• Πρότυπα
  • Πώς να ξεκινήσετε ένα email (Συμβουλές + πρότυπα)

Πώς να ξεκινήσετε ένα email (Συμβουλές + πρότυπα)

Με πάνω από 300 δισεκατομμύρια email   email να στέλνονται και λαμβάνονται καθημερινά, τα email είναι ένα ουσιαστικό μέσο επικοινωνίας. Το να μάθετε πώς να ξεκινήσετε ένα επαγγελματικό email με επαγγελματικό τρόπο – ειδικά όταν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε – μπορεί να αποτελεί πρόκληση για τους εμπόρους, τους πωλητές και τους αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών.

Στην πραγματικότητα, ο τρόπος με τον οποίο ξεκινάτε το email σας μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ του παραλήπτη που κλείνει το email αμέσως (και το διαγράφει) ή που αφιερώνει χρόνο να το διαβάζει. Το παρακάτω άρθρο παρέχει μερικές συμβουλές για το πώς να ξεκινήσετε ένα email μαζί με μερικούς από τους πιο συνηθισμένους χαιρετισμούς email και εναρκτήριες προτάσεις email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αλληλογραφία της επιχείρησής σας.

goat story email

Τι να συμπεριλάβετε στην αρχή των email σας.

1. Χαιρετισμός

Ξεκινήστε με τον κατάλληλο χαιρετισμό ανάλογα με το πόσο επίσημο τόνο πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Συμπεριλάβετε πάντα το όνομα του παραλήπτη (αν το γνωρίζετε) για να κάνετε τον χαιρετισμό πιο προσωπικό. Τέλος, ελέγξτε ξανά ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα του παραλήπτη. Η επαγγελματική μας συμβουλή; Αντιγράψτε και επικολλήστε το όνομά των παραληπτών σας όπως φαίνεται σε προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπογραφές email ή ιστότοπους για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε κάνει κάποιο τυπογραφικό λάθος.

2. Εισαγωγή και αιτολόγηση του λόγου για τον οποίο γράφετε το email (εάν είναι απαραίτητο)

Όταν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά, συστηθείτε και συμπεριλάβετε μια συνοπτική πρόταση σχετικά με τον σκοπό για τον οποίο στέλνετε το συγκεκριμένο email. Αυτή η πρόταση μπορεί να καθορίσει εάν ο παραλήπτης θα διαβάσει το email σας ή αν θα το αγνοήσει, οπότε βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός για τον οποίο γράφετε είναι σαφής και πειστικός.

Εάν έχετε αμοιβαίους φίλους, συναδέλφους ή γνωστούς, αναφέρετέ τους καθώς αυτό μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητές σας να λάβετε απάντηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε μια λεπτή αναφορά ονόματος όπως αυτό: “Γεια [Όνομα], συνάντησα τον κοινό μας φίλο Ρίτσαρντ (από την [Εταιρεία]) το Σαββατοκύριακο και ανέφερε ότι χρειάζεστε ένα νέο εργαλείο βοήθειας γραφείου, καθώς ο τρέχων πάροχος σας δεν το παρέχει πια …”

3. Μια εναρκτήρια φράση/ ευχές (προαιρετικό)

Εάν δεν έχετε γράψει στον παραλήπτη για μεγάλο χρονικό διάστημα ή εάν έχετε μια πιο οικεία σχέση με τον παραλήπτη, θα ήταν σκόπιμο να συμπεριλάβετε μια γρήγορη, θετική φράση όπως “Ελπίζω να είσαι καλά”. Αυτό μπορεί να θέσει τον κατάλληλο τόνο για το υπόλοιπο του email σας.

Εναλλακτικά, εάν ο παραλήπτης έχει μοιραστεί κάποιες ενημερώσεις στο LinkedIn ή σε άλλα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, μπορείτε να τον συγχαρείτε για τα τελευταία του επιτεύγματα (τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά). Θα μπορούσατε να πείτε κάτι όπως “Συγχαρητήρια για την προώθησή σας” ή “Συγχαρητήρια, είναι συναρπαστικό να βλέπεις την [Εταιρεία Παραλήπτη] να αποκτά έναν τόσο σημαντικό πελάτη όπως [Εταιρεία]”.

