Πώς να συστηθείτε μέσω email (Συμβουλές + Πρότυπα)

Όταν επικοινωνείτε για πρώτη φορά με κάποιον για επαγγελματικούς λόγους μέσω email, είναι ευγενικό να συστηθείτε σωστά. Ακολουθώντας κάποιες γενικές συμβουλές μπορείτε να γράψετε ένα αποτελεσματικό εισαγωγικό email.

Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πώς να συστηθείτε μέσω email ώστε να κάνετε καλή εντύπωση και να έχετε τις μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας.

Θα εξετάσουμε επίσης μερικά παραδείγματα εισαγωγικών emails που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να τροποποιήσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Η σημασία της αποστολής εισαγωγικού email

Είναι πάντα ευγενικό να κάνετε μια εισαγωγή όταν επικοινωνείτε για πρώτη φορά με κάποιον.

Ακόμα κι αν έχετε ήδη γνωρίσει το άτομο σε μια πρόσφατη εκδήλωση ή συνέδριο, ένα χαιρετιστήριο μήνυμα μπορεί να λειτουργήσει ως υπενθύμιση. Ένα εισαγωγικό email σας βοηθά να ξεκινήσετε σωστά με τον παραλήπτη, θέτοντας τις βάσεις για μελλοντική επικοινωνία.

Γι’ αυτό, αξίζει να αφιερώσετε χρόνο για να δημιουργήσετε ένα εισαγωγικό email που να είναι ευγενικό και επαγγελματικό. Έτσι, είναι πιο πιθανό να δημιουργήσετε θετική εντύπωση και να χτίσετε καλή σχέση από την αρχή.

Πώς να τιτλοφορήσετε ένα εισαγωγικό email

Όταν στέλνετε εισαγωγικό email, ένα εντυπωσιακό θέμα θα κάνει το μήνυμά σας να ξεχωρίσει ανάμεσα στα υπόλοιπα που λαμβάνει ο παραλήπτης καθημερινά. Ένα καλό θέμα πρέπει να είναι σύντομο και στοχευμένο, αλλά και να δίνει μια ιδέα για το περιεχόμενο του email.

Συμπεριλάβετε μια σύντομη αναφορά του ποιος είστε και γιατί επικοινωνείτε, χωρίς να μπείτε σε υπερβολικές λεπτομέρειες. Αυτό θα βοηθήσει τον παραλήπτη να καταλάβει τον σκοπό του email και, αν το κάνετε σωστά, να τον ενθαρρύνετε να το ανοίξει.

Αναφέρετε στοιχεία, όπως:

• το όνομά σας
• τον επαγγελματικό σας τίτλο
• την εταιρεία όπου εργάζεστε
• και/ή την ημερομηνία και ώρα μιας εκδήλωσης

Προσθέτοντας ένα ή περισσότερα από τα παραπάνω στο θέμα, ο παραλήπτης θα μπορεί να αναγνωρίσει τόσο εσάς όσο και το αντικείμενο του email πριν καν το διαβάσει.

Παραδείγματα θεμάτων email εισαγωγής

• Συστήνομαι – [Το Όνομά σας]
• Ζεστή εισαγωγή από τον/την [Το Όνομά σας]
• Χαιρετισμούς από [Η Εταιρεία σας]
• Ο άνθρωπός σας στην [Όνομα Εταιρείας]: [Το Όνομά σας]
• Αίτημα για πληροφορίες: [Το Όνομά σας] από [Η Εταιρεία σας]
• Αίτημα συνάντησης: [Ημερομηνία και Ώρα] με [Το Όνομά σας]
• Μια κοινή επαφή πρότεινε να επικοινωνήσω
• Αίτημα για [Χρονικό διάστημα] κλήση για συζήτηση [Θέματος]

Πώς να γράψετε ένα εισαγωγικό email

Όταν κάνετε εισαγωγή μέσω email, είναι σημαντικό να κρατήσετε το μήνυμα σύντομο και στο θέμα. Ένα μακροσκελές και φλύαρο κείμενο μπορεί να κουράσει τον παραλήπτη, που συχνά δεν θα γνωρίζει καν ποιος είστε.

Ξεκινήστε με τυπικούς χαιρετισμούς όπως ‘Καλησπέρα," “Καλημέρα”, " “Χαιρετισμούς”, “ ή “Γεια σας.” Έπειτα, δηλώστε το όνομά σας και τον λόγο επικοινωνίας με λίγες μόνο προτάσεις.

Όταν στέλνετε email σε κάποιον για πρώτη φορά, είναι καλό να εξηγήσετε σύντομα πώς γνωρίζετε το άτομο ή πώς αποκτήσατε το email του. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε “Έλαβα τα στοιχεία επικοινωνίας σας από έναν κοινό μας φίλο”, “ ή “Παρακολούθησα την ομιλία σας στο συνέδριο τον προηγούμενο μήνα και ήθελα να επικοινωνήσω.”

Συμβουλή: Αν έχετε κοινές γνωριμίες, φροντίστε να το αναφέρετε, ακόμα κι αν αυτός ο άνθρωπος δεν σας έδωσε τα στοιχεία του παραλήπτη. Θα βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα κλίμα εμπιστοσύνης και οικειότητας από την αρχή.

Αν στέλνετε χαιρετισμό εκ μέρους άλλου, βεβαιωθείτε ότι το αναφέρετε στο μήνυμά σας.

Είναι επίσης χρήσιμο να συμπεριλάβετε λίγα επιπλέον στοιχεία για το ποιος είστε, ώστε να δώσετε περισσότερο υπόβαθρο. Για να δώσετε περαιτέρω πλαίσιο, αναφέρετε τη θέση, την εταιρεία και/ή το website σας, ειδικά αν δεν το έχετε ήδη συμπεριλάβει στο θέμα.

Πάντα να κλείνετε με έναν ευγενικό επίλογο όπως “Ευχαριστώ για τον χρόνο σας”, " “Ανυπομονώ για την απάντησή σας”, “ ή “Με εκτίμηση”.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα εισαγωγικό email

• σύντομος χαιρετισμός – “Γεια σας” ή “Αγαπητέ/ή”, κ.λπ.
• το όνομά σας
• σκοπός του μηνύματος – γιατί γράφετε
• πώς γνωρίζετε τον παραλήπτη ή πώς βρήκατε το email του
• τυχόν κοινές γνωριμίες – άτομο ή εκδήλωση
• για ποιον γράφετε εκ μέρους (αν ισχύει)
• πρόσθετες πληροφορίες για εσάς – τίτλος, εταιρεία, website
• παρότρυνση για δράση (CTA) – τι θέλετε να κάνει ο παραλήπτης μετά την ανάγνωση
• στοιχεία επικοινωνίας – email, τηλέφωνο, social media, κ.λπ.
• ευγενικό κλείσιμο – π.χ. “Σας ευχαριστώ” ή “Με εκτίμηση”, ακολουθούμενο από το όνομά σας

Δείγματα εισαγωγικών emails

Συστήνομαι – [Το Όνομά σας]

Ζεστή εισαγωγή από τον/την [Το Όνομά σας]

Χαιρετισμούς από [Η Εταιρεία σας]

Ο άνθρωπός σας στην [Όνομα Εταιρείας]: [Το Όνομά σας]

Αίτημα για πληροφορίες: [Το Όνομά σας] από [Η Εταιρεία σας]

Αίτημα συνάντησης: [ώρα και ημερομηνία] με [Το Όνομά σας]

Μια κοινή επαφή πρότεινε να επικοινωνήσω

Αίτημα για [χρονικό διάστημα] κλήση για συζήτηση [θέμα συζήτησης]

Καλές πρακτικές για εισαγωγικά emails

Υπάρχουν αρκετές συμβουλές που αξίζει να ακολουθήσετε όταν επικοινωνείτε με κάποιον για επαγγελματικούς σκοπούς. Αυτές θα βοηθήσουν το μήνυμά σας να πετύχει τον σκοπό του.

• Χρησιμοποιήστε πρότυπο – αν και είναι σημαντικό να εξατομικεύετε κάθε email, ένα βασικό εισαγωγικό μήνυμα εξοικονομεί χρόνο αν έχετε πολλούς πιθανούς παραλήπτες.
• Διαλέξτε ξεκάθαρο και σύντομο θέμα που αντικατοπτρίζει τον σκοπό του email – το όνομά σας, η εταιρεία και/ή ο λόγος του μηνύματος είναι κατάλληλα εδώ (δείτε και το σχετικό section παραπάνω).
• Ξεκινήστε με ευγενικό χαιρετισμό – απευθυνθείτε στον παραλήπτη με το όνομά του για να ξεκινήσετε σωστά μια επαγγελματική σχέση
• Συστηθείτε στις πρώτες προτάσεις – συμπεριλάβετε το όνομά σας, τον τίτλο και την εταιρεία (όπου χρειάζεται).
• Εξηγήστε γιατί επικοινωνείτε – εστιάστε σε ό,τι μπορεί να ωφελήσει τον παραλήπτη και τα επαγγελματικά του ενδιαφέροντα.
• Κρατήστε την αυτοπαρουσίαση σύντομη και στοχευμένη – τα μεγάλα emails συχνά αγνοούνται ή δεν διαβάζονται πλήρως.
• Χρησιμοποιείτε σωστή γραμματική και ορθογραφία – κάντε έλεγχο πριν τη αποστολή.
• Διατηρήστε επαγγελματικό ύφος – είτε το πλαίσιο είναι επίσημο είτε πιο ανεπίσημο, είναι σημαντικό να γράφετε με επαγγελματισμό.
• Να είστε ευγενικοί και ταπεινοί – κανείς δεν συμπαθεί την αλαζονεία, δείξτε ότι σας ενδιαφέρει να χτίσετε σχέση και όχι απλώς να βρείτε ευκαιρίες για εσάς ή την εταιρεία σας.
• Αν μπορείτε, βρείτε κάποιο κοινό σημείο αναφοράς – π.χ. κοινή εκδήλωση ή ακόμα και κάποιο μη-επαγγελματικό ενδιαφέρον όπως σπορ, μουσική, βιβλία.
• Κλείστε με παρότρυνση για δράση – αν είναι συνάντηση, απάντηση ή απλή επιβεβαίωση λήψης, μην παραλείπετε να πείτε τι θέλετε να κάνει ο παραλήπτης μετά την ανάγνωση.
• Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας – διευκολύνετε τον παραλήπτη να επικοινωνήσει μαζί σας με email, τηλέφωνο, social media.
• Κλείστε με ευγενικό αποχαιρετισμό.

Περίληψη

Ένα εισαγωγικό email είναι συχνά το πρώτο σημείο επαφής με έναν πιθανό πελάτη, συνεργάτη ή επιχειρηματικό συνέταιρο. Μπορεί να αποτελέσει το πρώτο βήμα για τη δημιουργία επαγγελματικής σχέσης, γι’ αυτό είναι σημαντικό να γράψετε το χαιρετιστήριο μήνυμα σωστά για να κάνετε καλή πρώτη εντύπωση.

Ακολουθώντας τις συμβουλές και τα παραδείγματα του άρθρου, θα μπορέσετε να γράψετε ένα επαγγελματικό εισαγωγικό email που ξεχωρίζει στα εισερχόμενα του παραλήπτη, δημιουργεί σεβασμό και έχει καλές πιθανότητες επίτευξης του στόχου του.

Αφιερώστε χρόνο να φτιάξετε ένα καλά γραμμένο δείγμα αυτοπαρουσίασης για μελλοντικές επαγγελματικές επαφές και θα έχετε ένα σημαντικό πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού.