Ανακαλύψτε εύκολα πρότυπα email απουσίας από το γραφείο για διακοπές ή ημέρες ανάπαυσης. Μάθετε πώς να τα ρυθμίσετε, συμπεριλαμβανομένων των βασικών στοιχείων που πρέπει να συμπεριλάβετε και να αποφύγετε, συν συμβουλές για τη σύνταξη επαγγελματικών μηνυμάτων. Ιδανικό για τη διαχείριση των προσδοκιών και τη διατήρηση του επαγγελματισμού.
Πρόκειται να πάτε διακοπές και χρειάζεστε να ορίσετε ένα μήνυμα απουσίας από το γραφείο; Ή ίσως απλώς παίρνετε μια ημέρα ανάπαυσης και δεν θέλετε να ενοχληθείτε με δουλειά. Σε κάθε περίπτωση, ένα καλό πρότυπο απουσίας από το γραφείο θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τη δουλειά.
Τέτοια πρότυπα είναι συνήθως απλά και εύκολα στη χρήση, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε το μήνυμά σας όπως θέλετε. Σήμερα, θα σας δείξουμε μερικά διαφορετικά πρότυπα απουσίας από το γραφείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τις αυτόματες απαντήσεις διακοπών σας.
Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης email, όπως αυτόματες απαντήσεις προτύπων απουσίας από το γραφείο, όταν απουσιάζουν από το email τους για μεγάλο χρονικό διάστημα – για παράδειγμα, διακοπές ή απλώς παίρνοντας μια ημέρα ανάπαυσης. Μπορείτε να ορίσετε μια αυτόματη απάντηση που ενημερώνει τους ανθρώπους ότι δεν θα ελέγχετε το inbox σας και θα επιστρέψετε σύντομα. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα περιμένουν απάντηση από εσάς αμέσως και μπορείτε να απολαύσετε τον ελεύθερο χρόνο σας χωρίς να ανησυχείτε για τη δουλειά.
Αλλά υπάρχουν και άλλες φορές που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια αυτόματη απάντηση προτύπου. Αν γνωρίζετε ότι θα είστε απασχολημένοι και δεν θα μπορέσετε να ελέγξετε το email σας τόσο συχνά όσο συνήθως, ένα μήνυμα απουσίας από το γραφείο ενημερώνει τους ανθρώπους ότι ενδέχεται να μην μπορέσετε να απαντήσετε αμέσως. Μπορούν τότε να αποφασίσουν αν θα περιμένουν απάντηση ή θα βρουν άλλο τρόπο επικοινωνίας με εσάς.
Ένα μήνυμα απουσίας από το γραφείο μπορεί επίσης να βοηθήσει στη διαχείριση των προσδοκιών των ανθρώπων αν είστε κατακλυσμένοι με δουλειά και δεν μπορείτε να απαντήσετε σε κάθε email αμέσως. Ενημέρωση των ανθρώπων ότι είστε απασχολημένοι αλλά θα τους απαντήσετε το συντομότερο δυνατό μπορεί να βοηθήσει να αποφευχθεί η απογοήτευση και στις δύο πλευρές.
Κρατήστε το αρκετά σύντομο και στο σημείο – Out of Office, Vacation Auto-Reply, ή Away είναι όλες καλές επιλογές. Στη γραμμή θέματος, είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε πότε θα επιστρέψετε ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν πόσο καιρό θα πρέπει να περιμένουν για απάντηση.
Για παράδειγμα, “Out of Office until January 15th” θα λειτουργούσε καλά. Αυτό βοηθά επίσης στο φιλτράρισμα αν έχετε ένα σύστημα μηνυμάτων email που μπορεί να το κάνει, αλλά περισσότερο από όλα ενημερώνει τους άλλους πότε να περιμένουν απάντηση χωρίς να χρειάζεται να διαβάσουν το σώμα του email σας. Με αυτόν τον τρόπο, δείχνετε ότι νοιάζεστε για τον χρόνο τους.
Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη όσον αφορά το σώμα του αυτόματου μηνύματος απάντησής σας.
Πρώτον, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές ότι απουσιάζετε από το γραφείο σας και δεν θα μπορέσετε να απαντήσετε στα email αμέσως. Αν θα ελέγχετε το inbox σας κατά καιρούς, ενημερώστε τους ανθρώπους πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση. Αν δεν είστε σίγουροι, είναι καλύτερο να αποφύγετε αυτό το μέρος παρά να κάνετε τους ανθρώπους να περιμένουν απάντηση που ενδέχεται να μην έρθει.
