Επιχειρηματικό VoIP

Σε αντίθεση με τις καταναλωτικές υπηρεσίες, ένας επιχειρηματικός πάροχος VoIP μπορεί να επενδύσει περισσότερα στη δημιουργία και τη διατήρηση ενός ασφαλούς δικτύου VoIP. Επιπλέον, οι καλύτερες επιχειρηματικές υπηρεσίες VoIP τείνουν να προσφέρουν υψηλό επίπεδο υποστήριξης πελατών. Εξάλλου, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν έχουν την πολυτέλεια να χάσουν την επαφή με τους υπαλλήλους, ειδικά όταν εργάζονται εξ αποστάσεως.

Πώς να μάθετε εάν η εταιρεία σας είναι κατάλληλη για επιχειρηματικό VoIP;

Πριν χρησιμοποιήσετε τις επιχειρηματικές υπηρεσίες VoIP για να χειριστείτε όλες τις τηλεφωνικές σας κλήσεις, υπάρχουν μερικά σημεία που πρέπει να έχετε υπόψη σας. Πρώτα, ελέγξτε ότι έχετε πρόσβαση σε σύνδεση Internet υψηλής ταχύτητας. Μπορεί να έχετε καλωδιακή, DSL, δορυφορική ή οπτική σύνδεση στο Internet σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου. Ωστόσο, είναι επίσης σημαντικό να επικοινωνήσετε με τις απομακρυσμένες ομάδες σας. Ρωτήστε τους εάν έχουν υπηρεσία Internet με ταχύτητα λήψης και μεταφόρτωσης τουλάχιστον 5 Megabit, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιείτε βιντεοσύσκεψη.

Τώρα μπορείτε να εξετάσετε μερικά από τα πλεονεκτήματα που διατίθενται από τους παρόχους επιχειρηματικών VoIP σε σύγκριση με τις παραδοσιακές τηλεφωνικές υπηρεσίες για επιχειρήσεις.

• features – Business VoIP providers are known to offer unlimited calling across the country. However, there are many other advanced features to consider. For example, an auto-attendant feature makes it easier to answer calls that come in during evenings and weekends. Some providers also deliver voicemail transcription (i.e., the system converts a voicemail to text).
• cost savings – Depending on the features you choose, business VoIP providers can offer significant cost savings. Compared to traditional business services, you can save 20-50%. The cost savings could be even higher if you make a lot of international calls.
• options for small businesses – Some business phone service providers offer unified communications, video meetings, and team messaging. These advanced features are typically available through expensive plans. An enterprise phone service is not a good fit for a small business focused on cost savings. That said, business VoIP phone systems are still an excellent choice for many small businesses because of their low cost and flexibility.

Πώς μπορούν οι εταιρείες να επωφεληθούν από την επιχειρηματική υπηρεσία VoIP;

Υπάρχουν εννέα πτυχές που οι εταιρείες επωφελούνται από τη χρήση μιας επιχειρηματικής υπηρεσίας VoIP. Ορισμένα από αυτά τα οφέλη είναι διαθέσιμα μέσω των παραδοσιακών αναλογικών τηλεφώνων, αλλά τα περισσότερα είναι διαθέσιμα μόνο σε κλήσεις VoIP.

• Make as many calls as you want with unlimited calling features. VoIP services are a cost-effective choice for companies that rely on making calls, including outgoing calls to customers. You can often get unlimited domestic calling to anybody in the country. International calling rates can be as low as a few pennies per minute.

• Stay connected with other teams. Staying organized in the age of remote work is more manageable with business VoIP services. You can use conference calling with your customer service teams, sales teams, and other company parts.

• Use screen sharing to improve understanding. Verbally describing a process isn’t always the right approach in business. Some of your employees might prefer to see diagrams, charts, or other visual aids.

• Deepen your connection with video meetings. Some business VoIP plans include support for video meetings with groups and video calls. Communicating by video is a powerful way to enrich a conversation with an employee or customer. You might find it easier to understand the other person’s thoughts and feelings and connect better with them. Some VoIP plans let you invite 10, 20, or even 100 participants to a video conferencing session.

• Get quick answers with team messaging. Newer VoIP plans include a team messaging (also called instant messaging) feature. This is a helpful way to communicate with your team. After all, spending 10 minutes looking at calendars to set up a conference call doesn’t make sense in every situation.

• Voicemail. It is a standard feature in today’s business VoIP technology, even on a basic plan. To boost business productivity further, look for voicemail to email features. Reading a transcribed voicemail can be easier than listening to a recording.

• Apps with video. These are a great choice if you have an Internet provider that offers fast broadband services. For instance, you might invite your ten best customers to a video call to reveal a new product you’re working on. During the video meeting, you can use screen sharing to demonstrate the idea and get their feedback. Some apps with video will even let you share control over your screen. This is a powerful tool to boost engagement.

• Scalability. Unlike most mobile phones, it is easy to add or remove users from your VoIP service. That is valuable because you can add users to your contact centers at busy times and then cancel those accounts later if they are not needed.

• Routing. Midsized businesses and larger companies get a lot of incoming calls to manage every day. Routing calls to the right person or department helps to provide better service to your customers.

