Key takeaways
Pros
- Εξαιρετικές λειτουργίες και δυνατότητες
- Σχεδιασμός με εύκολη πλοήγηση
- Σας επιτρέπει να γίνετε δημιουργικοί με κείμενο email
Cons
- Μπορεί να πληρώσετε υπερβολικά εάν δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε άλλες εφαρμογές που περιλαμβάνονται
- Η Microsoft συνηθίζει να σας αναγκάζει να κάνετε αναβάθμιση
Ξεκινώντας με τις δυνατότητες του λογισμικού διαχείρισης email Microsoft365
Το Microsoft 365 είναι μια σουίτα λογισμικού γεμάτη με εφαρμογές παραγωγικότητας γραφείου, συμπεριλαμβανομένου λογισμικού διαχείρισης email. Αυτό περιλαμβάνει τόσο τη διάσημη εφαρμογή Microsoft Outlook, όσο και το Microsoft Exchange (το πλήρες όνομα του τελευταίου είναι Microsoft Exchange Server), το οποίο προσφέρει μια αποκλειστική λύση email για επιχειρήσεις και σχολεία που πρέπει να χειριστούν μεγαλύτερο αριθμό λογαριασμών email. Η βασική λειτουργικότητα μεταξύ του Outlook και του Exchange παραμένει ως επί το πλείστον η ίδια όσον αφορά τη διαχείριση email.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με το λογισμικό διαχείρισης email με πολλούς τρόπους. Αρχικά, μπορείτε να επιλέξετε μια δωρεάν δοκιμή ολόκληρου του Microsoft 365 ή να αγοράσετε απευθείας ένα πρόγραμμα. Δεύτερον, μπορείτε να επιλέξετε έναν δωρεάν λογαριασμό Outlook ή να αγοράσετε μόνο το πρόγραμμα Microsoft Exchange Server. Εσείς αποφασίζετε ποια επιλογή είναι η καλύτερη για σας.
Η διαδικασία εγγραφής είναι εύκολη για καθένα από αυτά και μπορείτε επίσης να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά την εφαρμογή υπολογιστή Outlook. Η εφαρμογή εγκαθίσταται αυτόματα σε όλους τους υπολογιστές με Windows και μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τον λογαριασμό σας απευθείας σε αυτήν αντί μέσω της εφαρμογής web.
Για αυτήν την αξιολόγηση, αποφάσισα να χρησιμοποιήσω την εφαρμογή web. Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση στον λογαριασμό σας, θα εισέλθετε στα εισερχόμενα. Ο σχεδιασμός είναι αρκετά απλός και κομψός, και δεν έχω κανένα παράπονο για αυτό. Η πλοήγηση είναι εξίσου εύκολη όπως και σε άλλες εφαρμογές email, επομένως το Microsoft 365 και το Outlook αποδίδουν καλά από αυτή την άποψη.
Αντίθετα με τη δημοφιλή άποψη, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους λογαριασμούς email στο προσωπικό σας Outlook inbox ακόμα και αν χρησιμοποιείτε τη βασική, δωρεάν έκδοση του Outlook. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη κάτω από τη ρύθμιση Συγχρονισμός email, όπου μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον “υποδοχές” για το λογαριασμό σας. Αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε αυτό, μπορείτε να διαχειρίζεστε πολλαπλούς λογαριασμούς email από το Outlook. Αυτή η επιλογή δεν περιορίζεται μόνο στους λογαριασμούς email της Microsoft. Μπορείτε να προσθέσετε email από άλλους παρόχους επίσης.
Η προσθήκη mailbox στον λογαριασμό σας στο Microsoft Exchange είναι λίγο διαφορετική, αλλά η Microsoft προσφέρει μια πληθώρα online οδηγών εάν αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας. Ωστόσο, νομίζω ότι η υλοποίηση είναι αρκετά εύκολη, ανεξάρτητα από τη λύση που θα αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε, επομένως δεν πρέπει να ανησυχείτε μήπως αντιμετωπίσετε κανένα πρόβλημα. Πριν ξεκινήσουμε με το μέρος της δοκιμής, ας εξετάσουμε τους τύπους δυνατοτήτων που μπορείτε να περιμένετε από το Microsoft 365.
Λειτουργίες διαχείρισης email του Microsoft365
Δεδομένου ότι το Microsoft 365 είναι μια πολύ εκτενής λύση με πολλές εφαρμογές, θα ρίξουμε μια ματιά μόνο στις δυνατότητες διαχείρισης email της εφαρμογής Outlook. Όλες οι εφαρμογές είναι διασυνδεδεμένες με έναν μόνο λογαριασμό Microsoft, επομένως ορισμένες λειτουργίες μεταφράζονται και στη χρήση του email σας. Το Microsoft 365 σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη διεύθυνση email, ώστε να μην χρειάζεται να κολλάτε με ονόματα domain του Outlook ή του Hotmail. Μπορείτε να προσθέσετε το όνομα της εταιρείας σας ή να προσαρμόσετε τη διεύθυνση με όποιον τρόπο προτιμάτε.
