
Χαρακτηριστικά αναφοράς απόδοσης
Παρακολουθήστε και βελτιώστε την απόδοση της ομάδας υποστήριξής σας με τις προσαρμόσιμες αναφορές, γραφήματα και ολοκλήρωση API του LiveAgent. Δοκιμάστε δωρεάν ...

Μάθετε να δημιουργείτε αποτελεσματικές περιλήψεις έργων με πρότυπα για εσωτερική και εξωτερική χρήση. Καταγράψτε τους κύριους στόχους, την πρόοδο και τα αποτελέσματα για να κρατήσετε τους ενδιαφερόμενους ενημερωμένους και ευθυγραμμισμένους. Ιδανικό για παρακολούθηση, βελτίωση και ασφάλιση μελλοντικής υποστήριξης έργου.
Μια περίληψη έργου είναι ένα πρωτότυπο έγγραφο που δίνει μια επισκόπηση ενός έργου, των στόχων του και των αποτελεσμάτων που επιτεύχθησαν. Αυτό επιτρέπει στα εμπλεκόμενα μέρη να παρακολουθούν την πρόοδο, να εντοπίζουν τομείς βελτίωσης και να έχουν σημεία αναφοράς για το μέλλον. Αυτός ο τύπος αναφοράς ενημερώνει τους κύριους ενδιαφερόμενους για το στάδιο ολοκλήρωσης και τα δράσιμα ευρήματα του έργου.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας παρέχουμε διάφορα παραδείγματα προτύπων αναφοράς περίληψης έργου για διαφορετικά σενάρια, ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργήσετε τη δική σας αναφορά από την αρχή.
Επιπλέον, θα μοιραστούμε ορισμένες καλές πρακτικές και συμβουλές γραφής για να σας βοηθήσουμε να προσαρμόσετε τα βασικά στοιχεία κάθε περίληψης έργου στις δικές σας ανάγκες και να βελτιώσετε το παιχνίδι διαχείρισης έργου σας.
Μια συνοπτική και περιεκτική επισκόπηση έργου είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης έργου που απλοποιεί τις διαδικασίες και θέτει όλα τα μέλη της ομάδας και τους ενδιαφερόμενους στην ίδια σελίδα.
Για εσωτερική χρήση της εταιρείας, μια περίληψη έργου δείχνει την πρόοδο ενός έργου στους υπαλλήλους, τους διευθυντές έργων, τους ανάδοχους και άλλους παρόχους υπηρεσιών. Παρουσιάζει τα ορόσημα του έργου, τις μετρήσεις και τις ενημερώσεις χρονοδιαγράμματος για να κρατήσει τις ομάδες στη σωστή πορεία, να τις βοηθήσει να παραμείνουν οργανωμένες και να δουλέψουν μαζί αποτελεσματικά.
Εξωτερικά, μια περίληψη έργου χρησιμοποιείται ως σύντομη παρουσίαση ή παροχή ενημερώσεων στους ενδιαφερόμενους του έργου και μπορεί να είναι χρήσιμη για την απόκτηση χρηματοδότησης ή υποστήριξης για μελλοντικά έργα. Για αυτόν τον σκοπό, το έγγραφο μοιάζει με ένα σύνολο προτάσεων έργου για να δώσει στον αναγνώστη μια γρήγορη εντύπωση της φύσης, της κατάστασης και του συνολικού πλαισίου του έργου.

Ο τίτλος πρέπει να αντανακλά τον σκοπό ή την εστίαση του εγγράφου. Ένας καλός κανόνας είναι να χρησιμοποιήσετε έναν τίτλο που είναι συγκεκριμένος και ενημερωτικός, αλλά εξακολουθεί να είναι συνοπτικός. Για παράδειγμα, το όνομα του έργου ακολουθούμενο από τις λέξεις “ενημέρωση έργου”, “αναφορά προόδου” ή “περίληψη έργου” κ.λπ.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το όνομα κώδικα του έργου ως τίτλο της περίληψης εάν είναι πιο κατάλληλο για εσωτερικούς σκοπούς.
