Πώς να Τελειώσετε μια Συνομιλία
Μάθετε πώς να τερματίζετε τις συνομιλίες με πελάτες ευγενικά και επαγγελματικά σε διάφορα κανάλια με τα προσαρμοζόμενα σενάρια και πρότυπα του LiveAgent. Βελτιώ...
7 λεπτά ανάγνωσης
LiveAgent
Customer Service
+2
Καθώς η πλειονότητα της σημερινής επαγγελματικής αλληλογραφίας διεξάγεται μέσω email, είναι απαραίτητο να ξεκινάτε και να τερματίζετε τα emails με δυνατό τρόπο. Ωστόσο, με όλη την προσοχή που δίνεται στις γραμμές θέματος και τις αρχές των emails, τα κλεισίματα των emails συχνά παραβλέπονται.
Στην πραγματικότητα, το σωστό τερματισμό ενός επαγγελματικού email είναι εξίσου σημαντικό με την έναρξη ενός email. Το σωστό κλείσιμο email αφήνει τον παραλήπτη με μια θετική τελική εντύπωση, παρακινεί τον αναγνώστη να λάβει δράση, αναγνωρίζει τον αποστολέα και τις προθέσεις του, και παρέχει στον παραλήπτη τις πληροφορίες επικοινωνίας σας (ώστε να είναι εύκολο για αυτόν να επικοινωνήσει με εσάς).
Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με το πώς να τερματίζετε επαγγελματικά emails κατάλληλα και να επωφεληθείτε από τη λίστα μας με επαγγελματικές υπογραφές email και παραδείγματα γραμμών κλεισίματος που είναι κατάλληλες σε διάφορα πλαίσια.
Τι να συμπεριλάβετε στο τέλος των emails σας
1. Μια γραμμή κλεισίματος
Πριν στείλετε το email σας, βεβαιωθείτε ότι περιέχει μια σύντομη πρόταση κλεισίματος που δημιουργεί μια ομαλή μετάβαση μεταξύ του κύριου θέματος του email σας και της υπογραφής σας. Αυτή η γραμμή κλεισίματος μπορεί να δηλώνει την ευγνωμοσύνη σας για το χρόνο του παραλήπτη, να υποδείξει ότι είστε ανοιχτοί σε περαιτέρω επικοινωνία, να είναι κάλεσμα δράσης, ή εναλλακτικά να είναι μια δήλωση που δείχνει ότι αναμένετε απάντηση.
2. Κλείσιμο (υπογραφή)
Εκτός αν είστε πολύ κοντά με τον παραλήπτη, κάθε επαγγελματικό email απαιτεί μια επαγγελματική υπογραφή, που μπορεί να είναι είτε επίσημη είτε άτυπη ανάλογα με τον τύπο της σχέσης που έχετε και το πλαίσιο της επικοινωνίας σας. Οι πιο συνήθως χρησιμοποιούμενες υπογραφές email είναι “Με εκτίμηση” και “Best” αλλά έχουμε προετοιμάσει μια ολόκληρη λίστα παραδειγμάτων (παρακάτω), τόσο επίσημες όσο και άτυπες.
3. Δηλώστε το όνομά σας
Συμπεριλάβετε πάντα το πλήρες όνομά σας (όνομα και επώνυμο) στην υπογραφή του email σας εάν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά. Για συνομιλίες με συναδέλφους ή άτομα που γνωρίζετε ήδη και έχετε ανταλλάξει πολλά emails, αρκεί να υπογράψετε με το όνομά σας. Σημειώστε ότι είναι σκόπιμο να μην τερματίσετε μια συνομιλία με παρατσούκλια εκτός αν το παρατσούκλι σας είναι ευρέως γνωστό και χρησιμοποιείται αντί του ονόματός σας.
4. Τίτλος και εταιρεία
Βεβαιωθείτε ότι προσθέτετε τον τρέχοντα τίτλο εργασίας σας και το όνομα της εταιρείας στην υπογραφή του email σας ώστε να μην υπάρχει σύγχυση σχετικά με το ποιος είστε, ειδικά αν κάνετε cold-emailing σε πιθανούς πελάτες. Εάν υποβάλλετε αίτηση για εργασία, σας συμβουλεύουμε να αφήσετε τις πληροφορίες της τρέχουσας απασχόλησής σας (email και αριθμό τηλεφώνου) εκτός της υπογραφής σας.
