Ανακαλύψτε συμβουλές και πρότυπα για την έναρξη επαγγελματικών email με κατάλληλους χαιρετισμούς και εισαγωγές για διάφορα επιχειρηματικά πλαίσια. Βελτιώστε την πρώτη σας εντύπωση και την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας με τους οδηγούς και τα πρότυπα της LiveAgent.
Με περισσότερα από 300 δισεκατομμύρια email που αποστέλλονται και λαμβάνονται κάθε ημέρα, το email είναι ένα απαραίτητο μέσο επικοινωνίας. Το να καταλάβετε πώς να ξεκινήσετε ένα επιχειρηματικό email με επαγγελματικό τρόπο – ειδικά όταν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε – μπορεί να είναι μια πρόκληση για μάρκετερ, πωλητές και αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών.
Στην πραγματικότητα, ο τρόπος που ξεκινάτε το email σας μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ του να κλείσει ο παραλήπτης το email αμέσως (και να το διαγράψει) ή να συνεχίσει να διαβάζει. Το ακόλουθο άρθρο παρέχει μερικές συμβουλές για το πώς να ξεκινήσετε ένα email μαζί με μερικούς από τους πιο κοινούς χαιρετισμούς email και εισαγωγές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην επιχειρηματική σας αλληλογραφία. Από email μετάβασης έως email δικτύωσης, το να έχετε το σωστό πρότυπο στη διάθεσή σας μπορεί να είναι ένα ευλογία. Σας έχουμε καλύψει επίσης εάν χρειάζεστε πρότυπα λήξης επιχειρηματικού email.
Ξεκινήστε με έναν κατάλληλο χαιρετισμό ανάλογα με το πόσο επίσημο πρέπει να είναι. Πάντα συμπεριλάβετε το όνομα του παραλήπτη (εάν το γνωρίζετε) για να κάνετε τον χαιρετισμό πιο προσωποποιημένο. Τέλος, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, ελέγξτε ξανά ότι έχετε ορθογραφήσει σωστά το όνομα του παραλήπτη. Η συμβουλή μας; Αντιγράψτε και επικολλήστε το όνομά τους όπως φαίνεται σε προηγούμενα email, υπογραφές email ή ιστοσελίδες για να βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε τυπογραφικό σφάλμα. Το να έχετε μια ποικιλία προτύπων προωθητικού email στη διάθεσή σας μπορεί να κάνει τις προσπάθειες μάρκετινγκ σας πολύ πιο αποτελεσματικές και αποδοτικές.
Όταν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά, παρουσιάστε τον εαυτό σας και συμπεριλάβετε μια συνοπτική πρόταση σχετικά με τον στόχο του email σας. Αυτή η πρόταση μπορεί να καθορίσει εάν ο παραλήπτης θα διαβάσει το email σας ή θα το αγνοήσει, επομένως βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός σας είναι σαφής και πειστικός.
Εάν έχετε κοινούς φίλους, συναδέλφους ή γνωστούς, αναφέρετέ τους καθώς αυτό μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητές σας να λάβετε απάντηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε μια λεπτή αναφορά ονόματος όπως αυτή: “Hi [Name], I ran into our mutual friend Richard (from [Company]) over the weekend and he mentioned that you needed a new help desk tool, as your current provider just isn’t cutting it anymore…'
Εάν δεν έχετε γράψει στον παραλήπτη για μεγάλο χρονικό διάστημα ή εάν έχετε περιστασιακή σχέση με τον παραλήπτη, θα ήταν κατάλληλο να συμπεριλάβετε μια γρήγορη, θετική σημείωση όπως “I hope you’re doing well.’ Αυτό μπορεί να θέσει τον σωστό τόνο για το υπόλοιπο του email σας.
Εναλλακτικά, εάν ο παραλήπτης έχει μοιραστεί ενημερώσεις στο LinkedIn ή άλλα κοινωνικά μέσα, μη διστάσετε να του συγχαρείτε για τα τελευταία του επιτεύγματα (τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά). Θα μπορούσατε να πείτε κάτι όπως “Congratulations on your promotion” ή “Congratulations, it’s exciting to see [Recipient’s Company] acquire such an important client like [Company].'
Ανάλογα με το πλαίσιο, μπορείτε να προσθέσετε μια σύντομη γραμμή “ευχαριστώ” στην αλληλογραφία σας. Για παράδειγμα, εάν ο πιθανός πελάτης/πελάτης σας έχει επικοινωνήσει με ερώτηση, “Thank you for reaching out” ή “Thank you for contacting [Company]” είναι απαραίτητο. Ωστόσο, όποτε προσθέτετε μια σημείωση ευχαριστίας, είναι σημαντικό να την κάνετε προσωποποιημένη, καθώς οι τυπικές σημειώσεις ευχαριστίας (όπως αυτές που αναφέρθηκαν παραπάνω) είναι λίγο πολύ γενικές και μπορούν να φαίνονται ψυχρές ή αποστασιοποιημένες.
