Ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης είναι ένα σημαντικό εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να περάσουν αποτελεσματικά το μήνυμά τους σε περιόδους κρίσης. Η παρακάτω λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη στρατηγική για την επίτευξη των επικοινωνιακών σας στόχων σε περιόδους κρίσης.
Ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε, είναι σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση. Μια απροσδόκητη κατάσταση μπορεί να συμβεί ανά πάσα στιγμή, π.χ. έκτακτες ανάγκες δημόσιας υγείας, όπως η κρίση του Covid-19, επομένως η προετοιμασία μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά και να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο στην επιχείρησή σας.</p >
Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά στην επικοινωνία κρίσης είναι ο μελλοντικός προγραμματισμός. Αφιερώνοντας χρόνο για να αναπτύξετε ένα σχέδιο επικοινωνίας σε περιόδους κρίσης πριν συμβεί κάτι τέτοιο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι έχετε μια σαφή και συνοπτική στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσετε εάν και όταν συμβεί καταστροφή. Μια λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα βασικά στοιχεία αποτελεσματικών στρατηγικών επικοινωνίας κινδύνου, πράγμα που σημαίνει ότι θα είστε προετοιμασμένοι για οτιδήποτε.
Οποιοσδήποτε οργανισμός μπορεί να επωφεληθεί από την εφαρμογή μιας στρατηγικής επικοινωνίας σε περιπτώσεις κρίσης. Είτε εργάζεστε στον ιδιωτικό ή δημόσιο τομέα είτε είστε μη κερδοσκοπικός οργανισμός, η προετοιμασία για μια κρίση είναι απαραίτητη. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε να αναπτύσσετε μια αποτελεσματική στρατηγική για να το κάνετε ακριβώς αυτό.
Ιδιοκτήτες επιχειρήσεων
Εάν είστε ιδιοκτήτης ή διευθύνετε μια επιχείρηση, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για την πιθανότητα μιας κρίσης. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε να ανταποκριθείτε εάν συμβεί καταστροφή.
Διευθυντές
Εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα ανθρώπων, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για το ενδεχόμενο μιας κρίσης. Θα είναι δική σας ευθύνη να διασφαλίσετε ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πώς να επικοινωνούν αποτελεσματικά εάν συμβεί μια κρίση.
Υπάλληλοι
Εάν είστε υπάλληλος, τότε πρέπει να γνωρίζετε τη στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας σας σε περιπτώσεις κρίσης. Σε περίπτωση κρίσης, θα είναι σημαντικό για εσάς να γνωρίζετε πώς να επικοινωνείτε με τους πελάτες, τους πελάτες και το ευρύ κοινό.
Υπάρχουν μερικά χαρακτηριστικά στην επικοινωνία κρίσης που πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε σχέδιο. Εδώ έχουμε περιγράψει ποια πιστεύουμε ότι είναι τα πιο σημαντικά στοιχεία μιας αποτελεσματικής στρατηγικής επικοινωνίας κρίσεων.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.
Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.
Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.
Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.
Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.
Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.
Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.
Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.
Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.
Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.
Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.
Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.
Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.
Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με την ομάδα σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας τα κανάλια που θα τους προσεγγίσουν πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης σημαντικό να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα τη λέξη όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι κανείς δεν θα μείνει στο σκοτάδι σε μια περίοδο κρίσης.
Σκεφτείτε ποιο είναι το κοινό σας και σε ποιες μεθόδους επικοινωνίας είναι πιο πιθανό να ανταποκριθούν. Για παράδειγμα, εάν οι εσωτερικές επικοινωνίες με τους υπαλλήλους απαιτούν μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση κατά τις ώρες εργασίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ένα σύστημα intranet. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, όπως μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή τον ιστότοπο της εταιρείας.
Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.
Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.
Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.
Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.
Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Αφού προσδιορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το άτομο αυτό κατανοεί τι αναμένεται από αυτόν στον ρόλο.
Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της στρατηγικής επικοινωνίας για την κρίση πρέπει να είναι σαφές σχετικά με τα καθήκοντά του, ώστε να μπορεί να ενεργεί γρήγορα και αποτελεσματικά σε περίπτωση κρίσης. Αυτό περιλαμβάνει περισσότερα από το να γνωρίζουν απλώς το σχέδιο – πρέπει επίσης να γνωρίζουν τη συνολική στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας και να μπορούν να σκέφτονται ανεξάρτητα.
Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να καθίσετε μαζί τους και να εξετάσετε το σχέδιο λεπτομερώς, επισημαίνοντας τους συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες. Θα πρέπει επίσης να τους παρέχετε οποιαδήποτε εκπαίδευση ή πόρους χρειάζονται για να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους.
Αποφασίστε ποια κανάλια (π.χ. email, μηνύματα κειμένου, μέσα κοινωνικής δικτύωσης) θα χρησιμοποιηθούν για επικοινωνία εκ των προτέρων, έτσι ώστε να μπορείτε να ενημερώνεστε γρήγορα όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με την ομάδα σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας τα κανάλια που θα τους προσεγγίσουν πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης σημαντικό να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα τη λέξη όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι κανείς δεν θα μείνει στο σκοτάδι σε μια περίοδο κρίσης.
Σκεφτείτε ποιο είναι το κοινό σας και σε ποιες μεθόδους επικοινωνίας είναι πιο πιθανό να ανταποκριθούν. Για παράδειγμα, εάν οι εσωτερικές επικοινωνίες με τους υπαλλήλους απαιτούν μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση κατά τις ώρες εργασίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ένα σύστημα intranet. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, όπως μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή τον ιστότοπο της εταιρείας.
Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.
Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.
Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.
Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.
Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Αφού προσδιορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το άτομο αυτό κατανοεί τι αναμένεται από αυτόν στον ρόλο.
Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της στρατηγικής επικοινωνίας για την κρίση πρέπει να είναι σαφές σχετικά με τα καθήκοντά του, ώστε να μπορεί να ενεργεί γρήγορα και αποτελεσματικά σε περίπτωση κρίσης. Αυτό περιλαμβάνει περισσότερα από το να γνωρίζουν απλώς το σχέδιο – πρέπει επίσης να γνωρίζουν τη συνολική στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας και να μπορούν να σκέφτονται ανεξάρτητα.
Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να καθίσετε μαζί τους και να εξετάσετε το σχέδιο λεπτομερώς, επισημαίνοντας τους συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες. Θα πρέπει επίσης να τους παρέχετε οποιαδήποτε εκπαίδευση ή πόρους χρειάζονται για να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους.
Αποφασίστε ποια κανάλια (π.χ. email, μηνύματα κειμένου, μέσα κοινωνικής δικτύωσης) θα χρησιμοποιηθούν για επικοινωνία εκ των προτέρων, έτσι ώστε να μπορείτε να ενημερώνεστε γρήγορα όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με την ομάδα σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας τα κανάλια που θα τους προσεγγίσουν πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης σημαντικό να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα τη λέξη όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι κανείς δεν θα μείνει στο σκοτάδι σε μια περίοδο κρίσης.
Σκεφτείτε ποιο είναι το κοινό σας και σε ποιες μεθόδους επικοινωνίας είναι πιο πιθανό να ανταποκριθούν. Για παράδειγμα, εάν οι εσωτερικές επικοινωνίες με τους υπαλλήλους απαιτούν μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση κατά τις ώρες εργασίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ένα σύστημα intranet. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, όπως μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή τον ιστότοπο της εταιρείας.
Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.
Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.
Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.
Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.
Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.
Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.
Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.
Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.
Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.
Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.
Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.
Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.
Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.
Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.
Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.
Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να διορίσετε κάποιον, ή μια ομάδα ανθρώπων, πριν εμφανιστεί μια κρίση. Το ιδανικό είδος ατόμου για να είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης είναι κάποιος που έχει ταπεινό μυαλό και μπορεί να σκέφτεται καθαρά υπό πίεση. Θα πρέπει επίσης να είναι καλοί στην επικοινωνία με τους ανθρώπους, τόσο προφορικά όσο και γραπτά.
Αφού προσδιορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το άτομο αυτό κατανοεί τι αναμένεται από αυτόν στον ρόλο.
Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της στρατηγικής επικοινωνίας για την κρίση πρέπει να είναι σαφές σχετικά με τα καθήκοντά του, ώστε να μπορεί να ενεργεί γρήγορα και αποτελεσματικά σε περίπτωση κρίσης. Αυτό περιλαμβάνει περισσότερα από το να γνωρίζουν απλώς το σχέδιο – πρέπει επίσης να γνωρίζουν τη συνολική στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας και να μπορούν να σκέφτονται ανεξάρτητα.
Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να καθίσετε μαζί τους και να εξετάσετε το σχέδιο λεπτομερώς, επισημαίνοντας τους συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες. Θα πρέπει επίσης να τους παρέχετε οποιαδήποτε εκπαίδευση ή πόρους χρειάζονται για να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους.
Αποφασίστε ποια κανάλια (π.χ. email, μηνύματα κειμένου, μέσα κοινωνικής δικτύωσης) θα χρησιμοποιηθούν για επικοινωνία εκ των προτέρων, έτσι ώστε να μπορείτε να ενημερώνεστε γρήγορα όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη.
Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με την ομάδα σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας τα κανάλια που θα τους προσεγγίσουν πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης σημαντικό να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα τη λέξη όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι κανείς δεν θα μείνει στο σκοτάδι σε μια περίοδο κρίσης.