Πώς να επιλέξετε τον καλύτερο πάροχο επιχειρηματικού VoIP;

Υπάρχουν μερικοί παράγοντες που πρέπει να έχετε κατά νου για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την καλύτερη προσφορά.

• flexibility – Some providers may require you to sign up for annual plans to get the best deal on their enterprise tier. In contrast, the lowest tier may let you cancel at any time but provide fewer features. Remember that you can mix and match between plans. You might use a higher-end option (i.e., the enterprise or professional tier). In contrast, the lowest tier may be a good choice for departments with fewer calls.
• mobile device support – Many of your employees might like the option to work remotely. To support this need, look for a provider that offers mVoIP phone apps or can make calls from multiple locations without buying an office phone.
• integrations – LiveAgent integrates with popular business software like Salesflare, Pipedrive, Highrise and Gmail, and many others. Choosing a business VoIP provider that integrates with your software can save you time every day.
• monthly minutes – Some VoIP providers offer unlimited minutes on domestic calling. Before signing up, think about your calling needs. If you regularly call customers in other countries, you might need a plan with international calling.
• other powerful features – Larger companies might need the capacity to offer online meetings, unlimited extensions, and other capabilities that go beyond typical VoIP features. This is usually the case if you have a range of different teams (e.g., sales, customer service, accounting, etc.) who all need an office phone.

Λάβετε υπόψη ότι κάθε πάροχος VoIP χρησιμοποιεί διαφορετικές λέξεις για να περιγράψει την υπηρεσία του. Μια εταιρεία θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει τη φράση “επιχειρηματική βαθμίδα” για την ταχύτερη εξυπηρέτηση. Μια διαφορετική εταιρεία μπορεί να προσφέρει μια “βαθμίδα ταχύτητας”. Δεδομένου ότι υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί όροι, είναι σημαντικό να εξετάσετε προσεκτικά τη μηνιαία χρέωση και τις ακριβείς δυνατότητες.

Για να αναπτύξετε τη σύντομη λίστα των επιχειρηματικών υπηρεσιών τηλεφώνου VoIP, ξεκινήστε με κριτικές του κλάδου, όπως τα προτεινόμενα συστήματα Voice Over IP. Θα δείτε προσφορές όπως το Ooma Office, το RingCentral και το Cisco.

Πώς να δημιουργήσετε ένα επιχειρηματικό σύστημα VoIP;

The specific steps to set up a business VoIP system vary. For example, setting RingCentral MVP will be different from setting up LiveAgent. That said, there are a few general common points that apply to every VoIP system.

Σύνδεση στο διαδίκτυο

Η ποιότητα και η ταχύτητα της σύνδεσής σας στο Internet είναι ζωτικής σημασίας για τις κλήσεις VoIP. Επικοινωνήστε με τον πάροχο Internet και πείτε του ότι μεταβαίνετε σε υπηρεσία Voice over Internet Protocol. Για να επιτύχετε την καλύτερη ποιότητα φωνής, ίσως χρειαστεί να αναβαθμίσετε τη σύνδεσή σας στο Internet ή να αγοράσετε έναν νεότερο ασύρματο δρομολογητή που υποστηρίζει WiFi 6.

Σχεδιάστε την εγκατάσταση του Voice over Internet Protocol

Το επόμενο βήμα σας είναι να προγραμματίσετε την εγκατάσταση της νέας τηλεφωνικής υπηρεσίας Internet. Μπορεί να χρειαστούν κάποιες δοκιμές για να επιτύχετε την καλύτερη ποιότητα φωνής, οπότε δώστε στον εαυτό σας άφθονο χρόνο. Μπορείτε να επιλέξετε να προγραμματίσετε την εγκατάσταση το Σαββατοκύριακο για να ελαχιστοποιήσετε την αναστάτωση στην επιχείρηση. Εάν δεν έχετε εσωτερική τεχνογνωσία στον τομέα της πληροφορικής, ρωτήστε τον πάροχο τηλεφωνικών υπηρεσιών Διαδικτύου εάν προσφέρει υπηρεσίες εγκατάστασης. Η πληρωμή για αυτήν την επιλογή είναι μερικές φορές καλή ιδέα σε μεγαλύτερες εταιρείες.

Επικοινωνήστε με τους εργαζόμενους

Στείλτε ένα email στους υπαλλήλους σας για να ανακοινώσετε το νέο σύστημα. Εάν υπάρχουν σημαντικές νέες δυνατότητες, όπως η ανταλλαγή μηνυμάτων κειμένου για επιχειρήσεις, επισημάνετε τα στο email σας. Προγραμματίστε μερικές εκπαιδεύσεις για το προσωπικό σας. Τα σύγχρονα τηλέφωνα IP είναι γεμάτα με επιπλέον δυνατότητες και χρειάζεται χρόνος για να μάθουν πώς να τα χρησιμοποιούν.

Ενημερώστε το εκπαιδευτικό υλικό

Τώρα που έχετε καλύτερα εργαλεία επιχειρηματικής επικοινωνίας ενημερώστε τα εκπαιδευτικά σας έγγραφα. Για παράδειγμα, εξηγήστε πώς λειτουργούν ορισμένες λειτουργίες (π.χ. χρησιμοποιούμε την αυτόματα απάντηση πολλαπλών επιπέδων για τη διαχείριση των εισερχόμενων κλήσεων από πελάτες).