businessmen discussing at office

Λίστα ελέγχου σχεδίου Επικοινωνία κρίσης

Πλοήγηση

Λίστα ελέγχου σχεδίου Επικοινωνία κρίσης

96
Σύμπτυξη όλων Ανάπτυξη όλων

Ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης είναι ένα σημαντικό εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να περάσουν αποτελεσματικά το μήνυμά τους σε περιόδους κρίσης. Η παρακάτω λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη στρατηγική για την επίτευξη των επικοινωνιακών σας στόχων σε περιόδους κρίσης.

Η σημασία μιας λίστας ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε, είναι σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση. Μια απροσδόκητη κατάσταση μπορεί να συμβεί ανά πάσα στιγμή, π.χ. έκτακτες ανάγκες δημόσιας υγείας, όπως η κρίση του Covid-19, επομένως η προετοιμασία μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά και να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο στην επιχείρησή σας.</p >

Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά στην επικοινωνία κρίσης είναι ο μελλοντικός προγραμματισμός. Αφιερώνοντας χρόνο για να αναπτύξετε ένα σχέδιο επικοινωνίας σε περιόδους κρίσης πριν συμβεί κάτι τέτοιο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι έχετε μια σαφή και συνοπτική στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσετε εάν και όταν συμβεί καταστροφή. Μια λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα βασικά στοιχεία αποτελεσματικών στρατηγικών επικοινωνίας κινδύνου, πράγμα που σημαίνει ότι θα είστε προετοιμασμένοι για οτιδήποτε.

Ποιος μπορεί να επωφεληθεί από μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Οποιοσδήποτε οργανισμός μπορεί να επωφεληθεί από την εφαρμογή μιας στρατηγικής επικοινωνίας σε περιπτώσεις κρίσης. Είτε εργάζεστε στον ιδιωτικό ή δημόσιο τομέα είτε είστε μη κερδοσκοπικός οργανισμός, η προετοιμασία για μια κρίση είναι απαραίτητη. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε να αναπτύσσετε μια αποτελεσματική στρατηγική για να το κάνετε ακριβώς αυτό.

  • Ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Εάν είστε ιδιοκτήτης ή διευθύνετε μια επιχείρηση, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για την πιθανότητα μιας κρίσης. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε να ανταποκριθείτε εάν συμβεί καταστροφή.

  • Διευθυντές

Εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα ανθρώπων, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για το ενδεχόμενο μιας κρίσης. Θα είναι δική σας ευθύνη να διασφαλίσετε ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πώς να επικοινωνούν αποτελεσματικά εάν συμβεί μια κρίση.

  • Υπάλληλοι

Εάν είστε υπάλληλος, τότε πρέπει να γνωρίζετε τη στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας σας σε περιπτώσεις κρίσης. Σε περίπτωση κρίσης, θα είναι σημαντικό για εσάς να γνωρίζετε πώς να επικοινωνείτε με τους πελάτες, τους πελάτες και το ευρύ κοινό.

Εξερευνήστε τη λίστα ελέγχου του σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων

Υπάρχουν μερικά χαρακτηριστικά στην επικοινωνία κρίσης που πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε σχέδιο. Εδώ έχουμε περιγράψει ποια πιστεύουμε ότι είναι τα πιο σημαντικά στοιχεία μιας αποτελεσματικής στρατηγικής επικοινωνίας κρίσεων.

Λίστα ελέγχου σχεδίου Επικοινωνία κρίσης
  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα;

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα;

Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.

Πώς να προγραμματίσετε τον χειρισμό των ερωτήσεων από τα μέσα;

Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.

Tech support illustration

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα;

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

  • υπολογιστικό φύλλο – για να απαριθμήσετε τα διάφορα κανάλια και το κοινό τους
  • έρευνα – για να μάθετε ποια κανάλια είναι πιο αποτελεσματικά για την προσέγγιση του κοινού σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)
  • εργαλείο έρευνας – για να ρωτήσετε την ομάδα ή το κοινό σας ποια κανάλια προτιμούν (δηλαδή τι είναι η άποψή τους για την επικοινωνία κρίσεων από τον οργανισμό σας)
  • εργαλείο ανάλυσης – κοιτάξτε δεδομένα από προηγούμενες κρίσεις για να δείτε ποια κανάλια ήταν πιο αποτελεσματικά στην προσέγγιση του κοινού-στόχου σας
  • LiveAgent – για επικοινωνία σε όλα τα επιλεγμένα κανάλια κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.

Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να συντάσσετε Συχνές Ερωτήσεις;

Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.

Πώς να συντάξω Συχνές Ερωτήσεις;

Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.

LiveAgent's costs calculator FAQ page

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη σύνταξη Συχνών Ερωτήσεων;

  • επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε τις Συχνές Ερωτήσεις
  • εργαλείο έρευνας – για να βρείτε ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει το κοινό σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα;

Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.