Δεύτερον, σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, μπορείτε να αφήσετε τον προσωπικό σας αριθμό τηλεφώνου. Θυμηθείτε, ωστόσο, να σημειώσετε ότι ενδέχεται να μην μπορέσετε να απαντήσετε αμέσως και ζητήστε από τους ανθρώπους να σας επικοινωνούν με αυτόν τον τρόπο μόνο αν είναι εξαιρετικά επείγον.
Είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε ποιον μπορούν να επικοινωνήσουν κατά την απουσία σας, καθώς και οποιαδήποτε σχετική πληροφορία που ενδέχεται να χρειάζονται (όπως προθεσμίες ή ενημερώσεις έργου). Και φυσικά, μην ξεχάσετε να πείτε πότε θα επιστρέψετε. Κρατήστε το σύντομο και γλυκό – κανείς δεν θέλει να διαβάσει ένα μυθιστόρημα όταν προσπαθεί να επικοινωνήσει με εσάς.
Τέλος, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό – και αυτό είναι προαιρετικό – μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα σύντομο μήνυμα που ενημερώνει τους ανθρώπους τι να κάνουν κατά την απουσία σας. Για παράδειγμα, πού θα μπορούσαν να βρουν τις πληροφορίες που ενδέχεται να χρειάζονται αν δεν θα μπορέσετε να τις παρέχετε.
Θέμα: Out of office
Είμαι αυτή τη στιγμή εκτός γραφείου και θα επιστρέψω στις 15 Ιανουαρίου. Θα ελέγχω το email μου περιοδικά, αλλά αν χρειάζεστε άμεση απάντηση, επικοινωνήστε με [Όνομα] στο [διεύθυνση email] αντ’ αυτού. Ευχαριστώ,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of office template
Γεια σας, είμαι αυτή τη στιγμή εκτός γραφείου και θα επιστρέψω στις [ημερομηνία]. Αν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, επικοινωνήστε με [Όνομα] στο [διεύθυνση email] ή καλέστε το κινητό μου στο [αριθμό τηλεφώνου], ωστόσο, σημειώστε ότι ενδέχεται να μην μπορώ να απαντήσω αμέσως. Ευχαριστώ,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of office [ημερομηνία από-ημερομηνία έως]
Γεια σας, είμαι OOO χωρίς πρόσβαση email από [ημερομηνία από] έως [ημερομηνία έως]. Για επείγοντα θέματα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, επικοινωνήστε με [Όνομα] στο [διεύθυνση email] ή καλέστε το κινητό μου στο [αριθμό τηλεφώνου]. Με εκτίμηση,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of office – Holidays
Θέμα: Holidays [ημερομηνία]
Γεια σας, είμαι αυτή τη στιγμή εκτός γραφείου και απολαμβάνω κάποιο πολύ χρειαζόμενο χρόνο ανάπαυσης. Θα επιστρέψω στις [ημερομηνία] και δεν θα έχω πρόσβαση στο email έως τότε. Για επείγοντα θέματα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, επικοινωνήστε εναλλακτικά με [Όνομα] στο [διεύθυνση email], ο οποίος έχει ειδοποιηθεί να περιμένει πρόσθετη αλληλογραφία κατά την απουσία μου. Καλύτερα,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Unavailable: Out of the Country [ημερομηνία]
Γεια σας, θα είμαι εκτός χώρας για [ημερομηνία από]-[ημερομηνία έως]. Θα έχω περιορισμένη πρόσβαση στο email κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Για επείγοντα θέματα, επικοινωνήστε με [Όνομα] στο [διεύθυνση email] αντί για εμένα. Με εκτίμηση,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: On a sabbatical [ημερομηνία]
Γεία σας, είμαι αυτή τη στιγμή σε σαββατική άδεια και θα είμαι Out of Office έως [ημερομηνία]. Δεν θα έχω πρόσβαση στο email κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Αν υπάρχει έκτακτη ανάγκη, [Όνομα] στο [διεύθυνση email] θα είναι διαθέσιμος κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Θα σας δω σύντομα,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Sick leave [ημερομηνία]
