Πρότυπα Ticketing
Εξοικονομήστε χρόνο με τα πρότυπα ticketing του LiveAgent, συμπεριλαμβανομένων των προκαθορισμένων απαντήσεων και των προ-καθορισμένων απαντήσεων, για να ενισχύ...
7 λεπτά ανάγνωσης
LiveAgent
Ticketing
+2
Αισθάνεστε ότι δεν είστε προετοιμασμένοι για τις συναντήσεις σας με τους πελάτες; Αν ναι, δεν είστε μόνοι. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν αφιερώνουν χρόνο για να προετοιμαστούν σωστά για τις συναντήσεις τους, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε πολλά σπατάλη χρόνου και ενέργειας. Σήμερα, θα συζητήσουμε πώς να σχεδιάσετε καλύτερα τις συναντήσεις σας με πιθανούς πελάτες ώστε να μπορέσετε να αποκομίσετε το μέγιστο από καθεμία.
Η σημασία της προετοιμασίας προ-κλήσης
Αφιερώνοντας χρόνο για να προετοιμαστείτε σωστά για τις συναντήσεις σας, θα μπορέσετε να κάνετε καθεμία όσο πιο παραγωγική και αποτελεσματική είναι δυνατόν. Η προετοιμασία προ-κλήσης σας επιτρέπει να δημιουργήσετε καλύτερες σχέσεις με τους πελάτες σας καθώς θα έχετε καλύτερη κατανόηση των αναγκών τους.
Με την προετοιμασία προ-κλήσης, μπορείτε να εντοπίσετε τυχόν πιθανές αντιρρήσεις που μπορεί να έχουν οι πελάτες σας και να τις αντιμετωπίσετε πριν από τη συνάντηση. Παρόλο που η προετοιμασία προ-κλήσης μπορεί να απαιτεί κάποιο επιπλέον χρόνο εκ των προτέρων, θα σας εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα εξαλείφοντας τις ανεπαρκείς συναντήσεις.
Πώς να δώσετε τίτλο σε ένα email προετοιμασίας προ-κλήσης
Όταν κάνετε προετοιμασία προ-κλήσης, είναι σημαντικό να έχετε ένα σαφές και συνοπτικό σύστημα λήψης σημειώσεων. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δώσετε τίτλο στις σημειώσεις σας με την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης, καθώς και το όνομα του πελάτη. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθήσετε τις σημειώσεις της συνάντησης και να προετοιμαστείτε για κάθε συνάντηση.
Πιθανότατα θα πρέπει να φιλτράρετε πολλά πρότυπα που σχετίζονται με διάφορους πελάτες ή έργα, επομένως ο τίτλος των σημειώσεων σας με την ημερομηνία μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε γρήγορα ποιες σχετίζονται με κάθε συνάντηση.
Και, δεδομένου ότι τις στέλνετε στην ομάδα σας, τους συναδέλφους, την ομάδα πωλήσεων ή ακόμη και στον εαυτό σας, θα ήταν χρήσιμο να έχετε τον τίτλο της συνάντησης στη γραμμή θέματος των σημειώσεων ώστε όλοι να μπορούν να τις βρουν εύκολα αργότερα.
Παραδείγματα γραμμής θέματος email προετοιμασίας προ-κλήσης
- Συνάντηση με Πιθανό Πελάτη – [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
- Προετοιμασία Προ-Συνάντησης – [Ημερομηνία Κλήσης] [Όνομα Πελάτη] | * [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης] | Προετοιμασία Προ-Κλήσης |
- Προετοιμασία Προ-Κλήσης [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
- Συνάντηση με Πιθανό Πελάτη [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
- Στάδιο Σχεδιασμού [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
- Σχέδιο Δράσης [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
- [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης] – Συζήτηση Προ-Συνάντησης
Πώς να γράψετε ένα πρότυπο προετοιμασίας προ-κλήσης
Η προετοιμασία προ-κλήσης δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η δημιουργία μιας λίστας βασικών ερωτήσεων που θέλετε να κάνετε στους πελάτες σας. Έχοντας ένα, θα μπορέσετε να διασφαλίσετε ότι κάθε συνάντηση είναι εστιασμένη και παραγωγική.
