• Πρότυπα
  • Πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών

Πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών

Το email παραμένει ένα από τα σημαντικότερα κανάλια εξυπηρέτησης πελατών για μεγάλο αριθμό καταναλωτών. Όμως, οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν καταβάλλουν πολλές προσπάθειες για την παροχή γρήγορων και επαγγελματικών απαντήσεων – στην πραγματικότητα, ορισμένες δεν ανταποκρίνονται καθόλου. Η έρευνα της SuperOffice διαπίστωσε ότι το 62% των εταιρειών δεν απαντούν σε email εξυπηρέτησης πελατών, το 90% δεν ενημερώνει τον πελάτη ότι παρέλαβε email, ενώ το 97% δεν ενδιαφέρονται να δουν αν οι πελάτες είναι ικανοποιημένοι με την απάντηση.

Ενώ είναι σχεδόν αδύνατο να γράφετε όλα τα email σε υποψήφιους ή τρέχοντες πελάτες, χρησιμοποιώνταςτα πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών που καλύπτουν μια ποικιλία σεναρίων μπορούν να βοηθήσουν πολύ τις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών, ειδικά εκείνες που έχουν να αντιμετωπίσουν τεράστιο αριθμό email. Με τα πρότυπα ως βάση, οι εκπρόσωποί σας μπορούν να βοηθήσουν περισσότερους πελάτες σε λιγότερο χρόνο και με λιγότερο άγχος και να διασφαλίσουν ότι παρέχουν μια συνεπή υπηρεσία.

Πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών
Παράδειγμα καρτέλας email στο LiveAgent

Οφέλη από τη χρήση προτύπων email εξυπηρέτησης πελατών

  • Εξοικονομήστε χρόνο και βελτιώστε την απόδοση του εκπροσώπου. Η χρήση προτύπων εξυπηρέτησης πελατών κατά την απάντηση σε πελάτες θα γλιτώσει την ομάδα υποστήριξής σας από την ανάγκη δημιουργίας μεμονωμένων απαντήσεων, θα τους εξοικονομήσει χρόνο και θα βελτιώσει την αποτελεσματικότητα.
  • Μειώστε τον αριθμό των ανθρώπινων λαθών. Με έτοιμα, δοκιμασμένα πρότυπα απάντησης email εξυπηρέτησης πελατών, μπορείτε να εξαλείψετε τα ανθρώπινα λάθη και να απομακρύνετε τον κίνδυνο αποστολής λανθασμένων μηνυμάτων που ενδέχεται να απογοητεύσουν τους πελάτες.
  • Διατηρήστε συνέπεια όσον αφορά τα μηνύματα της εταιρείας. Τα πρότυπα email της εξυπηρέτησης πελατών διασφαλίζουν ότι όλοι στην ομάδα υποστήριξής σας έχουν κοινή γραμμή, ενώ η φωνή του brand σας παραμένει παρούσα σε κάθε αλληλεπίδραση με πελάτες.

Συνηθισμένα πρότυπα email για την εξυπηρέτηση πελατών

Η δημιουργία της δικής σας βιβλιοθήκης με δείγματα προτύπων email για την εξυπηρέτηση πελατών μπορεί να είναι δύσκολη αλλά και χρονοβόρα. Ακολουθούν ορισμένα δοκιμασμένα πρότυπα email που βασίζονται σε 10 διαφορετικά σενάρια που μπορεί να χρησιμοποιήσει η ομάδα υποστήριξής σας και να τα προσαρμόσει όπως απαιτείται κατά την αλληλεπίδραση με τους πελάτες αλλά και τους υποψήφιους πελάτες.

Πρότυπο email αυτόματης απάντησης


Hi [NAME],
Thanks for contacting [COMPANY]!
This automatic reply is just to let you know we received your request and we’ll get back to you with a response as quickly as possible. During [business_hours] we usually reply within a couple of hours, evenings and weekends may take us a little bit longer.
While you wait, you are welcome take a look at our Frequently Asked Questions or browse through our Knowledge base where you can find lots of guidance on [PRODUCT].
Or, if your request is urgent, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team. We look forward to getting you back in business!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Επικοινωνήστε με ένα πρότυπο email πελατών


Hi [NAME],
Hope you’re well and enjoying your product. I’m just checking in to see if you have any questions or need any help. We’ve added quite a few features lately and I know it might be difficult to keep track of all our releases.
As a reminder, here’s a [link] to our Knowledge Base where you can find up-to-date information about our product and company at any time.
Feel free to reach me for any questions, I would be more than happy to assist.
Cheers,[YOUR SIGNATURE]

Ευχαριστήριο πρότυπο email


Dear [NAME],
Thank you so much for your positive feedback and leaving a review on [website], you put a big smile on our faces! 🙂
Our team is constantly trying to improve our [product/service] and it’s always rewarding to hear kind words from our customers. We love that you love us, and it’s also great to know our [product/service] has helped you achieve your business goals.
Thanks again for being a fantastic customer!
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο email απάντησης σε θυμωμένο πελάτη


Dear [NAME],
I am so sorry to hear that you’ve had such a poor experience that you no longer want to work with us. Satisfying our customers has always been a number one priority for us and I’m sorry we couldn’t meet your requirements.
As much as we hate to see you go, I completely understand how upset you must feel and I fully respect your decision. I apologize once again for any trouble we may have caused you.
Let me know if you have any more questions, comments, or further feedback. And should you change your mind, I’ll be here to help you in any way I can.
Best of luck!
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο email απάντησης σε χαρούμενους πελάτες


Hi [NAME],
We’re so happy to hear you are pleased with [PRODUCT/ SERVICE]. At [COMPANY], we always strive to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished that.
We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help our prospects learn more about us.
Thanks again and let us know if there’s anything we can do for you in the future!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο email απάντησης σε παράπονα πελατών


[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο email καθυστερημένης απάντησης


Hi [NAME],
Thank you for reaching out to [COMPANY}! Your request was received on [date] with Reference Number: [number].

Sorry we haven’t gotten back to you yet. We are currently experiencing a high volume of support requests and appreciate your patience as we work to provide the highest level of support to each customer. Rest assured, one of our agents will follow up with you as soon as possible.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Συμπληρωματικό πρότυπο email


Hey [NAME],
Hope you’re doing great. I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [describing the issue]. Was it resolved successfully?
If there’s anything we can do to make your experience better, just let us know by replying to this message. I’d be happy to assist you in any case and look forward to hearing from you soon.
Have a great day,[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο email υπενθύμισης ανανέωσης


Hi [NAME],
We’d like to thank you for using our product for the past year and hope we’ve made a difference for you.
I noticed that your annual subscription is expiring in two weeks, so I wanted to check in with you about next steps. Are you interested in renewing your subscription? If you’re weighing your options, I’d love to chat further with you to help you come to a decision.
Looking forward to hearing from you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο email επιστροφής χρημάτων


Hi [NAME],
We’ve processed your refund, and you should expect to see the credit appear in your account within 1-3 business days depending on your bank.
I’m sorry to hear you’re not happy with our product, but I completely understand it isn’t for everyone. As any feedback is important to us, could you please give me a little more detail about what exactly you didn’t like?
In the meantime, thank you for your time and for giving us a try. We hope to connect with you again in the near future.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Συχνές Ερωτήσεις

Πώς μπορείτε να βελτιώσετε την εξυπηρέτηση πελατών στην εταιρεία σας;

Η βιομηχανία της εξυπηρέτησης πελατών είναι μια από τις ταχύτερα αναπτυσσόμενες στον κόσμο. Με τη βοήθεια του λογισμικού εξυπηρέτησης πελατών, θα μπορείτε να παρακολουθείτε περισσότερες από μία συνομιλίες ταυτόχρονα και να κάνετε περισσότερα σε μια μέρα.

Πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό email εξυπηρέτησης πελατών;

Όταν απαντάτε σε ένα παράπονο πελάτη, φροντίστε να αντιμετωπίσετε το ζήτημα αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας το όνομα του πελάτη. Για να ανταποκριθείτε κατάλληλα, θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν επαγγελματικό τόνο και να είστε φιλικοί και ευγενικοί ταυτόχρονα.

Γιατί πρέπει να εστιάσετε στην καλή εξυπηρέτηση πελατών;

Η καλή εξυπηρέτηση πελατών είναι ένα σημαντικό μέρος της λειτουργίας μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Μπορεί να βελτιώσει τη φήμη της εταιρείας σας και να διατηρήσει τους πελάτες σας.

Ready to put your customer service templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer service software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Πίσω στα Πρότυπα Δημιουργία ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμού

Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.

×
Προγραμματίστε μία ατομική κλήση και ανακαλύψτε πως μπορει το LiveAgent να ωφελήσει την επιχείρησή σας.

Είμαστε διαθέσιμοι σε πολλές ημερομηνίες

Προγραμματίστε ένα demo