Γεία σας, είμαι Out of Office και σε ασθενειακή άδεια έως [ημερομηνία]. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, δεν θα μπορώ να ελέγξω το email μου. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, επικοινωνήστε με [Όνομα] στο [διεύθυνση email]. Με εκτίμηση,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of Office: Conference [ημερομηνία]
Γεία σας, είμαι Out of Office για να παρακολουθήσω ένα συνέδριο από [ημερομηνία]. Θα απαντώ στα email όταν έχω πρόσβαση, αλλά για ταχύτερη απάντηση, επικοινωνήστε μαζί μου στο [αριθμό τηλεφώνου] αν υπάρχει επείγον θέμα. Ευχαριστώ,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of Office: Company retreat [ημερομηνία]
Γεία σας, είμαι Out of Office σε ένα εταιρικό retreat από [ημερομηνία]. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, θα έχω περιορισμένη πρόσβαση στο email. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, επικοινωνήστε με [Όνομα] στο [διεύθυνση email] ή καλέστε την κύρια γραμμή του γραφείου στο [αριθμό τηλεφώνου]. Ευχαριστώ,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of office [Ημερομηνία]
Γεία, θα είμαι εκτός γραφείου για τις επόμενες [X] ημέρες. Κατά την απουσία μου, επικοινωνήστε με [Όνομα] ο οποίος θα είναι πολύ χαρούμενος να σας βοηθήσει με οποιαδήποτε ερώτηση που ενδέχεται να έχετε. Ευχαριστώ για την κατανόησή σας. Καλύτερα,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: OOO [ημερομηνία]
Γεία σας, Ευχαριστώ που επικοινωνήσατε. Είμαι αυτή τη στιγμή εκτός γραφείου και θα επιστρέψω στις [Ημερομηνία] το αργότερο. Συγγνώμη για την ταλαιπωρία και θα ήθελα να σας ζητήσω να στείλετε email στον συνάδελφό μου, [Όνομα], στο [διεύθυνση email] στο μεταξύ. Καλύτερα,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Away from my desk
Γεία σας, είμαι αυτή τη στιγμή μακριά από το γραφείο μου, πίνοντας κοκτέιλ σε κάποια παραλία. Θα επιστρέψω στις [ημερομηνία] και θα έχω περιορισμένη πρόσβαση στο email έως τότε. Ο συνάδελφός μου [Όνομα] θα χειρίζεται τα email μου κατά την απουσία μου, επομένως επικοινωνήστε με [αυτόν/αυτήν/αυτούς] στο [διεύθυνση email] για οποιαδήποτε επείγοντα θέματα. Ευχαριστώ και να έχετε μια υπέροχη ημέρα.
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Taking a break until [ημερομηνία]
Γεία σας, Συγγνώμη που με χάσατε. Είμαι εκτός γραφείου έως [ημερομηνία]. Ωστόσο, θα κάνω περιοδικές διακοπές από το binge-watching όλων όσων έχω χάσει για να ελέγξω το email μου κατά καιρούς ενώ είμαι μακριά. Αν αυτό το θέμα δεν είναι χρονικά ευαίσθητο, είστε σίγουροι ότι θα απαντήσω όταν επιστρέψω από αυτή τη διακοπή. Καλύτερα,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of office [ημερομηνία]
Γεία, είμαι Out of the office από [ημερομηνία από] έως [ημερομηνία έως]. Θα είμαι προσβάσιμος στο κινητό μου στο [αριθμό τηλεφώνου], αλλά για επείγοντα θέματα επικοινωνήστε με [Όνομα] αντ’ αυτού. Θα σας δω σύντομα,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: I’m (finally) on holiday
Γεία, είμαι Out of Office και σε διακοπές από [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης]. Δεν θα έχω πρόσβαση στο email κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, αλλά αν χρειάζεστε άμεση βοήθεια επικοινωνήστε με τον συνάδελφό μου [Όνομα] στο [διεύθυνση email]. Ευχαριστώ,
[Το Όνομά σας] P.S. Περιμένω πολύ αυτή τη διακοπή. 🎉
P.P.S. Αν χρειάζεστε να με φτάσετε επειγόντως, καλέστε το κινητό μου στο [αριθμό τηλεφώνου].
