Βρείτε πρότυπα email για να ενημερώσετε ευγενικά τους συναδέλφους και τους πελάτες σας ότι είστε εκτός γραφείου. Αποφύγετε την απογοήτευση και τις καταγγελίες, χρησιμοποιώντας επαγγελματικά και χιουμοριστικά μηνύματα εκτός γραφείου.
Θα πάτε διακοπές και πρέπει να βάλετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου; Ή ίσως παίρνετε μια μέρα άδεια και δεν θέλετε να σας ενοχλείστε με τη δουλειά. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ένα καλό πρότυπο εκτός γραφείου θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε την διαδικασία.
Τέτοια πρότυπα είναι συνήθως απλά και εύκολα στη χρήση, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε το μήνυμά σας όπως θέλετε. Σήμερα, θα σας δείξουμε μερικά διαφορετικά πρότυπα εκτός γραφείου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τις αυτόματες απαντήσεις την περίοδο των διακοπών σας.
Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης email, όπως πρότυπα απαντήσεων εκτός γραφείου, όταν είναι εκτός από τα email τους για μία συγκεκριμένη χρονική περίοδο – σε διακοπές ή απλά ρεπό, για παράδειγμα. Μπορείτε να ρυθμίσετε μία αυτόματη απάντηση ενημερώνοντας τον κόσμο πως δεν θα ελέγχετε τα εισερχόμενά σας και θα επιστρέψετε σύντομα. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα περιμένουν απάντηση από εσάς και εσείς θα μπορείτε να απολαύσετε τις διακοπές σας δίχως να ανησυχείτε για την δουλειά.
Αλλά υπάρχουν και άλλες στιγμές που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα απαντήσεων. Αν γνωρίζετε ότι θα είστε απασχολημένοι ή δεν θα μπορείτε να δείτε τα email σας τόσο συχνά όσο συνήθως, ένα μήνυμα εκτός γραφείου θα ενημερώσει τους ανθρώπους ότι μπορεί να μην λάβουν απάντηση άμεσα. Θα είναι σε θέση τότε να επιλέξουν αν θα περιμένουν απάντηση ή αν θα βρουν άλλο τρόπο επικοινωνίας μαζί σας.
Ένα μήνυμα εκτός γραφείου μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των ανθρώπων, εάν έχετε κατακλυστεί από δουλειά και δεν μπορείτε να απαντήσετε σε κάθε email αμέσως. Το να ενημερώσετε τους άλλους ότι είστε απασχολημένοι, αλλά θα επικοινωνήσετε μαζί τους το συντομότερο δυνατό, μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την απογοήτευση και από τις δύο πλευρές.
Κρατήστε το σχετικά σύντομο και επίκαιρο – Εκτός γραφείου, Αυτόματη απάντηση λόγω διακοπών ή Εκτός είναι όλες καλές επιλογές. Στη γραμμή θέματος, είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε πότε θα επιστρέψετε, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν πόσο καιρό θα πρέπει να περιμένουν για μια απάντηση.
Για παράδειγμα, “Εκτός γραφείου μέχρι 15 Ιανουαρίου” θα ήταν επαρκές. Αυτό επίσης βοηθά με το φιλτράρισμα αν έχετε σύστημα μηνυμάτων email που το κάνει αυτό, αλλά περισσότερο από όλα ενημερώνει τους άλλους πότε να περιμένουν μία απάντηση χωρίς να χρειάζεται να διαβάσουν όλο το email σας. Με αυτόν τον τρόπο, δείχνετε πως νοιάζεστε για τον χρόνο τους.
Υπάρχουν κάποια πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψιν σας όσον αφορά το email αυτοματοποιημένης απάντησης.
Αρχικά, θέλετε να βεβαιωθείτε πως είναι ξεκάθαρο ότι είστε εκτός γραφείου και δεν θα μπορείτε να απαντήσετε αμέσως στα email. Εάν θα ελέγχετε τα εισερχόμενά σας ανά κάποιες ημέρες, ενημερώστε τους άλλους πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση. Εάν δεν είστε σίγουροι, είναι καλύτερα να αποφύγετε αυτό το μέρος παρά να περιμένουν οι άνθρωποι για μια απάντηση που μπορεί να μην λάβουν ποτέ.
