Βρόχος Αλληλογραφίας

Κάθε φορά που ένα μηχάνημα με προ-διαμορφωμένη αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στέλνει μια αυτόματη απάντηση στον αποστολέα. Ωστόσο, εάν ο αποστολέας διαθέτει επίσης αυτή τη δυνατότητα, δημιουργείται ένας ατελείωτος βρόχος μεταξύ αυτών των δύο μηχανημάτων που θα συνεχίσει να στέλνει μεταξύ τους αυτόματες απαντήσεις επ’ αόριστον.

Οι βρόχοι αλληλογραφίας μπορούν να προκαλέσουν διάφορα προβλήματα όπως:

• Γέμισμα γραμματοκιβωτίων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - Εκθετική αύξηση μηνυμάτων στα γραμματοκιβώτια
• Υπερφόρτωση αποθήκευσης - Ειδικά όταν μεγάλα αρχεία επισυνάπτονται στα μηνύματα
• Υπερφόρτωση συστήματος - Υπερφόρτωση συστημάτων επικοινωνίας και διακομιστών
• Προβλήματα παράδοσης - Αποτροπή της παράδοσης νόμιμων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Σπατάλη πόρων - Κατανάλωση εύρους ζώνης και υπολογιστικής ισχύος

Για να αποτρέψετε αυτά τα προβλήματα παράδοσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι ο διακομιστής σας είναι σωστά διαμορφωμένος και είναι σε θέση να χειρίζεται σωστά τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ενσωμάτωση φίλτρων και κανόνων, καθώς και η ρύθμιση εργαλείων για παρακολούθηση και ανίχνευση πιθανών βρόχων είναι μια καλή ιδέα για προληπτικά μέτρα. Είναι επίσης κρίσιμο να μπορείτε να αναγνωρίσετε και να αντιμετωπίσετε τον βρόχο αλληλογραφίας πριν γίνει εμπόδιο ή πρόβλημα.

Τι Προκαλεί ένα Βρόχο Αλληλογραφίας;

Ένα μήνυμα που δημιουργεί βρόχο μπορεί να προκληθεί από ένα σφάλμα στη διαμόρφωση των διακομιστών αλληλογραφίας. Αυτό το σφάλμα μπορεί να συμβεί εάν ο διακομιστής λανθασμένα ερμηνεύει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη ή έχει κακή διαμόρφωση δρομολόγησης αλληλογραφίας, προκαλώντας να στείλει το μήνυμα πίσω στον αρχικό αποστολέα αντί να το παραδώσει στον προορισμό παραλήπτη.

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορεί επίσης να συμβεί όταν μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτόματη απάντηση στέλνει ένα μήνυμα σε μια άλλη διεύθυνση που έχει επίσης αυτόματη απάντηση, δημιουργώντας έτσι ένα βρόχο αλληλογραφίας.

Άλλοι παράγοντες που μπορούν να συμβάλουν σε ένα βρόχο αλληλογραφίας περιλαμβάνουν:

• Λανθασμένα ή ξεπερασμένα αρχεία DNS - Λανθασμένα διαμορφωμένες ρυθμίσεις συστήματος ονομάτων τομέων
• Λανθασμένα διαμορφωμένες ρυθμίσεις διακομιστή αλληλογραφίας - Ακατάλληλη διαμόρφωση SMTP ή IMAP
• Λανθασμένα διαμορφωμένη προώθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - Κανόνες προώθησης που δημιουργούν κυκλικές διαδρομές
• Ασυμβατότητα μεταξύ διακομιστών αλληλογραφίας - Διαφορετικά συστήματα διακομιστών που δεν επικοινωνούν σωστά

Συνολικά, μπορεί να προκληθεί από διάφορους παράγοντες, αλλά συνήθως είναι αποτέλεσμα μιας λανθασμένης διαμόρφωσης ή σφάλματος σε έναν ή περισσότερους διακομιστές.