Θέμα: I’m out of the loop [ημερομηνία]
Γεία σας,
Θα είμαι εκτός γραφείου από [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης]. Αν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, επικοινωνήστε με [όνομα συναδέλφου] στο [email συναδέλφου]. Διαφορετικά, θα απαντήσω στο μήνυμά σας κατά την επιστροφή μου. Να έχετε μια υπέροχη ημέρα. Καλύτερα,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Sorry, I’m OOO [ημερομηνία]
Γεία [Όνομα], είμαι εκτός γραφείου αυτή την εβδομάδα, αλλά αν χρειάζεστε κάτι επειγόντως, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον συνάδελφό μου [Όνομα]. Ευχαριστώ,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: Out of Office from [Ημερομηνία] to [Ημερομηνία]
Γεία σας. Είμαι αυτή τη στιγμή εκτός γραφείου και θα επιστρέψω στις [Ημερομηνία]. Στο μεταξύ, αν χρειάζεστε βοήθεια, επικοινωνήστε με [όνομα ή τμήμα]. Χαιρετισμοί,
[Το Όνομά σας]
Θέμα: On The beach [ημερομηνία]
Γεία σας. Είμαι αυτή τη στιγμή Out of Office και απολαμβάνω κάποιο πολύ χρειαζόμενο χρόνο ανάπαυσης στην παραλία. Θα επιστρέψω στο γραφείο στις [Ημερομηνία] και θα είμαι χαρούμενος να απαντήσω στο email σας τότε. Αν χρειάζεστε βοήθεια ενώ είμαι μακριά, επικοινωνήστε με τον συνάδελφό μου [Όνομα] στο [διεύθυνση email]. Ευχαριστώ.
[Το Όνομά σας]
Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος Out of Office, είναι σημαντικό να το κρατήσετε σύντομο και γλυκό. Δεν υπάρχει λόγος να μπείτε σε μεγάλες λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος είστε ή τι κάνετε. Απλώς δώστε τα απαραίτητα ώστε οι συνάδελφοί σας να γνωρίζουν πώς να σας φτάσουν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Το μήνυμα Out of Office σας είναι αντανάκλαση της κουλτούρας και των αξιών της εταιρείας σας, επομένως είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε τον σωστό τόνο φωνής. Αν δεν είστε σίγουροι ποιον τόνο να χρησιμοποιήσετε, κλίνετε προς τον επαγγελματισμό.
Δεν θέλετε να ακούγεστε πολύ casual ή μη επαγγελματικά, καθώς αυτό μπορεί να αντανακλά αρνητικά στην εταιρεία σας. Αν η εταιρεία σας έχει το δικό της brand book και τόνο φωνής, χρησιμοποιήστε το ως οδηγό κατά τη σύνταξη του μηνύματος Out of Office σας.
Αν χρησιμοποιείτε slang ή ειδικό λεξιλόγιο, βεβαιωθείτε ότι όλοι που διαβάζουν το μήνυμά σας θα το καταλάβουν. Αυτό που είναι αστείο για εσάς ενδέχεται να μην είναι αστείο για τους παραλήπτες της αυτόματης απάντησής σας, ειδικά αν δεν είναι από την ίδια χώρα ή περιοχή.
Όταν είναι δυνατόν, προσθέστε τις ημερομηνίες της απουσίας σας στο μήνυμα Out of Office σας. Αυτό θα βοηθήσει τους συναδέλφους, τους πελάτες και/ή τους επιχειρηματικούς συνεργάτες σας να γνωρίζουν πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς. Αν δεν είστε σίγουροι πότε θα επιστρέψετε, δώστε ένα εύρος ημερομηνιών ή μια εκτίμηση. Σε αυτή την περίπτωση, είναι καλύτερο να κλίνετε προς την προσοχή και να δώσετε ένα μεγαλύτερο χρονικό πλαίσιο από ό,τι νομίζετε ότι θα χρειαστείτε.
Στο μήνυμα Out of Office σας, βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε εναλλακτικές μορφές επικοινωνίας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Αυτό θα μπορούσε να είναι η διεύθυνση email ενός συναδέλφου, αριθμός τηλεφώνου ή ακόμη και φυσική διεύθυνση. Αν είστε άνετα να μοιράζεστε τα προσωπικά σας στοιχεία, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τον αριθμό του κινητού σας ή τα χερούλια των μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
Απλώς θυμηθείτε ότι όσο περισσότερες πληροφορίες συμπεριλάβετε, τόσο πιο πιθανό είναι ότι κάποιος θα σας φτάσει ενώ είστε μακριά. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να συμπεριλάβετε εναλλακτικές μορφές επικοινωνίας μόνο αν είστε άνετα με το να επικοινωνούν μαζί σας κατά τον ελεύθερο χρόνό σας.
