Λογισμικό διαχείρισης email

Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης email;

Το λογισμικό διαχείρισης email είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση μεγάλου όγκου εισερχόμενων email. Το λογισμικό διαχειρίζεται email μέσω ενός συστήματος καρτελών που δημιουργεί ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε email γνωστό ως αναγνωριστικό καρτέλας. Στη συνέχεια, το λογισμικό εκχωρεί κάθε email σε έναν συγκεκριμένο αντιπρόσωπο ή τμήμα βάσει προκαθορισμένων αυτοματοποιημένων κανόνων ροής εργασίας.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός προγράμματος-πελάτη email/webmail και ενός λογισμικού διαχείρισης email;

Τα προγράμματα webmail και email είναι λιγότερο προηγμένα και προσφέρουν λιγότερες βασικές δυνατότητες. Στον πυρήνα τους, τα προγράμματα webmail και email δημιουργήθηκαν για προσωπική χρήση, ενώ το λογισμικό διαχείρισης email δημιουργήθηκε για επιχειρηματίες, επιχειρήσεις και οργανισμούς που λαμβάνουν χιλιάδες email την ημέρα και χρειάζονται βοήθεια για τη διαχείρισή τους.

Webmail/Email προγράμματα	Λογισμικό διαχείρισης email
Πολύ περιορισμένες ή καθόλου επιλογές αυτοματισμού	Αμέτρητες επιλογές αυτοματισμού
Γεμάτα διαφημίσεις/ανεπιθύμητα email	Χωρίς διαφημίσεις/ανεπιθύμητα email
Χωρίς επιλογές συνεργασίας	Δημιουργήθηκε για συνεργασία (κοινόχρηστα εισερχόμενα που υποστηρίζουν τη διαχείριση ομαδικών email)
Έλλειψη προηγμένου φιλτραρίσματος	Ετικέτες και αναγνωριστικά εισιτηρίων για εύκολο φιλτράρισμα
Χωρίς τυποποιημένες απαντήσεις	Απεριόριστες τυποποιημένες απαντήσεις
Περιορισμένος χώρος αποθήκευσης	Απεριόριστος χώρος αποθήκευσης
Περιορισμένα ή καθόλου πρότυπα email	Προσφορά προσαρμόσιμων προτύπων email
Περιορισμένα πεδία επαφών	Πεδία επικοινωνίας + ενσωματωμένο CRM
Χωρίς ιδιωτικές/εσωτερικές σημειώσεις	Προσφορά ιδιωτικών/εσωτερικών σημειώσεων
Χωρίς δυνατότητα συγχώνευσης/διαχωρισμού email	Προσφορά συγχώνευσης/διαχωρισμού email
Χωρίς ανίχνευση σύγκρουσης αντιπροσώπων	Προσφορά ανίχνευσης σύγκρουσης αντιπροσώπων
Ορισμένα προσφέρουν πολλαπλές καρτέλες email	Προσφορά πολλαπλών καρτελών email
Χωρίς ενσωματώσεις τρίτων	Εκατοντάδες ενσωματώσεις τρίτων
Χωρίς δυνατότητες παντός καναλιού	Δυνατότητες παντός καναλιού
Προσφορά εφαρμογών email για κινητά	Προσφορά εφαρμογών email για κινητά

Πόσες διευθύνσεις email/λογαριασμούς email μπορείτε να ενσωματώσετε σε ένα εργαλείο διαχείρισης email;

Τα προηγμένα εργαλεία διαχείρισης email όπως το LiveAgent δεν επιβάλλουν όρια στον αριθμό των διευθύνσεων email που μπορείτε να συνδέσετε στο λογισμικό.

Είναι ασφαλής η χρήση εργαλείων διαχείρισης email;

Αναμφισβήτητα, το λογισμικό διαχείρισης email είναι συχνά ασφαλέστερο από το παραδοσιακό email. Φανταστείτε αυτό το σενάριο:

• Χρησιμοποιείτε Gmail ή Outlook για να επιλύσετε τα email των πελατών.
• Έχετε πολλούς υπαλλήλους που δουλεύουν σε διαφορετικές βάρδιες.

Φυσικά, θα πρέπει να μοιραστείτε τα διαπιστευτήρια σύνδεσης του email σας με πολλά άτομα, κάτι που μπορεί να αποτελεί απειλή για την ασφάλεια, ειδικά εάν χρησιμοποιούν δημόσιους υπολογιστές ή μοιράζονται συσκευές με άλλους.