Ξεκινήστε με τον σκοπό της κλήσης. Τι ελπίζετε να επιτύχετε και πώς; Αυτό θα σας επιτρέψει να εντοπίσετε τους κύριους στόχους της κλήσης και να εστιάσετε κάθε ερώτηση στην επίτευξη αυτών των στόχων.
Δημιουργήστε μια ημερήσια διάταξη. Ποια θέματα θέλετε να συζητήσετε κατά τη διάρκεια της κλήσης και γιατί; Αυτό θα βοηθήσει να διατηρηθεί η συνάντηση στη σωστή πορεία και να αποφευχθεί η εκτροπή σε άλλα θέματα.
Προετοιμάστε κάποιες πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε από το ιστορικό της εταιρείας τους έως τα τρέχοντα έργα τους. Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε ερωτήσεις που ο πιθανός πελάτης σας μπορεί να έχει. Έχοντας αυτές τις πληροφορίες, θα μπορέσετε να κατανοήσετε καλύτερα τις ανάγκες τους και πώς μπορείτε να τους βοηθήσετε.
Δημιουργήστε μια λίστα ερωτήσεων που θέλετε να κάνετε στον πελάτη, που θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε από τη διευκρίνιση των αναγκών τους έως την κατανόηση του προϋπολογισμού τους. Αυτό θα συμβάλει στη διατήρηση της συνάντησης εστιασμένης και παραγωγικής.
Τέλος, ορίστε στόχους περίληψης για τη συνάντηση. Τι ελπίζετε να επιτύχετε μέχρι το τέλος της κλήσης; Αυτό θα σας επιτρέψει να μετρήσετε την επιτυχία της συνάντησης, καθώς και να εντοπίσετε τα επόμενα βήματα στη διαδικασία.
Τι να συμπεριλάβετε σε ένα πρότυπο προετοιμασίας προ-κλήσης
- Σκοπός της κλήσης
- Ημερήσια διάταξη
- Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη
- Ερωτήσεις για τον πελάτη
- Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση
- Επόμενα βήματα στη διαδικασία
Πρότυπα και παραδείγματα προετοιμασίας προ-κλήσης
Συνάντηση με Πιθανό Πελάτη – [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
[Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
Ο στόχος της κλήσης: να συζητήσουμε τη δυνατότητα συνεργασίας στο [Όνομα Έργου].
Ημερήσια διάταξη: • Εισαγωγές • Συζήτηση του εύρους του έργου • Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη: Η [Εταιρεία Πελάτη] είναι μια [μέγεθος εταιρείας] εταιρεία που ειδικεύεται στο [κλάδο]. Αυτή τη στιγμή εργάζονται σε ένα έργο [τύπος έργου] που ονομάζεται [Όνομα Έργου].
Ερωτήσεις για τον πελάτη: • Ποιος είναι ο προϋπολογισμός σας για αυτό το έργο; • Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα για αυτό το έργο; • Ποιοι είναι οι στόχοι σας για αυτό το έργο;
Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση: Μέχρι το τέλος της συνάντησης, θα έχουμε σαφή κατανόηση του εύρους και των στόχων του έργου. Θα έχουμε επίσης κατανόηση του προϋπολογισμού και του χρονοδιαγράμματος του πελάτη.
Επόμενα βήματα στη διαδικασία: • Αποστολή πρότασης στον πελάτη • Προγραμματισμός μιας συνάντησης παρακολούθησης για συζήτηση της πρότασης
Προετοιμασία Προ-Συνάντησης – [Ημερομηνία Κλήσης] [Όνομα Πελάτη]
[Ημερομηνία Κλήσης] [Όνομα Πελάτη]
Ο στόχος της κλήσης: νέες ρυθμίσεις για το [έργο]
Ημερήσια διάταξη: • Εισαγωγές • Τρέχουσα κατάσταση • Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη: Η [Όνομα Εταιρείας] είναι πελάτης μας για [χρονική περίοδο]. Αυτή τη στιγμή εργάζονται σε ένα έργο [τύπος έργου] και θα ήθελαν να αλλάξουν το [λεπτομέρειες έργου].