Αν αποφασίσετε να μοιράσετε τα στοιχεία επικοινωνίας των συναδέλφων σας, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν γι’ αυτό και συμφωνούν να είναι το σημείο επικοινωνίας πριν προσθέσετε τις πληροφορίες τους στο μήνυμα Out of Office σας.
Κατά τη σύνταξη του μηνύματος Out of Office σας, αντιστέκεστε στον πειρασμό να πάτε πολύ βαθιά ή να γίνετε υπερβολικά συγκεκριμένοι. Δεν είναι η ώρα να μοιράσετε την ιστορία της ζωής σας ή τις τελευταίες φωτογραφίες διακοπών. Πάτε κατευθείαν στο σημείο ώστε οι συνάδελφοί σας να μπορούν να επιστρέψουν στη δουλειά με ελάχιστη διακοπή, και οι επιχειρηματικοί συνεργάτες σας να μπορούν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να ψάχνουν σε ένα μυθιστόρημα.
Αν συχνά έχετε μηνύματα Out of Office, ρυθμίστε ένα εσωτερικό και εξωτερικό πρότυπο OOO για να εξοικονομήσετε χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να συμπληρώσετε τα κενά με τις συγκεκριμένες πληροφορίες σας κάθε φορά που χρειάζεται να απομακρυνθείτε από το γραφείο σας.
Ένα εσωτερικό μήνυμα Out of Office αποστέλλεται σε ανθρώπους εντός της εταιρείας σας, ενώ ένα εξωτερικό αποστέλλεται σε εκείνους έξω από αυτήν. Η κύρια διαφορά μεταξύ των δύο είναι ότι ένα εσωτερικό μήνυμα OOO δεν χρειάζεται να είναι τόσο επίσημο όσο ένα εξωτερικό.
Τα αυτόματα μηνύματα απάντησης είναι ένα απαραίτητο κακό όταν χρειάζεστε να αφιερώσετε κάποιο χρόνο μακριά από τη δουλειά. Ακολουθώντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές, μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα Out of Office που είναι επαγγελματικό, ενημερωτικό και χρήσιμο για όλους όσοι θα το λάβουν. Ενδέχεται ακόμη και να εκτιμήσουν ένα μήνυμα Out of Office περισσότερο από ό,τι νομίζετε.
Ένα καλό μήνυμα απουσίας από το γραφείο ενημερώνει τους αποστολείς για την απουσία σας, την ημερομηνία επιστροφής και προσφέρει ένα εναλλακτικό επαφή για επείγοντα θέματα. Παράδειγμα: 'Είμαι εκτός γραφείου έως [ημερομηνία]. Για επείγοντα θέματα, επικοινωνήστε με [Όνομα Συναδέλφου] στο [email/τηλέφωνο]. Θα απαντήσω κατά την επιστροφή μου. Ευχαριστώ, [Το Όνομά σας].'
Το LiveAgent είναι το πιο αξιολογημένο και #1 helpdesk software για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Δοκιμάστε το σήμερα με τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.
Μάθετε πώς να γράφετε ένα επαγγελματικό email παραίτησης ακολουθώντας τη σωστή εθιμοτυπία, συμπεριλαμβάνοντας τα απαραίτητα στοιχεία και εκφράζοντας ευγνωμοσύνη...
Ανακαλύψτε 18 έτοιμα προς χρήση πρότυπα email υπενθύμισης και 7 συμβουλές ειδικών για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας. Μάθετε πότε και πώς...
Αυξήστε το ποσοστό απάντησης με ένα ευγενικό email παρακολούθησης. Μάθετε να δημιουργείτε αποτελεσματικές γραμμές θέματος και emails με συμβουλές, παραδείγματα ...
Γίνετε μέλος της κοινότητάς μας με ευχαριστημένους πελάτες και προσφέρετε εξαιρετική υποστήριξη με το LiveAgent.