4. Ευχαριστήρια φράση (προαιρετικό)

Με βάση τα συμφραζόμενα, μπορείτε να προσθέσετε μια σύντομη ευχαριστήρια φράση στην αλληλογραφία σας μέσω email. Για παράδειγμα, εάν ο υποψήφιος πελάτης σας/ ή οι πελάτες σας έχουν επικοινωνήσει μαζί σας για μια ερώτηση, ένα “Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε μαζί μας” ή “Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε με την [Εταιρεία]” είναι απαραίτητο. Ωστόσο, κάθε φορά που τοποθετείτε ένα ευχαριστήριο σημείωμα, είναι σημαντικό να το κάνετε εξατομικευμένο, καθώς οι τυπικές ευχαριστίες (όπως αυτές που αναφέρθηκαν παραπάνω) είναι λίγο πολύ γενικές και μπορεί να φανούν κάπως ψυχρές ή απόμακρες.

Απλώς προσθέτοντας ένα όνομα πριν από την ευχαριστήρια φράση, το μήνυμα ακούγεται πιο ζεστό και φιλόξενο. Ακολουθεί ένα παράδειγμα: “Emily, σας ευχαριστούμε πολύ που επικοινωνήσατε με την [Εταιρεία] και για το ότι θέσετε αυτό το ζήτημα. Έχετε απολυτο δικιο…”

ευχαριστήριο-μήνυμα-πελάτη-LiveAgent

Παραδείγματα και πρότυπα για να ξεκινήσετε ένα email

Επαγγελματικοί χαιρετισμοί email

Το “Γεια [Όνομα]” είναι ίσως ο πιο κοινός και ο πιο ευρέως χρησιμοποιούμενος χαιρετισμός email στον επιχειρηματικό κόσμο. Αυτός ο χαιρετισμός συνιστάται γενικά για ημι-τυπικά και ανεπίσημα στιλ επικοινωνίας. Εάν θέλετε να είστε ελαφρώς πιο επίσημοι, το “Γεια” μπορεί να αντικατασταθεί από το “Γεια σας.”

Το “Αγαπητέ [Όνομα]” είναι επίσης κατάλληλο τόσο για επίσημη όσο και για ανεπίσημη επικοινωνία. Για τη δική σας ευκολία, ετοιμάσαμε μια ολόκληρη λίστα με άλλους γενικούς χαιρετισμούς τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε για να ξεκινήσετε ένα επαγγελματικό σας email. Δείτε τα παρακάτω:


Γράφοντας σε έναν ή δύο παραλήπτες

Αγαπητέ [Όνομα], Αγαπητοί [Όνομα] και [Όνομα], Γεια σας [Όνομα], Γεια [Όνομα], [Ονομα], Γεια [Όνομα],


Γράφοντας σε τρεις ή περισσότερους παραλήπτες:

Γεια σε όλους, [Όνομα ομάδας ή γκρουπ], Γεια σας ομάδα, Καλησπέρα σε όλους, Γεια, Καλημέρα, Καλό απόγευμα, Καλό βράδυ,


Όταν δεν γνωρίζετε καλά το όνομα του παραλήπτη:

Αγαπητέ κύριε, Αγαπητή κυρία, Γεια, Γεια σας, Χαίρετε, Αγαπητέ Διευθυντή Προσλήψεων, Αγαπητή Ομάδα Πρόσληψης,


Γενικές φράσεις για να ξεκινήσετε ένα email

Μετά τον χαιρετισμό, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη πρόταση για να ξεκινήσετε το email σας. Ωστόσο, είναι καλύτερο να αποφύγετε προτάσεις όπως αυτές εάν γράφετε ένα επίσημο email ή στέλνετε ένα ψυχρό email σε έναν υποψήφιο πελάτη, καθώς μπορεί να είναι πολύ φιλικές. Ακολουθούν μερικά από τα πιο συνηθισμένα παραδείγματα εναρκτήριων φράσεων email:


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

έναρξη email

Εναρκτήριες φράσεις συνοδευτικού email

Εάν δεν είστε σίγουροι τι να γράψετε στην αρχή του συνοδευτικού email σας, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε μία από τις ακόλουθες εναρκτήριες φράσεις που μπορούν να σπάσουν τον πάγο:


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Εναρκτήριες φράσεις απάντησης email

Όταν απαντάτε σε έναν πελάτη ή σε έναν υποψήφιο πελάτη, μια σύντομη φράση όπως “Ευχαριστώ” είναι κατάλληλη σε πολλές περιπτώσεις. Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να ενσωματώσετε ένα “Ευχαριστώ” ή χρειάζεστε περισσότερη έμπνευση, δείτε μερικές από τις εναλλακτικές προτάσεις μας:


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Πώς να ξεκινήσετε ένα ψυχρό email πωλήσεων

Όταν γράφετε ένα ψυχρό email σε έναν υποψήφιο πελάτη, η πρώτη παράγραφος θα καθορίσει εάν ο υποψήφιος πελάτης σας θα θεωρήσει ότι το μήνυμά σας αξίζει να διαβαστεί, επομένως είναι σημαντικό να εντυπωσιάσετε και να ξεχωρίσετε. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα του τι μπορείτε να συμπεριλάβετε στην εισαγωγική σας παράγραφο:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Εάν θελετε να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά σε πρότυπα ψυχρών email πωλήσεων.

Πώς να ξεκινήσετε ένα συνοδευτικό email πωλήσεων

Η προσέγγιση ενός υποψήφιου πελάτη, ειδικά αν αυτός δεν έχει απαντήσει στα προηγούμενα μηνύματά σας μπορεί να είναι δύσκολη. Εάν συμβαίνει αυτό, δοκιμάστε μία από αυτές τις αποτελεσματικές προτάσεις έναρξης email – μπορεί να είναι χρήσιμες!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά σε πρότυπα συνοδευτικών email πωλήσεων.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Πώς να ξεκινήσετε ένα email μετά την αγορά/καλωσορίσματος πελάτη

Κάθε φορά που κάποιος αγοράζει το προϊόν σας ή εγγραφεί στην υπηρεσία σας, θα πρέπει να τον ευχαριστήσετε ή να τον καλωσορίσετε στην «οικογένειά σας» για να βεβαιωθείτε ότι η σχέση σας ξεκινάει σε μια καλή βάση. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να γράψετε ένα email καλωσορίσματος που περιλαμβάνει ένα ευχαριστήριο σημείωμα, μια σύντομη εισαγωγή και οποιαδήποτε άλλη χρήσιμη πληροφορία.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Μπορείτε να ρίξετε μια ματιά σε περισσότερα πρότυπα email μετά την αγορά και πρότυπα email καλωσορίσματος.

Πώς να ξεκινήσετε ένα email εξυπηρέτησης πελατών

Σχεδόν κάθε email εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να ξεκινά με μια ευχαριστήρια φράση, είτε απαντά σε ένα απλό αίτημα εξυπηρέτησης πελατών είτε απαντά σε κάποιο παράπονο πελάτη. Δείτε πώς μπορεί να μοιάζει:


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά σε πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών.

Πώς να ξεκινήσετε ένα απολογητικό email πελατών

Όταν απαντάτε σε θυμωμένους ή δυσαρεστημένους πελάτες, φροντίστε να δείξετε ενσυναίσθηση και να ζητήσετε συγγνώμη εκ μέρους της επιχείρησής σας. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

παράδειγμα απολογητικού email
Peter Komornik

Το LiveAgent συνδυάζει εξαιρετική συνομιλία, καρτέλες και αυτοματοποίηση που μας επιτρέπουν να παρέχουμε εξαιρετική υποστήριξη στους πελάτες μας.

