• Πρότυπα
  • Πρότυπο email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

Πρότυπο email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

Το Zoom είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη φιλοξενία και τη συμμετοχή σε διαδικτυακές συναντήσεις. Είτε πρόκειται για επικοινωνία ένας προς έναν, είτε για μεγάλες εικονικές παρουσιάσεις είτε για επίσημες συναντήσεις.

Παρόλο που υπάρχουν πολλές άλλες πλατφόρμες βιντεοκλήσεων, διαδικτυακών σεμιναρίων και συσκέψεων διαθέσιμες, το Zoom έχει γίνει δημοφιλής προορισμός για πολλές εταιρείες και οργανισμούς χάρη στη φιλική προς το χρήστη διεπαφή και τις δυνατότητές του.

Εάν είστε νέοι στο Zoom ή αναζητάτε τρόπους για να βελτιστοποιήσετε τις βιντεοδιασκέψεις σας σε αυτήν την πλατφόρμα, αξίζει να δείτε ορισμένα πρότυπα προσκλήσεων μέσω email και βέλτιστες πρακτικές προτού ξεκινήσετε. Έχοντας υπόψη αυτές τις συμβουλές, θα μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το λογισμικό και να αυξήσετε τα ποσοστά συμμετοχής στις διαδικτυακές σας συναντήσεις.

Η σημασία ενός email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

Η δημοτικότητα του Zoom άρχισε να εκτινάσσεται στα ύψη κατά τη διάρκεια της πανδημίας του Covid-19, καθώς οι άνθρωποι έψαχναν τρόπους για να συνδεθούν εικονικά και τώρα έχει γίνει το λογισμικό της επιλογής για πολλές επιχειρήσεις και ιδιώτες.

Αυτή η ανάπτυξη σημαίνει ότι όλο και περισσότεροι άνθρωποι αναζητούν τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να στείλουν προσκλήσεις Zoom για να αξιοποιήσουν στο έπακρο αυτό το ισχυρό εργαλείο

Αν θέλετε να φιλοξενήσετε μια συνάντηση μέσω Zoom, θα πρέπει να στείλετε προσκλήσεις στους πιθανούς συμμετέχοντες.

Και ενώ το Zoom προσφέρει το ίδιο μερικά πρότυπα, η χρήση του σωστού προτύπου email θα σας βοηθήσει να κάνετε μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση και θα ενθαρρύνει περισσότερα άτομα να εγγραφούν στη συνάντησή σας και να θυμούνται να συμμετέχουν όταν έρθει η ώρα.

Επιπλέον, εάν ζητήσετε από τους παραλήπτες να επιβεβαιώσουν τη συμμετοχή τους στη συνάντησή σας, θα έχετε έναν ακριβή αριθμό ατόμων για τον αριθμό των συμμετεχόντων.

Πώς να δώσετε τίτλο σε ένα email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

Όσον αφορά τις διαδικτυακές συναντήσεις, το να κάνετε τους ανθρώπους να εμφανιστούν μπορεί να είναι μια πρόκληση. Εξάλλου, είναι εύκολο να ξεχάσετε ή να αναβάλετε ένα ραντεβού που δεν γίνεται αυτοπροσώπως.

Γι’ αυτό, όταν στέλνετε ένα email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom, η γραμμή θέματος πρέπει να είναι σαφής και συνοπτική, ώστε το μήνυμά σας να ξεχωρίζει σε ένα γεμάτο κόσμο εισερχόμενα. Ο σωστός τίτλος θα ενημερώσει αμέσως τους καλεσμένους σας για το τι ακριβώς αφορά η συνάντηση πριν ανοίξουν το email.

Παράδειγμα προτύπου email υπενθύμισης συνάντησης μέσω Zoom

Για να γράψετε μια αποτελεσματική γραμμή θέματος email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom, πρέπει να φτάσετε στην ουσία χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με τη σύσκεψή σας. Επίσης, κρατήστε το σύντομο – κάτω από 50 χαρακτήρες είναι ιδανικό – αλλά παρόλα αυτά βρείτε χώρο για στοιχεία δράσης που θα δελεάσουν τους προσκεκλημένους σας να ανοίξουν το email.

