Μια ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία βοηθά τους εργοδότες να διαχειρίζονται απομακρυσμένες ομάδες με τη ρύθμιση εργαλείων, σχεδίων επικοινωνίας και εταιρικής κουλτούρας. Καλύπτει ώρες εργασίας, ευθύνες, άδειες, συναντήσεις και ευζωία των υπαλλήλων, διασφαλίζοντας παραγωγικότητα και σαφήνεια.
Η τάση της απομακρυσμένης εργασίας συνεχίζει να αυξάνεται σε δημοτικότητα, καθώς περισσότερες επιχειρήσεις την υιοθετούν. Εάν είστε ένας από αυτούς τους εργοδότες με μια απομακρυσμένη ομάδα, είναι απαραίτητο να διατηρήσετε τα πάντα να λειτουργούν ομαλά.
Αυτή η λίστα ελέγχου περιγράφει τα απαραίτητα βήματα για τη διαχείριση της απομακρυσμένης ομάδας σας, ώστε η επιχείρησή σας να ευδοκιμεί.
Είναι ένας οδηγός για τους εργοδότες που τους βοηθά να διαχειρίζονται τις ομάδες τους από απόσταση. Αυτό περιλαμβάνει τη ρύθμιση των σωστών εργαλείων και διαδικασιών, καθώς και τη δημιουργία ενός σχεδίου επικοινωνίας.
Υπάρχουν πολλά οφέλη από την απομακρυσμένη εργασία, αλλά η διαχείριση μιας ομάδας χωρίς άμεση επαφή μπορεί να είναι δύσκολη. Αυτή η λίστα ελέγχου βοηθά να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας παραμένει στη σωστή πορεία και παραγωγική ενώ απουσιάζει από το γραφείο. Τόσο ο υπάλληλος όσο και ο εργοδότης θα ωφεληθούν από αυτό, καθώς θα θέσει κάποιους βασικούς κανόνες για την επικοινωνία.
Δοκιμάστε το LiveAgent δωρεάν και δείτε τη διαφορά.
Η λίστα ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας μας είναι χρήσιμη για:
Καθορίστε σαφώς το χρονικό διάστημα κατά το οποίο αναμένεται ότι οι υπάλληλοί σας θα εργάζονται.
Τόσο οι υπάλληλοι όσο και οι εργοδότες θα πρέπει να είναι ενήμεροι γι’ αυτό. Εάν οι άνθρωποι δεν γνωρίζουν τις ώρες εργασίας τους, μπορεί να προκύψουν προβλήματα με την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα.
Ρωτήστε τους υπαλλήλους ποια είναι η πιο βολική ώρα για αυτούς να κάνουν την εργασία τους. Αποφασίστε τι είναι καλύτερο για την ομάδα σας, είτε ακριβείς ώρες εργασίας είτε ευέλικτα προγράμματα.
Εργαλεία διαχείρισης χρόνου όπως Trello ή Toggl κ.λπ.
Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας κατανοούν τις ευθύνες τους. Βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε μικροδιαχείριση, καθώς αυτό θα οδηγήσει μόνο σε απογοήτευση και χαμηλότερη παραγωγικότητα.
Όσο πιο σαφώς κατανοούν όλοι τα καθήκοντα και τις προσδοκίες τους, τόσο πιο παραγωγικό θα είναι το χώρο εργασίας. Οι εργοδότες θα μπορούν να κρατήσουν τους εργαζόμενους υπεύθυνους για τις ενέργειές τους, ενώ οι υπάλληλοι θα νιώσουν ότι έχουν φωνή.
Προετοιμάστε περιγραφές θέσεων που περιγράφουν τις ευθύνες κάθε θέσης και βεβαιωθείτε ότι ενημερώνετε αυτές όπως απαιτείται. Ενημερώστε το προσωπικό σας εάν προκύψουν πιθανές αλλαγές.
Εργαλεία συνεργασίας όπως Trello, Asana ή Basecamp δημιουργούν συγκεκριμένες εργασίες για τους υπαλλήλους και παρακολουθούν την πρόοδό τους, ή μπορείτε επίσης να εξετάσετε την εφαρμογή Checklist App.
Ορίστε μια σαφή πολιτική απομακρυσμένης εργασίας που αφορά τις διακοπές, τα διαλείμματα, τις διακοπές και τις ημέρες ασθενείας.
Οι εργοδότες πρέπει να χειρίζονται τις απουσίες για να συνεχιστεί η εργασία, ενώ οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν τι είναι αποδεκτό όσον αφορά τη λήψη ημερών ανάπαυσης.
Είναι καλύτερο να επιτρέψετε τουλάχιστον μερικές ημέρες ανάπαυσης, ορισμένες πληρωμένες και άλλες απλήρωτες ανάλογα με την συγκεκριμένη πολιτική για κάθε υπάλληλο. Ορισμένοι εργοδότες επιτρέπουν ακόμη και απεριόριστο χρόνο διακοπών, αλλά αυτό συνήθως απαιτεί εμπιστοσύνη και από τα δύο μέρη και δέσμευση να εργάζονται υπεύθυνα χωρίς επίβλεψη. Ζητήστε από το προσωπικό να ζητήσει τις ημέρες που θέλουν να πάρουν όσο το δυνατόν νωρίτερα.
Χρησιμοποιήστε Google Docs ή Sheets για να δημιουργήσετε ένα αρχείο όπου όλοι μπορούν να ζητήσουν τις ημέρες που θέλουν να πάρουν, να προσθέσουν σημειώσεις και να δουν τυχόν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο.
Σχεδιάστε πόσο συχνά, πού και πότε θα πρέπει να γίνονται οι συναντήσεις.
Οι συναντήσεις θα πρέπει να είναι πρακτικές και αποδοτικές εάν πρόκειται να τις κρατήσετε τακτικά. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι μπορούν να παραμείνουν συγκεντρωμένοι στο έργο χωρίς να χάνουν χρόνο.
Θα πρέπει να ορίσετε μια τακτική συνάντηση για ενημερώσεις της ομάδας. Για παράδειγμα, κάθε Παρασκευή το πρωί ή Τετάρτη το απόγευμα. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε ad-hoc συναντήσεις όταν κάτι πρέπει να συζητηθεί αμέσως.
Slack, LiveWebinar, Zoom ή Google Hangouts είναι όλα εξαιρετικά εργαλεία βιντεοεπικοινωνίας.
Η επικοινωνία είναι κλειδί για οποιαδήποτε απομακρυσμένη ομάδα. Καθορίστε τις κατευθυντήριες γραμμές επικοινωνίας και βεβαιωθείτε ότι όλοι τις ακολουθούν.
Τα πράγματα μπορούν να γίνουν γρήγορα χαοτικά εάν δεν έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας. Για να κρατήσετε όλους ενημέρους, είναι απαραίτητο να καθορίσετε έναν τρόπο για τους ανθρώπους να επικοινωνούν αποτελεσματικά και γρήγορα.
Είναι απαραίτητο να έχετε έναν τρόπο παρακολούθησης της προόδου των έργων, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε εάν κάποιος υστερεί. Επιπλέον, είναι χρήσιμο να δείτε τι κάνει η ομάδα καθημερινά.
Για να απλοποιήσετε την επικοινωνία με τους πελάτες, χρησιμοποιήστε λογισμικό ticketing, όπως LiveAgent. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι συνομιλίες, οι κλήσεις, οι αναφορές στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τα μηνύματα από άλλα κανάλια θα καταλήξουν σε ένα καθολικό εισερχόμενο. Αυτό κάνει την επικοινωνία ευκολότερη και έχει ως αποτέλεσμα υψηλότερα επίπεδα ικανοποίησης των πελατών.
Για να είναι όλοι στην ίδια σελίδα και να κινούνται προς την ίδια κατεύθυνση, κάθε ομάδα χρειάζεται ένα σύνολο κοινών αξιών και στόχων.
Οι κατευθυντήριες γραμμές της εταιρείας θα βοηθήσουν να προσελκύσετε μελλοντικούς υπαλλήλους, αλλά είναι επίσης απαραίτητες για τη διατήρηση των υπαλλήλων. Οι υπάλληλοι που νιώθουν ότι είναι μέρος μιας ομάδας και των οποίων οι αξίες ευθυγραμμίζονται με τις αξίες της οργάνωσης είναι πιο πιθανό να παραμείνουν στην εταιρεία.
Δημιουργήστε μια λίστα βασικών αξιών και βεβαιωθείτε ότι όλοι τις κατανοούν. Επίσης, ένα εγχειρίδιο της εταιρείας μπορεί να περιγράψει τις προσδοκίες και τις πολιτικές της εταιρείας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο Google Docs ή να δημιουργήσετε ένα σύντομο βίντεο/παρουσίαση σχετικά με τις βασικές αξίες της εταιρείας σας.
Επαληθεύστε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν παραγωγικά περιβάλλοντα εργασίας πριν ξεκινήσουν να εργάζονται από απόσταση.
Δεν έχουν όλοι ιδανικές συνθήκες για να εργάζονται από το σπίτι. Εάν θέλετε το προσωπικό σας να συγκεντρωθεί στην εργασία του, πρέπει να έχουν τους πόρους και τα εργαλεία που χρειάζονται.
Εάν είναι δυνατόν, νοικιάστε έναν φυσικό χώρο εργασίας στην περιοχή τους (π.χ. έναν χώρο συνεργασίας). Εάν όχι, προσπαθήστε να τους παρέχετε καλύτερες συνθήκες εργασίας στο σπίτι παρέχοντας κάποιο εξοπλισμό (καρέκλες, γραφεία κ.λπ.).
Για να μάθετε εάν κάποιος στερείται ενός κατάλληλου περιβάλλοντος απομακρυσμένης εργασίας, θα μπορούσατε να τον ερευνήσετε μέσω Google Forms.
Όταν η ομάδα σας ξεκινά να εργάζεται από απόσταση, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο για την ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων.
Εάν δεν έχετε ένα σχέδιο ενσωμάτωσης, μπορεί να είναι δύσκολο να ενημερώσετε τους νέους υπαλλήλους.
Σχεδιάστε βιντεοσυναντήσεις και περιόδους εκπαίδευσης για τους υπαλλήλους σας ώστε να εξοικειωθούν με το νέο σύστημα γρήγορα. Δημιουργήστε εγχειρίδια για κάθε υπάλληλο για να διαβάσει, ώστε να εξοικειωθεί με τις κατευθυντήριες γραμμές της εταιρείας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε LiveWebinar για διαδικτυακές περιόδους εκπαίδευσης. Δημιουργήστε εγχειρίδια σε Google Docs/Sheets.
Για να είναι παραγωγικοί, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι χρειάζονται κατάλληλα εργαλεία, όπως έναν υπολογιστή με όλα τα προγράμματα που χρειάζονται εγκατεστημένα.
Εάν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί σας δεν έχουν τα κατάλληλα προσωπικά устройства ή εργαλεία, θα είναι δύσκολο για αυτούς να ολοκληρώσουν την εργασία τους.
Εξοπλίστε τους υπαλλήλους σας με τα σωστά εργαλεία και устройства.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα απαιτήσεων απομακρυσμένης εργασίας σε Google Docs/Sheets. Σκεφτείτε να επενδύσετε σε τεχνολογία όπως αποθήκευση στο cloud (π.χ. Dropbox) και κοινή χρήση αρχείων (Google Drive).
Μια αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο είναι απαραίτητη για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους.
Εάν το Διαδίκτυο ενός υπαλλήλου σταματήσει να λειτουργεί ακόμη και για λίγα λεπτά, μπορεί να έχει σημαντικές συνέπειες. Ελέγξτε ότι δεν αντιμετωπίζουν προβλήματα σύνδεσης κατά την απομακρυσμένη εργασία.
Ελέγξτε περιοδικά τις ταχύτητες Διαδικτύου όλων. Εάν υπάρχουν προβλήματα, επικοινωνήστε με τον πάροχο υπηρεσιών και επιλύστε τα όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Το Pingdom σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την κατάσταση μιας σύνδεσης στο Διαδίκτυο από οπουδήποτε στον κόσμο.
Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν πρόσβαση σε τεχνική υποστήριξη εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά.
Εάν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί σας δεν έχουν πρόσβαση σε τεχνική υποστήριξη, ενδέχεται να απογοητευθούν και να το δουν ως εμπόδιο που τους εμποδίζει να ολοκληρώσουν την εργασία τους.
Παρέχετε στους υπαλλήλους σας μια λίστα επαφών υποστήριξης που περιλαμβάνει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμό τηλεφώνου κ.λπ.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο (π.χ. σε Google Docs) που περιγράφει τη διαδικασία τεχνικής υποστήριξης και να δώσετε πρόσβαση σε όλους στην ομάδα σας. Σκεφτείτε να επενδύσετε σε λογισμικό που παρέχει στους υπαλλήλους σας πρόσβαση σε υποστήριξη 24 ώρες την ημέρα.
Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας πρέπει να κατανοούν ποιες είναι οι υποχρεώσεις ασφάλειάς τους.
Η ασφάλεια των υπαλλήλων σας θα πρέπει να είναι πάντα προτεραιότητα. Το προσωπικό σας πρέπει να είναι ενήμερο για τους κινδύνους που ενέχει η εργασία από το σπίτι και να κατανοεί τις πολιτικές ασφάλειας της εταιρείας.
Εξηγήστε σαφώς σε αυτούς τι πρέπει να καλυφθεί από την πλευρά τους και σε ποια στοιχεία ασφάλειας θα πρέπει να εστιάσουν.
Το Geofencing σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τη θέση της συσκευής ενός υπαλλήλου και να ορίσετε όρια που δεν μπορούν να διασχίσουν. Ωστόσο, αυτό το βήμα είναι απαραίτητο μόνο εάν η εταιρεία σας κρατά πραγματικά ευαίσθητα δεδομένα, διαφορετικά, θα πρέπει απλώς να εμπιστευθείτε το προσωπικό σας – αυτό αποδίδει.
Διατηρήστε τακτικές ενημερώσεις για τις εφαρμογές και τις συσκευές της ομάδας σας.
Εάν οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας δεν ενημερώσουν τις συσκευές τους, ενδέχεται να γίνουν ευάλωτοι σε κυβερνοεπιθέσεις. Επαληθεύστε ότι όλοι ακολουθούν τακτικές ενημερώσεις και δεν τις αγνοούν.
Δημιουργήστε ένα έγγραφο που περιέχει μια λίστα απαραίτητων ενημερώσεων, ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.
Θα πρέπει να εξετάσετε την επένδυση σε εργαλεία όπως Microsoft AutoUpdate (για Windows) ή Mac OS X Update (για συσκευές Apple), που θα σας επιτρέψουν να ενημερώσετε αυτόματα όλο το λογισμικό των υπαλλήλων σας.
Πρέπει να προσδιορίσετε τις περιοχές όπου οι υπάλληλοί σας είναι πιο πιθανό να αντιμετωπίσουν προβλήματα ασφάλειας.
Εάν γνωρίζετε πού βρίσκονται οι κίνδυνοι, μπορείτε να λάβετε μέτρα που θα σας βοηθήσουν να τους μετριάσετε. Προσδιορίστε όλες τις πιθανές απειλές πριν γίνουν πρόβλημα.
Σκεφτείτε να δημιουργήσετε έναν χάρτη κινδύνων ασφάλειας που περιγράφει τις περιοχές στις οποίες οι υπάλληλοί σας ενδέχεται να αντιμετωπίσουν κίνδυνο.
Υπάρχουν διάφορα εργαλεία που προσδιορίζουν περιοχές κινδύνου ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένου του Geofencing, λογισμικού παρακολούθησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης (όπως Mediatoolkit) και Google Alerts.
Σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά, πρέπει να παρέχετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης και να κάνετε τον χώρο εργασίας σας πιο ασφαλή.
Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί σας ενδέχεται να πανικοβληθούν και να κάνουν τα πράγματα χειρότερα. Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης μπορεί να το αποτρέψει.
Δημιουργήστε ένα έγγραφο με μια λίστα εργασιών που περιγράφει το σχέδιο έκτακτης ανάγκης βήμα προς βήμα.
Αυτά που χρησιμοποιούν πιο συχνά οι υπάλληλοί σας θα είναι αυτά που είναι πιο εξοικειωμένοι και πιθανώς μπορούν να χειριστούν πιο γρήγορα.
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα της απομακρυσμένης εργασίας είναι η αδυναμία άμεσης επικοινωνίας με τους ανθρώπους. Δεδομένου ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι ενδέχεται να περνούν τον περισσότερο χρόνο τους μέσα σε τέσσερις τοίχους, η ψυχική τους υγεία είναι κρίσιμη.
Εάν ένας υπάλληλος αρχίσει να αγωνίζεται με την ψυχική του υγεία, μπορεί να έχει τεράστιο αντίκτυπο στην αποδοτικότητα της εταιρείας.
Είτε σχετίζεται με την εργασία είτε όχι, βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν πρόσβαση σε βοήθεια εάν τη χρειάζονται.
Μπορείτε να διεξάγετε μια ανώνυμη έρευνα μέσω Google Forms ή SurveyNuts.
Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να έχουν τυχαίες συνομιλίες με τους συναδέλφους τους, ακόμη και για σκοπούς που δεν σχετίζονται με την εργασία. Αυτό θα τους βοηθήσει να νιώσουν πιο συνδεδεμένοι με την ομάδα και να αποτρέψουν τα συναισθήματα απομόνωσης.
Εάν οι υπάλληλοί σας αρχίσουν να νιώθουν ότι είναι σε ένα ενυδρείο, θα μπορούσε να γίνει δύσκολο για αυτούς να συγκεντρωθούν και να κάνουν την εργασία τους.
Δώστε προσοχή σε κάθε ευκαιρία για “απομακρυσμένες” συναντήσεις, όχι μόνο αυτές που αφορούν την εργασία αλλά και για να γιορτάσετε τα γενέθλια των υπαλλήλων, για παράδειγμα.
Κάθε εργαλείο webinar και ανταλλαγής μηνυμάτων (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout κ.λπ.) θα λειτουργήσει εδώ.
Είναι πολύ πιο δύσκολο να μάθετε μια νέα δεξιότητα όταν εργάζεστε από απόσταση παρά σε ένα γραφείο. Παρέχετε στους υπαλλήλους σας εναλλακτικές επιλογές και κίνητρα για να μάθουν νέες δεξιότητες, ευκαιρίες να βελτιωθούν. Δώστε τους πρόσβαση σε τεχνολογία που θα τους βοηθήσει να κάνουν όλα αυτά.
Η επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να αναπτυχθούν τους βοηθά να δουν την εργασία τους ως καριέρα, όχι απλώς ένα άλλο δουλειά. Ενθαρρύνετε τους να παρακολουθήσουν webinars ή να ακολουθήσουν μαθήματα που σχετίζονται με τα επαγγελματικά τους ενδιαφέροντα.
Σκεφτείτε να προσφέρετε διαφορετικούς τύπους εκπαίδευσης, όπως βιντεοσεμινάρια, webinars ή e-books. Θα μπορούσατε επίσης να υποστηρίξετε τους υπαλλήλους σας να ολοκληρώσουν μαθήματα στο δικό τους χρόνο.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό βιντεοδιάσκεψης όπως Skype ή Zoom για να διεξάγετε ζωντανή εκπαίδευση ή πλατφόρμες όπως Lynda.com και Coursera για να προσφέρετε διαδικτυακά μαθήματα.
Τα τελευταία tips και προσφορές απευθείας στα εισερχόμενά σας.
Τα βασικά:
Τεχνικές πτυχές:
Ασφάλεια:
Ψυχική υγεία:
Συγκρίνετε την υπηρεσία πελατών στο χώρο εργασίας έναντι της απομακρυσμένης! Ανακαλύψτε τα κύρια οφέλη, τις προκλήσεις και τις στρατηγικές για τη βελτιστοποίηση...
Κατακτήστε τα κοινωνικά μέσα με τη λίστα ελέγχου 2025! Απλοποιήστε τις εργασίες, ενδιαφέρετε το κοινό, παρακολουθήστε την απόδοση και αυξήστε την απόδοση με συμ...
Δημιουργήστε ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης με τη λίστα ελέγχου του LiveAgent. Προσδιορίστε τους ενδιαφερόμενους, δημιουργήστε μηνύματα, εκπαιδεύ...
Γίνετε μέλος της κοινότητάς μας με ευχαριστημένους πελάτες και προσφέρετε εξαιρετική υποστήριξη με το LiveAgent.