Όλοι οι συνδρομητές του Microsoft 365 αποκτούν προηγμένη ασφάλεια email για phishing και κακόβουλο λογισμικό, καθώς και κρυπτογράφηση email για να διασφαλιστεί ότι οι εμπιστευτικές πληροφορίες σας παραμένουν ασφαλείς. Ένα άλλο χαρακτηριστικό είναι η διεπαφή χωρίς διαφημίσεις. Ακόμη και τα προγράμματα αποκλεισμού διαφημίσεων δεν μπορούν να υπερβούν αυτήν τη «λειτουργία», καθώς το Microsoft Outlook αναγνωρίζει τους περισσότερους ή όλους τους αποκλειστές διαφημίσεων και μειώνει το μέγεθος αποθήκευσης για τους χρήστες που τα χρησιμοποιούν. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, έχετε επιπλέον χώρο αποθήκευσης 50GB για τα email και τα συνημμένα σας. Εκτός αυτού, το Outlook υποστηρίζει τμήματα της λειτουργικότητας του Microsoft Office και τα υιοθετεί στη λειτουργικότητα email. Μπορείτε να γράφετε καλύτερα με διάφορες επιλογές μορφοποίησης κειμένου ή να έχετε πρόσβαση σε άλλες εφαρμογές της Microsoft απευθείας από τον λογαριασμό email σας.
Δουλεύοντας με τις δυνατότητες λογισμικού διαχείρισης email Microsoft365
Για να δοκιμάσω τις δυνατότητες διαχείρισης email του Microsoft 365 και τη λειτουργικότητά του στο Outlook, έστειλα στον εαυτό μου μερικά email για να δω την απόδοσή του. Πριν φτάσουμε σε αυτά, νομίζω ότι είναι σημαντικό να αναφέρουμε τον οδηγό έναρξης στην εφαρμογή web του Outlook. Μόλις εισαγάγετε τα εισερχόμενά σας για πρώτη φορά, η εφαρμογή σας προσκαλεί να δοκιμάσετε ορισμένες βασικές επιλογές που θα σας βοηθήσουν να εξοικειωθείτε με τη λειτουργικότητα. Επειδή είμαι ήδη εξοικειωμένος με το Outlook, αποφάσισα να παραλείψω αυτόν τον οδηγό, αλλά τον έριξα μια ματιά και σας συνιστώ να ασχοληθείτε με τουλάχιστον τα τέσσερα πρώτα βήματα εάν είστε νέος χρήστης.
Δεδομένου ότι η εφαρμογή Outlook του Microsoft 365 είναι μια αποκλειστική εφαρμογή πελάτη email, μπορείτε να περιμένετε ένα αποκλειστικό φάκελο εισερχομένων που χειρίζεται και ταξινομεί την επικοινωνία σας αυτόματα. Όλα τα email από αναξιόπιστους αποστολείς email καταλήγουν στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, στον οποίο μπορείτε να έχετε εύκολη πρόσβαση από το αριστερό πλαίσιο μενού. Είναι ωραίο να βλέπεις ότι το Outlook τοποθέτησε αυτόν τον φάκελο ακριβώς κάτω από τα κύρια Εισερχόμενα, καθώς δεν είναι τόσο σπάνιο ακόμη και τα email από αξιόπιστους αποστολείς να καταλήξουν σε λάθος φάκελο, ανεξάρτητα από την υπηρεσία email που χρησιμοποιείτε.
Η επιλογή άλλων κατηγοριών email είναι επίσης πολύ καλή. προσφέρει μια πλήρη επισκόπηση κάθε τύπου email που έχει σταλεί ή ληφθεί. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τους δικούς σας φακέλους και να κατηγοριοποιήσετε τις επικοινωνίες email σας όπως εσείς κρίνετε κατάλληλο. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα email χρησιμοποιώντας την επάνω γραμμή εργαλείων, η οποία προσφέρει ένα πολύ εκτενές σύνολο εργαλείων για την κατηγοριοποίηση και την προσαρμογή των εισερχομένων σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καρφιτσώσετε email στην κορυφή, να τα επισημάνετε ως ανεπιθύμητα, να αναβάλετε την επικοινωνία ή να εκτελέσετε μια σάρωση των εισερχομένων σας, η οποία μπορεί να μετακινήσει όλα τα μηνύματα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο.