Ερωτήσεις για τον πελάτη: • Πώς θα πρέπει να προχωρήσουμε με τις αλλαγές; • Ποια μέλη της ομάδας θα πρέπει να εμπλακούν στο έργο; • Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα για το έργο;
Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση: Μέχρι το τέλος της συνάντησης, θα έχουμε σαφή κατανόηση του τρόπου προχώρησης με τις αλλαγές και ποια μέλη της ομάδας θα πρέπει να εμπλακούν. Θα έχουμε επίσης κατανόηση του χρονοδιαγράμματος για το έργο.
| ### [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης] | Προετοιμασία Προ-Κλήσης |
[Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
Ο στόχος της κλήσης: να πείσουμε τον πελάτη να εγγραφεί στο [προϊόν/υπηρεσία]
Ημερήσια διάταξη: • Εισαγωγές • Παρουσίαση του [προϊόν/υπηρεσία] • Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη: Η [Εταιρεία Πελάτη] παρέχει υπηρεσίες [κλάδου] στο [αγορά-στόχος]. Αυτή τη στιγμή βρίσκονται στη διαδικασία επέκτασης της επιχείρησής τους και αναζητούν νέους παρόχους [προϊόν/υπηρεσία].
Ερωτήσεις για τον πελάτη: • Ποιες λειτουργίες ψάχνετε σε ένα [προϊόν/υπηρεσία]; • Ποιος είναι ο προϋπολογισμός σας για αυτό το [προϊόν/υπηρεσία]; • Πότε χρειάζεστε αυτό το [προϊόν/υπηρεσία];
Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση: Μέχρι το τέλος της συνάντησης, θα έχουμε σαφή κατανόηση των αναγκών και των απαιτήσεων του πελάτη. Θα έχουμε επίσης κατανόηση του προϋπολογισμού και του χρονοδιαγράμματος του.
Επόμενα βήματα στη διαδικασία: • Αποστολή πρότασης στον πελάτη • Προγραμματισμός μιας συνάντησης παρακολούθησης για ενσωμάτωση
[Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης] – Συζήτηση Προ-Συνάντησης
[Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
Ο στόχος της κλήσης: συζήτηση πιθανών λύσεων για το [υπάρχον έργο]
Ημερήσια διάταξη: • Εισαγωγές • Τρέχουσα κατάσταση • Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη: Η [Εταιρεία Πελάτη] παρέχει υπηρεσίες [κλάδου] στο [αγορά-στόχος]. Αυτή τη στιγμή εργάζονται σε ένα έργο που ονομάζεται [Όνομα Έργου] και αντιμετωπίζουν κάποιες προκλήσεις. Ήταν πελάτης μας προηγουμένως, και ολοκληρώσαμε με επιτυχία ένα έργο που ονομάζεται [Όνομα Προηγούμενου Έργου].
Ερωτήσεις για τον πελάτη: • Ποιες είναι οι προκλήσεις που αντιμετωπίζετε με το τρέχον έργο; • Έχετε προϋπολογισμό για το νέο έργο; • Ποια μέλη της ομάδας εργάζονται σε αυτό το έργο;
Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση: Μέχρι το τέλος της συνάντησης, θα πρέπει να έχουμε σαφή κατανόηση των προκλήσεων που αντιμετωπίζει ο πελάτης στην αποστολή μιας πρότασης. Θα γνωρίζουμε επίσης τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα του πελάτη.
Επόμενα βήματα στη διαδικασία: • Ταξινόμηση της ανανέωσης της συνεργασίας • Συγκέντρωση περισσότερων πληροφοριών για το έργο κατά τη διάρκεια της αποσύνδεσης
Προετοιμασία Προ-Κλήσης [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
[Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
Ο στόχος της κλήσης: να παρέχουμε μια πρόταση για το [Όνομα Έργου]
Ημερήσια διάταξη: • Εισαγωγές • Παρουσίαση της πρότασης • Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη: Η [Εταιρεία Πελάτη] είναι ηγέτης στο κλάδο [κλάδου]. Είναι πελάτης μας για [X] μήνες/χρόνια, και σκέφτονται να αναβαθμίσουν το [προϊόν/υπηρεσία].
