Λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης
Δημιουργήστε ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης με τη λίστα ελέγχου του LiveAgent. Προσδιορίστε τους ενδιαφερόμενους, δημιουργήστε μηνύματα, εκπαιδεύ...
15 λεπτά ανάγνωσης
Τα σχέδια επικοινωνίας περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση, οργάνωση ή άτομο θα αλληλεπιδράσει με τους εσωτερικούς και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους για να τους ενημερώνει για τις τελευταίες εξελίξεις.
Περιλαμβάνει το ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς των στρατηγικών και τακτικών επικοινωνίας προσαρμοσμένων για ένα συγκεκριμένο έργο ή εκστρατεία.
Σε αυτό το άρθρο ιστολογίου, θα παρέχουμε πρότυπα σχεδίου επικοινωνίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δική σας επιχείρηση όποτε χρειάζεται να μεταφέρετε διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων σε διάφορους μετόχους. Θα συζητήσουμε επίσης μερικές συμβουλές για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού σχεδίου επικοινωνίας.
Η σημασία της ύπαρξης ενός σχεδίου επικοινωνίας
Στον σημερινό γρήγορο και συνεχώς μεταβαλλόμενο κόσμο, είναι πιο σημαντικό από ποτέ να έχετε ένα σαφές και συνοπτικό σχέδιο επικοινωνίας έτοιμο για όταν προκύψει η ανάγκη.
Χωρίς ένα, οι επιχειρήσεις μπορούν εύκολα να κολλήσουν στις λεπτομέρειες και να χάσουν σημαντικές ευκαιρίες να συνδεθούν με τους ενδιαφερόμενους, ή να αποτύχουν να το κάνουν αρκετά γρήγορα.
Ένα πρότυπο σχεδίου επικοινωνίας μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για οργανώσεις όλων των μεγεθών. Είτε επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους σας, τους πελάτες, τους συνεργάτες ή τα μέσα ενημέρωσης, ένα σχέδιο επικοινωνίας μπορεί να βοηθήσει να διασφαλίσει ότι το μήνυμά σας είναι σαφές, συνοπτικό και στόχευμένο.
Πώς να δώσετε τίτλο σε ένα σχέδιο επικοινωνίας
Ο τίτλος αυτού του εγγράφου θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τον σκοπό του, ο οποίος συνήθως (αλλά όχι πάντα) σημαίνει συμπερίληψη “σχεδίου επικοινωνίας” και ορισμένες συγκεκριμένες λεπτομέρειες. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι όσοι έρχονται σε επαφή με το έγγραφο θα γνωρίζουν τι είναι και θα μπορούν να το αναφέρουν εύκολα όταν χρειάζεται.
Για παράδειγμα, εάν το σχέδιο επικοινωνίας είναι για μια νέα εκτόξευση προϊόντος ή μια συγκεκριμένη εκστρατεία μάρκετινγκ, μπορεί να του δώσετε έναν τίτλο που δηλώνει ακριβώς αυτό. Άλλα στοιχεία που θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν στον τίτλο είναι οι ημερομηνίες που θα ισχύει το σχέδιο επικοινωνίας και το όνομα της οργάνωσης ή της ομάδας στην οποία ισχύει.
Η συμπερίληψη αυτού του είδους πληροφοριών στο θέμα του εγγράφου θα ενημερώσει τα σχετικά μέρη σχετικά με το σχέδιο μηνυμάτων και θα βάλει όλους τους εμπλεκόμενους στην ίδια σελίδα σχετικά με το πότε μπορούν ή πρέπει να λάβουν χώρα ορισμένες δραστηριότητες επικοινωνίας.