Peter Komornik, CEO
logo slido black

Περίληψη

Η αρχή του email της επιχείρησής σας (ο χαιρετισμός, η αρχική γραμμή και η πρώτη πρόταση) είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης όταν ανοίγει το email σας. Ξεκινώντας το email σας με επαγγελματικό τρόπο, είναι πιο πιθανό να δημιουργήσετε μια θετική εντύπωση βασιζόμενοι σε αυτά. Ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείτε και οι πρώτες προτάσεις που θα επιλέξετε για την έναρξη των επαγγελματικών email σας θα εξαρτηθούν από το κοινό σας και το πλαίσιο της επικοινωνίας σας. Χρησιμοποιήστε τους χαιρετισμούς και τις εναρκτήριες φράσεις email, που αναφέρονται παραπάνω, ως οδηγό κάθε φορά που δεν είστε σίγουροι πώς να ξεκινήσετε το επόμενο email σας για έναν πελάτη ή έναν δυνητικό πελάτη.

Θυμηθείτε να ελέγξετε ξανά τα email σας για τυχόν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη και βεβαιωθείτε ότι γράφετε πάντα σωστά το όνομα του παραλήπτη. Η τελευταία μας συμβουλή είναι να διατηρούμε ένα email σύντομο και ενδιαφέρον, καθώς κανείς δεν θέλει να διαβάζει μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπείτε γρήγορα στο νόημα χρησιμοποιώντας τον σωστό τόνο και είστε εντάξει.

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί έχει σημασία η αρχή κάθε email;

Ξεκινώντας το email σας με επαγγελματικό τρόπο, είναι πιο πιθανό να δημιουργήσετε μια θετική πρώτη εντύπωση στον παραλήπτη. Όταν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά, αυτή η εντύπωση είναι καθοριστική, καθώς μπορεί να ενθαρρύνει το κοινό σας όχι μόνο να διαβάσει το μήνυμά σας, αλλά και να απαντήσει σε αυτό.

Ποιους χαιρετισμούς θα πρέπει να αποφύγετε σε ένα email;

Τα “Γεια [Ψευδώνυμο]” και “Γεια σας [Όνομα]!” είναι πολύ ανεπίσημα και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο αν έχετε ανταλλάξει με τον παραλήπτη μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παρελθόν και έχετε μια στενή σχέση. Από την άλλη πλευρά, τα “Σε όποιον αφορά” και “Αγαπητέ Κύριε ή Κυρία” θεωρούνται πολύ επίσημα και λίγο ξεπερασμένα, οπότε θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο στην επίσημη επικοινωνία ή όταν δεν γνωρίζετε τα ακριβή ονόματα των ανθρώπων στους οποίους γράφετε.

Θα πρέπει να ξεκινήσετε ένα email με επίσημο ή πιο οικείο τρόπο;

Η αρχή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν απλό, εξατομικευμένο τρόπο είναι γενικά πιο ελκυστική, ωστόσο, η γραφή με ένα πολύ ανεπίσημο και χαλαρό στυλ μπορεί πραγματικά να απομακρύνει το κοινό σας. Αν δεν είστε σίγουροι για το τι να κάνετε, το ασφαλέστερο είναι να έχετε ένα λίγο πιο επίσημο ύφος, παρά υπερβολικά απλό και φιλικό. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε τον τόνο σας με βάση την απάντηση που λαμβάνετε από τον παραλήπτη σας.

Δοκιμάστε το LiveAgent Σήμερα​

Προσφέρουμε σαν υπηρεσία γνωριμίας τη μεταφορά από τις πιο δημοφιλείς λύσεις για help desk

3,000+ αξιολογήσης Trustpilot GetApp G2 Crowd

Πίσω στα Πρότυπα Δημιουργία ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμού

Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.

×
Προγραμματίστε μία ατομική κλήση και ανακαλύψτε πως μπορει το LiveAgent να ωφελήσει την επιχείρησή σας.

Είμαστε διαθέσιμοι σε πολλές ημερομηνίες

Προγραμματίστε ένα demo