5. Πληροφορίες επικοινωνίας
Ακόμα κι αν ο παραλήπτης του μηνύματός σας γνωρίζει ήδη τη διεύθυνση email σας, είναι πάντα χρήσιμο να παρέχετε πρόσθετες πληροφορίες επικοινωνίας στην υπογραφή του email σας, όπως ο άμεσος αριθμός τηλεφώνου σας, καθώς ορισμένοι άνθρωποι μπορεί να προτιμούν να σας επικοινωνήσουν μέσω άλλων καναλιών επικοινωνίας.
6. Πρόσθετοι πόροι
Μπορείτε επίσης να σκεφτείτε να προσθέσετε συνδέσμους στην υπογραφή σας. Ο σύνδεσμος θα μπορούσε να είναι ένας σύνδεσμος προς τον ιστότοπό σας, το προφίλ σας στο LinkedIn ή άλλους σχετικούς λογαριασμούς κοινωνικών μέσων, μια σελίδα προορισμού που θέλετε να προωθήσετε, το διαδικτυακό σας χαρτοφυλάκιο, το διαδικτυακό σας ημερολόγιο ή την τελευταία ανάρτηση του ιστολογίου σας κ.λπ.
Παραδείγματα και πρότυπα για τερματισμό emails
Επαγγελματικές υπογραφές email και φράσεις κλεισίματος
Όταν αποφασίζετε ποιον τύπο υπογραφής να χρησιμοποιήσετε για να τερματίσετε το επαγγελματικό σας email, σκεφτείτε σε ποιον γράφετε και γιατί. Εάν δεν είστε σίγουροι ποια υπογραφή θα ήταν η πιο κατάλληλη σε μια δεδομένη κατάσταση, είναι καλύτερο να επιλέξετε μια πιο επίσημη φράση κλεισίματος. “Best”, “Regards”, “All the best” και “Best regards” είναι μερικές από τις ασφαλέστερες υπογραφές email που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε όλες τις περιστάσεις και σε όλους τους τύπους emails. Ακολουθούν μερικά ακόμη παραδείγματα των πιο συνηθισμένων και ευρέως χρησιμοποιούμενων επαγγελματικών υπογραφών κλεισίματος:
Επίσημες φράσεις κλεισίματος email:
- Με εκτίμηση,
- Με τις καλύτερες ευχές,
- Με φιλικές ευχές,
- Best,
- Με τις καλύτερες ευχές,
- Με τις καλύτερες ευχές,
- Όλα τα καλύτερα,
- Με εκτίμηση,
- Με εκτίμηση,
- Με εκτίμηση,
- Με εκτίμηση,
- Με ζεστές ευχές,
Άτυπες φράσεις κλεισίματος email:
- Μιλάμε σύντομα,
- Μέχρι την επόμενη φορά,
- Cheers,
- Φρόντισε τον εαυτό σου,
- Καλή τύχη,
- Έχε ένα υπέροχο σαββατοκύριακο!
- Έχε μια υπέροχη μέρα!
- Έχε μια παραγωγική μέρα!
- Απόλαυσε το [ημέρα της εβδομάδας]/εβδομάδα/σαββατοκύριακο],
- Καλή [ημέρα της εβδομάδας],
- Καλές γιορτές,
- Ελπίζω αυτό να βοηθήσει,
Φράσεις κλεισίματος που δείχνουν εκτίμηση:
- Ευχαριστώ,
- Ευχαριστώ,
- Πολλές ευχαριστίες,
- Ευχαριστώ πάλι,
- Ευχαριστώ πολύ,
- Πολύ εκτιμώ,
- Με εκτίμηση,
- Εκτιμώ το [βοήθεια/ συμβολή/ ανατροφοδότηση]
- Ευχαριστώ εκ των προτέρων,
- Ευχαριστώ που διαβάσατε,
- Ευχαριστώ για τη βοήθειά σας,
- Ευχαριστώ για την εξέταση,
- Ευχαριστώ για το [υπομονή/ χρόνο/ συνεργασία].
Παραδείγματα γραμμών κλεισίματος email
Ανάλογα με το πλαίσιο του μηνύματος email σας, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια σύντομη πρόταση κλεισίματος πριν από την υπογραφή σας. Χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες δοκιμασμένες γραμμές κλεισίματος email για να βεβαιωθείτε ότι τερματίζετε το μήνυμά σας με θετικό τρόπο και ενημερώνετε τους παραλήπτες σας ότι αναμένετε την απάντησή τους ή περαιτέρω διάλογο.
- Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς.
- Ανυπομονώ για την απάντησή σας.
- Ανυπομονώ να συνδεθούμε σύντομα.
- Ανυπομονώ να σας δω την επόμενη εβδομάδα.
- Ελπίζω να ακούσω από εσάς σύντομα.
- Θα εκτιμούσα την απάντησή σας.
- Ελπίζω η εβδομάδα σας να ξεκίνησε καλά.
- Χαίρομαι να βοηθήσω αν θέλετε να μάθετε περισσότερα.
- Παρακαλώ μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου ανά πάσα στιγμή.
- Εάν έχετε ερωτήσεις, παρακαλώ στείλτε μου email ή καλέστε με.
- Εάν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω για να σας βοηθήσω, απλώς στείλτε μου ένα μήνυμα
- Εάν υπάρχει κάτι που μπορώ να σας βοηθήσω, απλώς ενημερώστε με.
- Εάν μπορώ να σας προσφέρω περαιτέρω βοήθεια, παρακαλώ ενημερώστε με.
- Είμαι στη διάθεσή σας για οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες που ενδέχεται να έχετε.
- Μπορείτε να με φτάσετε στο [αριθμό τηλεφώνου] εάν υπάρχει κάτι που θα θέλατε να συζητήσουμε.
- Εάν χρειάζεστε περαιτέρω πληροφορίες, μπορείτε να προγραμματίσετε μια κλήση μαζί μου χρησιμοποιώντας αυτόν τον σύνδεσμο.
- Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε ξανά μαζί μας εάν υπάρχει κάτι που μπορούμε να σας βοηθήσουμε.
- Ανυπομονώ να κάνω επιχειρήσεις μαζί σας στο μέλλον.
- Χάρηκα που δούλεψα μαζί σας και ανυπομονώ να…
- Ευχαριστώ ξανά για τη βοήθειά σας σε αυτό το θέμα.
- Ευχαριστώ που αφιέρωσες χρόνο.
- Ευχαριστώ που το έλαβες υπόψη.
- Θα ήθελα να ακούσω τα σχόλιά σας.
- Θα εκτιμούσα πολύ τα σχόλιά σας σχετικά με…
- Παρακαλώ ενημερώστε με τι νομίζετε.
Πώς να τερματίσετε ένα cold sales email
Το να καταλάβετε τον σωστό τρόπο να τερματίσετε ένα cold outreach email μπορεί να είναι δύσκολο για οποιονδήποτε επαγγελματία πωλήσεων. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα του τι μπορείτε να συμπεριλάβετε στο τέλος των cold sales emails σας για να παρακινήσετε έναν πιθανό πελάτη να απαντήσει:
“Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς η [Εταιρεία] μπορεί να σας βοηθήσει να [επιτύχετε συγκεκριμένους στόχους], μη διστάσετε να κλείσετε ένα χρονικό διάστημα στο ημερολόγιό μου εδώ: [σύνδεσμος]. Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς.”
“Είστε διαθέσιμοι για μια κλήση 10 λεπτών στις [ημερομηνία και ώρα]; Απλώς ενημερώστε με τι σας ταιριάζει καλύτερα, θα ήμουν χαρούμενος να προσαρμοστώ στο πρόγραμμά σας.”
“Έχετε 5-10 λεπτά για να συζητήσουμε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε την [εταιρεία τους] να επιτύχει [συγκεκριμένους στόχους]; Αν ναι, πώς φαίνεται το ημερολόγιό σας αυτή την εβδομάδα;”
“Θα ήταν υπέροχο να ακούσω τις σκέψεις σας και ακόμη και να εξερευνήσουμε πώς αυτό το [λύση/ εργαλείο/ στρατηγική] θα ταιριάζει με την [εταιρεία τους]. Έχετε 15 λεπτά αυτή την εβδομάδα;”
“Εάν θέλετε να ακούσετε γι’ αυτό με περισσότερες λεπτομέρειες, θα ήμουν χαρούμενος να ξοδέψω 30 λεπτά λέγοντάς σας όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε. Απλώς ενημερώστε με εάν έχετε ερωτήσεις ή θέλετε να έχετε μια πιο σε βάθος συνομιλία.'
Πώς να τερματίσετε ένα sales follow up email
Τα follow-up emails είναι απαραίτητα σε οποιαδήποτε στρατηγική cold emailing. Ακολουθεί το πώς μπορείτε να τερματίσετε ένα sales follow up email για να ενθαρρύνετε τον πιθανό πελάτη σας να απαντήσει ακόμα κι αν οι προηγούμενες προσπάθειές σας να συνδεθείτε ήταν ανεπιτυχείς:
“Εάν είστε το κατάλληλο άτομο για να μιλήσετε, πώς φαίνεται το ημερολόγιό σας; Αν όχι, ποιον συνιστάτε να μιλήσω;”
“Είστε το σωστό άτομο για να μιλήσετε σχετικά με αυτό; Αν όχι, θα μπορούσατε να με βοηθήσετε να βρω τον σχετικό λήπτη αποφάσεων; Ανυπομονώ για την απάντησή σας.”
“Θα ήθελα πολύ να έχω 20 λεπτά του χρόνου σας καθώς νομίζω ότι μπορούμε πραγματικά να προσθέσουμε αξία στο [τομέα λειτουργίας σας]. Μπορούμε να κλείσουμε μια κλήση ή μια συνάντηση;”
“Έχετε δώσει περαιτέρω σκέψη στην πρόταση μου; Θα ήμουν χαρούμενος να κάνω μια γρήγορη ανασκόπηση της στο τηλέφωνο και να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις που ενδέχεται να έχετε. Ποια ώρα θα σας ταίριαζε για μια γρήγορη συνομιλία;”
“Παρακαλώ ενημερώστε με όταν έχετε χρόνο να δείτε αυτές τις πληροφορίες και θέλετε να σας καλέσω για να συζητήσουμε. Θα ήμουν χαρούμενος να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις που έχετε.”
Πώς να τερματίσετε ένα post-purchase/customer welcome email
Τα post-purchase emails και τα customer welcome emails είναι μερικά από τα πιο κρίσιμα emails στις εκστρατείες email marketing που στοχεύουν στην κατασκευή μακροχρόνιων σχέσεων με πελάτες. Ακολουθεί το πώς μπορεί να φαίνονται οι δηλώσεις κλεισίματος email σας για αυτούς τους τύπους emails:
“Ευχαριστώ ξανά που ψωνίσατε με [Brand]. Εάν έχετε ερωτήσεις ή χρειάζεστε βοήθεια – ενημερώστε μας! Θα κάνουμε ό,τι μπορούμε για να βεβαιωθούμε ότι θα αγαπήσετε την εμπειρία σας μαζί μας.”
“Εάν ποτέ δεν ανταποκριθούμε στις προσδοκίες σας σχετικά με την ποιότητα των προϊόντων μας, τους χρόνους παράδοσης ή οτιδήποτε άλλο – μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης πελατών μας στο [email] ή [αριθμό].”
“Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το προϊόν σας, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου ή με οποιονδήποτε άλλο στην ομάδα υποστήριξης μας ανά πάσα στιγμή. Είμαστε πάντα εδώ για να σας βοηθήσουμε με οποιονδήποτε τρόπο μπορούμε.”
“Θα ήθελα να ακούσω τι νομίζετε για το [προϊόν] και εάν υπάρχει κάτι που μπορούμε να βελτιώσουμε. Εάν έχετε ερωτήσεις, παρακαλώ απαντήστε σε αυτό το email. Είμαι πάντα χαρούμενος να βοηθήσω!”
“Ευχαριστώ ξανά που εγγραφήκατε για [προϊόν/ υπηρεσία]. Είμαστε πάντα εδώ και λατρεύουμε να ακούμε από εσάς. Εάν ποτέ χρειάζεστε βοήθεια, έχετε ιδέες ή απλώς θέλετε να πείτε γεια, παρακαλώ επικοινωνήστε και θα σας απαντήσουμε εντός λίγων ωρών.”
Πώς να τερματίσετε ένα customer service email
Όταν τερματίζετε τα customer service emails σας, είναι πάντα καλή ιδέα να ενθαρρύνετε τους πελάτες σας να επικοινωνήσουν σε περίπτωση που έχουν άλλες ερωτήσεις, προβλήματα ή ανησυχίες. Θα πρέπει επίσης να τους διαβεβαιώσετε ότι είστε πάντα έτοιμοι να βοηθήσετε. Ακολουθούν μερικά χρήσιμα παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ολοκληρώσετε τα customer service emails:
“Θα επικοινωνήσω με την ομάδα προϊόντος μας και θα σας απαντήσω εντός τριάντα λεπτών με μια πλήρη απάντηση. Στο μεταξύ, ενημερώστε με εάν έχετε άλλες ερωτήσεις, σχόλια ή ανησυχίες.”
“Λατρεύουμε να βοηθάμε τους πελάτες μας να αποκτήσουν το καλύτερο από τα προϊόντα μας. Εάν υπάρχει κάτι άλλο που μπορούμε να σας βοηθήσουμε, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε.”
