Προκαθορισμένες απαντήσεις

Τι είναι οι προκαθορισμένες απαντήσεις;

Οι προκαθορισμένες απαντήσεις είναι προ-γραμμένα μηνύματα που οι agents μπορούν να χρησιμοποιήσουν με μια εντολή ή ένα κλικ. Συνήθως χρησιμοποιούνται για να απαντούν σε συχνές ερωτήσεις και να επιταχύνουν την διαχείριση και τον χρόνο απόκρισης των αιτημάτων.

Πώς διαφέρουν οι προκαθορισμένες απαντήσεις από τα προκαθορισμένα μηνύματα;

Παρά τον παρόμοιο σκοπό τους, τα προκαθορισμένα μηνύματα και οι προκαθορισμένες απαντήσεις είναι δύο ξεχωριστές λειτουργίες.

Οι προκαθορισμένες απαντήσεις διαφέρουν από τα προκαθορισμένα μηνύματα με τρεις τρόπους:

• Τα προκαθορισμένα μηνύματα μπορούν να αποθηκεύσουν μόνο μια σύντομη ακολουθία κειμένου, ενώ οι προκαθορισμένες απαντήσεις μπορούν να είναι μεγαλύτερες
• Κατά τη δημιουργία μιας προκαθορισμένης απάντησης, μπορείτε να ορίσετε το θέμα του email
• Οι προκαθορισμένες απαντήσεις μπορούν να περιέχουν συνημμένα αρχεία

Ποιος χρησιμοποιεί προκαθορισμένες απαντήσεις;

Κυρίως οι agents υποστήριξης πελατών χρησιμοποιούν προκαθορισμένες απαντήσεις. Ωστόσο, μπορούν να χρησιμοποιηθούν και από στελέχη πωλήσεων, marketing ή IT που διαχειρίζονται επικοινωνία με πελάτες. Θα τις βρείτε σε πολλά συστήματα διαχείρισης αιτημάτων πελατών.

Ποιος είναι ο σκοπός των προκαθορισμένων απαντήσεων;

Ένα αξιόπιστο εργαλείο διαχείρισης αιτημάτων αποτελεί έναν ισχυρό σύμμαχο για τους agents υποστήριξης πελατών. Η αξιοποίηση προκαθορισμένων απαντήσεων μέσα στο εργαλείο διαχείρισης αιτημάτων αυξάνει την αποδοτικότητά τους και απλοποιεί τις ροές εργασίας. Έχοντας έτοιμα πρότυπα για γενικές ερωτήσεις, εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο για τους agents σας. Αντί να γράφουν την ίδια απάντηση ξανά και ξανά, μπορούν να χρησιμοποιούν έτοιμες απαντήσεις με ένα κλικ.

Παράδειγμα προκαθορισμένης απάντησης

Θέμα: Η πολιτική αποστολής μας

Μήνυμα: Όλες οι παραγγελίες επεξεργάζονται εντός 2-3 εργάσιμων ημερών. Οι παραγγελίες δεν αποστέλλονται ούτε παραδίδονται τα Σαββατοκύριακα ή τις αργίες. Εάν υπάρχει μεγάλος όγκος παραγγελιών, οι αποστολές ενδέχεται να καθυστερήσουν λίγες ημέρες. Παρακαλούμε επιτρέψτε επιπλέον ημέρες για την παράδοση. Εάν υπάρξει σημαντική καθυστέρηση στην αποστολή της παραγγελίας σας, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας μέσω email ή τηλεφώνου. Τα έξοδα αποστολής θα υπολογιστούν και θα εμφανιστούν κατά το checkout. Η παράδοση την επόμενη ημέρα είναι διαθέσιμη μόνο για παραγγελίες με διευθύνσεις εντός των ηπειρωτικών ΗΠΑ.

Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω προκαθορισμένες απαντήσεις;

Για να ενεργοποιήσετε μια προκαθορισμένη απάντηση, απλώς πατήστε CTRL+I κατά την πληκτρολόγηση στην προβολή αιτήματος ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Προκαθορισμένης απάντησης και επιλέξτε την απάντηση από τη λίστα.

Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις;

1. Συνδεθείτε στο LiveAgent.
2. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις (εικονίδιο γραναζιού).
3. Κάντε κλικ στο Αυτοματοποίηση.
4. Επιλέξτε Προκαθορισμένες απαντήσεις.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία προκαθορισμένης απάντησης.

6. Καθορίστε το όνομα της απάντησής σας.
7. Δημιουργήστε μια γραμμή θέματος. Θα χρησιμοποιηθεί όταν δημιουργείτε νέο αίτημα (email) και χρησιμοποιείτε την προκαθορισμένη απάντηση.
8. Δημιουργήστε το μήνυμά σας σε απλό κείμενο ή σε HTML μορφή. Μπορείτε να προσθέσετε συνημμένα αρχεία.
9. Καθορίστε ποια τμήματα και agents θα μπορούν να χρησιμοποιούν την προκαθορισμένη απάντηση.

10. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Πώς να επεξεργαστείτε προκαθορισμένες απαντήσεις

1. Συνδεθείτε στο LiveAgent.
2. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις (εικονίδιο γραναζιού).
3. Κάντε κλικ στο Αυτοματοποίηση.
4. Κάντε κλικ στο Προκαθορισμένες απαντήσεις.
5. Κάντε κλικ σε ένα υπάρχον μήνυμα.
6. Επεξεργαστείτε το μήνυμα όπως επιθυμείτε.
7. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Διαγραφή προκαθορισμένων απαντήσεων

1. Συνδεθείτε στο LiveAgent.
2. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις (εικονίδιο γραναζιού).
3. Κάντε κλικ στο Αυτοματοποίηση.
4. Κάντε κλικ στο Προκαθορισμένες απαντήσεις.
5. Βρείτε το μήνυμα που θέλετε να διαγράψετε.
6. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Κάδου στα δεξιά του μηνύματος.
7. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας στο αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης κάνοντας κλικ στο Ναι.

Μερικές προκαθορισμένες απαντήσεις για να ξεκινήσετε

Όπως ήδη διαπιστώσαμε, μπορούμε να εξοικονομήσουμε πολύτιμο χρόνο χρησιμοποιώντας προκαθορισμένες απαντήσεις. Πού και σε ποιο πλαίσιο μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε; Συγκεντρώσαμε μια λίστα κατηγοριών με παραδείγματα για να εμπνευστείτε και να δημιουργήσετε τις δικές σας.

Πρότυπα αιτημάτων

Κάθε μέρα, οι εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών λαμβάνουν πολλές παρόμοιες ερωτήσεις. Είναι χρονοβόρο και κουραστικό να απαντούν συνεχώς τα ίδια. Κάντε τη δουλειά των agents σας ευκολότερη δημιουργώντας προκαθορισμένες απαντήσεις αιτημάτων. Δείτε τα πρότυπα αιτημάτων μας για να ξεκινήσετε.

Επιχειρηματικές απαντήσεις

Η χρήση του email ως μέσου επικοινωνίας με δυνητικούς πελάτες και συνεργάτες είναι καθιερωμένη πρακτική. Ωστόσο, κάποιες φορές χρειάζεται έμπνευση για να δημιουργήσετε ένα email που θα μετατρέψει τους υποψήφιους σε πελάτες. Αν ενδιαφέρεστε για συναλλακτικά, προωθητικά ή σχεσιακά emails, εμπνευστείτε από τα επιχειρηματικά μας πρότυπα.

Απαντήσεις εξυπηρέτησης πελατών

Η παροχή άριστης εξυπηρέτησης σε κάθε επαφή είναι απαραίτητη για να κρατήσετε τους πελάτες ευχαριστημένους και πιστούς στο brand σας. Δείτε τις προκαθορισμένες απαντήσεις μας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι agents σας σε κάθε σενάριο – από ευχαριστήρια έως απαντήσεις σε θυμωμένα μηνύματα.