Παραδείγματα γραμμής θέματος σχεδίου επικοινωνίας
- Σχέδιο Επικοινωνίας Εκτόξευσης Νέου Προϊόντος
- [Τίτλος]: Σχέδιο Επικοινωνίας Εκστρατείας Μάρκετινγκ
- [Όνομα Εταιρείας] Εσωτερικό Σχέδιο Επικοινωνίας
- Στρατηγικό Σχέδιο Επικοινωνίας: [Όνομα Εταιρείας]
- [Όνομα Έργου] Σχέδιο Επικοινωνίας Διαχείρισης Έργου
- Νέο [Αλλαγή στην Εταιρεία] Σχέδιο Επικοινωνίας
- Σχέδιο Επικοινωνίας με Ενδιαφερόμενους: [Όνομα Εταιρείας]
- [Ημερομηνία Έναρξης] – [Ημερομηνία Λήξης]: Σχέδιο Επικοινωνίας Μαρτίου
Πώς να γράψετε ένα σχέδιο επικοινωνίας
Ο τρόπος έναρξης ενός σχεδίου επικοινωνίας εξαρτάται από τον σκοπό ή τον τύπο της επικοινωνίας.
Μερικές φορές είναι χρήσιμο να ξεκινήσετε με μια εισαγωγή που παρέχει πλαίσιο και θέτει τον τόνο για το στυλ επικοινωνίας που θα ακολουθήσει, ενώ άλλες φορές έχει περισσότερο νόημα να μπείτε κατευθείαν στους στόχους και τις στρατηγικές επικοινωνίας.
Γενικά, θα είναι χρήσιμο να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να γράψετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι το μήνυμά σας χτυπά το στόχο:
- Διεξάγετε έναν έλεγχο της υπάρχουσας στρατηγικής επικοινωνίας σας (εάν ισχύει) – αυτό θα σας επιτρέψει να προσδιορίσετε τυχόν προβληματικές περιοχές ή κενά περιεχομένου (π.χ. λείπουν υλικά μάρκετινγκ) που πρέπει να συμπεριληφθούν στο νέο ή ενημερωμένο σχέδιο.
- Ορίστε SMART στόχους για το σχέδιο επικοινωνίας σας – ο καθορισμός στόχων που είναι Συγκεκριμένοι, Μετρήσιμοι, Επιτεύξιμοι, Σχετικοί και Περιορισμένοι στο Χρόνο θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την αποτελεσματικότητά του.
- Αναπτύξτε τη δήλωση αποστολής, τις βασικές αξίες και τα βασικά μηνύματα της οργάνωσής σας – αυτά θα πρέπει να είναι το θεμέλιο στο οποίο χτίζονται όλες οι στρατηγικές και δραστηριότητες επικοινωνίας. Μπορεί επίσης να καθοριστούν ρητά στο σχέδιο επικοινωνίας.
- Προσδιορίστε τα τμήματα του κοινού-στόχου του σχεδίου επικοινωνίας σας – η γνώση και η κατανόηση του παραλήπτη του μηνύματός σας διευκολύνει τον καθορισμό του σωστού τόνου για αυτούς.
- Αποφασίστε ποιο κανάλι(α) θα παραδοθούν τα μηνύματά σας – είτε η καλύτερη μέθοδος για να φτάσετε το κοινό-στόχο σας θα ήταν μέσω email ή δελτίου τύπου, για παράδειγμα, επηρεάζει τον τρόπο που θα γραφεί το σχέδιο επικοινωνίας.
- Αναθέστε υπεύθυνα μέρη – αποφασίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την παράδοση του σχεδίου επικοινωνίας σας στα διάφορα κανάλια και σε κάθε διαφορετικό κοινό.
- Υπολογίστε πόσο χρόνο θα χρειαστεί κάθε βήμα και επομένως πόσο καιρό θα διαρκέσει συνολικά το σχέδιο επικοινωνίας – αυτό είναι απαραίτητο για τη διευκρίνιση του χρονοδιαγράμματος και την κατανομή ενός προϋπολογισμού για να διατεθούν οι απαραίτητοι πόροι.
- Μετρήστε τα αποτελέσματα του σχεδίου σας μετά την επικοινωνία με τους σχετικούς ενδιαφερόμενους – η αναγνώριση περιοχών για βελτίωση σημαίνει ότι μπορείτε να ενημερώσετε τη στρατηγική σας για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητά της.
Τι να συμπεριλάβετε σε ένα σχέδιο επικοινωνίας
- Σκοπός – τι σκοπεύει να επιτύχει αυτό το συγκεκριμένο σχέδιο επικοινωνίας
- Κοινό-στόχο – το κοινό-στόχο του μηνύματός σας
- Ημερομηνίες – πότε δημιουργήθηκε και/ή πότε θα ισχύει αυτό το συγκεκριμένο σχέδιο επικοινωνίας
- Μέθοδοι – ποια κανάλια επικοινωνίας θα χρησιμοποιήσετε για να στείλετε τα μηνύματά σας
- Ρόλοι και ευθύνες – ποιες εργασίες θα αναλάβει κάθε εμπλεκόμενο μέρος
- Κάνε και μην κάνεις – καλές πρακτικές και συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά την επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους του έργου
- Πλαίσιο κλιμάκωσης – π.χ. η “πρώτη γραμμή άμυνας” και ο προσδιορισμός της “μεγαλύτερης ομάδας απόκρισης”
- Ενημερώσεις – πώς και πότε να τροποποιήσετε το έγγραφο για να διατηρήσετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας
Παραδείγματα και πρότυπα σχεδίου επικοινωνίας
Σχέδιο Επικοινωνίας Εκτόξευσης Νέου Προϊόντος
[Όνομα Εταιρείας]: [Όνομα Προϊόντος] Σχέδιο Επικοινωνίας Εκτόξευσης
Αυτό το σχέδιο επικοινωνίας ισχύει για την εκτόξευση του [Όνομα Προϊόντος] και ισχύει από [ημερομηνία έναρξης] – [ημερομηνία λήξης], πριν και μετά την ημερομηνία εκτόξευσης του [ημερομηνία εκτόξευσης].
Στόχοι: • Διασφαλίστε ότι όλοι οι υπάλληλοι γνωρίζουν την ημερομηνία εκτόξευσης και έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το προϊόν • Δημιουργήστε ενθουσιασμό και ενδιαφέρον για το προϊόν μεταξύ των υπαλλήλων • Παρέχετε ένα σαφές και συνοπτικό μήνυμα στους πελάτες σχετικά με το προϊόν • Διαχειριστείτε τις προσδοκίες σχετικά με τους χρόνους παράδοσης και τη διαθεσιμότητα
Μέσα επικοινωνίας: • Email • Δελτίο τύπου • Ανάρτηση στα κοινωνικά μέσα – [Κανάλι 1], [Κανάλι 2], …
Φάσεις Εκτόξευσης: • Δραστηριότητες Προ-Εκτόξευσης • Ημέρα Εκτόξευσης • Παρακολούθηση Μετά την Εκτόξευση
Δραστηριότητες Προ-Εκτόξευσης ([X] μήνες πριν από την εκτόξευση): • [Δραστηριότητα 1] • [Δραστηριότητα 2] • [Δραστηριότητα 3] …
Ημέρα Εκτόξευσης: • Ζωντανή αποκάλυψη προϊόντος • Συνεντεύξεις με [Μέσα Ενημέρωσης] • Παρακολούθηση αντιδράσεων
Παρακολούθηση Μετά την Εκτόξευση (έως [X] μήνες μετά την εκτόξευση): • [Δραστηριότητα 1] • [Δραστηριότητα 2] • [Δραστηριότητα 3] …
Ρόλοι και ευθύνες: • [Άτομο 1] θα είναι υπεύθυνο για τη σύνταξη όλων των υλικών επικοινωνίας • [Άτομο 2] θα είναι υπεύθυνο για την αποστολή υλικών επικοινωνίας στα μέσα ενημέρωσης • [Άτομο 3] θα είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση ερωτημάτων πελατών
Κάνε: • Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι όλες οι δραστηριότητες επικοινωνίας διεξάγονται έγκαιρα και συντονισμένα • Χρησιμοποιήστε οπτικά στοιχεία (π.χ. εικόνες, infographics) για να σπάσετε το κείμενο και να προσθέσετε ενδιαφέρον • Διορθώστε όλα τα υλικά επικοινωνίας πριν τα στείλετε
Μην κάνεις: • Υπερφορτώστε τους ενδιαφερόμενους με πολλές πληροφορίες ταυτόχρονα – παρέχετε ενημερώσεις σε τακτική βάση για να αποφύγετε να τους συντριψετε. • Ξεχάστε να συμπεριλάβετε ένα κάλεσμα δράσης (π.χ. επισκεφθείτε τον ιστότοπό μας, εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο) για να ενεργοποιήσετε τον αναγνώστη • Αγνοήστε τη δοκιμή υλικών επικοινωνίας (π.χ. αποστολή δοκιμαστικού email) πριν τα στείλετε σε ολόκληρη τη λίστα των ενδιαφερόμενων
Πλαίσιο κλιμάκωσης: • Εάν υπάρχουν προβλήματα με το σχέδιο επικοινωνίας, επικοινωνήστε με [Άτομο Υπεύθυνο]. • Εάν [Άτομο Υπεύθυνο] δεν είναι διαθέσιμο, επικοινωνήστε με [Εναλλακτική Επαφή]
Ενημερώσεις: • Αυτό το σχέδιο επικοινωνίας θα αναθεωρηθεί και θα οριστικοποιηθεί στις [ημερομηνία αναθεώρησης] • Μπορούν να γίνουν αλλαγές στους στόχους επικοινωνίας, το κοινό-στόχο και τα κανάλια • Τα ενημερωμένα σχέδια επικοινωνίας θα πρέπει να αποσταλούν στην [Εσωτερική Ομάδα/Τμήμα Υπεύθυνο]
[Τίτλος]: Σχέδιο Επικοινωνίας Εκστρατείας Μάρκετινγκ
[Όνομα Εταιρείας] θα εκτοξεύσει μια εκστρατεία μάρκετινγκ για [Όνομα Προϊόντος] από [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης].
Στόχοι: • [Στόχος 1] • [Στόχος 2] • [Στόχος 3] …
Ανάλυση SWOT: • Δυνάμεις – [Δύναμη 1], [Δύναμη 2], [Δύναμη 3], … • Αδυναμίες – [Αδυναμία 1], [Αδυναμία 2], [Αδυναμία 3], … • Ευκαιρίες – [Ευκαιρία 1], [Ευκαιρία 2], [Ευκαιρία 3], … • Απειλές – [Απειλή 1 ], [Απειλή 2 ], [Απειλή 3 ], …
Τακτικές: • [Τακτική 1] • [Τακτική 2] • [Τακτική 3] …
Κανάλια: • Email • Πληρωμένη αναζήτηση • Εμφάνιση διαφημίσεων • Κοινωνικά μέσα – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Δελτίο τύπου • Ανάρτηση ιστολογίου • Εκδηλώσεις και webinars – [Εκδήλωση 1], [Εκδήλωση 2], [Εκδήλωση 3], …
Ρόλοι και ευθύνες: • [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 1 ] θα είναι υπεύθυνη για τη σύνταξη όλων των υλικών επικοινωνίας. • [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 2] θα είναι υπεύθυνη για την αποστολή υλικών επικοινωνίας στα μέσα ενημέρωσης. • [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 3] θα είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση ερωτημάτων πελατών. • [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 4] θα είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση του προϋπολογισμού.
Προϋπολογισμός: • $[X] για [Τακτική/Κανάλι 1] • $[Y] για [Τακτική/Κανάλι 2] • $[Z] για [Τακτική/Κανάλι 3] …
Αξιολόγηση: • [KPI 1] θα χρησιμοποιηθεί για τη μέτρηση της επιτυχίας αυτής της εκστρατείας μάρκετινγκ • [KPI 2] θα παρακολουθείται σε εβδομαδιαία βάση και θα αναφέρεται στο [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη] • [KPI 3] …
Χρονοδιάγραμμα: • [Δραστηριότητα 1] – [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης] • [Δραστηριότητα 2] – [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης] • [Δραστηριότητα 3] – [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης] …
Αυτό το σχέδιο επικοινωνίας θα οριστικοποιηθεί στις [ημερομηνία αναθεώρησης] και επομένως υπόκειται σε αλλαγές έως εκείνη την ημερομηνία.
[Όνομα Εταιρείας] Εσωτερικό Σχέδιο Επικοινωνίας
Στόχοι: Να διασφαλίσει ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι ενημερώνονται για τις εξελίξεις και να διατηρήσει ανοιχτά τα κανάλια επικοινωνίας.