Απλώς προσθέτοντας ένα όνομα πριν από τη γραμμή ευχαριστίας σας, το μήνυμα ακούγεται πιο ζεστό και φιλόξενο. Ορίστε ένα παράδειγμα: “Emily, thank you so much for contacting [Company] and for raising this issue. You’re absolutely right…'
“Hi [Name]” είναι πιθανώς ο πιο κοινός και ο πιο ευρέως χρησιμοποιούμενος χαιρετισμός email στον επιχειρηματικό κόσμο. Αυτός ο χαιρετισμός συνιστάται γενικά για ημι-επίσημα και περιστασιακά στυλ επικοινωνίας. Εάν θέλετε να είστε λίγο πιο επίσημοι, το “Hi” μπορεί να αντικατασταθεί με “Hello.”
“Dear [Name]” είναι επίσης κατάλληλο για τόσο επίσημη όσο και περιστασιακή επικοινωνία. Για τη δική σας ευκολία, έχουμε προετοιμάσει μια ολόκληρη λίστα άλλων γενικών χαιρετισμών που μπορείτε να επιλέξετε κατά την έναρξη του επαγγελματικού σας email. Ελέγξτε τα:
Όταν γράφετε σε έναν ή δύο παραλήπτες:
Όταν γράφετε σε τρεις ή περισσότερους παραλήπτες:
Όταν δεν είστε σίγουροι για το όνομα του παραλήπτη:
Μετά τον χαιρετισμό, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη εισαγωγική πρόταση για να ξεκινήσετε το email σας. Ωστόσο, είναι καλύτερο να αποφύγετε προτάσεις όπως αυτές εάν γράφετε ένα επίσημο email ή κάνετε cold email σε έναν πιθανό πελάτη, καθώς μπορούν να φαίνονται πολύ φιλικές. Θα πρέπει επίσης να προσέχετε τον τόνο που χρησιμοποιείτε, για παράδειγμα, σε ένα γράμμα συγγνώμης της εταιρείας. Ορίστε μερικά από τα πιο κοινά παραδείγματα ανοιγμάτων email:
Εάν δεν είστε σίγουροι τι να γράψετε στην αρχή του email παρακολούθησής σας, σκεφτείτε να συμπεριλάβετε μία από τις ακόλουθες φράσεις εισαγωγής email που μπορούν να σπάσουν τον πάγο:
Όταν απαντάτε σε έναν πελάτη ή έναν πιθανό πελάτη, μια σύντομη γραμμή ‘Ευχαριστώ” είναι κατάλληλη σε πολλές περιπτώσεις. Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να ενσωματώσετε ένα “Ευχαριστώ” ή χρειάζεστε περισσότερη έμπνευση, ελέγξτε μερικές από τις εναλλακτικές λύσεις μας:
Όταν γράφετε ένα cold email σε έναν πιθανό πελάτη, η πρώτη παράγραφος θα καθορίσει εάν ο πιθανός πελάτης σας θα βρει το μήνυμά σας αξιόλογο για ανάγνωση, επομένως είναι σημαντικό να εντυπωσιάσετε και να ξεχωρίσετε. Ορίστε μερικά παραδείγματα του τι μπορείτε να συμπεριλάβετε στην εισαγωγική παράγραφό σας:
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ελέγξτε τα πρότυπα cold sales email.
Η παρακολούθηση ενός πιθανού πελάτη, ειδικά εάν δεν έχει απαντήσει στα προηγούμενα μηνύματά σας, μπορεί να είναι δύσκολη. Εάν συμβαίνει αυτό, δοκιμάστε μία από αυτές τις αποτελεσματικές φράσεις εισαγωγής email – μπορεί να είναι χρήσιμες!
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ελέγξτε τα πρότυπα sales follow-up email.
Όποτε κάποιος αγοράζει το προϊόν σας ή εγγράφεται στην υπηρεσία σας, θα πρέπει να του ευχαριστήσετε ή να τον καλωσορίσετε στην “οικογένεια” για να βεβαιωθείτε ότι η σχέση σας ξεκινά καλά. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να γράψετε ένα email καλωσορίσματος που περιλαμβάνει μια σημείωση ευχαριστίας, μια σύντομη εισαγωγή και οποιαδήποτε χρήσιμη πληροφορία.
Μη διστάσετε να ελέγξετε περισσότερα πρότυπα post-purchase email και πρότυπα welcome email.
Σχεδόν κάθε email εξυπηρέτησης πελατών θα πρέπει να ξεκινά με μια σημείωση “Ευχαριστώ”, είτε απαντάτε σε ένα απλό αίτημα εξυπηρέτησης πελατών είτε απαντάτε σε μια παράπονο πελάτη. Ορίστε πώς μπορεί να φαίνεται:
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ελέγξτε τα πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών.
