Κακά Παραδείγματα Email

Η Σημασία των Κακών Παραδειγμάτων Email

Ως γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας με ανθρώπους, το email είναι ένα τεράστιο μέρος της επαγγελματικής επικοινωνίας. Μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να δημιουργήσετε σχέσεις με πιθανούς πελάτες, υπάρχοντες πελάτες, μέλη της ομάδας, ενδιαφερόμενα μέρη και πιθανούς συνεργάτες.

Ωστόσο, εάν δεν είστε προσεκτικοί, τα email σας μπορεί να φαίνονται μη επαγγελματικά ή ακόμη και αγενή.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα δούμε μερικά παραδείγματα κακώς γραμμένων email και θα συζητήσουμε πώς να αποφύγετε να κάνετε τα ίδια λάθη και στη συνέχεια να χρειαστεί να σκεφτείτε μηνύματα συγγνώμης.

Το email είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία στο toolkit οποιουδήποτε ιδιοκτήτη ή υπαλλήλου επιχείρησης, καθώς αυτή η μέθοδος επικοινωνίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για όλα, από το μάρκετινγκ, μέσω cold email outreach, έως την εξυπηρέτηση πελατών. Ωστόσο, εάν δεν γίνει σωστά, το email μπορεί να κάνει περισσότερη ζημιά παρά καλό.

Γι’ αυτό είναι χρήσιμο να έχετε κάποια παραδείγματα μη επαγγελματικών πρακτικών email για αναφορά πριν στείλετε οποιαδήποτε μηνύματα σε πιθανούς πελάτες ή συναδέλφους.

Γνωρίζοντας τι δεν πρέπει να κάνετε, θα μπορέσετε να γράψετε αποτελεσματικά επαγγελματικά email αντί για αυτά που δεν ανοίγονται καν ή – χειρότερα – βλάπτουν την επαγγελματική σας εικόνα.

Πώς να Αποφύγετε τους Κακούς Τίτλους Email

Η γραμμή θέματος κάθε email που στέλνετε πρέπει να είναι συνοπτική και σχετική με το περιεχόμενο του μηνύματος. Ως εκ τούτου, πάντα δηλώστε το θέμα του email σας στην κεφαλίδα και όχι απλώς κάτι ασαφές όπως ‘γεια".

Για παράδειγμα, εάν στέλνετε ένα email για να συνδεθείτε με κάποιον που συναντήσατε σε ένα πρόσφατο γεγονός, μια γραμμή θέματος όπως “Ήταν ωραίο να σας συναντήσω στη διάσκεψη την περασμένη εβδομάδα” θα παρέχει κάποιο πλαίσιο στον παραλήπτη. Θα ξέρουν ακριβώς τι αφορά το email και θα κάνουν ένα πολύ πιο αποτελεσματικό email από απλώς “Γεια, ας πιάσουμε μια συνάντηση”, το οποίο είναι πιθανό να αγνοηθεί ή να παραληφθεί σε ένα γεμάτο εισερχόμενο.

Είναι ακόμη πιο σημαντικό να διευκρινίσετε τι αφορά το μήνυμά σας στη γραμμή θέματος εάν κάνετε cold emailing, καθώς ο παραλήπτης δεν θα αναγνωρίσει το όνομα του αποστολέα.

Όταν ένα email απαντηθεί και η συνομιλία προχωρήσει, είναι τυπικό η γραμμή θέματος να προηγείται με “RE: “. Αυτή είναι μια αποδεκτή πρακτική όσο το θέμα της συζήτησης δεν έχει αλλάξει, οπότε είναι καλύτερο εάν η κεφαλίδα αλλάξει για να παραμείνει σχετική με το τρέχον θέμα και δημιουργηθεί ένα νέο νήμα email αναλόγως.

Επιπλέον, πρέπει πάντα να αποφύγετε τη χρήση κεφαλαίων ή υπερβολικών θαυμαστικών στη γραμμή θέματος, καθώς αυτό μπορεί να φαίνεται επιθετικό ή μη επαγγελματικό. Επιπλέον, η χρήση τέτοιας μορφοποίησης ή στίξης θα μπορούσε να ενεργοποιήσει φίλτρα spam και να αποτρέψει το μήνυμά σας από το να προσγειωθεί στο κύριο εισερχόμενο του παραλήπτη.

Παραδείγματα Κακών Γραμμών Θέματος Email

• ΕΠΕΙΓΟΝ!!!!
• Πρέπει να μιλήσουμε
• Μπορώ να σας κάνω μια ερώτηση;
• Γρήγορη ερώτηση
• Απλώς παρακολουθώ
• Γεια σας!
• Πώς είστε;
• Re: Re: [Θέμα]
• Fwd: Fwd: [Θέμα]
• Το έχετε δει αυτό;;;

Πώς Να Μην Γράψετε ένα Κακό Email

Για το σώμα του email, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε έναν ευγενικό και επαγγελματικό τόνο. Αυτό σημαίνει να μην χρησιμοποιείτε καμία αργκό, συντομογραφίες ή ειδικό λεξιλόγιο που ο παραλήπτης ενδέχεται να μην καταλαβαίνει, καθώς και emoticons που δεν έχουν θέση στην επίσημη επικοινωνία.

Είναι επίσης καλύτερο να αποφύγετε τα αστεία, τις έξυπνες παρατηρήσεις ή το σαρκασμό, καθώς δεν μεταφράζεται καλά στο κείμενο και θα μπορούσε να οδηγήσει σε άβολες ή ακόμη και δυσάρεστες παρανοήσεις. Το ίδιο ισχύει για τα παράπονα ή τα κουτσομπολιά για συναδέλφους ή την προσωπική ζωή, τα οποία θα πρέπει να περιορίζονται σε προσωπικά email.

Επιπλέον, κρατήστε τα μηνύματα email σας όσο το δυνατόν πιο σύντομα και συνοπτικά. Κανείς δεν θέλει να διαβάσει ένα μακρύ και περιπλανώμενο email, επομένως πάτε κατευθείαν στο σημείο και παρέχετε οποιαδήποτε σχετική πληροφορία ή συνημμένα εκ των προτέρων.

Η υπερβολική κεφαλαιοποίηση στο σώμα του email, όπως στην περίπτωση της γραμμής θέματος, μπορεί επίσης να φαίνεται επιθετική και ενδεχομένως να ενεργοποιήσει φίλτρα spam. Δεν είναι επίσης απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά χρώματα και/ή γραμματοσειρές, επειδή το προσαρμοσμένο κείμενο ενδέχεται να εμφανιστεί με τον προεπιλεγμένο τρόπο για τον παραλήπτη ή, χειρότερα, να είναι δυσανάγνωστο.

Η έναρξη του σώματος του μηνύματός σας με μια φτωχή και αναποτελεσματική γραμμή ανοίγματος είναι ένας άλλος σίγουρος τρόπος να κάνετε κακή εντύπωση. Μερικές από τις κοινότοπες περιλαμβάνουν “Γεια σας”, και “Ελπίζω αυτό το email να σας βρίσκει καλά”. Αυτές οι γραμμές είναι συχνά υπερχρησιμοποιημένες και κλισέ.

Η μορφοποίηση του email σας ως κάτι άλλο από μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα άλλο λάθος. Αυτό περιλαμβάνει την προαναφερθείσα κεφαλαιοποίηση, χρώματα και γραμματοσειρές, καθώς και την προσθήκη βίντεο ή εικόνων που δεν σχετίζονται με τη συζήτηση.

Ένα άλλο στοιχείο ενός κακού email θα ήταν η συμπερίληψη ασαφών Κλήσεων Δράσης (CTAs) ή η υπερχρήση τους. Μια οδηγία προς τον παραλήπτη του email που του λέει τι να κάνει στη συνέχεια, όπως “Παρακαλώ καλέστε με στη δική σας ευκαιρία”, μπορεί να είναι αποτελεσματική. Ωστόσο, εάν τα CTAs σας είναι ασαφή ή υπάρχουν πολλά από αυτά, θα μπορούσαν να αγνοηθούν εντελώς.

Τι Μπορεί Να Περιλαμβάνεται σε ένα Κακό Email

• Αργκό
• Συντομογραφίες
• Ειδικό λεξιλόγιο
• Emoticons
• Αστεία
• Έξυπνες παρατηρήσεις
• Σαρκασμός
• Παράπονα
• Κουτσομπολιά
• Πολλές πληροφορίες
• Μεγάλα μπλοκ κειμένου
• Υπερβολική κεφαλαιοποίηση
• Περιττή χρήση χρωμάτων και/ή γραμματοσειρών
• Φτωχή ή αναποτελεσματική γραμμή ανοίγματος
• Άσχετες εικόνες, βίντεο ή άλλα μέσα
• Ασαφείς ή υπερχρησιμοποιημένες CTAs
• Εικόνα προσωπικής υπογραφής
• Λεκτικές αποποίηση ευθύνης ή μηνύματα μετά την υπογραφή

Παραδείγματα Μη Επαγγελματικών Email και Templates

ΕΠΕΙΓΟΝ!!!!

Πρέπει να μιλήσουμε

Μπορώ να σας κάνω μια ερώτηση;

Γρήγορη ερώτηση

Απλώς παρακολουθώ

Γεια σας!

Πώς είστε;

Re: Re: [Θέμα]

Fwd: Fwd: [Θέμα]

Το έχετε δει αυτό;;;

Κακές Πρακτικές Email

• Συμπερίληψη πολλών παραληπτών στο πεδίο “To:” – χρησιμοποιήστε λίστες email εάν στέλνετε μηνύματα σε πολλούς ανθρώπους ταυτόχρονα.
• Cc ή Bcc κάποιον χωρίς τη γνώση τους – συμπεριλάβετε κάποιον σε μια συνομιλία μόνο με τη συγκατάθεσή τους, διαφορετικά μπορεί να οδηγήσει σε παρανοήσεις.
• Ξέχασμα να επισυνάψετε ένα αρχείο που αναφέρθηκε στο email – αυτό είναι ένα συνηθισμένο λάθος και μπορεί να είναι απογοητευτικό για το άτομο που στέλνετε email. Θα πρέπει επίσης να στείλετε ένα email παρακολούθησης με το συνημμένο, ενδεχομένως γεμίζοντας το εισερχόμενο του παραλήπτη.
• Αποστολή μεγάλων συνημμένων – εάν στέλνετε ένα μεγάλο αρχείο, φορτώστε το σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud όπως Google Drive ή Dropbox και μοιραστείτε τον σύνδεσμο.
• Απάντηση σε όλους όταν δεν είναι απαραίτητο – συμπεριλάβετε όλους στη συνομιλία μόνο εάν η απάντησή σας είναι σχετική με καθένα από αυτούς.
• Προώθηση μιας προώθησης – αποφύγετε να περάσετε ένα email τόσες πολλές φορές που το αρχικό μήνυμα είναι δύσκολα αναγνωρίσιμο. Εάν προωθήσετε ένα προηγούμενο email, περιορίστε το στα σχετικά μέρη.
• Μη συμπερίληψη χαιρετισμού (όπως Αγαπητέ) ή κλεισίματος (π.χ. Φιλικοί Χαιρετισμοί) – αυτές είναι βασικές ευγένειες που δεν πρέπει να αγνοηθούν κατά την έναρξη ή το κλείσιμο ενός email.
• Παράλειψη ενός ονόματος “από” – εάν δεν συμπεριλάβετε το όνομά σας στο email, ο παραλήπτης ενδέχεται να μην ξέρει από ποιον είναι. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα συγκεχυμένο εάν απαντάτε σε ένα νήμα email όπου τα ονόματα των άλλων συμμετεχόντων είναι ορατά.
• Μη διόρθωση του email σας πριν πατήσετε αποστολή – πάντα αφιερώστε λίγα λεπτά για να διαβάσετε το μήνυμά σας πριν το στείλετε, για να αποφύγετε τυχόν ντροπιαστικά τυπογραφικά λάθη ή γραμματικά σφάλματα.
• Αποστολή ενός email όταν είστε ενοχλημένοι – είναι πάντα καλύτερο να περιμένετε μερικές ώρες (ή ακόμη καλύτερα, μια ημέρα) πριν πατήσετε αποστολή σε ένα θυμωμένο μήνυμα που θα μετανιώσετε αργότερα.
• Γραφή κάτι σε ένα email όταν θα μπορούσατε να το πείτε στον παραλήπτη πρόσωπο με πρόσωπο – εάν είναι δυνατόν, είναι συχνά καλύτερο να έχετε μια συνομιλία αντί να προσπαθήσετε να λύσετε τα πράγματα μέσω email.
• Αποτυχία χρήσης μιας επαγγελματικής διεύθυνσης email – εάν το email σας είναι κάτι όπως “iluvkitties@gmail.com ”, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε ένα νέο για επαγγελματικούς σκοπούς.
• Ανεπαρκής προσωποποίηση που προκύπτει από ανεπαρκή έρευνα – τα γενικά μηνύματα είναι πιο πιθανό να αγνοηθούν. Αφιερώστε χρόνο για να μάθετε για τον παραλήπτη σας και τι ενδέχεται να τον ενδιαφέρει πριν ξεκινήσετε να γράφετε.
• Έλλειψη οφελών για τον παραλήπτη – κάθε email πρέπει να έχει ένα σκοπό και αυτός ο σκοπός πρέπει να είναι σαφής στο άτομο που το στέλνετε. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι κάτι που θα βρουν χρήσιμο ή ενδιαφέρον.
• Παράλειψη υπογραφής εντελώς – στο ελάχιστο, συμπεριλάβετε το όνομά σας και τις πληροφορίες επικοινωνίας σας ώστε ο παραλήπτης να ξέρει πώς να επικοινωνήσει μαζί σας. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τον τίτλο της θέσης σας, την εταιρεία και άλλες σχετικές πληροφορίες όπως προφίλ κοινωνικών μέσων.
• Αποστολή μηνυμάτων στους λάθος παραλήπτες – αν και ιδιαίτερα ντροπιαστικό, μπορεί να συμβεί πιο εύκολα από ό,τι νομίζετε. Πάντα ελέγξτε ξανά τον/τους παραλήπτη/ες πριν πατήσετε αποστολή.

Περίληψη

Τα κακά επαγγελματικά email μπορούν να σας κοστίσουν χρόνο, χρήματα και πελάτες. Θυμηθείτε να διορθώσετε τα μηνύματά σας, να σεβαστείτε το χρόνο του παραλήπτη και να βεβαιωθείτε ότι το email σας έχει ένα σκοπό.

Ακολουθώντας τις απλές συμβουλές μας και μην επαναλαμβάνοντας τα κακά παραδείγματα που αναφέρθηκαν παραπάνω, θα είστε σίγουροι ότι θα κάνετε καλή εντύπωση με την επαγγελματική σας αλληλογραφία.