Ανάλυση Κατάστασης: Η εσωτερική επικοινωνία στο [όνομα εταιρείας] έχει προσδιοριστεί ως μια περιοχή που χρειάζεται βελτίωση. Ειδικότερα, η επικοινωνία μεταξύ της διοίκησης και του προσωπικού, και η επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας έχει προσδιοριστεί ότι χρειάζεται βελτίωση.
Ενδιαφερόμενοι: όλοι οι υπάλληλοι του [όνομα εταιρείας]
Υλοποίηση: • Ένα σχέδιο επικοινωνίας θα τεθεί σε ισχύ για τη βελτίωση της επικοινωνίας στο [όνομα εταιρείας] • Όλοι οι υπάλληλοι θα ενημερωθούν για το σχέδιο επικοινωνίας και τους ρόλους τους σε αυτό • Το σχέδιο επικοινωνίας θα αναθεωρηθεί σε τακτική βάση και θα ενημερωθεί όπως απαιτείται
Ομάδες που Εμπλέκονται: Ομάδα διοίκησης, ομάδα HR, ομάδα επικοινωνίας
Ρόλοι και Ευθύνες: • Ομάδα διοίκησης – υπεύθυνη για την επικοινωνία με το προσωπικό • Ομάδα HR – υπεύθυνη για την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας • Ομάδα επικοινωνίας – υπεύθυνη για τη σύνταξη και αποστολή υλικών επικοινωνίας
Βασικά Μηνύματα: • Η αποτελεσματική επικοινωνία ανά πάσα στιγμή είναι κρίσιμη • Η επικοινωνία στο [Όνομα Εταιρείας] χρειάζεται βελτίωση • Αυτό το σχέδιο επικοινωνίας θα τεθεί σε ισχύ για να επιφέρει τις απαραίτητες αλλαγές • Όλοι οι υπάλληλοι έχουν ρόλο να παίξουν στο σχέδιο επικοινωνίας • Το σχέδιο επικοινωνίας θα αναθεωρηθεί σε τακτική βάση • Η επικοινωνία είναι μια διαδικασία δύο κατευθύνσεων • Οι υπάλληλοι θα πρέπει να αισθάνονται ελεύθεροι να κάνουν ερωτήσεις και να δώσουν σχόλια
Κατευθυντήριες Γραμμές: • Όλη η επικοινωνία θα πρέπει να είναι σαφής και συνοπτική • Τα υλικά επικοινωνίας θα πρέπει να αποσταλούν έγκαιρα • Τα κανάλια επικοινωνίας θα πρέπει να παρακολουθούνται τακτικά • Η επικοινωνία θα πρέπει να είναι σεβαστή και επαγγελματική ανά πάσα στιγμή
Έγκριση: [Άτομο Υπεύθυνο], [Θέση], [Ημερομηνία Δημιουργίας]
Στρατηγικό Σχέδιο Επικοινωνίας: [Όνομα Εταιρείας]
Περίληψη Εκτελεστικού: Αυτό το σχέδιο επικοινωνίας είναι για [σκοπό] και θα ισχύει από [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης].
Στόχοι: Διατήρηση αποτελεσματικής επικοινωνίας με τα διάφορα κοινά για να υποστηρίξει την αποστολή και τις αξίες της εταιρείας.
