Πώς να αρνηθείτε ευγενικά

Βαθιά, είναι στη φύση του ανθρώπου να του αρέσει και να αναζητά επιβεβαίωση από άλλους. Αλλά, δυστυχώς, όσο σκληρά κι αν προσπαθούμε, μερικές φορές πρέπει να διαφωνήσουμε ή να αρνηθούμε να κάνουμε κάτι και να πούμε όχι στο άτομο στην άλλη πλευρά. Αυτό μπορεί να είναι απίστευτα δύσκολο για εκείνα τα άτομα που φοβούνται αντιδράσεις και θέλουν να αγαπηθούν από όλους. Έτσι, ακολουθούν μερικοί τρόποι για να αρνηθείτε ευγενικά, είτε είναι για δουλειά όπως η εξυπηρέτηση πελατών είτε οποιαδήποτε άλλη καθημερινή κατάσταση.

Αυτοί λειτουργούν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίες πραγματικής ζωής, μέσω τηλεφώνου, σε εφαρμογή συνομιλίας ή οποιαδήποτε άλλη κατάσταση όπου πρέπει να αρνηθείτε το αίτημα κάποιου.

Ζητήστε συγγνώμη πρώτα

Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν περίεργη συμβουλή, ειδικά αν αντικειμενικά δεν έχετε κάνει τίποτα λάθος. Ωστόσο, το να πείτε συγγνώμη πριν πείτε όχι έχει ορισμένα οφέλη. Πρώτον, ενημερώνετε το άλλο άτομο ότι έρχονται κακές ειδήσεις. Δεύτερον, δείχνετε συμπάθεια, η οποία μπορεί να μαλακώσει ακόμη και τα πιο σκληρά χτυπήματα. Έτσι αρνηθείτε ευγενικά.

Λυπάμαι, αλλά έπρεπε να αρνηθούμε το αίτημά σας να μεταφερθείτε σε άλλο τμήμα.

Μην περιστρέφεστε

Εάν δημιουργήσετε μια λεπτομερή απάντηση στο ερώτημα κάποιου μόνο για να αρνηθείτε την έκκλησή του, δύο πράγματα μπορούν να συμβούν.

Πρώτον, μπορεί να νομίσουν ότι λέτε ψέματα λόγω του πόσο λεπτομερής είναι η απάντησή σας.

Δεύτερον, θα βρουν τρόπο να σας πείσουν να πείτε ναι βρίσκοντας ένα κενό στην απάντησή σας.

Έτσι, αντί να γράψετε ολόκληρο ένα γράμμα άρνησης αίτησης, κάντε το γρήγορο και ανώδυνο. Θα είναι πιο ειλικρινές και υπάρχει μικρότερη πιθανότητα να συμβεί διαφωνία αργότερα.

Έτσι, αντί για: *“Λυπάμαι, αλλά δεν μπορώ να σας πάω στο σταθμό αύριο γιατί η κόρη μου έχει μαθήματα κολύμβησης και αν τα χάσει, οι πιθανότητές της να πάει στο πρωτάθλημα της πολιτείας είναι σε κίνδυνο.'

Απλώς πείτε:

Λυπάμαι αλλά δεν μπορώ να σας βοηθήσω, έχω κάτι προγραμματισμένο για αύριο.

Χρησιμοποιήστε την πραγματική λέξη

Μερικές φορές, η ζάχαρη μπορεί να κάνει περισσότερη ζημιά παρά καλό. Αντί να βρείτε τρόπους για να μαλακώσετε το χτύπημα, προχωρήστε και χρησιμοποιήστε την πραγματική λέξη με το άτομο που μιλά σε σας.

Όχι, φοβάμαι ότι δεν μπορώ να το κάνω αυτό για σας.

Ή

Αυτό δεν είναι δυνατό προς το παρόν.

Ή

Προτιμώ να μην μπλέξω σε τέτοια κατάσταση.

Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο που ακούει δεν θα έχει αμφιβολία ότι η απάντησή σας είναι αρνητική. Αυτή είναι η ευκολότερη λύση από όλες, αλλά ταυτόχρονα η πιο επικίνδυνη γιατί μπορεί να φαίνεστε απότομος ή πολύ άμεσος.

Πείτε ΌΧΙ δύο φορές, αν χρειαστεί

Μερικές φορές, οι άνθρωποι θα συνεχίσουν να επιμένουν αφού ακούσουν ότι αρνηθείτε για πρώτη φορά. Θα μπορούσαν να νομίσουν ότι είναι δυνατό να αλλάξετε γνώμη ή ότι μετά από αρκετή πειθώ, μπορεί να υποχωρήσετε. Απλώς (και ευγενικά) επιβεβαιώστε ξανά την αρνητική σας απάντηση.

Όπως είπα, φοβάμαι ότι δεν μπορώ να σας βοηθήσω προς το παρόν.

Ή

Όπως ανέφερα προηγουμένως, δεν δίνουμε εκπτώσεις στους ηλικιωμένους.

Προωθήστε τους σε κάποιον άλλο

Μια κατάσταση όπου οι άνθρωποι δεν έχουν πρόβλημα να ακούσουν όχι είναι όταν τους στέλνετε σε κάποιον άλλο που μπορεί να είναι πιο χρήσιμος. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα το σκεφτούν ως άρνηση, παρά ως βοήθεια για να πάρουν αυτό που πραγματικά χρειάζονται. Φυσικά, πρώτα, βεβαιωθείτε ότι το άτομο στο οποίο τους στέλνετε μπορεί να κάνει την πραγματική εργασία.

Δεν μπορώ να σας βοηθήσω προς το παρόν γιατί δεν είμαι ειδικός στη φορολογία, αλλά η Σουζάν από τη λογιστική μπορεί να σας δώσει ένα χέρι.

Ή

Ενώ δεν μπορώ να λύσω αυτό το πρόβλημα αμέσως, μπορώ να σας συνδέσω με κάποιον από την εξυπηρέτηση πελατών για να σας βοηθήσει.

Αντικατοπτρίστε το αίτημά τους

Μιλώντας για συμπάθεια, μια από τις καλύτερες τακτικές για να ξεφύγετε με μια αρνητική απάντηση είναι να υποθέσετε την ίδια θέση με αυτούς. Εάν είναι μια δύσκολη κατάσταση (ή άτομο) που αντιμετωπίζετε, αυτό μπορεί να βοηθήσει στο να κάνει την απάντησή σας να μην φαίνεται τόσο αρνητική. Ακριβώς όπως το προηγούμενο σενάριο, ξεκινάτε ωραία πριν αρνηθείτε.

Έχετε δίκιο, πήραμε πολύ καιρό κατά την επεξεργασία του αιτήματός σας. Ωστόσο, δεν μπορώ να σας βοηθήσω αυτή τη στιγμή.

Ή

Είναι αλήθεια ότι δεν κάναμε αρκετά για την υπόθεσή σας. Ωστόσο, δεν νομίζω ότι μπορούμε πραγματικά να σας βοηθήσουμε με το αίτημά σας.

Προσφέρετε μια εναλλακτική λύση

Σίγουρα, το να πάρετε όχι ως απάντηση δεν θα αισθανθεί τόσο καλά στο άτομο στην άλλη πλευρά. Ωστόσο, εάν τους δώσετε μια εναλλακτική που φαίνεται εξίσου καλή, πιθανότατα θα δεχτούν την άρνηση πολύ καλύτερα.

Φοβάμαι ότι δεν μπορώ να σας δώσω έκπτωση σε ένα premium πλάνο, αλλά μπορώ να σας δώσω έναν ακόμη μήνα δωρεάν δοκιμής.

Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό, καθώς μερικές φορές δεν υπάρχει εναλλακτική επιλογή. Επίσης, έχετε κατά νου ότι η προσφορά μιας εναλλακτικής μπορεί να ανοίξει περισσότερη περιττή συζήτηση.

Επιστρέψτε σε αυτούς

Συχνά, το αίτημα κάποιου απλώς δεν είναι δυνατό να εκπληρωθεί αμέσως. Ίσως δεν γνωρίζετε αν είναι δυνατό, χρειάζεστε την έγκριση ενός άλλου ατόμου ή θα μπορούσε να είναι κάτι εντελώς διαφορετικό. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πείτε στο άτομο ότι θα ελέγξετε και θα επιστρέψετε σε αυτό σε μεταγενέστερο χρόνο. Φυσικά, βεβαιωθείτε ότι θα επιστρέψετε πραγματικά σε αυτό.

Δεν μπορώ να σας πω πού είναι η αποστολή σας προς το παρόν, αλλά θα το ελέγξω και θα σας ενημερώσω κάποια στιγμή αύριο αν σας κάνει.

Ή

Ενώ δεν μπορώ να σας βοηθήσω προς το παρόν, μπορείτε να επιστρέψετε αύριο και να δείτε αν έχουμε περισσότερα από αυτά τα παπούτσια σε απόθεμα.

Παράδειγμα πραγματικής ζωής: Πώς να αρνηθείτε μια πρόσκληση;

Ας δούμε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα. Πώς να αρνηθείτε μια πρόσκληση γάμου; Εάν δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε έναν γάμο ή ίσως δεν θέλετε να έρθετε σε έναν γάμο, το να καταλάβετε πώς να αρνηθείτε ευγενικά την πρόσκληση γάμου μπορεί συχνά να είναι μια δυσκολία.

Πώς να αρνηθείτε δείγματα πρόσκλησης γάμου:

Ευχαριστώ πολύ για την πρόσκληση. Δυστυχώς, δεν μπορώ να παρακολουθήσω. Συγχαρητήρια και στους δύο. Έχετε μια όμορφη μέρα!

Ή

Λυπάμαι, αλλά δεν μπορώ να έρθω προσωπικά. Θα ήθελα να γιορτάσω με και τους δύο όταν έχουμε την ευκαιρία. Πάντως, συγχαρητήρια και στους δύο!

Συμπέρασμα

Το να πείτε όχι ή να αρνηθείτε ευγενικά είναι ένα από τα πιο δύσκολα πράγματα που πρέπει να κάνετε, ανεξάρτητα από την κατάσταση, το άτομο ή τη γλώσσα. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να πείτε ΌΧΙ πιο εύκολα και να αποφύγετε δυσάρεστες καταστάσεις με το άτομο στην άλλη πλευρά. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ελέγξτε το άρθρο Επικοινωνία με Πελάτες για περαιτέρω γνώση.

Ανακαλύψτε μόνοι σας

Η γνώση είναι δύναμη, αλλά μόνο όταν την εφαρμόζετε στην πράξη. Δοκιμάστε τα πάντα στην ακαδημία μας ακριβώς μέσα στο LiveAgent.

|

|