Επιστολές ευχαριστίας

Email ευχαριστίας ή επιστολή ευχαριστίας;

Λαμβάνοντας υπόψη το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης που διαχειρίζεστε, καθώς και τον αριθμό των πελατών στους οποίους θέλετε να εκφράσετε ευγνωμοσύνη, μπορείτε να επιλέξετε είτε email είτε εκτυπωμένες επιστολές ευχαριστίας (που αποστέλλονται μέσω κανονικής ταχυδρομείας). Ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή μεταξύ των δύο είναι:

Κατά την απόφασή σας για το πώς να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας, λάβετε υπόψη αρκετούς σημαντικούς παράγοντες που θα επηρεάσουν την αποτελεσματικότητα του μηνύματός σας:

Χρόνος παράδοσης: Το νωρίτερο που θα φτάσει μια παραδοσιακή επιστολή είναι την επόμενη ημέρα μετά την αποστολή της. Εάν ο χρόνος δεν είναι κρίσιμος, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή. Αλλά όταν απαιτείται γρήγορη παρακολούθηση – όπως η ευχαριστία ενός πελάτη για την αγορά – το email θα είναι πιο βολικό.

Βαθμός επισημότητας: Δεδομένου ότι τα email θεωρούνται λιγότερο επίσημα από τις επιστολές στον επιχειρηματικό κόσμο, εάν προτιμάτε να διατηρήσετε επίσημη επικοινωνία με τους πελάτες – επιλέξτε επιστολές.

Το περιεχόμενο του μηνύματος: Το email επιτρέπει την προσθήκη γραφικών, εικόνων, βίντεο, συνδέσμων ή συνημμένων αρχείων – εάν θέλετε το μήνυμα ευχαριστίας σας να είναι πιο δημιουργικό από ένα απλό εκτυπωμένο κείμενο, το email είναι ο σωστός τρόπος.

Περιορισμοί προϋπολογισμού: Η αποστολή email είναι φθηνότερη, η αποστολή επιστολών απαιτεί πρόσθετες δαπάνες (χαρτί, εκτύπωση, τέλος ταχυδρομικής υπηρεσίας). Για μια παγκόσμια επιχείρηση με πελάτες σε όλο τον κόσμο, το email μπορεί να είναι η μόνη λογική επιλογή.

Πώς να γράψετε μια επιστολή ευχαριστίας πελάτη

Οποιαδήποτε επιστολή εκτίμησης πελάτη θα πρέπει γενικά να είναι δομημένη σε πιο επίσημο στυλ από ένα email και θα πρέπει πάντα να περιλαμβάνει ορισμένα βασικά στοιχεία επιστολής ευχαριστίας. Παρακάτω είναι μερικές χρήσιμες συμβουλές για τη δημιουργία μιας τέλειας επιστολής ευχαριστίας προς τους πελάτες σας:

1. Χρησιμοποιήστε το κατάλληλο χαιρετισμό

Χρησιμοποιήστε πιο επίσημους χαιρετισμούς όπως “Αγαπητέ κ. Carter”, “ ή “Αγαπητέ John”, “. Ανεπίσημοι χαιρετισμοί όπως “Γεια σας”, “ “Χαιρετισμοί”, “ ή “Γεια σας”, “ θα πρέπει να αποφεύγονται. Βεβαιωθείτε επίσης ότι ελέγχετε διπλά την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη, διαφορετικά κινδυνεύετε να κάνετε κακή εντύπωση από την αρχή.

2. Μείνετε στο σκοπό της επιστολής

Ο μόνος σκοπός μιας επιστολής ευχαριστίας θα πρέπει να είναι η έκφραση εκτίμησης και ευγνωμοσύνης προς τους πιστούς πελάτες. Αντιστείτε στον πειρασμό να προωθήσετε ξανά την επιχείρησή σας. Μην αναφέρετε προσεχείς πωλήσεις, ειδικές προσφορές, νέα προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο που μπορεί να θεωρηθεί διαφήμιση. Διότι μπορεί να αποσπάσει την προσοχή του πελάτη από το αρχικό σας σημείο.

3. Προσθέστε μερικές γραμμές παρακολούθησης

Μετά την ευχαριστία ενός πελάτη για την επιχείρησή του, σκεφτείτε να προσθέσετε κάποια δήλωση παρακολούθησης που δείχνει ότι είστε προσεκτικοί στις ανάγκες των πελατών. Θα μπορούσε να είναι είτε η αναφορά ότι είστε πάντα διαθέσιμοι εάν έχουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας. Ή απλώς, ρωτήστε εάν υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την ικανοποίησή τους.

4. Συμπεριλάβετε το brand σας

Για να κάνετε μια επιστολή να φαίνεται επαγγελματική, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα κεφαλίδα που μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας σας, το λογότυπο ή άλλες πληροφορίες branding. Μια καλά σχεδιασμένη κεφαλίδα κάνει μια επιστολή να φαίνεται μοναδική, διασφαλίζει την ορατότητα του brand σας, βοηθά στην επαλήθευση της αυθεντικότητάς της στον παραλήπτη και δημιουργεί μια συνολική επαγγελματική εντύπωση.

5. Χρησιμοποιήστε το σωστό κλείσιμο

Κατά το κλείσιμο μιας επιστολής ευχαριστίας, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε ένα κατάλληλα σεβαστό και επαγγελματικό λέξη ή φράση. Μπορείτε να επιλέξετε το πιο συνήθως χρησιμοποιούμενο “Ειλικρινώς” ή “Με εκτίμηση”, ή ελαφρώς πιο προσωπικό “Με καλύτερες ευχές”, “ “Με σεβασμό”, “ “Καλές ευχές”, “ “Με εκτίμηση” ή “Με ευγνωμοσύνη”. Κλεισίματα όπως “Πάντα”, “ “Υγεία”, “ “Αγάπη” ή “Φρόντισε” θεωρούνται πολύ ανεπίσημα για επιχειρηματικές επιστολές και θα πρέπει να αποφεύγονται.

6. Τερματίστε με υπογραφή

Ενώ η προσπάθεια να κάνετε τις επιστολές ευχαριστίας να φαίνονται προσωπικές μπορεί να είναι δύσκολη για μεγάλες επιχειρήσεις, η προσθήκη υπογραφής στο κάτω μέρος της επιστολής μπορεί να βοηθήσει να προσθέσετε τουλάχιστον κάποιο επίπεδο προσωπικοποίησης. Αν και μπορεί να μην είναι πάντα δυνατό να προσθέσετε μια χειρόγραφη υπογραφή, ακόμη και μια εκτυπωμένη θα φαίνεται πάντα καλύτερα από απλώς ένα πληκτρολογημένο όνομα.

Παραδείγματα επιστολής ευχαριστίας πελάτη

1. Ευχαριστία σε μακροχρόνιους πελάτες για την αφοσίωσή τους

2. Γιορτάζοντας ένα ορόσημο της εταιρείας

3. Έκφραση ευγνωμοσύνης στο τέλος του χρόνου

Τα παραδείγματα παραπάνω θα σας επιτρέψουν να δημιουργήσετε επιστολές ευχαριστίας πελατών με ευκολία. Μπορείτε ακόμη και να ελέγξετε περισσότερα δείγματα email προς helpdesk για να ενδυναμώσετε τους πράκτορές σας να χειρίζονται αποτελεσματικά όλη την επικοινωνία με τους πελάτες.

Ανακαλύψτε μόνοι σας

Η γνώση είναι σημαντική, αλλά μόνο όταν τίθεται σε πράξη. Δοκιμάστε τα πάντα στην ακαδημία μας ακριβώς μέσα στο LiveAgent.