Δήλωση Αποστολής: [Δήλωση αποστολής εταιρείας]
Βασικές Αξίες: [Αξίες εταιρείας]
Ανάλυση Κατάστασης: [Πληροφορίες υποβάθρου και πλαίσιο σχετικά με την κατάσταση ή το πρόβλημα που το σχέδιο επικοινωνίας έχει σχεδιαστεί να αντιμετωπίσει]
| Κοινό | Μήνυμα(τα) | Μέσο ή Κανάλι | Συχνότητα | Χρονισμός | Ανατεθειμένο Μέλος Ομάδας | Μέθοδος Ανατροφοδότησης |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Κοινό 1] | [Μήνυμα 1] | Πρόσωπο με πρόσωπο | Εβδομαδιαία | Κάθε [Ημέρα της Εβδομάδας] | [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 1] | Έρευνα |
| [Κοινό 2] | [Μήνυμα 2] | Αναφορά | Μηνιαία | Εντός [X] ωρών από την έγκριση | [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 2] | Φόρμα Αξιολόγησης |
| [Κοινό 3] | [Μήνυμα 3] | Καθημερινή | [Ώρα] | [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 3] | Αναθεώρηση |
[Όνομα Έργου] Σχέδιο Επικοινωνίας Διαχείρισης
Όνομα Έργου: [Όνομα Έργου]
Διευθυντής Έργου: [Όνομα Διευθυντή Έργου]
Ημερομηνία Έναρξης: [ημερομηνία έναρξης]
Ημερομηνία Ολοκλήρωσης: [ημερομηνία λήξης]
Στόχοι Έργου: Σχεδιασμός και κατασκευή ενός ιστότοπου και εφαρμογής για κινητά για τη νέα ηλεκτρονική επιχείρηση του πελάτη. Βελτιστοποίηση του πρώτου για κατάταξη μηχανών αναζήτησης (SEO) και και των δύο για μετατροπή, σύμφωνα με τις τελευταίες κατευθυντήριες γραμμές SEO του [Όνομα Εταιρείας]. Κάντε τον ιστότοπο και την εφαρμογή φιλικά προς τον χρήστη, ανταποκρινόμενα σε κινητά και οπτικά ελκυστικά, συμπεριλαμβανομένου ενός αποτελεσματικού κλήσης δράσης (CTA) που ενθαρρύνει τους χρήστες να μετατρέπονται εύκολα.
| Στόχος Επικοινωνίας | Μέθοδος Επικοινωνίας | Κοινό | Συχνότητα |
|---|---|---|---|
| [Στόχος 1] | [Μέθοδος 1] | [Κοινό 1] | [Καθημερινή/Εβδομαδιαία/Μηνιαία] |
| [Στόχος 2] | [Μέθοδος 2] | [Κοινό 2] | [Καθημερινή/Εβδομαδιαία/Μηνιαία] |
| [Στόχος 3] | [Μέθοδος 3] | [Κοινό 3] | [Καθημερινή/Εβδομαδιαία/Μηνιαία] |
Νέο [Αλλαγή στην Εταιρεία] Σχέδιο Επικοινωνίας
Δημιουργήθηκε από: [Άτομο Υπεύθυνο]
Ισχύει από: [ημερομηνία έναρξης]
Περίληψη: • [Αλλαγή 1] συμβαίνει επειδή [λόγος 1] • [Αλλαγή 2] είναι αποτέλεσμα [λόγος 2] • [Αλλαγή 3] είναι απαραίτητη για να [λόγος 3] …
Τι σημαίνει αυτό για τους υπαλλήλους; [Εξήγηση του τρόπου με τον οποίο η αλλαγή θα επηρεάσει τους υπαλλήλους]
Ενδιαφερόμενοι: • [Κοινό 1] θα επηρεαστεί από [αλλαγή 1] • [Κοινό 2] θα επηρεαστεί από [αλλαγή 2] • [Κοινό 3] θα χρειαστεί να προσαρμοστεί ως αποτέλεσμα [αλλαγή 3]
Φάσεις:
| Εργασία | Χρονοδιάγραμμα | Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη |
|---|---|---|
| [Εργασία 1] | [Ημέρα 1/Εβδομάδα 1/ημερομηνία έναρξης/κ.λπ.] | [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 1] |
| [Εργασία 2] | [Ημέρα 2/Εβδομάδα 2/μεσαία ημερομηνία/κ.λπ.] | [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 2] |
| [Εργασία 3] | [Ημέρα 3/Εβδομάδα 3/ημερομηνία λήξης/κ.λπ.] | [Άτομο/Ομάδα Υπεύθυνη 3] |
Σχέδιο Επικοινωνίας με Ενδιαφερόμενους: [Όνομα Εταιρείας]
Ισχύει από: [ημερομηνία έναρξης] έως [ημερομηνία λήξης]
Στόχοι: • [Στόχος 1] • [Στόχος 2] • [Στόχος 3] …
Στόχοι: • [Στόχος 1] • [Στόχος 2] • [Στόχος 3] …
Αλλαγές: • [Αλλαγή 1] • [Αλλαγή 2] • [Αλλαγή 3] …
Προβολές: • [Προβολή 1] • [Προβολή 2] • [Προβολή 3] …
Επικοινωνία Ενδιαφερόμενων: • [Κανάλι 1] • [Κανάλι 2] • [Κανάλι 3] …
Στοιχεία Επικοινωνίας: [Άτομο Υπεύθυνο], [Θέση], [Αριθμός Τηλεφώνου/Διεύθυνση Email/κ.λπ.]
