαστεί από την κρίση και ποιες είναι οι συγκεκριμένες ανάγκες και ανησυχίες τους. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσης σας ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες κάθε ομάδας.

Πώς να προσδιορίσετε τους ενδιαφερόμενους;

Σκεφτείτε ποιος θα μπορούσε να επηρεαστεί από την κρίση, τόσο θετικά όσο και αρνητικά, και σκεφτείτε ποιος έχει κάποιο συμφέρον στο αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, τότε οι υπάλληλοί σας, οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι επενδυτές θα θεωρούνταν όλοι ενδιαφερόμενοι. Εάν είστε μη κερδοσκοπική οργάνωση, τότε οι ενδιαφερόμενοί σας ενδέχεται να περιλαμβάνουν δωρητές, εθελοντές, δικαιούχους και το ευρύ κοινό.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον προσδιορισμό των ενδιαφερόμενων;

• εργαλείο ανάλυσης ενδιαφερόμενων – για τη δημιουργία ενός οπτικού χάρτη των ενδιαφερόμενών σας
• υπολογιστικό φύλλο ή πίνακας – για να παραθέσετε τους ενδιαφερόμενούς σας και το ενδιαφέρον τους

Προσδιόρισα τους ενδιαφερόμενους

Καθορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

Αντιγραφή συνδέσμου

Ενδέχεται να είναι ένα μόνο άτομο, όπως ο Διευθύνων Σύμβουλος ή ο πρόεδρος, ή θα μπορούσε να είναι μια ομάδα ανθρώπων.

Γιατί είναι σημαντικό να καθορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης;

Είναι σημαντικό να έχετε κάποιον υπεύθυνο για την επικοινωνία ώστε να υπάρχει μια σαφής αλυσίδα διοίκησης και όλοι να γνωρίζουν σε ποιον να απευθυνθούν για πληροφορίες. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι η επικοινωνία είναι σαφής και συνοπτική.

Πώς να καθορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης;

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να διορίσετε κάποιον, ή μια ομάδα ανθρώπων, πριν συμβεί κρίση. Το ιδανικό είδος ατόμου που θα είναι υπεύθυνο για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης είναι κάποιος που είναι ψύχραιμος και ικανός να σκέφτεται καθαρά υπό πίεση. Θα πρέπει επίσης να είναι καλός στην επικοινωνία με ανθρώπους, τόσο προφορικά όσο και γραπτά.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον καθορισμό ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης;

• υπολογιστικό φύλλο – για να παραθέσετε πιθανούς υποψηφίους για το ρόλο
• ημερολόγιο διορισμών – για να προγραμματίσετε μια συνάντηση για να συζητήσετε το ρόλο και να διορίσετε κάποιον

Καθόρισα το άτομο που θα είναι υπεύθυνο σε περίπτωση κρίσης

Ενημερώστε τον επαγγελματία επικοινωνίας κρίσης για τις ευθύνες του

Αντιγραφή συνδέσμου

Μόλις καθορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι αυτό το άτομο κατανοεί τι αναμένεται από αυτό στο ρόλο.

Γιατί είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον επαγγελματία επικοινωνίας κρίσης για τις ευθύνες του;

Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της στρατηγικής επικοινωνίας κρίσης πρέπει να είναι σαφές σχετικά με τα καθήκοντά του ώστε να μπορεί να δράσει γρήγορα και αποτελεσματικά σε περίπτωση κρίσης. Αυτό περιλαμβάνει περισσότερα από το να γνωρίζει το σχέδιο – πρέπει επίσης να γνωρίζει τη συνολική στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας και να μπορεί να σκεφτεί γρήγορα.

Πώς να ενημερώσετε τον επαγγελματία επικοινωνίας κρίσης για τις ευθύνες του;

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να καθίσετε μαζί του και να εξετάσετε το σχέδιο λεπτομερώς, επισημαίνοντας τα συγκεκριμένα ρόλα και ευθύνες του. Θα πρέπει επίσης να του παρέχετε οποιαδήποτε εκπαίδευση ή πόρους που χρειάζεται για να εκτελέσει τα καθήκοντά του αποτελεσματικά.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να ενημερώσετε τον επαγγελματία επικοινωνίας κρίσης για τις ευθύνες του;

• συνάντηση ένα προς ένα – για να εξετάσετε το σχέδιο και να συζητήσετε συγκεκριμένα ρόλα και ευθύνες
• πόροι εκπαίδευσης – για να παρέχετε στο υπεύθυνο άτομο τις γνώσεις και τις δεξιότητες που χρειάζεται για να εκτελέσει τα καθήκοντά του αποτελεσματικά
• στρατηγική επικοινωνίας – για να διασφαλίσετε ότι το υπεύθυνο άτομο γνωρίζει τη συνολική στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας

Ο επαγγελματίας επικοινωνίας κρίσης μου γνωρίζει τις ευθύνες του

Καθορίστε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσης

Αντιγραφή συνδέσμου

Αποφασίστε εκ των προτέρων ποια κανάλια (π.χ. email, SMS, μέσα κοινωνικής δικτύωσης) θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία ώστε να μπορέσετε να διαδώσετε γρήγορα το μήνυμα όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη.

Γιατί είναι σημαντικό να καθορίσετε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσης;

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας και τους ενδιαφερόμενους χρησιμοποιώντας τα κανάλια που θα τους φτάσουν πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης σημαντικό να καθορίσετε εκ των προτέρων ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία ώστε να μπορέσετε να διαδώσετε γρήγορα το μήνυμα όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι κανείς δεν μένει στο σκοτάδι κατά τη διάρκεια μιας περιόδου κρίσης.

Πώς να καθορίσετε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσης;

Σκεφτείτε ποιο είναι το κοινό σας και σε ποιες μεθόδους επικοινωνίας είναι πιο πιθανό να ανταποκριθούν. Για παράδειγμα, εάν η εσωτερική επικοινωνία με τους υπαλλήλους απαιτεί μια μέθοδο που μπορούν να προσπελάσουν εύκολα κατά τις ώρες εργασίας, όπως email ή ένα σύστημα intranet. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο που μπορούν να προσπελάσουν ανά πάσα στιγμή, όπως τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή ο ιστότοπος της εταιρείας.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον καθορισμό ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσης;

• υπολογιστικό φύλλο – για να παραθέσετε τα διαφορετικά κανάλια και τα κοινά τους
• έρευνα – για να ανακαλύψετε ποια κανάλια είναι πιο αποτελεσματικά για την προσέγγιση του κοινού σας (π.χ. ανάλυση δημοσιεύσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης)
• εργαλείο έρευνας – για να ρωτήσετε την ομάδα ή το κοινό σας ποια κανάλια προτιμούν
• εργαλείο ανάλυσης – δείτε δεδομένα από προηγούμενες κρίσεις για να δείτε ποια κανάλια ήταν πιο αποτελεσματικά στην προσέγγιση του στόχου κοινού σας
• LiveAgent – για επικοινωνία σε όλα τα επιλεγμένα κανάλια κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

Έγινε. Καθόρισα τα κανάλια επικοινωνίας για την επικοινωνία κρίσης

Δημιουργήστε πρότυπα για βασικά μηνύματα για να διασφαλίσετε τη συνέπεια

Αντιγραφή συνδέσμου

Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος τα στέλνει.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσης επειδή βοηθά στη δημιουργία εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αληθές. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην πρόληψη σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι είναι στην ίδια σελίδα.

Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Θα πρέπει να εξετάσετε τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε email, τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί να προσαρμοστεί εύκολα με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες είστε παρόντες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία προτύπων για βασικά μηνύματα;

• επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε το πρότυπο
• λογισμικό γραφικής σχεδίασης – για τη δημιουργία ενός οπτικά ελκυστικού προτύπου

Όλα τα απαιτούμενα πρότυπα είναι έτοιμα για χρήση

Δημιουργήστε ένα FAQ για να βοηθήσετε να απαντήσετε σε συνήθεις ερωτήσεις από ενδιαφερόμενους

Αντιγραφή συνδέσμου

Η ύπαρξη προετοιμασμένων απαντήσεων σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να παρέχετε πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα FAQ;

Η ύπαρξη μιας σελίδας FAQ στον ιστότοπό σας βοηθά στην πρόληψη σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρόνου καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε στις ίδιες, συνήθως επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις πολλές φορές.

Πώς να δημιουργήσετε ένα FAQ;

Θα πρέπει να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχουν. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, τότε θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας σχετικά με τις έκτακτες ανάγκες. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, τότε θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς η κρίση θα τους επηρεάσει.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός FAQ;

• επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε το FAQ
• εργαλείο έρευνας – για να ανακαλύψετε ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει το κοινό σας (π.χ. ανάλυση δημοσιεύσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης)

Έγινε. Τα FAQ μου απαντούν σε όλες τις πιο συνήθως χρησιμοποιούμενες ερωτήσεις

Σχεδιάστε πώς θα χειριστείτε ερωτήσεις από τα μέσα ενημέρωσης

Αντιγραφή συνδέσμου

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.

Γιατί είναι σημαντικό να σχεδιάσετε πώς θα χειριστείτε ερωτήσεις από τα μέσα ενημέρωσης;

Αν και τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να φτάσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορούν επίσης να είναι παρεμβατικά και διαταρακτικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειριστείτε τις ερωτήσεις των μέσων ενημέρωσης. Εάν μπορείτε να ελέγξετε το μήνυμα που διαδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε να διασφαλίσετε ότι το κοινό σας λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.

Πώς να σχεδιάσετε τη χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα ενημέρωσης;

Υπάρχουν αρκετές ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε, συμπεριλαμβανομένων “Είναι καλύτερο να διορίσετε έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επικοινωνίας για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα διοργανώσουμε συνέντευξη τύπου;” και “Θα πρέπει να εκδώσουμε ένα δελτίο τύπου;” Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα αποκαλύψετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις αποκαλύψετε.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα ενημέρωσης;

• εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισμένο εκπρόσωπο να επικοινωνήσει αποτελεσματικά το μήνυμά σας στα μέσα ενημέρωσης
• επεξεργαστής κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με τα βασικά σημεία που θα πρέπει να καλύψουν σε οποιαδήποτε συνέντευξη
• εργαλείο ελέγχου – για να ελέγξετε τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας κρίσης εκ των προτέρων

Έχω τελειώσει με αυτό το βήμα

Περιγράψτε μια διαδικασία για επικοινωνία με υπαλλήλους κατά τις περιόδους κρίσης

Αντιγραφή συνδέσμου

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο για επικοινωνία με τους υπαλλήλους ώστε όλοι να είναι στην ίδια σελίδα και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία για επικοινωνία με υπαλλήλους κατά τις περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απόκριση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην πρόληψη της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία για επικοινωνία με υπαλλήλους κατά τις περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή κάποιος στις επικοινωνίες. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνήσετε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα διοργανώσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα βίντεο μήνυμα; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για επικοινωνία με υπαλλήλους κατά τις περιόδους κρίσης;

• πελάτης email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω του διαδικτύου
• προγραμματιστής συναντήσεων – για να ορίσετε ένα κατάλληλο χρόνο για να συζητήσετε την κρίση
• λογισμικό webinar – για να διεξάγετε μια διαδικτυακή συνάντηση ή να καταγράψετε ένα βίντεο μήνυμα

Όλες οι απαιτούμενες διαδικασίες είναι έτοιμες

Εκπαιδεύστε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης

Αντιγραφή συνδέσμου

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσης, είναι ώρα να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τα εκ των προτέρων, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα γνωρίζουν τι να κάνουν εάν συμβεί καταστροφή και είναι προετοιμασμένα για οποιαδήποτε περίπτωση.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – αυτά είναι συνήθως άτομα σε θέσεις διοίκησης ή επικοινωνίας. Στη συνέχεια, πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση στο σχέδιο επικοινωνίας κρίσης, το οποίο μπορεί να γίνει μέσω διαφόρων μεθόδων, όπως δια ζώσης συνεδρίες εκπαίδευσης, διαδικτυακό μάθημα ή έντυπο εγχειρίδιο.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

• εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για να παρέχετε μια εύκολα προσβάσιμη επισκόπηση του σχεδίου επικοινωνίας κρίσης
• διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
• δια ζώσης εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και είναι άνετο με αυτό

Έγινε. Το επιλεγμένο άτομο ολοκλήρωσε την εκπαίδευση με επιτυχία

Αναθεωρήστε και ενημερώστε τακτικά το διαδικτυακό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης

Αντιγραφή συνδέσμου

Το διαδικτυακό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης δεν είναι ένα στατικό έγγραφο – θα πρέπει να αναθεωρείται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίσετε ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και να αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να αναθεωρήσετε και να ενημερώσετε τακτικά το διαδικτυακό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα, και κάτι που θα μπορούσε κάποτε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης ενδέχεται να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας αναπτύσσεται και αλλάζει, το σχέδιο και οι στόχοι επικοινωνίας θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Αναθεωρώντας και ενημερώνοντας το σχέδιο σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμείνει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να αναθεωρήσετε και να ενημερώσετε τακτικά το διαδικτυακό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης;

Αφιερώστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να αναθεωρήσετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τυχόν απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώσετε το σχέδιο όποτε υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή διοίκησης ή εκκίνηση νέου προϊόντος.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και ενημέρωση του διαδικτυακού σχεδίου επικοινωνίας κρίσης;

• ετήσια αναθεώρηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική σχετικά με την επικοινωνία κρίσης στην οργάνωσή σας διασφαλίστε ότι το σχέδιο είναι ακόμα σχετικό και αποτελεσματικό
• λογισμικό παρακολούθησης αλλαγών – για να κρατήσετε ένα αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
• λογισμικό διαχείρισης έργων – για να βοηθήσει στο συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

ΟΚ. Αναθεωρώ και ενημερώνω το σχέδιο τακτικά

Συμβουλές για να παραμείνετε ήρεμοι κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

Αποφύγετε να κάνετε υποθέσεις

Όταν αντιμετωπίζετε μια κρίση, μπορεί να είναι δελεαστικό να κάνετε υποθέσεις σχετικά με το τι συμβαίνει και τι πρέπει να γίνει. Ωστόσο, αυτό μπορεί συχνά να οδηγήσει σε περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει. Είναι σημαντικό να παραμείνετε ήρεμοι και να αποφύγετε να κάνετε υποθέσεις ώστε να μπορέσετε να σκεφτείτε καθαρά και να πάρετε τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις.

Κάντε τακτικά διαλείμματα

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και στο έργο. Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο εάν αισθάνεστε συντριμμένοι ή αγχωμένοι. Εάν βρεθείτε σε αυτή την κατάσταση, κάντε ένα διάλειμμα όπως χρειάζεται ώστε να μπορέσετε να επιστρέψετε στο πρόβλημα ανανεωμένοι και έτοιμοι να το αντιμετωπίσετε. Εάν δεν έχετε χρόνο για ένα σωστό διάλειμμα, τουλάχιστον κάντε μια παύση για να πάρετε ανάσα και προσπαθήστε να καθαρίσετε το μυαλό σας για λίγα λεπτά.

Αποφύγετε να παίρνετε βιαστικές αποφάσεις

Όταν είστε υπό πίεση, μπορεί να είναι εύκολο να πάρετε απερίσκεπτες αποφάσεις που αργότερα μετανιώνετε. Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε να πάρετε οποιαδήποτε σημαντική απόφαση μέχρι να περάσει η κρίση και να έχετε χρόνο να σκεφτείτε τα πράγματα. Εάν πρέπει να πάρετε απόφαση, αφιερώστε χρόνο και ζυγίστε όλες τις επιλογές πριν δεσμευτείτε σε κάτι.

Ηγηθείτε με διαφάνεια και ειλικρίνεια

Σε περιόδους κρίσης, είναι σημαντικό να είστε ανοιχτοί με την ομάδα σας, τους πελάτες σας και το κοινό. Είστε ειλικρινείς σχετικά με αυτό που γνωρίζετε και δεν γνωρίζετε – οι άνθρωποι θα εκτιμήσουν την ειλικρίνειά σας και αυτό θα βοηθήσει να δημιουργήσετε εμπιστοσύνη με αυτούς. Θα σημαίνει επίσης ότι όλοι λαμβάνουν ακριβείς πληροφορίες σχετικά με το τι συμβαίνει.

Εστιάστε στη φροντίδα του εαυτού σας πρώτα

Μπορεί να είναι εύκολο να ξεχάσετε τις δικές σας ανάγκες κατά τις δύσκολες περιόδους. Ωστόσο, είναι σημαντικό να φροντίσετε τον εαυτό σας πρώτα και κύρια. Αυτό σημαίνει να διασφαλίσετε ότι τρώτε και κοιμάστε σωστά, ασκείστε τακτικά και αφιερώνετε χρόνο για τον εαυτό σας όταν το χρειάζεστε. Κάνοντας αυτά τα πράγματα θα σας βάλει σε καλύτερη θέση για να αντιμετωπίσετε την κρίση και να βοηθήσετε άλλους.

Περίληψη της λίστας ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

• Προσδιορίστε τους ενδιαφερόμενους
• Καθορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης
• Ενημερώστε τον επαγγελματία επικοινωνίας κρίσης για τις ευθύνες του
• Καθορίστε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσης
• Δημιουργήστε πρότυπα για βασικά μηνύματα για να διασφαλίσετε τη συνέπεια
• Δημιουργήστε ένα FAQ για να βοηθήσετε να απαντήσετε σε συνήθεις ερωτήσεις από ενδιαφερόμενους
• Σχεδιάστε πώς θα χειριστείτε ερωτήσεις από τα μέσα ενημέρωσης
• Περιγράψτε μια διαδικασία για επικοινωνία με υπαλλήλους κατά τις περιόδους κρίσης
• Εκπαιδεύστε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης
• Αναθεωρήστε και ενημερώστε τακτικά το διαδικτυακό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης