Πρότυπα ticketing

Παρόλο που οι εκπρόσωποι υποστήριξης πελατών συνήθως πρέπει να απαντούν σε μια μεγάλη ποικιλία ερωτημάτων – ευτυχώς, δεν χρειάζεται να επανεφεύρουν τον τροχό για κοινές ερωτήσεις, αιτήματα υποστήριξης ή προβλήματα. Αντ’ αυτού, μπορούν να χρησιμοποιήσουν έτοιμα πρότυπα για να μειώσουν τους χρόνους απόκρισης και να παρέχουν μια συνεπή εμπειρία εξυπηρέτησης πελατών. Για την ακρίβεια, τα τυποποιημένα μηνύματα, οι προκαθορισμένες απαντήσεις και τα πρότυπα είναι μερικά από τα πιο βασικά χαρακτηριστικά κάθε λογισμικού ticketing. Προσφέρουν στους πράκτορες περισσότερο χρόνο και λιγότερο άγχος, βοηθούν στη βελτίωση της ροής εργασίας τους και επιταχύνουν την υποστήριξη πελατών. Με λίγα λόγια, τα τυποποιημένα μηνύματα και πρότυπα μπορούν να:

  • Βοηθήσουν τους εκπροσώπους να παρέχουν αρμόζουσες και ακριβείς απαντήσεις γρηγορότερα.
  • Εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και κόπο στην ομάδα υποστήριξης;
  • Αυξήσουν την αυτοπεποίθηση, την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα των εκπροσώπων.
  • Ελαττώσουν το χρόνο εκπαίδευσης νέων εκπροσώπων.
  • Εξασφαλίσουν συνεπή ανταλλαγή μηνυμάτων εκ μέρους της επωνυμίας στις επικοινωνίες με τους πελάτες.
  • Βελτιώσουν την ποιότητα των υπηρεσιών και την ικανοποίηση των πελατών.
Παράδειγμα προτύπου ticket στο LiveAgent
Τυποποιημένη απάντηση

Βέλτιστες πρακτικές για τη χρήση τυποποιημένων απαντήσεων και προτύπων στο σύστημα ticketing της υποστήριξης σας

  • Εμπλέξτε ολόκληρο τον οργανισμό σας στη διαδικασία δημιουργίας και αξιολόγησης προτύπων για να λάβετε εποικοδομητικά σχόλια από πολλούς επαγγελματίες σε διαφορετικά τμήματα.
  • Βεβαιωθείτε ότι κάθε πρότυπο απόκρισης ελέγχεται προσεκτικά πριν από τη χρήση και ότι δεν υπάρχουν σφάλματα, τυπογραφικά ή γραμματικά λάθη.
  • Μην χρησιμοποιείτε αδιάφορη, ρομποτική και εξαιρετικά επίσημη γλώσσα – βρείτε το σωστό ύφος και τόνο φωνής για το κοινό σας.
  • Δοκιμάστε διάφορα πρότυπα απόκρισης για να βρείτε τα καταλληλότερα για τον οργανισμό σας.
  • Το 38% των καταναλωτών θεωρεί απογοητευτικές τις έτοιμες, απρόσωπες απαντήσεις – εξατομικεύστε τα πρότυπα όποτε μπορείτε και προσαρμόστε την απάντηση ώστε να ταιριάζει σε κάθε πελάτη και συγκεκριμένη περίπτωση.
  • Μην χρησιμοποιείτε τυποποιημένες απαντήσεις και πρότυπα μόνο για την ταχύτητα υποστήριξης – στείλτε το μήνυμα μόνο εάν είναι 100% σχετικό και ταιριάζει με το αίτημα ενός πελάτη.
  • Αναθεωρείτε τακτικά τα τυποποιημένα μηνύματα και τα πρότυπά σας για να διασφαλίσετε ότι παραμένουν επίκαιρα και συμβαδίζουν με την ανάπτυξη και τις μεταβαλλόμενες ανάγκες των πελατών του οργανισμού σας.
Τυποποιημένα μηνύματα
Παράδειγμα τυποποιημένων μηνυμάτων

12 Παραδείγματα κοινών προτύπων απόκρισης ticketing

Με ένα σύνολο έτοιμων μηνυμάτων, μπορείτε να επιτύχετε μια εξατομικευμένη προσέγγιση, μειώνοντας παράλληλα τον φόρτο της δημιουργίας κάθε απάντησης από την αρχή. Ωστόσο, η δημιουργία μιας βιβλιοθήκης αποτελεσματικών τυποποιημένων απαντήσεων και προτύπων απαιτεί χρόνο και προσπάθεια. Ακολουθούν ορισμένα βασικά πρότυπα ticketing υποστήριξης που βασίζονται σε 12 κοινά σενάρια. Χρησιμοποιήστε τα ως αφετηρία και προσαρμόστε τα ανάλογα με την πελατειακή σας βάση.

Επιβεβαίωση λήψης του ticket


Hi [NAME],

Thank you for reaching out. This is just a quick note to inform you that we received your message and have already started working on resolving your issue [Ticket ID: (Number) dated (Date)].

If you have any further questions or concerns, please let us know. We are available round-the-clock and always happy to help. Thanks for being a loyal [COMPANY] customer.

Take care,
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο ενημέρωσης προόδου ticket # 1 (Εργαζόμαστε για την υπόθεσή σας)


Hi [NAME],

I wanted to update you before the weekend about the status of your [Issue, Ticket ID]. It is currently in progress and is being worked on by our tech support team. We’re prioritizing your request, and I will make sure this issue is resolved as soon as possible.

As a rough estimate, it should be fixed on [ETA]. We’ll keep you updated.

Thanks for your patience!
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο ενημέρωσης προόδου ticket # 2 (Δεν σας έχουμε ξεχάσει)


Hi [NAME],

It’s been a while since our last update, but we wanted to reassure you we haven’t forgotten about your issue. It’s been a bit more challenging than the average case but our team of tech gurus is committed to resolving it as soon as possible.

Meanwhile, we will keep you posted on any further updates. Thank you for your patience while we work through this.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Ζητώντας περισσότερες πληροφορίες από έναν πελάτη


Hi [NAME],

Thank you for submitting your ticket [Ticket ID] on [Date]. Could you please give us a little more context? When did this issue begin? Has it been occurring consistently, or does it happen on and off? Have you tried any solutions on your own?

These questions will help us find a more personalized solution to your problem.

Looking forward to hearing from you,
[YOUR SIGNATURE]

Ενημέρωση του πελάτη ότι το πρόβλημα διορθώθηκε


Hi [NAME],

[AGENT NAME] from [COMPANY] here. Hope you’re doing well!

You’ve reported a problem with [Issue] on [Date]. As promised, I’m circling back to tell you that it has been successfully resolved.

The problem turned out to be more complex than we thought, so it took a little bit longer to get it fixed. But everything should be fine now. Could you confirm that everything is working?

If you have any more questions or come across any other issues, let me know, I’ll be happy to help.

Have a great day,
[YOUR SIGNATURE]

ΠρότυποΚλεισίματος ticket


Hi [NAME],

Your [Issue, Ticket ID] has been resolved. Thanks for your patience and time, and we hope our customer support was satisfactory.

If there is anything else we can do for you, please don’t hesitate to reply to this email or call us at (number).

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Κλείσιμο ticket λόγω έλλειψης απόκρισης


Hi [NAME],

I’m reaching out about your case with us regarding [Case topic]. It’s been [Number] days since we’ve heard from you, so I wanted to let you know that we are going to close this ticket.

You can always reopen it or raise a new ticket if you need any further assistance. Thanks for working with us!

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Ομολογία λάθους κατά την επίλυση ενός ζητήματος


Hi [NAME],

We’re reaching out with an unfortunate update on your request [Ticket ID] dated [Date]. We admit that there was an error on our part, and we’re really sorry about it. The fact that we (explanation of what was done wrong).

We understand that this is an inconvenience, but we’re currently doing our best to sort this out. We are once again extremely sorry for this incident. I will personally inform you of any further updates.

Thank you for your patience and understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Απολογία για κάποιο ευρύ ζήτημα της εταιρείας


Hi [NAME],

Thank you for reaching out. Unfortunately, we are experiencing technical issues at the moment. Our tech support team is already on it and the service should be up and running in [ETA].

We’ll let you know as soon as we’re back. Our sincere apologies for the inconvenience this may have caused you. Thanks for being patient while we sort this out.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Απάντηση σε αναφορά συστημικού σφάλματος (bug) 


Hi [NAME],

Thank you for reporting [bug]. There seems to be a glitch in the application. We’ve logged this in our bug tracker, please expect a new version with the fix shortly. Our sincere apologies for any inconvenience this may have caused you.

We appreciate your patience,
[YOUR SIGNATURE]

Πρότυπο Συμπληρωματικής ενημέρωσης


Hi [NAME],

You have recently contacted us regarding [Issue], which was [Resolved/Closed]. We’re reaching out to make sure that there have been no related issues since. In case you have any updates, please let us know. We’ll be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Συμπληρωματική ενημέρωση εξυπηρέτησης πελατών


Hi [NAME],
You’ve recently contacted us about [Issue], which was resolved on [Date]. We would love to hear what you think of our customer service. Please take a moment to review our service by clicking either link below:

Good, I’m satisfied
Bad, I’m unsatisfied

Your feedback is appreciated and will help us improve!

Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να αναζητήσω σε ένα σύστημα ticketing;

Κατά την επιλογή συστήματος ticketing για την επιχείρησή σας, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες δυνατότητες: Αυτόματη διανομή ticket, Αναφορές απόδοσης, SLA, Πύλη πελατών, Παιχνιδοποίηση, και Ενσωματώσεις.

Γιατί να χρησιμοποιήσω πρότυπα ticketing;

Τα πρότυπα ticketing σάς επιτρέπουν να απαντάτε πιο γρήγορα στα ticket. Επιπλέον, βοηθούν τους εκπροσώπους σας να διατηρούν τον επαγγελματισμό τους.

Τι είναι ‘ένα ticket του help desk ;

Ένα ticket του help desk είναι μία εγγραφή ενός αιτήματος για βοήθεια. Το αίτημα μπορεί να έχει τη μορφή ερώτησης, περιγραφής προβλήματος ή αίτησης για πληροφορίες.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Τι πρέπει να αναζητήσω σε ένα σύστημα ticketing;”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Κατά την επιλογή συστήματος ticketing για την επιχείρησή σας, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες δυνατότητες: Αυτόματη διανομή ticket, Αναφορές απόδοσης, SLA, Πύλη πελατών, Παιχνιδοποίηση, και Ενσωματώσεις. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Γιατί να χρησιμοποιήσω πρότυπα ticketing;”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Τα πρότυπα ticketing σάς επιτρέπουν να απαντάτε πιο γρήγορα στα ticket. Επιπλέον, βοηθούν τους εκπροσώπους σας να διατηρούν τον επαγγελματισμό τους.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Τι είναι ‘ένα ticket του help desk ;”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ένα ticket του help desk είναι μία εγγραφή ενός αιτήματος για βοήθεια. Το αίτημα μπορεί να έχει τη μορφή ερώτησης, περιγραφής προβλήματος ή αίτησης για πληροφορίες.” } }] }

Ready to put your ticketing templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Πίσω στα Πρότυπα Δημιουργία ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμού

Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.

×
Προγραμματίστε μία ατομική κλήση και ανακαλύψτε πως μπορει το LiveAgent να ωφελήσει την επιχείρησή σας.

Είμαστε διαθέσιμοι σε πολλές ημερομηνίες

Προγραμματίστε ένα demo