Η κατηγοριοποίηση των email είναι αρκετά εύκολη, όπως και η σύνταξη νέων email ή η απάντηση στα ληφθέντα email. Το Outlook προσφέρει ένα εύχρηστο πρόγραμμα επεξεργασίας email με πολλές επιλογές επεξεργασίας και μορφοποίησης. Οι επιλογές επεξεργασίας είναι παρόμοιες με την εργασία με το Microsoft Word από πολλές απόψεις. Μπορείτε να δομήσετε πραγματικά το κείμενό σας, να επισημάνετε σημαντικές λεπτομέρειες, να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες, να προσθέσετε πίνακες, να συμπεριλάβετε εικόνες, να χρησιμοποιήσετε επιλογές προσβασιμότητας και πολλά άλλα. Απλώς κοιτάξτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης για να δείτε τι εννοώ, είναι απλά υπέροχο.
Συμπερασματικά, η εμπειρία μου με το Microsoft 365 και τον χειρισμό email του Outlook ήταν πλήρως θετική. Όλα λειτούργησαν όπως έπρεπε για μένα και δεν αντιμετώπισα δυσκολίες. Το πρόγραμμα-πελάτης email προσφέρει εύκολη ενσωμάτωση με διαφορετικές διευθύνσεις email, καθώς και μια διαισθητική διεπαφή στην οποία μπορείτε εύκολα να πλοηγηθείτε. Το email του Microsoft 365 προσφέρει πολλές επιλογές προσαρμογής και για εσάς. Μπορείτε να αλλάξετε όχι μόνο τον συνδυασμό χρωμάτων αλλά και τη δομή του φακέλου σας και να κατηγοριοποιήσετε την επικοινωνία μέσω email με όποιον τρόπο προτιμάτε. Με απλά λόγια, είναι ένα εξαιρετικό λογισμικό.
Τιμολόγηση δυνατοτήτων διαχείρισης email του Microsoft 365
Το Microsoft 365 είναι μια εκτεταμένη λύση με πολλαπλά προγράμματα τιμολόγησης. Υπάρχει διαφορά μεταξύ της άδειας χρήσης Family και Microsoft Business. Δεδομένου ότι πραγματοποιούμε αυτήν την αξιολόγηση κυρίως για επαγγελματίες χρήστες, θα ρίξουμε μια ματιά μόνο στις άδειες επιχειρήσεων για να σας δώσουμε μια εστιασμένη επισκόπηση των λειτουργιών και των τιμών για κάθε πρόγραμμα. Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε πρώτα τα προγράμματα δωρεάν και να λάβετε μια δοκιμαστική περίοδο ενός μήνα εάν θέλετε να παρέχετε τα στοιχεία της πιστωτικής σας κάρτας. Ακόμη και το φθηνότερο πρόγραμμα προσφέρει λειτουργικότητα του Outlook, αλλά ίσως θέλετε να επενδύσετε σε ένα πιο ακριβό εάν χρειάζεστε την εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές. Ας ρίξουμε μια ματιά σε άλλες διαφορές.
Microsoft 365 Business Basic
Αυτό το πρόγραμμα κοστίζει 6$ το μήνα ανά χρήστη με ετήσια συνδρομή. Αυτό το πρόγραμμα είναι το φθηνότερο, δίνοντάς σας πρόσβαση σε εκδόσεις web και φορητές συσκευές των εφαρμογών Microsoft 365. Μπορείτε να δημιουργήσετε συνομιλίες, κλήσεις και να συναντηθείτε με έως και 300 συμμετέχοντες. Επιπλέον, αυτό το πρόγραμμα προσφέρει 1TB αποθηκευτικού χώρου cloud ανά χρήστη, email επαγγελματικής κλάσης, τυπική ασφάλεια και υποστήριξη τηλεφώνου και ιστού ανά πάσα στιγμή. Οι εφαρμογές περιλαμβάνουν Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint και Exchange.
Microsoft 365 Business Standard
Αυτό το πρόγραμμα θα σας κοστίσει 12,50$ το μήνα ανά χρήστη με ετήσια συνδρομή. Προσφέρει τα πάντα από το προηγούμενο πρόγραμμα, καθώς και premium λειτουργίες και εφαρμογές desktop, εύκολη φιλοξενία διαδικτυακών σεμιναρίων, λειτουργίες εγγραφής και αναφοράς συμμετεχόντων και εργαλεία για τη διαχείριση συναντήσεων πελατών. Οι εφαρμογές σε αυτό το πρόγραμμα λαμβάνουν δύο προσθήκες – Access και Publisher μόνο για υπολογιστή.