Κατά δεύτερο λόγο, σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, μπορείτε να αφήσετε τον προσωπικό σας αριθμό τηλεφώνου. Θυμηθείτε, ωστόσο, να σημειώσετε ότι ενδέχεται να μην μπορείτε να απαντήσετε αμέσως και ζητήστε από τους ανθρώπους να επικοινωνήσουν μαζί σας με αυτόν τον τρόπο μόνο εάν είναι εξαιρετικά επείγον.
Είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε με ποιους μπορούν να επικοινωνήσουν εν απουσία σας, καθώς και οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν (όπως προθεσμίες ή ενημερώσεις έργου). Και φυσικά, μην ξεχάσετε να πείτε πότε θα επιστρέψετε. Κρατήστε το σύντομο και γλυκό – κανείς δεν θέλει να διαβάσει ένα μυθιστόρημα όταν προσπαθεί να έρθει σε επαφή μαζί σας.
Τελευταίο, αλλά εξίσου σημαντικό – και αυτό είναι προαιρετικό – μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα σύντομο μήνυμα που θα ενημερώνει τους ανθρώπους τι να κάνουν όταν απουσιάζετε. Για παράδειγμα, πού θα μπορούσαν να βρουν τις πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν εάν δεν μπορείτε να τους τις παρέχετε.
Thanks,
[Your Name]
I am currently out of the office and will return on [date]. If you need immediate assistance, please contact [Name] at [email address] or reach my cell on [phone number], however, please note that I may not be able to respond immediately.
Thank you,
[Your Name]
I am OOO without email access from [date from] until [date to]. For urgent matters during this time, please contact [Name] at [email address] or call my cell on [phone number].
Regards,
[Your name]
I will be Out of Office from [date from] til [date to] and have limited access to email. If you need immediate assistance during this time, please try to contact [Name] at [email address] instead of me or for urgent issues only you may try to call me on [phone number].
Best wishes, [Your name]
I’m currently out of the office enjoying some well-deserved time off. I’ll be back on [date], and I won’t have access to email until then. For urgent matters during this time, please alternatively contact [Name] at [email address], who has been notified to expect additional correspondence in my absence.
Best,
[Your name]
I will be out of the country for [date from]-[date to]. I will have limited access to email during this time. For urgent matters, please contact [Name] at [email address] instead of myself.
Kind regards,
[Your name]
I’m currently on a sabbatical and will be Out of Office until [date]. I won’t have access to email during this time. If there is an emergency, [Name] at [email address] will be contactable during this time.
See you soon,
[Your name]
Kind regards,
[Your name]
I am Out of Office to attend a conference from [date]. I’ll be replying to emails when I have access, but for a quicker response, please contact me on [phone number] if there is an urgent issue.
Thanks,
[Your name]
I’m Out of Office at a company retreat from [date]. During that time, I will have limited access to email. In case of an emergency, please reach out to [Name] at [email address] or call the main office line on [phone number].
Thanks,
[Your name]
I will be out of the office for the next [X] days. In my absence, please contact [Name] who will be more than happy to help with any inquiries you may have. Thanks for your understanding.
Best,
[Your name]
Thanks for reaching out. I’m currently out of the office and will be back on [Date] at the latest. I’m sorry for the inconvenience and would kindly ask you to email my colleague, [Name], at [email address] in the meantime.
Best,
[Your name]
Hi there,
I’m currently away from my desk, sipping cocktails on a beach somewhere. I’ll be back on [date] and will have limited access to email until then. My colleague [Name] will be handling my emails in my absence, so please contact [him/her/them] at [email address] for any urgent matters.
Thanks, and have a great day.
[Your name]
Sorry you missed me. I’m out of office until [date]. However, I will be taking periodic breaks from binge-watching everything I’ve missed to check my email occasionally while I’m away. If this matter isn’t time-sensitive, rest assured that I’ll respond when I’m back from this break.
Best,
[Your name]
I’m Out of the office from [date from] to [date to]. I’ll be reachable on my cell at [phone number], but for urgent matters please contact [Name] instead.
See you soon,
[Your name]
I am Out of Office and on holiday from [start date] to [end date]. I will not have access to email during this time, but if you need immediate assistance please contact my colleague [Name] at [email address].
Thanks,
[Your name]
P.S. I’m really looking forward to this break. 🙂
P.P.S. If you need to reach me urgently, please call my cell at [phone number].
Have a great day.
Best,
[Your name]
I’m out of the office this week, but if you need anything urgently please feel free to contact my colleague [Name].
Thanks,
[Your name]
I’m currently out of the office and will return on [Date]. In the meantime, if you need assistance, please contact [name or department].
Cheers,
[Your name]
I’m currently Out of Office and enjoying some well-deserved time off on the beach. I’ll be back in the office on [Date] and I’ll be happy to respond to your email then. If you need assistance while I’m away, please contact my colleague [Name] at [email address].
Thanks.
[Your name]
Όταν γράφετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, είναι σημαντικό να το κρατάτε σύντομο και γλυκό. Δεν χρειάζεται να υπεισέλθουμε σε μεγάλες λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος είστε ή τι κάνετε. Απλώς δώστε τα απαραίτητα ώστε οι συνάδελφοί σας να ξέρουν πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Το μήνυμά σας εκτός γραφείου αντικατοπτρίζει την κουλτούρα και τις αξίες της εταιρείας σας, επομένως είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε τον σωστό τόνο φωνής. Εάν δεν είστε σίγουροι τι τόνο να χρησιμοποιήσετε, να είναι στο φάσμα του επαγγελματισμού.
Δεν θέλετε να ακούγεστε πολύ περιστασιακός ή αντιεπαγγελματικός, καθώς κάτι τέτοιο μπορεί να επηρεάσει άσχημα την εταιρεία σας. Εάν η εταιρεία σας έχει το δικό της στυλ επωνυμίας και τον τόνο φωνής, χρησιμοποιήστε τα ως οδηγό όταν γράφετε το μήνυμα εκτός γραφείου.
Εάν χρησιμοποιείτε αργκό ή ορολογία, να είστε βέβαιοι ότι όλοι όσοι διαβάζουν το μήνυμά σας θα το καταλάβουν. Αυτό που είναι αστείο για εσάς μπορεί να μην είναι αστείο για τους παραλήπτες της αυτόματης απόκρισής σας, ειδικά αν δεν είναι από την ίδια χώρα ή περιοχή.
Όταν είναι δυνατόν, προσθέστε τις ημερομηνίες της απουσίας σας στο μήνυμά σας εκτός γραφείου. Αυτό θα βοηθήσει τους συναδέλφους, τους πελάτες ή/και τους επιχειρηματικούς εταίρους σας να γνωρίζουν πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς. Εάν δεν είστε σίγουροι πότε θα επιστρέψετε, δώστε μια σειρά ημερομηνιών ή μια εκτίμηση. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι καλύτερα να δώσετε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από αυτό που νομίζετε ότι θα χρειαστείτε.
Στο μήνυμά σας εκτός γραφείου, φροντίστε να αναφέρετε εναλλακτικές μορφές επικοινωνίας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να είναι η διεύθυνση email ενός συναδέλφου, ο αριθμός τηλεφώνου ή ακόμα και μια φυσική διεύθυνση. Εάν νιώθετε άνετα να μοιράζεστε τα προσωπικά σας στοιχεία, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τον αριθμό του κινητού σας τηλεφώνου ή τα προφίλ σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
Απλά θυμηθείτε ότι όσες περισσότερες πληροφορίες συμπεριλάβετε, τόσο πιο πιθανό είναι κάποιος να επικοινωνήσει μαζί σας όταν είστε εκτός. Οπότε, θα πρέπει να συμπεριλάβετε εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μόνο αν νιώθετε άνετα με το να επικοινωνούν μαζί σας κατά την διάρκεια των διακοπών σας.
Αν επιλέξετε να μοιραστείτε στοιχεία επικοινωνίας συναδέλφων, βεβαιωθείτε πως το γνωρίζουν και συμφωνούν να είναι τα σημεία αναφοράς και επικοινωνίας προτού προσθέσετε τις πληροφορίες τους στο μήνυμα Εκτός Γραφείου.
Όταν γράφετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου, αντισταθείτε στην επιθυμία να εμβαθύνετε ή να γίνετε υπερβολικά συγκεκριμένοι. Δεν είναι η ώρα να μοιραστείτε την ιστορία της ζωής σας ή τις τελευταίες φωτογραφίες των διακοπών σας. Πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα, ώστε οι συνάδελφοί σας να μπορούν να επιστρέψουν στην εργασία τους με ελάχιστη διακοπή και οι επιχειρηματικοί σας εταίροι να μπορούν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να περιηγηθούν σε κάποιο μυθιστόρημα.
Εάν έχετε συχνά μηνύματα εκτός γραφείου, ρυθμίστε ένα εσωτερικό και εξωτερικό πρότυπο OOO για να εξοικονομήσετε χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συμπληρώνετε τα κενά με τις συγκεκριμένες πληροφορίες σας κάθε φορά που πρέπει να απομακρύνεστε από το γραφείο σας.
Ένα εσωτερικό μήνυμα εκτός γραφείου αποστέλλεται σε άτομα εντός της εταιρείας σας, ενώ ένα εξωτερικό αποστέλλεται σε άτομα εκτός αυτής. Η κύρια διαφορά μεταξύ των δύο είναι ότι ένα εσωτερικό μήνυμα OOO δεν χρειάζεται να είναι τόσο επίσημο όσο ένα εξωτερικό.
Design your own templates
With LiveAgent you can design special templates for every occasion, making your communication lightning-fast. Are you curious?
Τα μηνύματα αυτόματης απάντησης είναι αναγκαίο κακό όταν χρειάζεται να αφιερώσετε λίγο χρόνο μακριά από τη δουλειά. Ακολουθώντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές, μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου που είναι επαγγελματικό, ενημερωτικό και χρήσιμο για όλους όσους θα το λάβουν. Μπορεί ακόμη και να εκτιμήσουν ένα μήνυμα εκτός γραφείου περισσότερο από όσο νομίζετε.
Είναι ένα εύχρηστο εργαλείο που ενημερώνει τους ανθρώπους ότι δεν είστε διαθέσιμοι και τους παρέχει έναν εναλλακτικό τρόπο να επικοινωνήσουν μαζί σας. Είναι σημαντικό να ρυθμίσετε ένα τέτοιο μήνυμα για εκείνες τις στιγμές που πρόκειται να μείνετε εκτός γραφείου ή να μην είστε διαθέσιμοι για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με αυτόν τον τρόπο, οι επαφές σας θα ξέρουν πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας σε περίπτωση που χρειαστεί και δεν θα μείνουν να αναρωτιούνται τι σας συνέβη.
Εάν θέλετε να είστε πραγματικά αποτελεσματικός υπάλληλος, θα πρέπει πάντα να το κάνετε. Με αυτόν τον τρόπο, οι συνάδελφοί σας και οι πελάτες σας θα γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι, ώστε να μπορούν να απευθυνθούν σε κάποιον άλλο για βοήθεια. Εκτός αυτού, είναι απλά ευγενικό – δεν θέλετε οι άνθρωποι να πιστεύουν ότι τελικά αγνοείτε τα email τους.
Η διαδικασία για τη ρύθμιση ενός μηνύματος εκτός γραφείου θα διαφέρει ανάλογα με την υπηρεσία email που χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, οι περισσότεροι πάροχοι email έχουν μια ενσωματωμένη δυνατότητα που σας επιτρέπει να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου με λίγα μόνο κλικ. Συμβουλευτείτε την τεκμηρίωση του παρόχου σας για συγκεκριμένες οδηγίες.
Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να το κρατάτε σύντομο και επίκαιρο. Γενικά, θα πρέπει να στοχεύσετε να ενημερώσετε τις επαφές σας ότι είστε εκτός γραφείου και πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς. Μπορείτε επίσης να τους παρέχετε ένα εναλλακτικό μέσο επικοινωνίας σε περίπτωση που χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας επειγόντως.
Μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου ώστε να απαντάτε αυτόματα σε όλα τα email. Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή μπορεί να μην είναι η καλύτερη πορεία δράσης, καθώς μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να μην φτάσουν σε εσάς επείγοντα θέματα. Μια καλύτερη επιλογή μπορεί να είναι να ορίσετε έναν κανόνα στο πρόγραμμα-πελάτη email σας που προωθεί αυτόματα μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα ή διευθύνσεις σε διαφορετικό λογαριασμό, όπου μπορείτε να τα ελέγχετε πιο συχνά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε ακόμα να απαντάτε σε επείγοντα μηνύματα χωρίς το μήνυμά σας εκτός γραφείου να αποκλείει άσκοπα τα μηνύματα άλλων ατόμων.
Το ένα είναι οι άνθρωποι που ξεχνούν να τα απενεργοποιήσουν όταν επιστρέφουν στο γραφείο. Αυτό μπορεί να είναι μεγάλο πρόβλημα, καθώς μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι είστε ακόμα μακριά ή αγνοείτε τα email σας. Ένα άλλο κοινό πρόβλημα είναι η αποτυχία συμπερίληψης εναλλακτικών στοιχείων επικοινωνίας στο μήνυμα. Αυτό μπορεί να αφήσει τους ανθρώπους σε αδιέξοδο αν χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας επειγόντως. Μερικοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να συμπεριλαμβάνουν πάρα πολλές πληροφορίες στο μήνυμά τους εκτός γραφείου. Κρατήστε το απλό και επί του θέματος για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα.
Εάν έχετε αναρωτηθεί ποτέ πώς να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό μήνυμα εκτός γραφείου ή τι πρέπει να έχετε κατά νου όταν χρησιμοποιείτε ένα, δεν είστε μόνοι. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το τι πρέπει να λάβετε υπόψη όταν ρυθμίζετε το δικό σας μήνυμα εκτός γραφείου. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να σκεφτείτε είναι τι είδους πληροφορίες θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας εκτός γραφείου. Τουλάχιστον, θα πρέπει να αναφέρετε τις ημερομηνίες που θα λείπετε και με ποιους μπορούν να επικοινωνήσουν οι άνθρωποι σε περίπτωση απουσίας σας. Από εκεί και πέρα, εξαρτάται από εσάς το πόσες λεπτομέρειες θέλετε να συμπεριλάβετε. Κάποια άλλα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ο λόγος της απουσίας σας και το αν θα ελέγχετε ή όχι email ενώ λείπετε. Να θυμάστε ότι τα μηνύματα εκτός γραφείου προορίζονται γενικά για άτομα που προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω email. Εάν πρόκειται να λείψετε από το γραφείο σας για μεγάλο χρονικό διάστημα, είναι επομένως καλή ιδέα να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου και στον τηλεφωνητή σας. Με αυτόν τον τρόπο, οι άνθρωποι θα γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι, ώστε να μπορούν να αφήσουν ένα μήνυμα. Αφού αποφασίσετε τι θα συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας εκτός γραφείου, ήρθε η ώρα να σκεφτείτε τον τόνο. Θα θέλετε να το διατηρήσετε επαγγελματικό, αλλά δεν χρειάζεται να είστε υπερβολικά τυπικοί. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε λίγο χιούμορ για να ελαφρύνετε τη διάθεση – τελικά, όλοι χρειάζονται ένα διάλειμμα από τη δουλειά κάθε τόσο.
Αναζητάτε δωρεάν λογισμικό διαχείρισης πελατών;
Δημιουργήστε μια δωρεάν γνωσιακή βάση για τους πελάτες σας με χρήσιμα άρθρα και επικεντρωθείτε σε κρίσιμα ζητήματα.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team