Πώς Μπορεί να Συμβεί ένας Βρόχος Αλληλογραφίας; (Παραδείγματα)

Παράδειγμα 1: Βρόχος Αυτόματης Απάντησης Help Desk

Ας πούμε ότι ένας πελάτης στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα help desk και ζητά βοήθεια σχετικά με ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Ωστόσο, το λογισμικό help desk είναι διαμορφωμένο να απαντά αυτόματα σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα. Ομοίως, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του πελάτη είναι επίσης διαμορφωμένο να απαντά αυτόματα, ενεργοποιώντας μια αλυσιδωτή αντίδραση αυτόματων απαντήσεων μεταξύ τους.

Παράδειγμα 2: Βρόχος Προώθησης Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Ένα άλλο σενάριο μπορεί να είναι εάν κάποιος έχει πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έχει διαμορφώσει τους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του να προωθούν μηνύματα από έναν λογαριασμό σε άλλον. Τα προωθημένα μηνύματα μπορούν να ενεργοποιήσουν την αυτόματη απάντηση, προκαλώντας ένα βρόχο μηνυμάτων που θα αποστέλλονται μεταξύ αυτών των λογαριασμών.

Υπάρχουν Κοινά Μοτίβα Βρόχου Αλληλογραφίας;

Ενώ οι βρόχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να συμβούν με διάφορους τρόπους ανάλογα με τη συγκεκριμένη διαμόρφωση των συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα και του παραλήπτη, υπάρχουν λίγα κοινά μοτίβα που συχνά βλέπουμε σε βρόχους αλληλογραφίας.

Μοτίβο 1: Βρόχος Αυτόματης Απάντησης σε Αυτόματη Απάντηση

Αναμφίβολα το πιο κοινό μοτίβο είναι η χρήση αυτόματων απαντήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι διαμορφωμένες να απαντούν αυτόματα στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν διαμορφώσει τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους να απαντούν αυτόματα στα εισερχόμενα μηνύματα, οι αυτόματες απαντήσεις καταλήγουν να ενεργοποιούν η μία την άλλη, δημιουργώντας τελικά ένα απεριόριστο βρόχο αλληλογραφίας.

Μοτίβο 2: Βρόχος Προώθησης Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Ένα δεύτερο κοινό μοτίβο είναι η χρήση κανόνων προώθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προκαλούν τα μηνύματα να αποστέλλονται μεταξύ 2 ή περισσότερων λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν οι κανόνες προώθησης δεν έχουν ρυθμιστεί σωστά, ή εάν ενεργοποιούνται από τις αυτόματες απαντήσεις που δημιουργούνται από την αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως αναφέρθηκε προηγουμένως.

Μοτίβο 3: Βρόχος Λίστας Αποστολής

Οι λίστες αποστολής διαμορφωμένες να στέλνουν αυτόματες απαντήσεις μπορούν να δημιουργήσουν βρόχους όταν αλληλεπιδρούν με άλλες αυτόματες απαντήσεις ή λίστες αποστολής.

Και στις δύο αυτές περιπτώσεις, το κλειδί για την πρόληψη είναι να διαμορφώσετε προσεκτικά τις ρυθμίσεις αυτόματης απάντησης και προώθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν υποψιάζεστε ότι έχει συμβεί ένας βρόχος αλληλογραφίας, είναι σημαντικό να λάβετε μέτρα γρήγορα για να αποτρέψετε περαιτέρω προβλήματα και να αποφύγετε υπερφόρτωση αποθήκευσης.

Βήματα για να Σταματήσετε τα Μηνύματα από το να Δημιουργούν Βρόχο

Εάν έχετε αναγνωρίσει ένα πιθανό βρόχο αλληλογραφίας, το παρακάτω είναι μια λίστα με λίγα συγκεκριμένα βήματα που μπορείτε να λάβετε για να σταματήσετε τα μηνύματα από το να δημιουργούν βρόχο:

1. Εξετάστε τις κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - Προσπαθήστε να εξετάσετε τις κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορισμένων μηνυμάτων για να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τη σωστή διαδρομή που ακολουθούν τα μηνύματα και να αναγνωρίσετε τυχόν πιθανά προβλήματα.
2. Ελέγξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - Ελέγξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα και του παραλήπτη για να δείτε εάν χρησιμοποιούνται επανειλημμένα οι ίδιες διευθύνσεις. Εάν ναι, μπορεί να υποδηλώνει ένα βρόχο αλληλογραφίας.
3. Χρησιμοποιήστε διαγνωστικά εργαλεία - Χρησιμοποιήστε διαγνωστικά εργαλεία ή διαγνωστικό λογισμικό για να αναλύσετε τα μηνύματα και να προσπαθήσετε να αναγνωρίσετε τυχόν πιθανά προβλήματα που μπορεί να προκαλούν τον βρόχο.
4. Χειροκίνητη αναθεώρηση - Προσπαθήστε να αναθεωρήσετε χειροκίνητα όλα τα μηνύματα για να δείτε εάν υπάρχουν προφανή σφάλματα.
5. Ενημέρωση διαμόρφωσης - Κάντε αλλαγές στη διαμόρφωση αυτόματης απάντησης των συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή ενημερώστε το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
6. Ζητήστε τεχνική υποστήριξη - Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να επιλύσετε το πρόβλημα μόνοι σας, σκεφτείτε να ζητήσετε βοήθεια από τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή τεχνική υποστήριξη που μπορεί να σας βοηθήσει περαιτέρω σχετικά με αυτό το πρόβλημα.

Ποιος είναι ο Ρόλος των Κεφαλίδων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου στην Ανίχνευση και Πρόληψη Βρόχων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου;

Ένας τρόπος αναγνώρισης και ανίχνευσης βρόχων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μέσω των κεφαλίδων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά τι είναι μια κεφαλίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πού τη βρίσκετε; Η κεφαλίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα τμήμα του μηνύματος όπου μπορείτε να βρείτε απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα του μηνύματος, τον παραλήπτη, την ημερομηνία και ώρα αποστολής του μηνύματος και άλλες λεπτομέρειες.

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η κεφαλίδα προστίθεται στο μήνυμα από τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα και περιλαμβάνεται στο μήνυμα καθώς μεταδίδεται στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη.

Ανίχνευση της Διαδρομής ενός Βρόχου Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Χρησιμοποιώντας Κεφαλίδες Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Η κεφαλίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ανιχνεύσει τη διαδρομή που ακολουθεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς μεταδίδεται από τον αποστολέα στον παραλήπτη, κάτι που μπορεί να βοηθήσει να αναγνωρίσετε πότε συμβαίνει ένας βρόχος.

Για παράδειγμα, εάν ένα μήνυμα αποστέλλεται από το άτομο Α στο άτομο Β, και ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου Β στέλνει μια αυτόματη απάντηση, η κεφαλίδα της απάντησης θα περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με το αρχικό μήνυμα από το άτομο Α. Εάν ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου Α στέλνει στη συνέχεια αυτόματα μια άλλη αυτόματη απάντηση, η κεφαλίδα αυτής της απάντησης θα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το αρχικό μήνυμα από το άτομο Β, και ούτω καθεξής. Εξετάζοντας τις κεφαλίδες αυτών των μηνυμάτων, είναι δυνατό να δείτε το μοτίβο των μηνυμάτων που αποστέλλονται μεταξύ τους και επομένως να αναγνωρίσετε ότι συμβαίνει ένας βρόχος.

Οι κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να ανιχνεύσουν και να αναγνωρίσουν ένα βρόχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναζητώντας ορισμένα μοτίβα ή δείκτες στις κεφαλίδες που σχετίζονται με βρόχους.

Για παράδειγμα, ένας βρόχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί συχνά να αναγνωρίζεται από την ύπαρξη πολλών κεφαλίδων “Received” στο μήνυμα, κάτι που υποδηλώνει ότι το ίδιο μήνυμα έχει μεταδοθεί και λήφθει πολλές φορές.

Πολλές Κεφαλίδες “Message-ID”

Ένας άλλος κοινός δείκτης ενός βρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η ύπαρξη πολλών κεφαλίδων “Message-ID”, που είναι συγκεκριμένα και μοναδικά αναγνωριστικά που αποδίδονται σε κάθε μήνυμα. Εάν το ίδιο Message-ID εμφανίζεται πολλές φορές στις κεφαλίδες ενός μηνύματος, μπορεί να είναι ένας σαφής δείκτης ότι συμβαίνει ένας βρόχος.

Συγκεκριμένοι Λογαριασμοί Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Οι κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να αναγνωρίσουν συγκεκριμένα εκείνους τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμπλέκονται άμεσα στον βρόχο, κάτι που μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο για την επίλυση και αντιμετώπιση του προβλήματος.

Για παράδειγμα, οι κεφαλίδες που σημειώνονται “From” και “To” μπορούν να σας βοηθήσουν να αναγνωρίσετε τον αποστολέα και τον παραλήπτη του μηνύματος, και η κεφαλίδα “Subject” μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αναγνωρίσετε το συγκεκριμένο θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εξετάζοντας αυτές και άλλες κεφαλίδες, είναι δυνατό να λάβετε μια πιο λεπτομερή επισκόπηση του βρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να λάβετε κατάλληλα και απαραίτητα βήματα για να σπάσετε τον βρόχο και να αποτρέψετε περαιτέρω προβλήματα.

Υπάρχει ένα Πρωτόκολλο RFC που Βοηθά στην Προστασία Κατά των Βρόχων Αλληλογραφίας;

Ναι, υπάρχουν διάφορα έγγραφα RFC (Request for Comments) που παρέχουν κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τον τρόπο πρόληψης βρόχων αλληλογραφίας.

RFC 3834: Συστάσεις για Αυτόματες Απαντήσεις στο Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο

Ένα έγγραφο είναι το RFC 3834, με τίτλο “Recommendations for Automatic Responses to Electronic Mail, το οποίο παρέχει συστάσεις για τη διαμόρφωση συστημάτων αυτόματης απάντησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αποφυγή βρόχων αλληλογραφίας. Αυτό το RFC ειδικά αντιμετωπίζει:

• Πότε πρέπει να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις
• Πότε δεν πρέπει να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις
• Σωστή διαμόρφωση αυτόματων απαντήσεων για την πρόληψη βρόχων
• Βέλτιστες πρακτικές για συστήματα αυτόματης απάντησης

RFC 5321: Πρωτόκολλο Απλής Μεταφοράς Αλληλογραφίας

Ένα άλλο σχετικό έγγραφο είναι το RFC 5321. Αυτό το έγγραφο έχει τίτλο “Simple Mail Transfer Protocol”. Ορίζει το τυπικό πρωτόκολλο για την αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του διαδικτύου. Περιλαμβάνει επίσης ένα τμήμα σχετικά με “Mailbox Loop Avoidance, το οποίο περιγράφει έναν αριθμό τεχνικών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πρόληψη κακών βρόχων αλληλογραφίας. Αυτό μπορεί, για παράδειγμα, να περιλαμβάνει:

• Περιορισμό του αριθμού των φορών που ένα μήνυμα μπορεί να προωθηθεί
• Διακοπή βρόχων μηνυμάτων που αποστέλλονται μεταξύ γραμματοκιβωτίων
• Σωστή διαχείριση μηνυμάτων bounce
• Αποτροπή απεριόριστων αλυσίδων προώθησης

Αυτά τα πρότυπα RFC είναι απαραίτητα για τους διαχειριστές συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να κατανοήσουν και να εφαρμόσουν για να εξασφαλίσουν αξιόπιστη παράδοση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αποτρέψουν βρόχους αλληλογραφίας.

Συμπέρασμα

Συνολικά, μπορεί να υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που μπορούν να προκαλέσουν βρόχο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να μπορέσετε να αποτρέψετε να συμβεί, είναι σημαντικό να ελέγξετε ξανά εάν ο διακομιστής σας είναι σωστά διαμορφωμένος και να βεβαιωθείτε ότι είναι επίσης σε θέση να χειρίζεται όλα τα εισερχόμενα μηνύματα σωστά χωρίς να προκαλεί περιττά και ανεπιθύμητα προβλήματα.