Πρότυπα επιστολών απόρριψης

Όσο και αν κάθε επιχείρηση θέλει να ευχαριστήσει τους πελάτες της κάθε φορά, δεν είναι πάντα δυνατό να λέμε ναι σε όλα τα αιτήματα των πελατών. Αγκαλιάζοντας την ιδέα ότι ο πελάτης έχει πάντα δίκιο, το καθιστά πιο δύσκολο να καταλάβουμε πώς να πούμε όχι στους πελάτες χωρίς να τους απογοητεύσουμε ή να τους χάσουμε. Ωστόσο, όταν ένας πελάτης απαιτεί κάτι που δεν είναι διαθέσιμο, είναι παράλογο ή απλώς αδύνατο να παρέχετε, όλοι όσοι συμμετέχουν σε άμεσες αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες θα πρέπει να γνωρίζουν απόλυτα πώς να λένε όχι στους πελάτες με ευγενικό τρόπο.

Πώς να πείτε όχι στους πελάτες χωρίς να τους χάσετε

Πώς να πείτε όχι σε αιτήματα ή απαιτήσεις πελατών χωρίς να κάνετε τους πελάτες να θυμώσουν ή να αισθανθούν απογοητευμένοι; Ακολουθούν ορισμένα βασικά που πρέπει να έχετε κατά νου κάθε φορά που πρέπει να συντάξετε μια επιστολή απόρριψης στους πελάτες ή τους υποψήφιους πελάτες σας.

  • Αναδιαμορφώστε το «όχι» χρησιμοποιώντας θετική γλώσσα, η οποία είναι η μόνη μορφή επικοινωνίας που πρέπει να χρησιμοποιείτε όταν συντάσσετε μια επιστολή απόρριψης.
  • Διατηρήστε μια απλή μορφή επιστολής απόρριψης: δείξτε εκτίμηση, δημοσιεύστε τα νέα, αναφέρετε τους λόγους, προσφέρετε βοήθεια, κλείστε με όμορφο τρόπο.
  • Χρησιμοποιήστε δηλώσεις ενσυναίσθησης για να δείξετε ότι κατανοείτε τα συναισθήματα του πελάτη (δηλ. Κατανοώ απόλυτα ότι…, Γνωρίζω πόσο απογοητευτικό πρέπει να είναι…, κλπ.)
  • Να παρέχετε πάντα μια ιδιαίτερη εξήγηση σχετικά με τους λόγους για τους οποίους δεν είστε σε θέση να εκπληρώσετε το αίτημα ενός πελάτη (π.χ. κάτι αντιβαίνει στην πολιτική της εταιρείας).
  • Επιβεβαιώστε την άρνησή σας χωρίς να δώσετε ψευδείς υποσχέσεις στους πελάτες (δηλ. μην υποσχεθείτε να παρέχετε μια δυνατότητα στο εγγύς μέλλον, εάν δεν σχεδιάζετε πραγματικά να το κάνετε).
  • Βρείτε την πλησιέστερη εναλλακτική λύση, αν είναι δυνατόν. Ακόμα κι αν δεν λειτουργεί για τον πελάτη, αυτός θα εξακολουθήσει να εκτιμά την προσπάθειά σας.
  • Βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης καταλαβαίνει ότι λέτε όχι στο αίτημά του και όχι στον ίδιο προσωπικά.
  • Εάν η κατάσταση αλλάξει, επικοινωνήστε με τον πελάτη για να τον ενημερώσετε ότι είστε πλέον σε θέση να εκπληρώσετε το αίτημά του.

Πώς να πείτε όχι σε έναν πελάτη: 7 Πρότυπα επιστολών απόρριψης

Είτε πρόκειται για φόβο κακής φήμης, είτε για καταστροφή της σχέσης σας με έναν πελάτη είτε για πλήρη απώλειά του, η απόρριψη αιτημάτων πελατών μπορεί να είναι δύσκολη, αν δεν ξέρετε πώς να το κάνετε με επαγγελματικό τρόπο. Στην πραγματικότητα, το να μάθετε πώς να λέτε όχι είναι μια βασική δεξιότητα, ειδικά για όσους εργάζονται σε θέσεις που αντιμετωπίζουν πελάτες. Πιο κάτω παρατίθενται μερικά τυπικά πρότυπα επιστολών απόρριψης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε (και να εξατομικεύσετε) για τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες σας.

Δημιουργήστε πρότυπο επιστολής απόρριψης μέσα στο LiveAgent
Αποθηκεύστε τα πρότυπα επιστολών απόρριψης εντός των τυποποιημένων μηνυμάτων σας για εξοικονόμηση χρόνου

Πώς να πείτε όχι σε ένα αίτημα πελάτη για μια λειτουργία


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Πώς να πείτε όχι σε έναν πελάτη που ζητά μια λειτουργία που καταργήθηκε


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Πώς να πείτε όχι σε έναν πελάτη που ζητά έκπτωση


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Πώς να πείτε όχι σε έναν πελάτη που ζητά επιστροφή χρημάτων/ επιστροφή/ ανταλλαγή

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Πώς να πείτε όχι σε έναν πελάτη που σας ζητά να κάνετε κάτι γι’ αυτόν

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Πώς να πείτε όχι σε μια συνάντηση με κάποιον πελάτη

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Πώς να πείτε όχι ένα πρότζεκτ πελάτη

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Συχνές Ερωτήσεις

Τι είναι η επιστολή απόρριψης;

Η επιστολή απόρριψης είναι μια επίσημη επιστολή που ενημερώνει τον αιτούντα για τη μη πρόσληψή του.

Τι πρέπει να αναφέρετε στην επιστολή απόρριψης;

Η επιστολή πρέπει να συνοψίζει τον κύριο λόγο μη πρόσληψης ενός αιτούντος. Η επιστολή πρέπει να κλείνει με ένα ευχαριστήριο σημείωμα. Επιπλέον, η επιστολή απόρριψης πρέπει να αποσταλεί εντός μιας εβδομάδας από τη συνέντευξη.

Πώς να συντάξετε μια καλή επιστολή απόρριψης;

Η επιστολή πρέπει να απευθύνεται στον αιτούντα και να έχει συνταχθεί σε τρίτο πρόσωπο. Θα πρέπει να είναι επαγγελματική, ευγενική και σύντομη.

Ready to put our rejection templates to the test?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Πίσω στα Πρότυπα Δημιουργία ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμού

Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.

×
Προγραμματίστε μία ατομική κλήση και ανακαλύψτε πως μπορει το LiveAgent να ωφελήσει την επιχείρησή σας.

Είμαστε διαθέσιμοι σε πολλές ημερομηνίες

Προγραμματίστε ένα demo