Πρότυπα επιστολών απόρριψης για την αποτελεσματική διαχείριση των πελατών. Περιλαμβάνει συμβουλές και πρότυπα για τη σύνταξη επιστολών απόρριψης καθώς και παραδείγματα για διάφορες περιπτώσεις.
Όσο και αν κάθε επιχείρηση θέλει να ευχαριστήσει τους πελάτες της κάθε φορά, δεν είναι πάντα δυνατό να λέμε ναι σε όλα τα αιτήματα των πελατών. Αγκαλιάζοντας την ιδέα ότι ο πελάτης έχει πάντα δίκιο, το καθιστά πιο δύσκολο να καταλάβουμε πώς να πούμε όχι στους πελάτες χωρίς να τους απογοητεύσουμε ή να τους χάσουμε. Ωστόσο, όταν ένας πελάτης απαιτεί κάτι που δεν είναι διαθέσιμο, είναι παράλογο ή απλώς αδύνατο να παρέχετε, όλοι όσοι συμμετέχουν σε άμεσες αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες θα πρέπει να γνωρίζουν απόλυτα πώς να λένε όχι στους πελάτες με ευγενικό τρόπο.
Πώς να πείτε όχι σε αιτήματα ή απαιτήσεις πελατών χωρίς να κάνετε τους πελάτες να θυμώσουν ή να αισθανθούν απογοητευμένοι; Ακολουθούν ορισμένα βασικά που πρέπει να έχετε κατά νου κάθε φορά που πρέπει να συντάξετε μια επιστολή απόρριψης στους πελάτες ή τους υποψήφιους πελάτες σας.
Είτε πρόκειται για φόβο κακής φήμης, είτε για καταστροφή της σχέσης σας με έναν πελάτη είτε για πλήρη απώλειά του, η απόρριψη αιτημάτων πελατών μπορεί να είναι δύσκολη, αν δεν ξέρετε πώς να το κάνετε με επαγγελματικό τρόπο. Στην πραγματικότητα, το να μάθετε πώς να λέτε όχι είναι μια βασική δεξιότητα, ειδικά για όσους εργάζονται σε θέσεις που αντιμετωπίζουν πελάτες. Πιο κάτω παρατίθενται μερικά τυπικά πρότυπα επιστολών απόρριψης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε (και να εξατομικεύσετε) για τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες σας.
Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]
Η επιστολή απόρριψης είναι μια επίσημη επιστολή που ενημερώνει τον αιτούντα για τη μη πρόσληψή του.
Η επιστολή πρέπει να συνοψίζει τον κύριο λόγο μη πρόσληψης ενός αιτούντος. Η επιστολή πρέπει να κλείνει με ένα ευχαριστήριο σημείωμα. Επιπλέον, η επιστολή απόρριψης πρέπει να αποσταλεί εντός μιας εβδομάδας από τη συνέντευξη.
Η επιστολή πρέπει να απευθύνεται στον αιτούντα και να έχει συνταχθεί σε τρίτο πρόσωπο. Θα πρέπει να είναι επαγγελματική, ευγενική και σύντομη.
Ready to put our rejection templates to the test?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Πώς να Γράψετε ένα Απολογητικό Email
Οι επαγγελματίες του μάρκετινγκ μπορούν να χρησιμοποιήσουν PDF και βίντεο για επικοινωνία και προβολή επιτυχημένων περιπτώσεων πελατών. Μια μελέτη περίπτωσης είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους παροχής κοινωνικής απόδειξης για την υψηλής ποιότητας προσφορά υπηρεσιών ή προϊόντων που μπορούν να βοηθήσουν τους πελάτες να επιτύχουν τους στόχους τους ή να ξεπεράσουν εμπόδια.
Πώς να Γράψετε ένα Απολογητικό Email
Η χρήση PDF ή βίντεο μπορεί να βοηθήσει τους επαγγελματίες του μάρκετινγκ στην επικοινωνία της πρότασης αξίας τους. Μια μελέτη περίπτωσης είναι ένας καλός τρόπος παροχής κοινωνικής απόδειξης για την ποιότητα των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρει η επιχείρηση.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team