Πώς να προγραμματίσετε τον χειρισμό των ερωτήσεων από τα μέσα;

Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.

Tech support illustration

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα;

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Ποια εργαλεία θα χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό των καναλιών που θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργείτε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.

Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.

LiveAgent canned messages

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία προτύπων για βασικά μηνύματα;

  • επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε το πρότυπο
  • λογισμικό γραφικού σχεδιασμού – για να δημιουργήσετε ένα οπτικά ελκυστικό πρότυπο

Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να συντάσσετε Συχνές Ερωτήσεις;

Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.

Πώς να συντάξω Συχνές Ερωτήσεις;

Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.

LiveAgent's costs calculator FAQ page

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη σύνταξη Συχνών Ερωτήσεων;

  • επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε τις Συχνές Ερωτήσεις
  • εργαλείο έρευνας – για να βρείτε ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει το κοινό σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα;

Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.

Πώς να προγραμματίσετε τον χειρισμό των ερωτήσεων από τα μέσα;

Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.

Tech support illustration

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα;

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Ποια εργαλεία θα χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό των καναλιών που θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

  • υπολογιστικό φύλλο – για να απαριθμήσετε τα διάφορα κανάλια και το κοινό τους
  • έρευνα – για να μάθετε ποια κανάλια είναι πιο αποτελεσματικά για την προσέγγιση του κοινού σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)
  • εργαλείο έρευνας – για να ρωτήσετε την ομάδα ή το κοινό σας ποια κανάλια προτιμούν (δηλαδή τι είναι η άποψή τους για την επικοινωνία κρίσεων από τον οργανισμό σας)
  • εργαλείο ανάλυσης – κοιτάξτε δεδομένα από προηγούμενες κρίσεις για να δείτε ποια κανάλια ήταν πιο αποτελεσματικά στην προσέγγιση του κοινού-στόχου σας
  • LiveAgent – για επικοινωνία σε όλα τα επιλεγμένα κανάλια κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργείτε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.

Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.

LiveAgent canned messages

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία προτύπων για βασικά μηνύματα;

  • επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε το πρότυπο
  • λογισμικό γραφικού σχεδιασμού – για να δημιουργήσετε ένα οπτικά ελκυστικό πρότυπο

Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να συντάσσετε Συχνές Ερωτήσεις;

Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.

Πώς να συντάξω Συχνές Ερωτήσεις;

Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.

LiveAgent's costs calculator FAQ page

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη σύνταξη Συχνών Ερωτήσεων;

  • επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε τις Συχνές Ερωτήσεις
  • εργαλείο έρευνας – για να βρείτε ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει το κοινό σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα;

Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.

Πώς να προγραμματίσετε τον χειρισμό των ερωτήσεων από τα μέσα;

Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.

Tech support illustration

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα;

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Γιατί είναι σημαντικό να καθοριστεί ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

Ποια εργαλεία θα χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό των καναλιών που θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

  • υπολογιστικό φύλλο – για να απαριθμήσετε τα διάφορα κανάλια και το κοινό τους
  • έρευνα – για να μάθετε ποια κανάλια είναι πιο αποτελεσματικά για την προσέγγιση του κοινού σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)
  • εργαλείο έρευνας – για να ρωτήσετε την ομάδα ή το κοινό σας ποια κανάλια προτιμούν (δηλαδή τι είναι η άποψή τους για την επικοινωνία κρίσεων από τον οργανισμό σας)
  • εργαλείο ανάλυσης – κοιτάξτε δεδομένα από προηγούμενες κρίσεις για να δείτε ποια κανάλια ήταν πιο αποτελεσματικά στην προσέγγιση του κοινού-στόχου σας
  • LiveAgent – για επικοινωνία σε όλα τα επιλεγμένα κανάλια κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργείτε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.

Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.

LiveAgent canned messages

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία προτύπων για βασικά μηνύματα;

  • επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε το πρότυπο
  • λογισμικό γραφικού σχεδιασμού – για να δημιουργήσετε ένα οπτικά ελκυστικό πρότυπο

Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να συντάσσετε Συχνές Ερωτήσεις;

Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.

Πώς να συντάξω Συχνές Ερωτήσεις;

Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.

LiveAgent's costs calculator FAQ page

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη σύνταξη Συχνών Ερωτήσεων;

  • επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε τις Συχνές Ερωτήσεις
  • εργαλείο έρευνας – για να βρείτε ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει το κοινό σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα;

Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.

Πώς να προγραμματίσετε τον χειρισμό των ερωτήσεων από τα μέσα;

Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.

Tech support illustration

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα;

  • εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
  • πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
  • εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Facebook messenger chat app

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

  • πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
  • προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
  • λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

training agent illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

  • εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
  • διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
  • αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων δεν είναι στατικό έγγραφο – θα πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι παραμένει σχετικό και αποτελεσματικό, καθώς και ότι αποθηκεύεται ψηφιακά για εύκολη πρόσβαση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Ο κόσμος αλλάζει γρήγορα και κάποτε θα μπορούσε να θεωρηθεί αποτελεσματική επικοινωνία σε περιόδους κρίσης, μπορεί να μην είναι πλέον. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει και αλλάζει, το σχέδιο και οι επικοινωνιακοί σας στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν μαζί της. Με την επανεξέταση και την ενημέρωση του σχεδίου σε τακτική βάση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα παραμένει πάντα ενημερωμένο.

Πώς να ελέγχετε και να ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων;

Διαθέστε χρόνο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μετά από κάποια άλλη προκαθορισμένη περίοδο, για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε το πρόγραμμα κάθε φορά που υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία σας, όπως αλλαγή στη διαχείριση ή κυκλοφορία νέου προϊόντος.

Customer service analysis - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναθεώρηση και την ενημέρωση του διαδικτυακού σας σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων;

  • ετήσια ανασκόπηση – για να αποκτήσετε μια προοπτική για την επικοινωνία κρίσεων στον οργανισμό σας, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σχετικό και αποτελεσματικό
  • αλλαγή λογισμικού παρακολούθησης – για να διατηρείτε αρχείο τυχόν τροποποιήσεων που έγιναν στο σχέδιο με την πάροδο του χρόνου
  • λογισμικό διαχείρισης έργου – για να βοηθήσει στον συντονισμό της διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Αφού προσδιορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το άτομο αυτό κατανοεί τι αναμένεται από αυτόν στον ρόλο.

Γιατί είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων σχετικά με τις ευθύνες του;

Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της στρατηγικής επικοινωνίας για την κρίση πρέπει να είναι σαφές σχετικά με τα καθήκοντά του, ώστε να μπορεί να ενεργεί γρήγορα και αποτελεσματικά σε περίπτωση κρίσης. Αυτό περιλαμβάνει περισσότερα από το να γνωρίζουν απλώς το σχέδιο – πρέπει επίσης να γνωρίζουν τη συνολική στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας και να μπορούν να σκέφτονται ανεξάρτητα.

Πώς να κάνετε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων να γνωρίζει τις ευθύνες του

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να καθίσετε μαζί τους και να εξετάσετε το σχέδιο λεπτομερώς, επισημαίνοντας τους συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες. Θα πρέπει επίσης να τους παρέχετε οποιαδήποτε εκπαίδευση ή πόρους χρειάζονται για να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους.

a businessman uses his hand to turn the text cube to become an opportunity - illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων να συνειδητοποιήσει τις ευθύνες του

  • ένας προς έναν συνάντηση – για να εξετάσετε το σχέδιο και να συζητήσετε συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες
  • πόροι κατάρτισης – για να παρέχετε στον υπεύθυνο τις γνώσεις και τις δεξιότητες που χρειάζονται για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του
  • στρατηγική επικοινωνίας – για να διασφαλίσετε ότι ο υπεύθυνος γνωρίζει τη συνολική επικοινωνιακή στρατηγική της εταιρείας

Αποφασίστε ποια κανάλια (π.χ. email, μηνύματα κειμένου, μέσα κοινωνικής δικτύωσης) θα χρησιμοποιηθούν για επικοινωνία εκ των προτέρων, έτσι ώστε να μπορείτε να ενημερώνεστε γρήγορα όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη.

Γιατί είναι σημαντικό να καθοριστεί ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με την ομάδα σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας τα κανάλια που θα τους προσεγγίσουν πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης σημαντικό να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα τη λέξη όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι κανείς δεν θα μείνει στο σκοτάδι σε μια περίοδο κρίσης.

Πώς να προσδιορίσετε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

Σκεφτείτε ποιο είναι το κοινό σας και σε ποιες μεθόδους επικοινωνίας είναι πιο πιθανό να ανταποκριθούν. Για παράδειγμα, εάν οι εσωτερικές επικοινωνίες με τους υπαλλήλους απαιτούν μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση κατά τις ώρες εργασίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ένα σύστημα intranet. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, όπως μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή τον ιστότοπο της εταιρείας.

LiveAgent omnichannel ticketing

Ποια εργαλεία θα χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό των καναλιών που θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

  • υπολογιστικό φύλλο – για να απαριθμήσετε τα διάφορα κανάλια και το κοινό τους
  • έρευνα – για να μάθετε ποια κανάλια είναι πιο αποτελεσματικά για την προσέγγιση του κοινού σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)
  • εργαλείο έρευνας – για να ρωτήσετε την ομάδα ή το κοινό σας ποια κανάλια προτιμούν (δηλαδή τι είναι η άποψή τους για την επικοινωνία κρίσεων από τον οργανισμό σας)
  • εργαλείο ανάλυσης – κοιτάξτε δεδομένα από προηγούμενες κρίσεις για να δείτε ποια κανάλια ήταν πιο αποτελεσματικά στην προσέγγιση του κοινού-στόχου σας