Ερωτήσεις για τον πελάτη: • Ποια είναι τα σχόλιά σας για την πρόταση; • Έχετε κάποιες ερωτήσεις σχετικά με την πρόταση; • Πότε θα ήθελατε να ξεκινήσετε το έργο;
Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση: Μέχρι το τέλος της συνάντησης, θα πρέπει να έχουμε μερικές ακόμη λεπτομέρειες που θα καθοριστούν για το έργο. Θα γνωρίζουμε πότε θα ήθελαν να ξεκινήσουν και θα έχουμε μια ιδέα για τα σχόλιά τους σχετικά με την πρόταση.
Επόμενα βήματα στη διαδικασία: • Αποστολή συμβολαίου στον πελάτη • Προγραμματισμός μιας συνάντησης για υπογραφή του συμβολαίου
Συνάντηση με Πιθανό Πελάτη [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
[Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
Ο στόχος της κλήσης: να υπογράψουμε το συμβόλαιο για το [Όνομα Έργου]
Ημερήσια διάταξη: • Εισαγωγές • Ανασκόπηση του συμβολαίου • Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη: Η [Εταιρεία Πελάτη] είναι ηγέτης στο τομέα του [κλάδου]. Είναι πελάτης μας για [χρονική περίοδο], και έχουμε ολοκληρώσει μερικά έργα μαζί κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Το πιο πρόσφατο ονομάζεται [Όνομα Έργου].
Ερωτήσεις για τον πελάτη: • Έχετε κάποιες ερωτήσεις σχετικά με το συμβόλαιο; • Πότε θα ήθελατε να ξεκινήσετε το έργο;
Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση: Μέχρι το τέλος της συνάντησης, θα έχουμε ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο για το έργο. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζουμε πότε θα ήθελαν να ξεκινήσουν το έργο.
Επόμενα βήματα στη διαδικασία: • Αποστολή ενός πακέτου καλωσορίσματος στον πελάτη • Προγραμματισμός μιας συνάντησης εκκίνησης με την ομάδα του πελάτη • Αποστολή ενός email στην ομάδα με πληροφορίες υποβάθρου
Στάδιο Σχεδιασμού [Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
[Όνομα Πελάτη] [Ημερομηνία Κλήσης]
Ο στόχος της κλήσης: να ξεκινήσουμε το [Όνομα Έργου]
Ημερήσια διάταξη: • Εισαγωγές • Ανασκόπηση των στόχων του έργου • Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πληροφορίες υποβάθρου για τον πελάτη: Η [Εταιρεία Πελάτη] είναι ηγέτης στο κλάδο τους, με εστίαση στο [αγορά-στόχος]. Είναι πελάτης μας για μερικά χρόνια, και έχουμε ολοκληρώσει αρκετά διαφορετικά έργα μαζί.
Ερωτήσεις για τον πελάτη: • Πώς θα μπορούσαμε να βελτιώσουμε τη συνεργασία μας; • Έχετε κάποιες ερωτήσεις σχετικά με τους στόχους του έργου;
Στόχοι περίληψης για τη συνάντηση: Μέχρι το τέλος της συνάντησης, θα πρέπει να έχουμε σαφή κατανόηση των προσδοκιών του πελάτη. Θα γνωρίζουμε επίσης ποια είναι τα σχόλιά τους σχετικά με το πώς μπορούμε να βελτιώσουμε τη συνεργασία μας.
Επόμενα βήματα στη διαδικασία: • Αποστολή ενός email ευχαριστίας στον πελάτη • Προγραμματισμός τακτικών κλήσεων ελέγχου με την ομάδα του πελάτη • Έναρξη εργασίας στα παραδοτέα του έργου
Πρότυπο Προετοιμασίας Προ-Κλήσης – Καλές Πρακτικές
Όσον αφορά τον προετοιμασία προ-κλήσης πωλήσεων, υπάρχουν μερικά βασικά πράγματα που θα πρέπει να κάνετε πάντα πριν ξεκινήσετε μια κλήση με έναν πιθανό πελάτη. Αυτό περιλαμβάνει:
- Ανασκόπηση του ιστότοπου του πελάτη – μπορεί να σας δώσει πολλές πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή τους, την αγορά-στόχος τους κ.λπ. Είναι απόλυτα απαραίτητο όσον αφορά την προετοιμασία προ-κλήσης.
