Επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης

Εάν προσπαθήσατε ποτέ να επικοινωνήσετε με μια συγκεκριμένη εταιρεία και δεν λάβατε καμία απάντηση, τότε πιθανότατα γνωρίζετε την απογοήτευση του να αναρωτιέστε εάν ο παραλήπτης έλαβε το μήνυμά σας ή όχι. Μπορεί να είναι δελεαστικό να τα παρατήσετε μετά από μερικές προσπάθειες, αλλά ξέρατε ότι ένα ευγενικό επακόλουθο email μπορεί μερικές φορές να έχει αποτέλεσμα; Σήμερα θα συζητήσουμε μερικές συμβουλές για τη σύνταξη αποτελεσματικών επακόλουθων email αφού δεν λάβετε απάντηση και θα παρέχουμε μερικά πρότυπα email που μπορείτε να προσαρμόσετε στις δικές σας ανάγκες.

Γιατί πρέπει να στείλετε ένα επακόλουθο email αφού δεν λάβετε απάντηση;

Είναι πάντα καλή ιδέα να συνεχίσετε αφού επικοινωνήσετε με κάποιον μέσω email και δεν έχετε λάβει απάντηση. Η έλλειψη απάντησης μπορεί να σημαίνει ότι ο παραλήπτης δεν ενδιαφέρεται ή μπορεί να σημαίνει ότι είναι απλώς απασχολημένος ή ότι έχει εκατοντάδες email και δεν είχε ακόμη την ευκαιρία να δει το δικό σας. Με το επακόλουθο email, μπορείτε να τους υπενθυμίσετε ότι θέλετε ακόμα να ασχοληθείτε με το θέμα του πρώτου σας email. Θα τους δώσετε επίσης την ευκαιρία να σας πουν εάν δεν ενδιαφέρονται. Επιπλέον, μπορεί να επηρεάσει τη μνήμη του παραλήπτη και να τον κάνει να απαντήσει τελικά στο μήνυμά σας. Ποτέ δεν ξέρεις, μπορεί να ήταν εκτός πόλης ή απασχολημένοι με άλλα έργα και απλώς να έχασαν το email σας.

Πώς να ονομάσετε ένα επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης;

Το θέμα του email σας πρέπει να είναι σαφές και περιεκτικό. Κάτι σαν, “Συνέχεια στο προηγούμενο email μου σχετικά με [θέμα]” ή “Έλεγχος για [θέμα]”. Θέλετε να διευκολύνετε τον παραλήπτη να δει τι αφορά το email σας, ώστε να αποφασίσει εάν θα το ανοίξει ή όχι. Η προσθήκη “καμία απάντηση” στον τίτλο σας δεν είναι ίσως η καλύτερη ιδέα, καθώς μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται ότι τον εγκαλούν. Ποτέ δεν ξέρετε ποιος μπορεί να είναι ο λόγος της έλλειψης ανταπόκρισής τους, οπότε είναι καλύτερο να το κρατήσετε απλό γιατί διαφορετικά μπορεί να θεωρηθείτε πιεστικοί.

Παραδείγματα γραμμής θέματος επακόλουθου email

• Παρακολούθηση σχετικά με [θέμα]
• Έλεγχος για – [θέμα]
• Ήθελα απλώς να βεβαιωθώ ότι λάβατε το προηγούμενο email μου σχετικά με το [θέμα]
• Υπάρχει ενημέρωση για το [θέμα];
• [Θέμα] – αίτημα ενημέρωσης
• [Θέμα] – απλά ένα επακόλουθο μήνυμα

Πώς να γράψετε ένα επακόλουθο email αφού δεν λάβετε απάντηση;

Πρώτον, μην το πάρετε προσωπικά εάν δεν λάβετε απάντηση σε ένα email. Μπορεί ο παραλήπτης να είναι απασχολημένος ή απλώς να μην είδε το μήνυμά σας. Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε τις πιθανότητες ο παραλήπτης να απαντήσει στο επακόλουθο email σας. Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι το αρχικό σας μήνυμα ήταν σαφές και περιεκτικό. Αν δεν ήταν, το επακόλουθο email σας θα έπρεπε να είναι ακόμη περισσότερο. Φτάστε γρήγορα στο θέμα και εξηγήστε γιατί τους γράφετε ξανά.

Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους επιθυμείτε να δραστηριοποιηθείτε επιχειρηματικά και υπενθυμίστε στον παραλήπτη τη βασική εμπειρία σας

Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς το διαδικτυακό χαρτοφυλάκιο ή τον ιστότοπό σας, ακόμα κι αν το έχετε κάνει στο παρελθόν. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε μερικές μεθόδους επικοινωνίας, ώστε να είναι εύκολο να έρθουν σε επαφή. Τέλος, τελειώστε το email σας με μια παρότρυνση για δράση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν “Θα συνεχίσω ξανά σε μια εβδομάδα, στο μεταξύ, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν έχετε ερωτήσεις”. Αυτό δείχνει ότι εξακολουθείτε να ενδιαφέρεστε για το θέμα και ότι είστε πρόθυμοι να συνεχίσετε με κάποιο επακόλουθο email, χωρίς να είστε πολύ πιεστικοί. Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτό το μήνυμα ως αυτοματοποιημένη απάντηση μέσω email, ωστόσο, μην ξεχάσετε να το εξατομικεύσετε και να το προσαρμόσετε στον συγκεκριμένο πελάτη σας.

Τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε ένα επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης;

Παραδείγματα επακόλουθου email μετά τη μη λήψη απάντησης και πρότυπα επακόλουθου email

Συνέχεια στο [θέμα]

Αίτημα ενημέρωσης θέματος – [Το όνομά σας]

Υπάρχει κάποια ενημέρωση για το [θέμα];

[Θέμα] – απλά ένα επακόλουθο μήνυμα

Αίτημα για ενημέρωση – [θέμα]

[Θέμα] – εξακολουθεί να είναι δυνατή η συνεργασία;

Ενημέρωση για [θέμα];

Συνέχεια στο [θέμα μου]

Έχετε λάβει την προηγούμενη αίτησή μου;

Ήθελα απλώς να συνεχίσω το [θέμα] μου

[Θέμα] – ενημέρωση

[Θέμα] – απλά ένα επακόλουθο μήνυμα

Απλώς παρακολουθώ το [θέμα μου]

Επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης – συνηθισμένα λάθη

Τι πρέπει να αποφύγετε σε ένα επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης; Υπάρχουν μερικά λάθη που κάνουν συχνά οι άνθρωποι:

Το να είστε πολύ πιεστικοί

Μην είστε πολύ πιεστικοί, διαφορετικά θα φανείτε απελπισμένοι. Αυτή είναι μια λεπτή γραμμή, αλλά να είστε προσεκτικοί και να αποφύγετε να ακούγεστε σαν να απαιτείτε απάντηση από αυτούς. Δεν χρειάζεται να παρακαλέσετε για απάντηση. Παράδειγμα: “Έχουν περάσει δύο εβδομάδες και ακόμα δεν έχω ενημερωθεί από εσάς. Απλώς αναρωτιέμαι αν λάβατε το email μου;” Αυτό ακούγεται λίγο απαιτητικό και μπορεί να φανεί αγενές. Ένας καλύτερος τρόπος για να το εκφράσετε αυτό θα ήταν: “Ελπίζω να μην σας πειράζει να επικοινωνήσω ξανά. Ήθελα απλώς να βεβαιωθώ ότι λάβατε το email μου πριν από μερικές εβδομάδες και να ρωτήσω εάν έχετε κάποια ενημέρωση;” Αυτό είναι πιο ευγενικό και δίνει στον παραλήπτη μια εύκολη διέξοδο αν δεν ενδιαφέρεται.

Δεν δίνετε αρκετές πληροφορίες

Όταν στέλνετε επακόλουθο μήνυμα, φροντίστε να συμπεριλάβετε αρκετές λεπτομέρειες, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ποιος είστε και για τι πράγμα μιλάτε. Πρέπει να συμπεριλάβετε το θέμα της συνομιλίας και την ημερομηνία τελευταίας επικοινωνίας. Αυτό θα βοηθήσει να ανατρέξουν στη μνήμη τους εάν σας έχουν ξεχάσει. Πολλά email δεν περιλαμβάνουν αρκετές πληροφορίες, επομένως το άτομο που τα διαβάζει δεν θα έχει ιδέα ποιος είναι ο αποστολέας ή σε ποια συνεργασία αναφέρονται. Η προσθήκη των στοιχείων, των συνημμένων και τυχόν εγγράφων ή του χαρτοφυλακίου σας ξανά θα είναι χρήσιμη για τον παραλήπτη.

Αποστολή πάρα πολλών email

Μην στέλνετε πολλά επακόλουθα email γιατί αυτό απλώς θα ενοχλήσει τον παραλήπτη. Μια φορά την εβδομάδα είναι αρκετή. Εάν έχετε στείλει πολλά email και εξακολουθείτε να μην έχετε λάβει νέα, ήρθε η ώρα να τα παρατήσετε. Η αποστολή περισσότερων του ενός συνεχόμενων email είναι αποδεκτή, αλλά αφήστε αρκετό χρόνο μεταξύ τους, ώστε να μην φαίνεστε απελπισμένοι. Τέλος, μπορείτε να δοκιμάσετε να συνεχίσετε με ένα τηλεφώνημα. Μπορεί να φαίνεται παλιομοδίτικο, αλλά μερικές φορές είναι ο καλύτερος τρόπος να έρθετε σε επαφή με κάποιον αν δεν λάβετε καμία απάντηση. Απλώς βεβαιωθείτε ότι δεν τηλεφωνείτε αμέσως μετά την αποστολή ενός email – αυτό θα ήταν υπερβολικό.

Αποστολή email στο λάθος άτομο

Όταν έρχεστε σε επαφή με κάποιον, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση. Θα ήταν κρίμα να καταβάλετε όλη αυτή την προσπάθεια για να γράψετε ένα ευγενικό επακόλουθο email απλά για να το στείλετε σε λάθος άτομο. Κάντε την έρευνά σας και ελέγξτε ξανά ότι έχετε τα σωστά στοιχεία επικοινωνίας πριν πατήσετε αποστολή. Εάν δεν είστε απολύτως βέβαιοι σε ποιον να στείλετε το μήνυμά σας, μπορείτε να κάνετε CC ή BCC κάποιον άλλον στο επακόλουθο email σας. Αυτός θα μπορούσε να είναι ένας κοινός φίλος ή συνάδελφος που μπορεί να είναι σε θέση να ωθήσει το άτομο στο οποίο στέλνετε email να απαντήσει. Ωστόσο, κάντε αυτό μόνο ως έσχατη λύση.

Το να είστε αγενείς και απαιτητικοί

Είναι σημαντικό να είστε ευγενικοί όταν στέλνετε email σε κάποιον. Δεν θέλετε να φανείτε αγενείς ή απαιτητικοί. Να είστε ευγενικοί και με σεβασμό, ακόμα κι αν αισθάνεστε απογοητευμένοι που δεν λαμβάνετε απάντηση. Ένα απλό «παρακαλώ» ή «ευχαριστώ» μπορεί να βοηθήσει πολύ στο να κάνετε το email σας πιο ευγενικό και επαγγελματικό. Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους δεν έχετε λάβει ακόμη απάντηση και είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ο παραλήπτης μπορεί να είναι απασχολημένος.

Σύνοψη

Η αποστολή επακόλουθου email μετά την αποστολή ενός email είναι ένας καλός τρόπος για να δείξετε ότι σας ενδιαφέρει το θέμα για το οποίο επικοινωνήσατε για πρώτη φορά και να υπενθυμίσετε στον παραλήπτη το θέμα σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο και ξέρετε τι πρέπει να αποφύγετε προτού αρχίσετε να στέλνετε email σε άτομα. Όταν γίνει σωστά, ένα επακόλουθο email μπορεί να σας βοηθήσει να κλείσετε τη συμφωνία.

Σχετικά Άρθρα

Κριτική λογισμικού εγγραφής κλήσεων

Reviews - Call Recording

Διαχείριση πληροφοριών έναντι διαχείριση γνώσης

Εξερευνήστε τις διαφορές μεταξύ διαχείρισης πληροφοριών και διαχείρισης γνώσης στον αναλυτικό οδηγό μας.

Κριτική λογισμικού εγγραφής κλήσεων

Reviews - Call Recording

Whisper Assistant

Βελτιώστε την εξυπηρέτηση πελατών σας με το Whisper Assistant του LiveAgent - τη δυνατότητα ΤΝ που προβλέπει και προτείνει τις απαντήσεις που χρειάζονται οι αντιπρόσωποι σας.