Αξίζει επίσης να υπενθυμίσετε στους παρευρισκόμενους την ημέρα που θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση, ώστε να θυμηθούν να συμμετάσχουν. Επιπλέον, αυτή είναι μια ευκαιρία να ενθαρρύνετε εκείνους τους παραλήπτες που δεν έχουν ήδη αποδεχτεί την πρόσκλησή σας στη συνάντησή σας.

Για το σκοπό αυτό, το email της πρόσκλησής σας θα έχει διαφορετικό τύπο γραμμής θέματος που θα επικεντρώνεται στην πτυχή της «υπενθύμισης» και, επομένως, θα περιλαμβάνει συνήθως ακριβώς αυτήν τη λέξη.

Παραδείγματα γραμμής θέματος email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

  • Συμμετέχετε στην κλήση Zoom για να συζητήσουμε [Θέμα]
  • Ας συναντηθούμε σε μια κλήση Zoom [πρωί/απόγευμα]
  • Μπείτε στην κλήση Zoom για να μάθετε περισσότερα για το [Θέμα]
  • Αίτημα συνάντησης: συμμετέχετε στην κλήση Zoom
  • Παρακαλούμε συμμετέχετε στη συνάντηση της ομάδας μας Zoom: [Θέμα]
  • Δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση αυτοπροσώπως; Ελάτε online!
  • Αλλαγή σχεδίων – ας συναντηθούμε στο Zoom
  • Τα λέμε στο Zoom
  • Υπενθύμιση συνάντησης στο Zoom: [Θέμα]
  • Ελάτε μαζί μας για το Zoom happy hour
  • Ώρα για Zoom
  • Υπενθύμιση: Συμμετέχετε στην κλήση Zoom για να συζητήσουμε [Θέμα]
  • Υπενθύμιση διαδικτυακού σεμιναρίου: [Θέμα]
  • Πρόσκληση συνάντησης μέσω Zoom

Πώς να γράψετε ένα email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

Μια αποτελεσματική πρόσκληση Zoom πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα βασικά στοιχεία που θα χρειαστεί ο παραλήπτης email για να συμμετάσχει στη σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, της ώρας και του συνδέσμου Zoom. Θα πρέπει επίσης να είναι ξεκάθαρο για ποιο σκοπό είναι η συνάντηση, ποιοι θα παρευρεθούν και πόσο αναμένεται να διαρκέσει.

Να θυμάστε: Δημιουργήστε μια αίσθηση επείγοντος

Δημιουργήστε μια αίσθηση επείγοντος και σημασίας στο email πρόσκλησης για σύσκεψη μέσω Zoom, έτσι ώστε οι χρήστες να γνωρίζουν ότι αυτό είναι κάτι για το οποίο πρέπει να αφιερώσουν χρόνο. Μπορείτε να το κάνετε αυτό προσθέτοντας ένα αίτημα συμμετοχής, καθώς και προσδιορίζοντας την ημερομηνία, την ώρα και τη διάρκεια της συνάντησης.

Για παράδειγμα: “Θα θέλαμε να συμμετάσχετε στη σύσκεψή μας στο Zoom την Τετάρτη στις 11 π.μ. EST. Η συνάντηση θα διαρκέσει μία ώρα.”

Αυτός ο τύπος γλώσσας καθιστά σαφές ότι εκτιμάτε την παρουσία κάποιου και θέλετε να είναι εκεί για όλη τη διάρκεια της συνάντησης, όχι μόνο μέρος της.

Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο email υπενθύμισης σύσκεψης του Zoom για μηνύματα για να ενεργοποιήσετε τη μνήμη του παραλήπτη σχετικά με μια συνάντηση στην οποία έχει ήδη προσκληθεί ή έχει εγγραφεί.

Ωστόσο, θυμηθείτε να προσαρμόσετε την πρόσκληση email για τη σύσκεψη Zoom για να την καταστήσετε συγκεκριμένη για την εταιρεία, την επωνυμία σας και την ίδια τη σύσκεψη.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

  • Την ημερομηνία της συνάντησης – ημέρα της εβδομάδας και ημερολογιακή ημερομηνία

  • Την ώρα της συνάντησης – συμπεριλαμβανομένης της ζώνης ώρας (π.χ. Ανατολική ώρα)

  • Τη διάρκεια της συνάντησης – κατά προσέγγιση χρόνος που θα διαρκέσει

  • Το σύνδεσμο Zoom – έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν απλώς να κάνουν κλικ για συμμετοχή

  • Έναν κωδικό πρόσβασης συνάντησης (εάν υπάρχει) – για πρόσθετη ασφάλεια

  • Σημεία ημερήσιας διάταξης συνάντησης – τι θα συζητηθεί

  • Λεπτομέρειες σύσκεψης – πρόσθετες πληροφορίες

  • Ποιοι θα παρευρεθούν στη συνάντηση – μοιραστείτε τον οικοδεσπότη και τη λίστα συμμετεχόντων

  • Κίνητρο – γιατί ο παραλήπτης προτείνεται ή πρέπει να παραστεί στη συνάντηση

  • Επαγγελματική υπογραφή email – ολοκληρώστε με τον σωστό τρόπο

  • Προσωπικά στοιχεία – π.χ. το όνομά σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας

Παραδείγματα και πρότυπα email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

Πρότυπα:

Συμμετέχετε στην κλήση Zoom για να συζητήσουμε [Θέμα]

Hello [Name],

I’d like to invite you to a Zoom meeting on [Date] at [Time]. The meeting will be about [Topic] and will last for approximately [Duration].

Joining instructions:

To join the Zoom meeting, please click here: [Meeting Link]

I hope to see you there.

Kind regards,
[Your Name]

Ας συναντηθούμε σε μια κλήση Zoom [πρωί/απόγευμα]

Hey [Name],

I was hoping to catch up with you on a Zoom call this [morning/afternoon]. I’ll be free at [Time], and I think we’ll need around [Duration] to cover everything.

If this isn’t a good time for you, or if you can’t make it for the full [Duration], please let me know and we’ll reschedule.

For now, I’ve taken the liberty to book a Zoom meeting for us here: [Meeting Link], but no worries if you can’t make it.

Looking forward to catching up,
[Your Name]

Μπείτε στην κλήση Zoom για να μάθετε περισσότερα για το [Θέμα]

Hi [Name],

I wanted to invite you to join our Zoom call on [Date] at [Time]. We’ll be discussing [Topic], and I think you’ll find it interesting.

The meeting should last for around [Duration], and we’ll be sending out the link closer to the date.

In the meantime, if you have any questions, please don’t hesitate to get in touch.

Hope to see you soon,
[Your Name]

Πρότυπα email πρόσκλησης σε επαγγελματικές συναντήσεις:

Αίτημα συνάντησης: συμμετέχετε στην κλήση Zoom

Dear [name],

You’re invited to join a Zoom meeting I’m hosting on [Date] at [Time].

The purpose of this meeting is to [discuss/present/brainstorm] [Topic].

Please click the button below to confirm your attendance:

[CTA]

We’ll be sending out a follow-up email with the meeting minutes and next steps in due course.

Looking forward to seeing you then.

Sincerely,
[Your name]

Παρακαλούμε συμμετέχετε στη συνάντηση της ομάδας μας Zoom: [Θέμα]

Hello [name],

I hope you’re well.

Our team Zoom meeting this week will be on [Date] at [Time], and the focus will be on [Topic].

Please join the meeting by clicking this link: [Meeting Link]

If you can’t make it, please let me know and I’ll send you the meeting minutes afterward.

Thank you,
[Your name]

Δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση αυτοπροσώπως; Ελάτε online!

Hi [name],

Unfortunately, due to the current situation with [Covid-19/the weather/transport disruptions/etc.], we won’t be able to have our usual in-person meeting on [Date].

However, we’ll still be holding the meeting via Zoom – please click the link below to join:

[Meeting Link]

Hope to see you there,
Best wishes,
[Your name]

Αλλαγή σχεδίων – ας συναντηθούμε στο Zoom

Dear [name],

I hope you’re well.

Unfortunately, I won’t be able to make it to the meeting on [Date] as planned. However, I’ll still be available to meet via Zoom.
If this would work for you, please let me know and I’ll send you the Zoom meeting link in due course.

Kind regards,
[Your name]

Πρότυπο email πρόσκλησης συνάντησης ομάδας

Τα λέμε στο Zoom

Hi team,

I’m hosting a Zoom meeting on [Date] at [Time]. The purpose of this meeting is to catch up on what everyone’s been working on and to see if any roadblocks need to be addressed.

Please click the link below to join on the day.

[Meeting Link]

The password is: [Password]

See you all then.

Regards,
[Your name]

Πρότυπο email πρόσκλησης εκδήλωσης δικτύωσης:

Ελάτε μαζί μας για το Zoom happy hour

Hey [Name],

As a fellow [industry professional/entrepreneur/business owner], I’m excited to invite you to join me for a Zoom networking event on [Date] at [Time]. This is a great opportunity to connect with other like-minded individuals and expand your professional network.

Click below to join the meeting at that time:

[Meeting Link]

See you then!

Best,
[Your name]

Πρότυπα email υπενθύμισης συσκέψεων:

Ώρα για Zoom!

Hi [name],

Hope you’re having a great day. I just wanted to remind you about our Zoom meeting later this [morning/afternoon] at [Time].
We’ll be discussing [Topic] for about [Duration], and I think you’ll find it interesting.

Please click the button below to join the meeting:

[Meeting Link]

Looking forward to seeing you soon,
[Your name]

Υπενθύμιση συνάντησης Zoom: [Θέμα]

Hello [name],

I hope you’re well.

This is just a quick reminder that our Zoom meeting is taking place today at [Time]

Υπενθύμιση: Συμμετέχετε στην κλήση Zoom για να συζητήσουμε [Θέμα]

Dear [Name],

Our scheduled meeting about [Topic] is taking place [today/tomorrow/etc.] at [Time].

If you have already confirmed your attendance, we look forward to seeing you then. If not, you can still join the meeting by agreeing to join now using the button below:

[CTA]

The link to join the meeting below will go live [15 minutes/30 minutes/1 hour/etc.] before the scheduled start time.

[Meeting Link]

See you soon,
[Your Name]

Υπενθύμιση διαδικτυακού σεμιναρίου: [Θέμα]

Hi [Name],

Thanks for signing up for our webinar on [Topic]. In case you forgot, it’s taking place later today at [Time].

Hope to see you there,
[Your Name]

Καλές πρακτικές email πρόσκλησης σε συνάντηση μέσω Zoom

  • Κάντε το δικό σας – Τα email προσκλήσεων στο Zoom θα πρέπει να προσαρμόζονται ανάλογα με την επωνυμία, τα χρώματα και τις εικόνες σας, ώστε να συμβαδίζουν με τον τόνο της επιχείρησής σας.

  • Στείλτε το – μπορείτε να το κάνετε απευθείας από το Zoom ή να χρησιμοποιήσετε μια άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail ή το Mailchimp.

  • Συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες – οι συμμετέχοντες πρέπει να γνωρίζουν τον σύνδεσμο, τον κωδικό πρόσβασης, την ημερομηνία και την ώρα της σύσκεψης.

  • Διορθώστε το – ελέγξτε το email σας για τυχόν τυπογραφικά λάθη ή σφάλματα προτού πατήσετε αποστολή.

  • Προσθέστε ένα CTA – συμπεριλάβετε παροτρύνσεις για δράση στα email πρόσκλησης σε σύσκεψη μέσω Zoom, ώστε οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν τι θέλετε να κάνουν. Για παράδειγμα, “κάντε κλικ στον σύνδεσμο για να συμμετάσχετε στη σύσκεψη Zoom”.

  • Δώστε μια υπενθύμιση – στείλτε άλλο ένα email μια ή δύο ημέρες πριν από τη σύσκεψη του Zoom και 15 λεπτά έως λίγες ώρες πριν, για να βεβαιωθείτε ότι όλοι ακόμα σκοπεύουν να παρευρεθούν.

Send better messages with LiveAgent

Store and customize your templates, send quick replies, and improve your overall communication with our multi-channel communication solution. Start your free trial today!

Σύνοψη

Το Zoom είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να συνδεθείτε με άτομα σε όλο τον κόσμο μέσω βιντεοκλήσεων, ωστόσο οι δυνατότητες αυτής της πλατφόρμας θα χαθούν αν δυσκολεύεστε να κάνετε τους ανθρώπους να παρακολουθούν τις διαδικτυακές σας συναντήσεις. Για αυτό, πρέπει να στείλετε αποτελεσματικά mail πρόσκλησης στους πιθανούς συμμετέχοντες στη συνάντηση σας.

Η χρήση ενός επαγγελματικά σχεδιασμένου προτύπου email θα βοηθήσει το μήνυμά σας να προσελκύσει προσκεκλημένους να συμμετάσχουν στη διαδικτυακή σας συνάντηση και να τους κάνει να επιβεβαιώσουν τη συμμετοχή τους (ή όχι).

Είτε είστε νέος στο Zoom είτε έμπειρος επαγγελματίας, η χρήση του σωστού προτύπου email είναι ο καλύτερος τρόπος για να αυξήσετε τα ποσοστά συμμετοχής σας. Με λίγη προσαρμογή, θα είστε έτοιμοι να στείλετε ένα μήνυμα που περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες ώστε οι παραλήπτες να παρακολουθήσουν την επερχόμενη συνάντησή σας.

Frequently asked questions

Τι κάνει το Zoom καλή επιλογή για εικονικές συναντήσεις;

Αυτό το εργαλείο είναι εύκολο στη χρήση και δεν απαιτεί ειδικό λογισμικό ή πρόσθετα, καθώς γενικά είναι πολύ αξιόπιστο και έχει μεγάλη φήμη ότι είναι σταθερό και υψηλής ποιότητας. Το Zoom προσφέρει επίσης πολλές δυνατότητες και επιλογές, όπως η κοινή χρήση οθόνης και η εγγραφή, που μπορούν να κάνουν τις συσκέψεις σας πιο παραγωγικές και ελκυστικές.

Θα είναι επαρκής η δωρεάν έκδοση του Zoom για τις ανάγκες μου;

Το Zoom προσφέρει ένα δωρεάν Βασικό πρόγραμμα που περιλαμβάνει ομαδικές συναντήσεις διάρκειας 40 λεπτών και 100 συμμετέχοντες, καθώς και λειτουργίες όπως βίντεο και ήχος HD, κοινή χρήση οθόνης και εγγραφή συσκέψεων. Ως εκ τούτου, μπορείτε να δοκιμάσετε το λογισμικό εκτενώς προτού αγοράσετε ένα πρόγραμμα επί πληρωμή ή να παραμείνετε σε σύντομες και μικρές ομαδικές συναντήσεις χωρίς κανένα κόστος.

Πότε πρέπει να στείλω το email πρόσκλησής μου στο Zoom;

Αυτό εξαρτάται από τους τύπους των συναντήσεων που φιλοξενείτε και τα προγράμματα των συμμετεχόντων σας. Εάν πρόκειται για μια μικρή, άτυπη συνάντηση με άτομα που βρίσκονται όλοι στην ίδια ζώνη ώρας, μπορείτε πιθανώς να στείλετε το email μια ή δύο ημέρες νωρίτερα. Ωστόσο, εάν φιλοξενείτε μια μεγάλη, διεθνή συνάντηση, θα πρέπει να στείλετε στους συμμετέχοντες σας, επομένως η αποστολή του email μια εβδομάδα ή περισσότερο νωρίτερα είναι πιθανώς το καλύτερο.

Χρειάζεται να στείλω ένα email υπενθύμισης μετά την αρχική πρόσκληση;

Το Zoom συνιστά να στείλετε ένα email υπενθύμισης 24 ώρες πριν από την προγραμματισμένη έναρξη της συνάντησης. Αυτό θα ενημερώσει τους προσκεκλημένους σας για την επερχόμενη σύσκεψη, καθώς και μια άλλη ευκαιρία σε περισσότερους από τους παραλήπτες να συμμετάσχουν. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί επίσης να θέλετε να στείλετε ένα περαιτέρω, τελικό email υπενθύμισης λίγες ώρες ή μέχρι 15 λεπτά πριν από την έναρξη της σύσκεψης.

Πώς μπορώ να εξατομικεύσω το πρότυπο email πρόσκλησης Zoom;

Η προσθήκη της επωνυμίας σας είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να προσαρμόσετε το πρότυπο email πρόσκλησης Zoom. Μπορείτε να το κάνετε αυτό συμπεριλαμβάνοντας το λογότυπο της εταιρείας σας, επιλέγοντας έναν συνδυασμό χρωμάτων που ταιριάζει με την επωνυμία σας και προσθέτοντας τυχόν άλλες εικόνες ή γραφικά που πιστεύετε ότι είναι κατάλληλα. Επιπλέον, η επεξεργασία του κειμένου στο πρότυπο ώστε να περιλαμβάνει οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία ή τη συνάντησή σας θα προσθέσει μια περαιτέρω προσωπική πινελιά.

Υπάρχουν εναλλακτικές πλατφόρμες για το Zoom που πρέπει να εξετάσω;

Ενώ το Zoom είναι μια εξαιρετική επιλογή για διαδικτυακές συναντήσεις, υπάρχουν και άλλες διαθέσιμες πλατφόρμες που μπορεί να θέλετε να εξετάσετε. Το Google Hangouts, το LiveWebinar και το GoToMeeting είναι δημοφιλείς επιλογές που προσφέρουν παρόμοιες δυνατότητες με το Zoom. Όπως και με το τελευταίο, φροντίστε να δοκιμάσετε κάθε πλατφόρμα με μια δωρεάν δοκιμή (εάν είναι διαθέσιμη) προτού αποφασίσετε ποια είναι κατάλληλη για εσάς και τις ανάγκες σας.

Τι γίνεται αν χρειαστεί να προσθέσω περισσότερους συμμετέχοντες ή να έχω συναντήσεις για περισσότερα από 40 λεπτά;

Εάν σκοπεύετε να φιλοξενήσετε εκτενέστερες ή/και μεγαλύτερες βιντεοδιασκέψεις, το Zoom προσφέρει προγράμματα επί πληρωμή για επιχειρήσεις με πιο προηγμένες δυνατότητες, όπως απεριόριστη διάρκεια συσκέψεων, μεγάλες ομαδικές συναντήσεις για έως και 500 συμμετέχοντες και προσαρμοσμένο branding.

Πίσω στα Πρότυπα Δημιουργία ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμού

Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.

×
Προγραμματίστε μία ατομική κλήση και ανακαλύψτε πως μπορει το LiveAgent να ωφελήσει την επιχείρησή σας.

Είμαστε διαθέσιμοι σε πολλές ημερομηνίες

Προγραμματίστε ένα demo