Επιπλέον, ο τίτλος μπορεί επίσης να περιλαμβάνει το χρονικό διάστημα του έργου για να δώσει στον αναγνώστη μια καλύτερη ιδέα για το τι μπορεί να περιμένει από το έγγραφο. Για παράδειγμα, προσθέστε επίσης το μήνα ή το τρίμηνο και το έτος, ή “έτος μέχρι σήμερα”.
Κατά τη διαδικασία γραφής, είναι σημαντικό να έχετε υπόψη τον σκοπό του εγγράφου καθώς και το κοινό σας. Μια περίληψη έργου πρέπει να απαντά στις ακόλουθες ερωτήσεις:
Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας δώσουν ένα καλό σημείο εκκίνησης για τη σύνταξη της περίληψης του έργου σας. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε επίσης οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες που θα ήταν χρήσιμες για τον αναγνώστη να γνωρίζει, όπως πληροφορίες υποβάθρου για το έργο και βασικές ημερομηνίες ή προθεσμίες κ.λπ.
Μόλις συγκεντρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, μπορείτε να ξεκινήσετε να γράφετε την περίληψη του έργου σας.
Ξεκινήστε παρουσιάζοντας το έργο και παρέχοντας μια επισκόπηση του τι αφορά. Στη συνέχεια, καταγράψτε τους στόχους του έργου και περιγράψτε τα αποτελέσματα που έχουν επιτευχθεί μέχρι στιγμής. Τέλος, ολοκληρώστε με μια σύντομη περιγραφή των επόμενων βημάτων για το έργο.
Πίνακας Περιεχομένων:
Στόχοι:
Ομάδα:
Ενδιαφερόμενοι:
Περιγραφή: Η [Όνομα Έργου]: Περίληψη Έργου είναι ένα έγγραφο που παρουσιάζει τα ορόσημα του έργου, τις μετρήσεις και τις ενημερώσεις χρονοδιαγράμματος για να κρατήσει την ομάδα στη σωστή πορεία, να την βοηθήσει να παραμείνει οργανωμένη και να δουλέψει μαζί αποτελεσματικά. Χρησιμοποιείται επίσης ως σύντομη παρουσίαση έργου για παροχή ενημερώσεων για το έργο στους ενδιαφερόμενους.
Χρονοδιάγραμμα:
Παραδοτέα:
Επισκόπηση:
Στόχοι: Αύξηση της ευαισθησίας της μάρκας και επισήμανση της διαδρομής προς την αγορά για να δημιουργήσει πωλήσεις για την εκκίνηση του [Όνομα Προϊόντος].
Βασικά Στοιχεία Έργου:
Προϋπολογισμός: $[X] ανά μήνα
Κατάσταση: Στάδιο σχεδιασμού
Αποτελέσματα: Δεν ισχύει
Επόμενα βήματα: Προχωρήστε στα βασικά στοιχεία του έργου
Διευθυντής Έργου: [Όνομα], [Στοιχεία Επικοινωνίας]
Στόχοι: Ενημέρωση των ενδιαφερόμενων για την κατάσταση του [Αναγνωριστικό Έργου] σχετικά με την εκκίνηση του [Όνομα Προϊόντος] από [Τρέχουσα Ημερομηνία].
Κατάσταση: Επιτυχημένη
Αποτελέσματα: Η εκστρατεία μάρκετινγκ έχει οδηγήσει σε [π.χ. υψηλό] επίπεδο ευαισθησίας της μάρκας και έχει δημιουργήσει ενδιαφέρον για την εκκίνηση του [Όνομα Προϊόντος].
Επόμενα βήματα: Συνεχίστε να δημιουργείτε πωλήσεις, αυξήστε το μερίδιο αγοράς της εταιρείας και παρακολουθήστε τα αποτελέσματα της στρατηγικής αγοράς.
Ημερομηνία: [Τρέχουσα Ημερομηνία]
Περίοδος Έργου: [Ημερομηνία Έναρξης] έως [Ημερομηνία Λήξης]
Διευθυντής Έργου: [Όνομα], [Στοιχεία Επικοινωνίας]
Στόχοι: Αύξηση της παραγωγικότητας της εταιρείας με την εφαρμογή νέου λογισμικού
Αποτελέσματα: Το νέο λογισμικό έχει εφαρμοστεί με επιτυχία και έχει οδηγήσει σε αύξηση της παραγωγικότητας της εταιρείας.
Επόμενα βήματα: Παρακολουθήστε τα αποτελέσματα του νέου λογισμικού και κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές.
Στόχοι: Βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών με παροχή καλύτερης εξυπηρέτησης πελατών
Αποτελέσματα: Η εμπειρία του πελάτη έχει βελτιωθεί ως αποτέλεσμα των νέων πρωτοβουλιών εξυπηρέτησης πελατών.
Επόμενα βήματα: Συνεχίστε την παρακολούθηση των επιπέδων ικανοποίησης μεταξύ της βάσης πελατών σας συγκεντρώνοντας απόψεις μέσω συνεδριών ανατροφοδότησης πελατών και κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές.
Περιγραφή: Η εκτελεστική περίληψη [Όνομα Έργου] είναι ένα έγγραφο που παρέχει μια επισκόπηση των βασικών σημείων του επιχειρηματικού σχεδίου.
Επισκόπηση:
Περίληψη Προβλήματος:
Περίληψη Λύσης: [Πώς το Όνομα Έργου Επιλύει το Σημείο Πόνου]
Ανάλυση Αγοράς:
Βασικά Επόμενα Βήματα:
Χρηματοοικονομική Περίληψη:
Ημερομηνία: [Τρέχουσα Ημερομηνία]
Κύριος Ερευνητής: [Όνομα], [Θέση], [Όνομα Εταιρείας]
Στόχοι:
Αποτελέσματα:
Επόμενα Βήματα – για να προχωρήσετε με την πρόταση έργου, συνιστώνται τα ακόλουθα βήματα:
Εκτελεστική Περίληψη
Υπόβαθρο
Πρόταση
Παράρτημα
Εκτελεστική Περίληψη:
Υπόβαθρο:
Πρόταση:
Παράρτημα:
Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι η περίληψη του έργου σας θα είναι αποτελεσματική στην επικοινωνία της προόδου του έργου σας στους ενδιαφερόμενους. Η προσαρμογή της περίληψής σας στο κοινό-στόχο σας θα διασφαλίσει επίσης ότι παρέχετε τις πιο σχετικές πληροφορίες. Οι περιλήψεις έργων μπορούν να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την απόκτηση χρηματοδότησης ή υποστήριξης για μελλοντικά έργα, οπότε βεβαιωθείτε ότι θα δώσετε προσοχή στη δημιουργία της δικής σας.
Με λίγο σχεδιασμό και τη χρήση προσαρμόσιμων προτύπων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου του έργου σας. Συμπεριλαμβάνοντας βασικές πληροφορίες όπως ο τίτλος του έργου, η ημερομηνία έναρξης και λήξης, οι στόχοι και τα αποτελέσματα που επιτεύχθησαν, δώστε στους ενδιαφερόμενους μια σαφή εικόνα της προόδου του έργου σας. Μετά από προσεκτική διόρθωση, η περίληψη του έργου σας θα είναι έτοιμη να κοινοποιηθεί στην ομάδα σας και στους ενδιαφερόμενους.
Σε διάφορα σημεία κατά τον κύκλο ζωής του έργου, από τον σχεδιασμό έως την εκτέλεση και την ολοκλήρωση. Εξαρτάται από την ομάδα διαχείρισης να αποφασίσει πότε μια περίληψη έργου θα ήταν πιο ωφέλιμη και να την προσαρμόσει ανάλογα.
Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα δυνατοτήτων από μερικές προτάσεις έως αρκετές σελίδες, ανάλογα με το εύρος του έργου και τις ανάγκες του κοινού-στόχου. Ωστόσο, είναι γενικά συνιστώμενο να διατηρήσετε τις περιλήψεις συνοπτικές για να προσελκύσετε την προσοχή των αναγνωστών και να επικοινωνήσετε τις βασικές πληροφορίες αποτελεσματικά.
Αναγκάζει την ομάδα του έργου σας να γράψει τα ουσιαστικά στοιχεία και ενθαρρύνει τη σαφή και διαφανή επικοινωνία από την αρχή. Το να έχετε έτοιμη μια αναφορά για εύκολη κοινοποίηση όποτε χρειάζεται να παρουσιάσετε το έργο σας εσωτερικά ή εξωτερικά εξοικονομεί επίσης πολύ χρόνο.
Σας παρέχει έναν χάρτη πορείας του έργου για να σας καθοδηγήσει στα διάφορα στάδια σε πραγματικό χρόνο. Κρατήστε την ομάδα σας ενημερωμένη με την περίληψη του έργου σας, χρησιμοποιήστε την για να παρουσιάσετε βασικές ενημερώσεις στους ενδιαφερόμενους ή/και ανατρέξτε σε αυτήν καθώς προχωρείτε στα διάφορα στάδια.
Ένα είναι η αποτυχία προσαρμογής των πληροφοριών στο συγκεκριμένο κοινό – δεν θα ενδιαφέρονται όλοι οι αναγνώστες ή δεν θα χρειάζεται να γνωρίζουν όλες τις λεπτομέρειες του έργου. Ένα άλλο λάθος είναι η συντριβή των αναγνωστών με πληροφορίες, καθιστώντας δύσκολη την αναγνώριση των σημαντικών σημείων. Είναι επίσης σημαντικό να διορθώσετε τη περίληψή σας καθώς τα σφάλματα μπορούν να σας αντανακλούν αρνητικά και το έργο σας.
Οι εκτελεστικές περιλήψεις επιχειρήσεων είναι συνήθως πιο σύντομες και εστιάζονται περισσότερο σε πληροφορίες υψηλού επιπέδου που είναι απαραίτητες για προτάσεις χρηματοδότησης. Είναι συμπυκνωμένες εκδόσεις σχεδίων έργων που θα παρουσιαστούν σε συναντήσεις με λήπτες αποφάσεων, ή ως επιχειρηματικό σχέδιο σε μια συνάντηση ανελκυστήρα με πιθανούς επενδυτές που έχουν περιορισμένο χρόνο.
Οι εκτελεστικές περιλήψεις έργων χρησιμοποιούνται γενικά για εξωτερικά κοινά όπως πιθανοί επενδυτές ή μέτοχοι. Παρέχουν μια γρήγορη επισκόπηση του επιχειρηματικού σχεδίου σας, συμπεριλαμβανομένης μιας περιγραφής της εταιρείας σας, χρηματοοικονομικών πληροφοριών και ανάλυσης αγοράς. Οι περιλήψεις έργων, από την άλλη πλευρά, τείνουν να είναι μεγαλύτερα έγγραφα για εσωτερική χρήση που περιγράφουν το έργο σε γενικές γραμμές.
Το LiveAgent είναι το πιο αξιολογημένο και #1 λογισμικό helpdesk για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Δοκιμάστε το σήμερα με τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.

Παρακολουθήστε και βελτιώστε την απόδοση της ομάδας υποστήριξής σας με τις προσαρμόσιμες αναφορές, γραφήματα και ολοκλήρωση API του LiveAgent. Δοκιμάστε δωρεάν ...

Ανακαλύψτε πώς η λειτουργία παρακολούθησης χρόνου του LiveAgent μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα της ομάδας σας. Παρακολουθήστε τους...

Βελτιώστε την εξυπηρέτηση πελατών σας με τα πρότυπα απαντήσεων θετικών σχολίων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Προσωποποιήστε τις απαντήσεις για να δείξετε ότι ν...