Microsoft 365 Business Premium
Αυτό το πρόγραμμα κοστίζει 22$ το μήνα ανά χρήστη που χρεώνεται ετησίως. Προσφέρει τα πάντα από τα δύο προηγούμενα προγράμματα, με πρόσθετη προηγμένη ασφάλεια, πρόσβαση και έλεγχο δεδομένων και προστασία από απειλές στον κυβερνοχώρο. Προσθέτει επίσης δύο νέες εφαρμογές – Intune και Azure Information Protection.
Εφαρμογές Microsoft 365 για επιχειρήσεις
Αυτό το πρόγραμμα μπορεί να θεωρηθεί εναλλακτική, με μεγάλη εστίαση στην επιλογή της εφαρμογής. Κοστίζει 8,25$ το μήνα ανά χρήστη ετησίως. Προσφέρει desktop εκδόσεις των εφαρμογών Microsoft 365, με όλες τις premium λειτουργίες. Λαμβάνετε 1TB αποθηκευτικού χώρου στο cloud ανά χρήστη, τυπική ασφάλεια και υποστήριξη τηλεφώνου και ιστού ανά πάσα στιγμή. Αυτό το πρόγραμμα έχει μια προσαρμοσμένη επιλογή εφαρμογών που αποτελείται από Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access και Publisher.
Συμπέρασμα
Υπάρχουν μόνο λίγες διαθέσιμες λύσεις λογισμικού που μπορούν να ξεπεράσουν τη λειτουργικότητα του Microsoft 365. Παρόλο που μπορεί να υπάρχουν πολλές δωρεάν διαθέσιμες λύσεις, δεν μπορούν να συγκριθούν με τις λειτουργίες που μπορείτε να αποκτήσετε από αυτές τις εφαρμογές. Τα καλά νέα είναι ότι το Microsoft 365 μπορεί επίσης να είναι αρκετά προσιτό και μπορείτε να εξοικονομήσετε πολλά χρήματα εάν η κύρια εστίασή σας είναι απλώς η διαχείριση email. Μπορείτε ακόμη και να ξεκινήσετε δωρεάν, χάρη στον δωρεάν λογαριασμό email του Outlook και να κάνετε αναβάθμιση αργότερα. Προσφέρει καλά οργανωτικά χαρακτηριστικά και αξιόπιστες δυνατότητες email που δεν θα σας απογοητεύσουν.
Frequently Asked Questions
Δεν λαμβάνω email λόγω έλλειψης χώρου στα εισερχόμενα του Microsoft 365 και του Outlook.
Το Microsoft 365 χρησιμοποιεί έναν αποθηκευτικό χώρο για όλες τις εφαρμογές που περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα, ο οποίος περιλαμβάνει επίσης το email του Outlook μαζί με τα συνημμένα. Εάν ξαφνικά εξαντληθεί ο χώρος στο mailbox σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει το Microsoft OneDrive. Οι πληροφορίες σύνδεσης είναι ίδιες με το email σας, καθώς η Microsoft χρησιμοποιεί μία σύνδεση για όλες τις εφαρμογές που περιλαμβάνονται. Ελέγξτε εάν το OneDrive σας είναι γεμάτο. Αυτό μπορεί να συμβεί συχνά χωρίς να το καταλάβουν οι χρήστες, καθώς πολλά smartphone και συσκευές υπολογιστών με Windows έχουν αυτή τη δυνατότητα ενεργοποιημένη αυτόματα. Τα αρχεία σας συγχρονίζονται με το OneDrive και μπορεί εύκολα να εξαντληθεί ο χώρος. Φροντίστε να καθαρίσετε μέρος του χώρου σας και αφήστε λίγο για να λειτουργήσει σωστά το email σας.
Το Outlook κολλάει ή δεν ανταποκρίνεται.
Παρόλο που η σταθερότητα του Outlook έχει βελτιωθεί με την πάροδο των ετών, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν παγώματα ή σφάλματα στην εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές. Οι αργοί χρόνοι φόρτωσης στην εφαρμογή web μπορεί επίσης να είναι ένα πρόβλημα. Ορισμένα από αυτά δεν μπορούν να αποφευχθούν, καθώς το Outlook ενημερώνεται συνεχώς και αυτό μπορεί να προκαλέσει κάποιο πρόβλημα εκτός του ελέγχου μας. Ωστόσο, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα εκτός παγώματος κατά τη διάρκεια των ενημερώσεων, μπορείτε να δοκιμάσετε να ανοίξετε τη Διαχείριση εργασιών των Windows και να κλείσετε όλες τις διαδικασίες του Outlook. Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε να εκτελέσετε το Outlook σε ασφαλή λειτουργία ή να απενεργοποιήσετε τα πρόσθετά σας. Μερικές φορές η επανεγκατάσταση της εφαρμογής Outlook μπορεί να λύσει τα περισσότερα προβλήματα.