[Ημερομηνία Έναρξης] – [Ημερομηνία Λήξης]: Σχέδιο Επικοινωνίας
Όνομα Εταιρείας: [Όνομα Εταιρείας]
Ημερομηνία Δημιουργίας: [ημερομηνία δημιουργίας]
Στοιχεία Επικοινωνίας: [στοιχεία επικοινωνίας]
Εισαγωγή: Αυτό το σχέδιο επικοινωνίας έχει δημιουργηθεί για [σκοπό] και θα ισχύει από την ημερομηνία δημιουργίας.
Στόχοι: • [Στόχος 1] • [Στόχος 2] • [Στόχος 3] …
Κοινό: • [Χρήστης-Στόχος 1] • [Χρήστης-Στόχος 2] • [Χρήστης-Στόχος 3] …
Καλές πρακτικές σχεδίου επικοινωνίας
- Ξεκινήστε με έναν πίνακα ή διάγραμμα για τον προσδιορισμό τύπων μηνυμάτων – ποια κανάλια επικοινωνίας θα χρησιμοποιήσετε, ποιο κοινό στοχεύετε και τον τόνο, κ.λπ.
- Ένα σχέδιο δράσης θα πρέπει να δημιουργηθεί πριν αποσταλεί οποιαδήποτε επικοινωνία – είναι καλύτερο να είστε προληπτικοί και να έχετε στρατηγικές για διάφορα μηνύματα χαρτογραφημένα πριν ξεκινήσετε ή πριν συμβεί κάτι κακό.
- Συμπεριλάβετε ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης ως μέρος της μεγαλύτερης επικοινωνίας σας – περισσότερα σχετικά εδώ ➡️ Λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης
- Αναθεωρήστε και ενημερώστε το σχέδιο επικοινωνίας σας τακτικά καθώς το έργο προχωρά – τα πράγματα θα αλλάξουν αναπόφευκτα και θέλετε τα μηνύματά σας να προσαρμοστούν ανάλογα.
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα επικοινωνίας γνωρίζουν το έγγραφο και γνωρίζουν τον ρόλο τους – τα σχέδια δράσης είναι τόσο αποτελεσματικά όσο οι άνθρωποι που τα εκτελούν.
- Αναθέστε κάποιον να είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία και βεβαιωθείτε ότι έχει το χρόνο και τους πόρους που χρειάζεται για να είναι επιτυχής.
Περίληψη
Η επικοινωνία είναι το κλειδί της επιτυχίας σε οποιαδήποτε επιχείρηση, και η δημιουργία ενός σχεδίου για το πώς να το κάνετε δεν χρειάζεται να είναι μια περίπλοκη διαδικασία.
Ακολουθώντας ένα πρότυπο, μπορείτε να γράψετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα μεταφέρετε μηνύματα στα βασικά κοινά σας σε διάφορες καταστάσεις.
Με ένα καλά γραμμένο έγγραφο σχεδίου επικοινωνίας, μπορείτε να βάλετε όλους στην οργάνωσή σας στην ίδια σελίδα σχετικά με το ποιο είδος μηνυμάτων πρέπει να αποσταλούν, πότε και πώς.
Η ύπαρξη αυτού στη θέση του θα διατηρήσει τη στρατηγική μηνυμάτων σας συνεκτική και ευθυγραμμισμένη με τους στόχους της επιχείρησής σας, αυξάνοντας τις πιθανότητές σας να επιτύχετε τους στόχους επικοινωνίας σας.