Όταν απαντάτε σε θυμωμένους ή δυσαρεστημένους πελάτες, βεβαιωθείτε ότι επιδεικνύετε συμπάθεια και στέλνετε ένα συγγνωμικό email εκ μέρους της επιχείρησής σας. Ορίστε πώς μπορείτε να το κάνετε:
Η αρχή του επιχειρηματικού σας email (ο χαιρετισμός, η εισαγωγική γραμμή και η πρώτη πρόταση) είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης όταν ανοίγει το email σας. Ξεκινώντας το email σας με επαγγελματικό τρόπο, είναι πιο πιθανό να δημιουργήσετε θετική εντύπωση σε αυτόν. Ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείτε και οι πρώτες φράσεις που επιλέγετε για την αρχή των επαγγελματικών email σας θα εξαρτηθούν από το κοινό σας και το πλαίσιο της επικοινωνίας σας. Χρησιμοποιήστε τους χαιρετισμούς email και τις φράσεις εισαγωγής email που αναφέρθηκαν παραπάνω ως υποδείξεις όποτε δεν είστε σίγουροι πώς να ξεκινήσετε το επόμενο email σας σε έναν πελάτη ή έναν πιθανό πελάτη.
Θυμηθείτε να ελέγξετε ξανά τα email σας για τυχόν ορθογραφικά ή γραμματικά σφάλματα, και βεβαιωθείτε ότι ορθογραφείτε πάντα σωστά το όνομα του παραλήπτη. Η τελευταία συμβουλή μας είναι να το κρατήσετε σύντομο και γλυκό, καθώς κανείς δεν θέλει να διαβάζει μεγάλα email. Φτάστε στο σημείο γρήγορα χρησιμοποιώντας τον σωστό τόνο φωνής, και θα είστε χρυσοί.
'Hi [Nickname]' και 'Hey [Name]!' είναι πολύ περιστασιακοί και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο εάν έχετε ανταλλάξει email πριν και έχετε καλή σχέση με τον παραλήπτη. Από την άλλη πλευρά, 'To whom it may concern' και 'Dear Sir or Madam' θεωρούνται πολύ επίσημοι και λίγο παλιομοδίτικοι, επομένως θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο σε επίσημη επικοινωνία ή όταν δεν γνωρίζετε τα ακριβή ονόματα των ατόμων στα οποία γράφετε.
Ξεκινώντας το email σας με επαγγελματικό τρόπο, είναι πιο πιθανό να δημιουργήσετε θετική εντύπωση στον παραλήπτη. Όταν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά, αυτή η εντύπωση είναι κρίσιμη καθώς μπορεί να ενθαρρύνει το κοινό σας όχι μόνο να διαβάσει το μήνυμά σας αλλά και να σας απαντήσει.
Η έναρξη ενός email με περιστασιακό, προσωποποιημένο τρόπο είναι γενικά πιο ελκυστική, ωστόσο, η γραφή με πολύ ανεπίσημο και χαλαρό στυλ μπορεί στην πραγματικότητα να απωθήσει το κοινό σας. Εάν δεν είστε σίγουροι ποιο τόνο να χρησιμοποιήσετε, η ασφαλέστερη επιλογή σας είναι να είστε λίγο πιο επίσημοι παρά υπερβολικά περιστασιακοί και φιλικοί. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε τον τόνο σας με βάση την απάντηση που λαμβάνετε από τον παραλήπτη σας.
Λάβετε υπόψη τον τόνο και την επισημότητα κατά την έναρξη ενός email. Χρησιμοποιήστε ευγενικούς χαιρετισμούς, όπως 'Dear [Name]', θέτοντας έναν ευγενικό τόνο. Συμπεριλάβετε μικρές ευχαριστίες όπως 'I hope this email finds you well,' για να δημιουργήσετε μια φιλική ατμόσφαιρα. Αυτές οι χειρονομίες συμβάλλουν σε μια σκεπτική έναρξη email.
Το LiveAgent είναι το πιο αξιολογημένο και #1 helpdesk software για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Δοκιμάστε το σήμερα με τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.
Μάθετε να δημιουργείτε αποτελεσματικά επαγγελματικά εισαγωγικά emails με συμβουλές για θέματα, κείμενο και συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε. Ανακαλύψτε...
Μάθετε πώς να τερματίζετε επαγγελματικά emails αποτελεσματικά με συμβουλές και πρότυπα. Συμπεριλάβετε μια ομαλή γραμμή κλεισίματος, επαγγελματικό υπογραφή και π...
Ανακαλύψτε επαγγελματικά πρότυπα email εισαγωγής νέου υπαλλήλου για να δημιουργήσετε εμπιστοσύνη, να ενισχύσετε τις σχέσεις με τους πελάτες και να εξασφαλίσετε ...
Γίνετε μέλος της κοινότητάς μας με ευχαριστημένους πελάτες και προσφέρετε εξαιρετική υποστήριξη με το LiveAgent.