Σε ένα σύστημα διαχείρισης email, κάθε υπάλληλος έχει μοναδικά διαπιστευτήρια σύνδεσης, οπότε είναι πολύ πιο ασφαλές για εσάς και για όλη την ομάδα σας.

Ποιος μπορεί να επωφεληθεί από τη χρήση λογισμικού διαχείρισης email;

Το λογισμικό διαχείρισης email μπορεί να είναι πλεονέκτημα για όσους απαντούν καθημερινά σε email εξυπηρέτησης πελατών ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας. Είτε είστε μια ομάδα ατόμων είτε μια μεγάλη επιχείρηση, μια λύση διαχείρισης email είναι απαραίτητη. Πολλές αναφορές έχουν επιβεβαιώσει ότι η χρήση λογισμικού υποστήριξης email αυξάνει την παραγωγικότητα, μειώνει τα επίπεδα άγχους και τελικά εξοικονομεί χρόνο και χρήμα.

Πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από το λογισμικό διαχείρισης email;

Βελτιωμένοι χρόνοι απάντησης μέσω email και αυξημένη ικανοποίηση των πελατών

Η χρήση λογισμικού διαχείρισης email μπορεί να βελτιώσει τους χρόνους απάντησης οι οποίοι, με τη σειρά τους, βελτιώνουν τις εμπειρίες και την ικανοποίηση των πελατών. Με τους αυτοματοποιημένους κανόνες της ροής εργασιών, το λογισμικό θα διανέμει αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα μεταξύ των υπαλλήλων σας. Έχουν περάσει οι ημέρες των μη αυτόματων αναθέσεων και της παρακολούθησης δραστηριότητας των email.

Το λογισμικό διαχείρισης email δεν χάνει χρόνο και διασφαλίζει ότι όλοι έχουν σαφή κατανόηση των ευθυνών τους. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, αυτό βελτιώνει τον χρόνο απόκρισης, καθώς εξαλείφει τη σύγχυση, την παρακολούθηση email, την περιπλάνηση και τη μη αυτόματη διαχείριση εργασιών. Με το λογισμικό διαχείρισης email, όλοι οι αντιπρόσωποι υποστήριξης μπορούν απλώς να συνδεθούν στο λογισμικό και να αρχίσουν να απαντούν σε email εξυπηρέτησης πελατών.

Αυξάνει την παραγωγικότητα και μειώνει τα επίπεδα άγχους

Η ομορφιά ενός συστήματος διαχείρισης email είναι ότι μπορεί να αναλάβει πολλές εργασίες και να τις λύσει από μόνο του. Για παράδειγμα, το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτοματοποιημένους κανόνες ροής εργασιών για την επίλυση καρτελών που δεν έχουν λάβει καμία απάντηση σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Εναλλακτικά, το λογισμικό μπορεί να στείλει αυτόματα email παρακολούθησης σε πελάτες που δεν έχουν απαντήσει στα μηνύματά σας. Αυτή είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου.

Η εφαρμογή αυτού του τύπου λογισμικού σας απαλλάσει από επιπλέον ευθύνες . Εξαλείφει τις επαναλαμβανόμενες και συνηθισμένες εργασίες και έτσι μειώνει τα επίπεδα άγχους και βελτιώνει την παραγωγικότητα. Στην ουσία, δημιουργεί την τέλεια ροή εργασιών.

Εξοικονομεί χρήματα και αυξάνει την απόδοση της επένδυσης

Εδώ θα βρείτε έναν ακόμα λόγο για να λατρέψετε το λογισμικό διαχείρισης email. Σας εξοικονομεί χρήματα. Όταν οι εκπρόσωποί σας δεν χάνουν χρόνο σε απλές, καθημερινές εργασίες και όταν η μόνη τους έννοια είναι η επίλυση των ερωτημάτων των πελατών, εξοικονομείτε χρήματα.

Επιπλέον, σύμφωνα με το Financesonline, για κάθε $1 που επενδύετε στην εμπειρία των πελατών μέσω των γραφείων βοήθειας και παρόμοιων πλατφορμών [όπως το λογισμικό διαχείρισης email], μπορείτε να αποκομίσετε απόδοση επένδυσης της τάξης των 3$.