Προκαθορισμένες απαντήσεις live chat

Το live chat είναι ένα από τα πιο δημοφιλή κανάλια επικοινωνίας με πελάτες. Αν θέλετε να αυξήσετε την αποδοτικότητα και να διεκπεραιώσετε περισσότερες συνομιλίες, αξιοποιήστε τις προκαθορισμένες απαντήσεις. Δείτε πώς εξοικονομούμε χρόνο με τα πρότυπα live chat.

Απαντήσεις για το portal πελατών

Χρειάζεστε να δημιουργήσετε emails επαλήθευσης, καλωσορίσματος, επιβεβαίωσης, επαναφοράς, feedback ή προσκλήσεων; Χρησιμοποιήστε αυτά τα πρότυπα portal πελατών για να δημιουργήσετε αποτελεσματική επικοινωνία υποστήριξης.

Απαντήσεις help desk

Θέλετε να βοηθήσετε τους agents να διαχειριστούν δύσκολες συνομιλίες και να εξοικονομήσουν χρόνο; Εμπνεύστε την ομάδα εξυπηρέτησης με αυτά τα πρότυπα help desk.

Marketing pitches

Προσπαθείτε να διατηρήσετε έναν πελάτη στον ιστότοπό σας ή να ενθαρρύνετε μια συνεργασία με άλλες εταιρείες αλλά δεν βρίσκετε τα σωστά λόγια; Εδώ θα βρείτε μερικές εξαιρετικές ιδέες – πρότυπα marketing.

Σενάρια call center

Δημιουργήστε την απόλυτη εμπειρία πελάτη με τα προ-γραμμένα scripts call center μας. Εντυπωσιάστε τους πελάτες σας λέγοντας τα σωστά λόγια τη σωστή στιγμή.

Απαντήσεις βάσης γνώσεων

Δημιουργείτε άρθρα για τη 24/7 βάση γνώσεών σας; Εμπνευστείτε με τα πρότυπα βάσης γνώσεων που περιλαμβάνουν FAQs, άρθρα οδηγιών, οδηγοί αντιμετώπισης προβλημάτων, περιγραφές εργαλείων, οδηγούς χρήσης και tutorials.

Απαντήσεις πωλήσεων

Το email είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιχείρησης, χρησιμοποιείται για επικοινωνία με δυνητικούς πελάτες, λανσάρισμα νέων προϊόντων, προγράμματα επιβράβευσης και άλλα. Δημιουργήστε νέες ιδέες για emails και εμπνευστείτε από τα δοκιμασμένα πρότυπα πωλήσεων.

Απαντήσεις κοινωνικών δικτύων

Η απάντηση σε πελάτες στα social media μπορεί να είναι απαιτητική. Θέλετε να είστε επαγγελματίες αλλά όχι υπερβολικά επίσημοι. Αν δυσκολεύεστε να βρείτε την ισορροπία, δείτε τα πρότυπα κοινωνικών δικτύων για έμπνευση.

Πόροι βάσης γνώσεων

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια με τις προκαθορισμένες απαντήσεις; Δείτε αυτούς τους αναλυτικούς οδηγούς:

• Προκαθορισμένες απαντήσεις
• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις στο LiveAgent
• Προκαθορισμένα μηνύματα (Macros)
• Πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών – Βέλτιστες πρακτικές
• Επεξήγηση προκαθορισμένων απαντήσεων
• Επεξήγηση υποστήριξης πελατών
• Πρότυπα email
• Προκαθορισμένα μηνύματα

Έτοιμοι να δημιουργήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις;

Δημιουργήστε προκαθορισμένες απαντήσεις εύκολα και αρχίστε να απλοποιείτε τη ροή εργασίας σας σήμερα! Δείτε πόσο εύκολο είναι να επιταχύνετε τον χρόνο επίλυσης αιτημάτων με τη δωρεάν, ολοκληρωμένη δοκιμή 30 ημερών. Δοκιμάστε το σήμερα!