“Παρακαλώ, ενημερώστε μας εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να [ … ] ώστε να μπορούμε να σας βοηθήσουμε να λύσετε αυτό το πρόβλημα και να βεβαιωθούμε ότι θα απολαύσετε το [εργαλείο/ εφαρμογή] το συντομότερο δυνατό. Ευχαριστώ ξανά που επικοινωνήσατε μαζί μας, είμαστε πάντα χαρούμενοι να βοηθήσουμε.”
“Είμαστε πάντα εδώ για να απαντήσουμε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες που ενδέχεται να έχετε. Παρακαλώ μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης μας στο [αριθμό τηλεφώνου] ή να απαντήσετε σε αυτό το μήνυμα και θα ήμαστε περισσότερο από χαρούμενοι να βοηθήσουμε.”
“Θα ήμαστε ευγνώμονες εάν θα αφήνατε μια κριτική στη σελίδα μας στο Facebook καθώς οι απόψεις σας θα μπορούσαν να βοηθήσουν άλλους που βρίσκονται στη θέση σας. Ευχαριστώ ξανά που μας ενημέρωσες και μη διστάσεις να επικοινωνήσεις μαζί μας σε περίπτωση που έχεις ερωτήσεις.”
Πώς να τερματίσετε ένα customer apology email
Όταν πρόκειται να γράψετε customer apology emails και να αντιμετωπίσετε δυσαρεστημένους πελάτες, θα πρέπει να επαναλάβετε τη συγγνώμη σας ξανά στο τέλος του email σας και να πείτε ότι εκτιμάτε την υπομονή και την κατανόησή τους:
“Για άλλη μια φορά, ζητώ ειλικρινώς συγγνώμη για την ταλαιπωρία. Παρακαλώ επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης πελατών μας για οποιεσδήποτε περαιτέρω ανησυχίες που ενδέχεται να έχετε – οι πράκτορές μας είναι πάντα εδώ για να βοηθήσουν.”
“Έχω μεταφέρει τα σχόλιά σας στο υπόλοιπο της ομάδας και μπορώ να σας διαβεβαιώσω ότι αυτό το λάθος δεν θα συμβεί στο μέλλον. Ωστόσο, εάν υπάρχει κάτι άλλο που μπορώ να σας βοηθήσω αυτή τη στιγμή, παρακαλώ μη διστάσετε να επικοινωνήσετε και θα ήμουν περισσότερο από χαρούμενος να βοηθήσω.”
“Ευχαριστώ ξανά για την υπομονή σας και που μας ενημερώσατε για το πρόβλημα. Στο μεταξύ, θα σας δώσουμε [λεπτομέρειες της προσφοράς σας] ως πρόσθετη συγγνώμη. Εάν υπάρχουν άλλα προβλήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν, παρακαλώ μη διστάσετε να επικοινωνήσετε.”
“Ευχαριστώ για την υπομονή και την κατανόησή σας. Είστε σίγουροι ότι κάνουμε ό,τι είναι στη δύναμή μας για να μην συμβεί ξανά. Εάν έχετε περισσότερες ερωτήσεις ή αντιμετωπίσετε κάποιο άλλο πρόβλημα, ενημερώστε με, θα ήμουν χαρούμενος να βοηθήσω.”
“Για άλλη μια φορά, δεχτείτε τις συγγνώμες μας. Εκτιμούμε ειλικρινώς την κατανόησή σας σε αυτό το θέμα. Παρακαλώ μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου με οποιεσδήποτε ερωτήσεις που ενδέχεται να έχετε – είμαι μόνο ένα email μακριά!”
Σύνοψη
Ένα κλείσιμο email είναι συνήθως απλώς μια παρατήρηση κλεισίματος ή μια σύντομη πρόταση ακολουθούμενη από την υπογραφή σας, ωστόσο η εύρεση των σωστών λέξεων και του σωστού τόνου για να κλείσετε το μήνυμα email σας συχνά απαιτεί μεγάλη σκέψη. Ο τρόπος με τον οποίο τερματίζετε ένα email μπορεί πραγματικά να έχει μεγάλο αντίκτυπο στην απόφαση του παραλήπτη να απαντήσει στο email σας. Το να γνωρίζετε πώς να τερματίζετε επαγγελματικά emails είναι το κλειδί για αποτελεσματική επαγγελματική επικοινωνία, αφήνοντας τον αναγνώστη με μια θετική εντύπωση και αυξάνοντας τα ποσοστά απάντησης email. Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να τερματίσετε το επόμενο επαγγελματικό σας email, τα παραπάνω παραδείγματα υπογραφών email μπορεί να σας φανούν χρήσιμα.