Εξαλείφει την παρακολούθηση συσκευών και λογαριασμών

Εάν θέλετε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα, συνδέστε το λογισμικό διαχείρισης email με άλλα κανάλια επικοινωνίας όπως τη ζωντανή συνομιλία, το τηλέφωνο ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και να βελτιώσετε ακόμη περισσότερο την παραγωγικότητά σας. Μπορείτε να τερματίσετε την ατελείωτη παρακολούθηση συσκευών και λογαριασμών που αποσπά την προσοχή και δεν είναι παραγωγική.

Το να έχετε όλα τα μηνύματα σε ένα μέρος — είτε πρόκειται για email, είτε σχόλια στο Instagram ή για συνομιλίες σε πραγματικό χρόνο, καθιστά ακόμη πιο εύκολο για εσάς να μεγιστοποιήσετε όλα τα οφέλη που παρέχονται με το σύστημα διαχείρισης email.

Ποια χαρακτηριστικά πρέπει να διαθέτει το λογισμικό διαχείρισης email;

Κοινόχρηστα καθολικά εισερχόμενα email

Τα κοινόχρηστα συγκεντρωτικά εισερχόμενα είναι το κορυφαίο χαρακτηριστικό του λογισμικού διαχείρισης email. Τα εισερχόμενα της ομάδας μπορούν να βελτιστοποιήσουν όλα τα μηνύματα από πολλές διευθύνσεις email, λογαριασμούς μέσων κοινωνικής δικτύωσης, διαδικτυακές συνομιλίες, ακόμη και τηλέφωνα.

Εάν δεν έχετε εργαστεί ποτέ με μια πλατφόρμα συνεργασίας όπως τα καθολικά εισερχόμενα, μπορεί βέβαια να είναι δύσκολο να το φανταστεί κανείς, αλλά ειλικρινά, είναι με διαφορά το καλύτερο χαρακτηριστικό που θα βελτιώσει τις εμπειρίες του πελάτη και του εκπροσώπου σας. Το κεράσι στην τούρτα είναι ότι όλοι οι εκπρόσωποί σας θα έχουν τη μοναδική τους σύνδεση στο σύστημα, επιτρέποντάς τους να εργάζονται ταυτόχρονα σε ξεχωριστά θέματα.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα κοινόχρηστα εισερχόμενα.

Τμήματα και αρμοδιότητες (μεταφορές)

Τα δύο άλλα βασικά χαρακτηριστικά του λογισμικού διαχείρισης email είναι τα τμήματα και οι αρμοδιότητες. Δημιουργώντας διαφορετικά τμήματα για τις ομάδες μάρκετινγκ, υποστήριξης πληροφορικής ή πωλήσεων, θα μπορείτε να οργανώνετε ακόμα καλύτερα τα εισερχόμενά σας. Το φιλτράρισμα θα είναι ευκολότερο και η ανάθεση ευθυνών μέσω κανόνων αυτοματισμού θα είναι παιχνιδάκι.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν αυτοματοποιημένο κανόνα ροής εργασίας που θα δρομολογεί αυτόματα όλα τα email που περιέχουν τις λέξεις “reset” και “password” στο τμήμα IT ή ακόμα και σε έναν αποκλειστικό εκπρόσωπο IT υποστήριξης.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα τμήματα ή τις ευθύνες.

Διαχείριση εργασιών και κανόνες αυτοματοποίησης μάρκετινγκ μέσω email

Έχουμε αναφερθεί εν συντομία στις δυνάμεις της αυτοματοποίησης του μάρκετινγκ μέσω email. Υπάρχουν αμέτρητα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το λογισμικό διαχείρισης email– από την αυτόματη προσθήκη ετικετών σε email, την ανάθεση email σε τμήματα και εκπροσώπους, έως τον προγραμματισμό email που στέλνει αυτόματα προ-μορφοποιημένα συμπληρωματικά email μετά από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο από την τελευταία σας επικοινωνία.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους κανόνες.

Ισχυρά εργαλεία στατιστικών αναλύσεων και δυνατότητες αναφοράς

Με το παραδοσιακό email, είναι δύσκολο να προσδιορίσετε πόσο καλά τα πάτε από άποψη απόδοσης και ποιότητας. Πληροίτε τα κριτήρια αναφοράς του κλάδου, όπως το μέσο ποσοστό απόκρισης μέσω email; Είναι οι πελάτες σας ικανοποιημένοι με την εξυπηρέτηση που λαμβάνουν;

Είναι αρκετά ενδιαφέρον, σύμφωνα με μια έρευνα του Bain & Company, το 80% των CEO πιστεύουν ότι η εταιρεία τους προσφέρει εξυπηρέτηση πελατών ανώτερης ποιότητας. Ωστόσο, μόνο το 8% των πελατών τους συμφωνεί.

Με τις λειτουργίες στατιστικής ανάλυσης και αναφοράς του λογισμικού διαχείρισης email, θα μπορείτε να εντοπίσετε τομείς βελτίωσης χάρη στις πραγματικές πληροφορίες των δεδομένων.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα αναλυτικά στοιχεία και τις αναφορές.

Δυνατότητες ομαδικής συνεργασίας και ανίχνευση σύγκρουσης

Ορισμένα webmails (συγκεκριμένα το Gmail) προσφέρουν μια ενσωματωμένη υπηρεσία συνομιλίας. Ωστόσο, τα περισσότερα προγράμματα-πελάτες/webmails δεν το κάνουν, καθιστώντας τα ανεπαρκή όσον αφορά τη συνεργασία. Κατά τη γνώμη μας, η χρήση εξωτερικών εργαλείων συνομιλίας είναι αντιπαραγωγική, καθώς η εναλλαγή μεταξύ εργαλείων μπορεί να σας κάνει να χάσετε τη συγκέντρωσή σας αλλά και να σπαταλήσετε πολύτιμο χρόνο.

Τα λογισμικά διαχείρισης email όπως το LiveAgent προσφέρει ενσωματωμένες επιλογές εσωτερικής συνομιλίας και κλήσης, καθιστώντας πολύ εύκολο να έρθετε σε επαφή με τους συναδέλφους σας όταν αισθάνεστε ότι “κολλήσατε”.

Επίσης, εργαλεία όπως το LiveAgent διαθέτουν λειτουργίες ανίχνευσης σύγκρουσης εκπροσώπων. Αυτές οι λειτουργίες διασφαλίζουν ότι δεν απαντάται κανένα email δύο φορές. Ειδοποιούν όλους τους εκπροσώπους ότι βλέπουν ένα email που βρίσκεται υπό επεξεργασία, διασφαλίζοντας ότι δεν υπάρχει δόλος ή τυχαία διαγραφή της εργασίας.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την ανίχνευση σύγκρουσης αντιπροσώπων, τις εσωτερικές συνομιλίες ή εσωτερικές κλήσεις.

Προσαρμόσιμα πρότυπα email

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που λείπει από το οπλοστάσιο των παραδοσιακών προγραμμάτων email/webmail είναι τα προσαρμόσιμα πρότυπα email που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποστολή email μάρκετινγκ όπως ενημερωτικά δελτία, email εξυπηρέτησης πελατών όπως email επαναφοράς κωδικού πρόσβασης ή email συναλλαγών που επιβεβαιώνουν μια παραγγελία. Φυσικά, προσαρμόσιμα πρότυπα email είναι διαθέσιμα στην πλατφόρμα διαχείρισης email του LiveAgent.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα πρότυπα email.

CRM (Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων) και προσαρμοσμένα πεδία CRM

Για να γίνει ακόμη καλύτερο, το λογισμικό διαχείρισης email διαθέτει εξαιρετικές δυνατότητες διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM). Εκτός από το ενσωματωμένο CRM που είναι πάντα διαθέσιμο, μπορείτε να καταγράψετε προσαρμοσμένες πληροφορίες για τους πελάτες σας που μπορούν να σας βοηθήσουν να παρέχετε πιο ενημερωμένη και εξατομικευμένη εξυπηρέτηση πελατών.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το CRM.

Πολλά tabs καρτελών/email

Φοβάστε ότι δεν έχετε πολλές καρτέλες email; Δεν πρέπει. Το λογισμικό διαχείρισης email προσφέρει και αυτή τη δυνατότητα. Σας δίνει τη δυνατότητα να απαντάτε σε πολλά email ταυτόχρονα, μεταβαίνοντας απλά μεταξύ των καρτελών (tabs) των email. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε συνδυασμό με τις τυποποιημένες/προκαθορισμένες απαντήσεις.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις πολλαπλές καρτέλες.

Ετικέτες email

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που δεν διαθέτουν τα παραδοσιακά προγράμματα-πελάτες email αλλά είναι εμφανείς στο λογισμικό διαχείρισης email είναι οι ετικέτες. Οι ετικέτες χρησιμοποιούνται για το φιλτράρισμα, την οργάνωση και την προβολή των περιεχομένων ενός email με μια ματιά.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ετικέτες.

Διαχειριστές εργασιών και δυνατότητες παρακολούθησης SLA (συμφωνία επιπέδων εξυπηρέτησης)

Το προηγμένο λογισμικό διαχείρισης email περιέχει δυνατότητες που λειτουργούν ως διαχειριστές εργασιών και ειδοποιούν τους εκπροσώπους σχετικά με τα υψηλής προτεραιότητας/σημαντικά email που πρέπει να επιλυθούν. Γενικά, τα email (καρτέλες) που εμφανίζονται στον διαχειριστή εργασιών έχουν μείνει αναπάντητα για μεγάλο χρονικό διάστημα ή συνδέονται με SLA (συμφωνίες επιπέδων εξυπηρέτησης).

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το Κουμπί Επίλυσης.

Προσωπικές σημειώσεις

Οι προσωπικές σημειώσεις στο λογισμικό διαχείρισης email σας επιτρέπουν να αποκαλύπτετε επιπλέον πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο email, πελάτη ή διαδικασία επίλυσης. Οι συνάδελφοί σας μπορούν να δουν αυτές τις σημειώσεις ανά πάσα στιγμή καθώς επιλύουν ένα συγκεκριμένο email / ερώτημα. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προσωπικές σημειώσεις ως υπενθυμίσεις.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις σημειώσεις.

Τυποποιημένα μηνύματα και προκαθορισμένες απαντήσεις

Οι τυποποιημένες απαντήσεις είναι μια άλλη εξαιρετική δυνατότητα που αποτελεί μέρος του λογισμικού διαχείρισης email. Σας δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις στις πιο συχνές ερωτήσεις των πελατών σας. Όταν λαμβάνετε ένα email που απαιτεί μια γενική απάντηση σε μια τέτοια ερώτηση, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο κάνοντας απλά κλικ στο κουμπί τυποποιημένη απάντηση και επιλέγοντας την απάντηση που θέλετε.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις τυποποιημένες απαντήσεις.

Διαχωρισμός/συγχώνευση ετικετών

Τα εργαλεία διαχείρισης email όπως το LiveAgent προσφέρουν διαχωρισμό και συγχώνευση καρτελών. Η δυνατότητα είναι μοναδική και μπορεί να βελτιώσει τους χρόνους επίλυσης και την αποτελεσματικότητα των αντιπροσώπων. Για παράδειγμα, εάν ένα εισερχόμενο email εγείρει πολλά ζητήματα και πρέπει να επιλυθεί από πολλά τμήματα (όπως πωλήσεις και πληροφορική), η αλληλογραφία μπορεί να χωριστεί στα δύο για να διασφαλιστεί η ταχύτερη επίλυση προβλημάτων.

Εναλλακτικά, εάν ένας πελάτης σας στέλνει πολλά email σχετικά με το ίδιο ζήτημα, τα email μπορούν να συγχωνευτούν σε ένα μόνο email thread (νήμα).

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το διαχωρισμό καρτελών και τη συγχώνευση καρτελών.

Ενσωματώσεις τρίτων

Τα περισσότερα λογισμικά διαχείρισης email προσφέρουν ενσωματώσεις τρίτων για να διασφαλιστεί η τέλεια ροή εργασιών. Οι ενσωματώσεις μπορούν να γίνουν με επεξεργαστές πληρωμών, συστήματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων, εφαρμογές μέσων κοινωνικής δικτύωσης και πολλά άλλα.

Η εφαρμογή αυτών των ενσωματώσεων διασφαλίζει ότι οι εκπρόσωποι δεν θα χρειάζεται να συνδέονται σε εφαρμογές τρίτων και να εισάγουν δεδομένα σε δύο συστήματα.

Δείτε όλες τις ενσωματώσεις.

Εσωτερική γνωσιακή βάση και απεριόριστος αποθηκευτικός χώρος

Ο περιορισμένος χώρος αποθήκευσης email είναι κάτι με το οποίο παλεύουμε όλοι καθημερινά, σωστά; Όχι εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης email! Εργαλεία όπως το LiveAgent προσφέρουν απεριόριστο ιστορικό email. Εάν δεν θέλετε, δεν θα χρειαστεί να διαγράψετε email και δεν θα επιβληθούν όρια στην αποθήκευση εγγράφων. Μπορείτε να αποθηκεύσετε απεριόριστο αριθμό εσωτερικών εγγράφων, οδηγών και ενδεδειγμένων πρακτικών στο ίδιο το λογισμικό.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την εσωτερική διαχείριση γνώσης.

Πώς να βρείτε το σωστό λογισμικό διαχείρισης email

Είστε πεπεισμένοι πως το λογισμικό διαχείρισης email είναι η σωστή λύση για εσάς και την επιχείρησή σας; Τέλεια, διαβάστε για να μάθετε πώς να επιλέξετε το σωστό εργαλείο διαχείρισης email.

Γράψτε τις απαιτήσεις σας και κάντε μια μικρή έρευνα

Το πρώτο βήμα προς την εύρεση του σωστού λογισμικού παρακολούθησης email είναι να γράψετε τις απαιτήσεις σας και να λάβετε υπόψη το μπάτζετ σας, καθώς κάθε πάροχος υπηρεσιών email προσφέρει ένα διαφορετικό εύρος χαρακτηριστικών. Θέλετε ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται απλώς για τη διαχείριση email; Θέλετε ένα εργαλείο που θα απλοποιήσει τη διαχείριση άλλων μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας; Ποια επιπλέον χαρακτηριστικά χρειάζεστε; Είναι μια επεκτάσιμη υπηρεσία email;

Μόλις ολοκληρώσετε μια λίστα με τις απαιτήσεις σας, ήρθε η ώρα να πραγματοποιήσετε μια μικρή έρευνα. Σας συνιστούμε να κοιτάτε τα παρακάτω σε κάθε πάροχο υπηρεσιών:

• Portals που αξιολογούν προϊόντα (όπως G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• Κριτικές στο YouTube

• Μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Ιστοσελίδα
• Άρθρα σύγκρισης

Μόλις εξετάσετε κάθε λογισμικό ξεχωριστά και ξέρετε πλέον ποιο θέλετε να δοκιμάσετε, είναι η ώρα να δημιουργήσετε μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο.

Δημιουργήστε λογαριασμούς δωρεάν δοκιμαστικών περιόδων και δοκιμάστε τις λειτουργίες

Αφού επιλέξετε τις κορυφαίες επιλογές σας, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο. Σας προτείνουμε να δοκιμάσετε όλες τις βασικέςλειτουργίες και να εξοικειωθείτε όσο το δυνατόν περισσότερο με αυτές. Προσπαθήστε να:

• Συνδέστε πολλές διευθύνσεις email με τα εισερχόμενα της ομάδας σας
• Εγκαταστήστε ενσωματώσεις
• Προσκαλέστε εκπροσώπους/χρήστες email στο λογισμικό σας
• Δημιουργήστε τμήματα για τις ομάδες πληροφορικής, μάρκετινγκ και πωλήσεων
• Ορίστε κανόνες αυτοματοποίησης για να έχετε την τέλεια ροή εργασιών
• Ορίστε πρότυπα email για σημαντικά email

Καθώς δοκιμάζετε τα πάντα, σημειώστε τι σας αρέσει και τι όχι. Θα καταλάβετε γρήγορα ποια πλατφόρμα email ανταποκρίνεται περισσότερο στις ανάγκες σας. Εάν η δωρεάν δοκιμαστική περίοδος λήξει πολύ σύντομα και θέλετε επιπλέον χρόνο για να δοκιμάσετε όλες τις λειτουργίες, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη πελατών.

Οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού διαχείρισης email θα χαρούν να παρατείνουν τη δωρεάν δοκιμαστική σας περίοδο για μερικές εβδομάδες.

Οι ευχαριστημένοι πελάτες είναι οι καλύτεροι πελάτες

Προσφέρουμε σαν υπηρεσία γνωριμίας τη μεταφορά από τις πιο δημοφιλείς λύσεις για help desk

View more

Κλείστε ένα demo/μια ομιλία με έναν διευθυντή πωλήσεων

Εάν βρίσκεστε μεταξύ δύο λογισμικών διαχείρισης email κλείστε ένα demo και μιλήστε με την ομάδα πωλήσεων. Παρουσιάστε μια λίστα με αυτό που θέλετε να επιτύχετε, κάντε ερωτήσεις και κρατήστε σημειώσεις για την υπηρεσία που λαμβάνετε.

Γενικά, η συμπεριφορά του υπεύθυνου πωλήσεων μπορεί να είναι μια καλή ένδειξη για το πώς θα αντιμετωπίζεστε από τις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών του προμηθευτή όταν είστε πελάτης που πληρώνει. Εάν αισθάνεστε ότι γνωρίζουν το προϊόν και είναι έτοιμοι να σας βοηθήσουν ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι παίρνετε μια καλή απόφαση.

Ωστόσο, εάν αισθάνεστε ότι δεν μπορούν να απαντήσουν στις ερωτήσεις σας και δεν ενδιαφέρονται ειλικρινά για την επιτυχία σας, θα πρέπει να αναζητήσετε ένα διαφορετικό λογισμικό διαχείρισης email.

Ποια είναι καλή τιμή για ένα λογισμικό διαχείρισης email;

Αυτή είναι η ερώτηση δεν μπορεί να απαντηθεί εύκολα. Τα περισσότερα λογισμικά διαχείρισης email είναι συνδρομητικά, οπότε είναι πολύ πιθανό να πληρώνετε σε μηνιαίες δόσεις. Ωστόσο, κάθε λογισμικό διαχείρισης email είναι διαφορετικό σε αυτά που προσφέρει όσον αφορά τις λειτουργίες, τις ενσωματώσεις και τις θέσεις των εκπροσώπων

Ρίχνοντας μια ματιά σε αξιόπιστες ιστοσελίδες αξιολόγησης λογισμικού μπορούμε να πούμε ότι ένα κανονικό εύρος τιμών κυμαίνεται από 15 έως 39$ τον μήνα ανά εκπρόσωπο.

Εάν αυτό το εύρος τιμών είναι πολύ υψηλό για εσάς, σκεφτείτε την περίπτωση ενός δωρεάν εργαλείου διαχείρισης email.

Τι πρέπει να διαθέτει ένα δωρεάν λογισμικό διαχείρισης email για να θεωρείται καλό;

Αν και τα δωρεάν εργαλεία διαχείρισης email είναι διαδεδομένα, είναι πιο περιορισμένα όσον αφορά τις δυνατότητες.

Δεν θέλουμε να περιαυτολογούμε, αλλά το LiveAgent προσφέρει ένα αρκετά καλό δωρεάν πρόγραμμα διαχείρισης email που εξακολουθεί να προσφέρει ένα μεγάλο “οπλοστάσιο” δωρεάν λειτουργιών. Για παράδειγμα, το δωρεάν LiveAgent προσφέρει:

• 1 ενσωμάτωση διεύθυνσης email
• Βασικές αναφορές
• Διαχείριση γνωσιακής βάσης
• Ιστορικό καρτελών 7 ημερών
• Ενσωμάτωση 1 κουμπιού συνομιλίας και 1 αριθμού τηλεφώνου
• Συγχώνευση και διαχωρισμός email
• Προσαρμοσμένα πεδία καρτελών CRM
• Διαχείριση εργασιών
• Ετικέτες
• Προσωπικές σημειώσεις
• Μεταφορές email
• Πολλαπλές καρτέλες email
• Eξυπηρέτηση πελατών 24/7

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What is email management software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Email management software is a tool that’s used to manage large volumes of inbound emails. The software manages emails through a ticketing system that creates a unique identifier for each email known as a ticket ID. The software then assigns each email to a specific agent or department based on predefined workflow rules.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What’s the difference between an email client/webmail and email management software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Webmail and email clients are less advanced and offer fewer features. At their core, webmail and email clients were created for personal use, while email management software was created for solopreneurs, businesses, and organizations that receive large volumes of email and need help managing them.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Who can benefit from using email management software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Email management software can be a benefit to anyone who answers tons of emails every day. Whether you’re a one-man team or a large business, an email management solution is a must-have. Plenty of reports have confirmed that utilizing email support software increases productivity, decreases stress levels, and ultimately saves time and money.” } }] }