- Επαλήθευση των προφίλ τους στα κοινωνικά μέσα – σας λέει για τον τόνο της φωνής τους και τι είδος περιεχομένου μοιράζονται κ.λπ.
- Ανασκόπηση της πρότασης – διευκρινίστε τι προσφέρετε και τι ψάχνει ο πελάτης.
- Έλεγχος με την ομάδα σας – ρωτήστε αν κάποιος άλλος έχει μιλήσει πρόσφατα με τον πελάτη και αν έχει κάποιες πληροφορίες σχετικά με τις πραγματικές συνομιλίες πωλήσεων.
- Κατανόηση του προϋπολογισμού και του χρονοδιαγράμματος του πελάτη – για προσαρμογή της συνομιλίας, ανάπτυξη μιας ρεαλιστικής πρότασης και ορισμό των προσδοκιών.
- Προετοιμασία ερωτήσεων για τον πελάτη – για να αποκομίσετε το μέγιστο από την κλήση, κάντε μια λίστα με μερικά πράγματα που θέλετε να ρωτήσετε εκ των προτέρων.
- Συγκέντρωση πληροφοριών υποβάθρου για την εταιρεία τους – για δημιουργία σχέσης και εμφάνιση ότι ενδιαφέρεστε για την επιχείρησή τους.
- Μάθηση για το κλάδο τους και την αγορά-στόχος – όσο περισσότερα γνωρίζετε, τόσο πιο πολύτιμοι μπορείτε να είστε για αυτούς και τόσο πιο σημαντική η επίδρασή σας στην απόφασή τους για αγορά.
- Σύνταξη μιας λίστας ερωτήσεων που ενδέχεται να σας κάνει ο πελάτης – οι αντιπρόσωποι πωλήσεων πρέπει να είναι προετοιμασμένοι για οτιδήποτε, καθώς ο πελάτης μπορεί να έχει ανησυχίες σχετικά με την πρόταση σας.
- Ζήτηση συστάσεων – αυτός είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να αναπτύξετε την εταιρεία σας και να αποκτήσετε περισσότερους πελάτες, αλλά λειτουργεί επίσης ως κοινωνική απόδειξη για την επιχείρησή σας.
- Ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης προετοιμασίας προ-κλήσης πωλήσεων για τη συνάντηση – πρέπει να έχετε σαφείς και σταθερούς στόχους στο μυαλό σας για την κλήση, καθώς και να γνωρίζετε τι θέλετε να επιτύχετε.
- Δημιουργία ενός σχεδίου παρακολούθησης – μετά την κλήση, θα πρέπει να έχετε μια ιδέα για το τι θα κάνετε στη συνέχεια. Θα μπορούσε να είναι αποστολή μιας πρότασης, προγραμματισμός άλλης συνάντησης ή απλώς παραμονή σε επαφή.
- Αποστολή ενός σημειώματος “ευχαριστώ” μετά την κλήση – δείξτε ευγνωμοσύνη στον πιθανό πελάτη για το χρόνο του και στείλτε του μια περίληψη του τι συζητήθηκε. Εάν έχετε οποιαδήποτε πρόσθετη πληροφορία που μπορεί να βρει χρήσιμη, φροντίστε να την επισυνάψετε επίσης.
Περίληψη
Η προετοιμασία προ-κλήσης είναι ένα ουσιαστικό μέρος της διαδικασίας πωλήσεων που μπορεί να σας βοηθήσει να αποκομίσετε το μέγιστο από τις συναντήσεις σας με πιθανούς πελάτες. Αφιερώνοντας χρόνο για να ερευνήσετε τους πιθανούς πελάτες σας, να κατανοήσετε τις ανάγκες τους και να αναπτύξετε ένα σταθερό σχέδιο για τη συνάντηση, θα αυξήσετε τις πιθανότητες να κάνετε μια επιτυχημένη πώληση.
