Ένα ευχαριστήριο email ή ένα ευχαριστήριο γράμμα;
Λαμβάνοντας υπόψη το μέγεθος και το είδος της επιχείρησής σας, καθώς και τον αριθμό των πελατών στους οποίους θέλετε να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας, μπορείτε είτε να στείλετε email ή να εκτυπώσετε ευχαριστήρια γράμματα (αποστέλλονται μέσω κανονικού ταχυδρομείου). Ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή μεταξύ των δύο είναι:
Χρόνος παράδοσης: Το συντομότερο που μπορεί ένα παραδοσιακό γράμμα να φτάσει είναι η επομένη της αποστολής του. Εάν ο χρόνος δεν είναι κρίσιμος, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή. Αλλά όταν απαιτείται άμεσο επακόλουθο μήνυμα – όπως να ευχαριστήσουμε έναν πελάτη για την αγορά – το email θα είναι πιο βολικό.
Βαθμός τυπικότητας: Δεδομένου ότι τα email θεωρούνται λιγότερο επίσημα από τις επιστολές στον επιχειρηματικό κόσμο, εάν προτιμάτε να διατηρείτε επίσημη επικοινωνία με τους πελάτες – επιλέξτε επιστολές.
Το περιεχόμενο του μηνύματος: Το email επιτρέπει την προσθήκη γραφικών, εικόνων, βίντεο, συνδέσμων ή επισύναψης αρχείων – εάν θέλετε το ευχαριστήριο μήνυμά σας να είναι πιο δημιουργικό από ένα απλό τυπωμένο κείμενο, το email είναι ένας τρόπος.
Περιορισμοί προϋπολογισμού: Η αποστολή email είναι φθηνότερη, η αποστολή επιστολών απαιτεί πρόσθετα έξοδα (χαρτί, εκτύπωση, χρέωση ταχυδρομικών υπηρεσιών). Για μια παγκόσμια επιχείρηση που έχει πελάτες σε όλο τον κόσμο το email μπορεί να είναι η μόνη λογική επιλογή.
Πώς να γράψετε σε έναν πελάτη ευχαριστήρια επιστολή
Οποιαδήποτε επιστολή εκτίμησης πελατών θα πρέπει γενικά να είναι δομημένη με πιο επίσημο ύφος από ένα email και θα πρέπει πάντα να περιλαμβάνει ορισμένα βασικά στοιχεία της ευχαριστήριας επιστολής. Ακολουθούν μερικές χρήσιμες συμβουλές για τη δημιουργία μιας τέλειας ευχαριστήριας επιστολής προς τους πελάτες σας:
1. Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο χαιρετισμό
χρησιμοποιήστε πιο επίσημους χαιρετισμούς όπως π.χ. «Αξιότιμε κύριε/κα. Carter», ή «Αγαπητέ John,». Άτυποι χαιρετισμοί όπως: “Γεια“, “Χαιρετίσματα” ή “Γεια σας” θα πρέπει να αποφεύγονται. Φροντίστε επίσης να ελέγξετε ξανά την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη, διαφορετικά κινδυνεύετε να κάνετε κακή εντύπωση από την αρχή.
2. Επιμείνετε στον σκοπό της επιστολής
Ο μοναδικός σκοπός μιας ευχαριστήριας επιστολής θα πρέπει να είναι η έκφραση εκτίμησης και ευγνωμοσύνης στους πιστούς πελάτες. Αντισταθείτε στον πειρασμό να ανοίξετε ξανά την επιχείρησή σας. Μην αναφέρετε τυχόν επερχόμενες εκπτώσεις, ειδικές προσφορές, νέα προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να θεωρηθεί διαφήμιση. Επειδή μπορεί να αποσπάσει την προσοχή του πελάτη από τον αρχικό σας σκοπό.
3. Προσθέστε μερικές επακόλουθες γραμμές
Αφού ευχαριστήσετε έναν πελάτη για τη συνεργασία του, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε κάποια περαιτέρω δήλωση που δείχνει ότι είστε προσεκτικοί στις ανάγκες των πελατών. Θα μπορούσε είτε να αναφέρετε ότι είστε πάντα διαθέσιμοι εάν έχουν ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας. Ή απλά, ρωτήστε αν υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την ικανοποίησή τους.
4. Συμπεριλάβετε την επωνυμία σας
Για να κάνετε μια επιστολή να φαίνεται επαγγελματική, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε ένα επιστολόχαρτο που μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας σας, το λογότυπο ή άλλες πληροφορίες επωνυμίας. Ένα καλά σχεδιασμένο επιστολόχαρτο κάνει μια επιστολή να φαίνεται μοναδική, διασφαλίζει την ορατότητα της επωνυμίας σας, βοηθά στην επαλήθευση της αυθεντικότητάς της στον παραλήπτη και δημιουργεί μια συνολική επαγγελματική εντύπωση.
5. Χρησιμοποιήστε το σωστό κλείσιμο
Όταν κλείνετε μια ευχαριστήρια επιστολή, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε μια κατάλληλα σεβαστή και επαγγελματική λέξη ή φράση. Μπορείτε να επιλέξετε τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα “Με μεγάλη εκτίμηση” ή “Με μεγάλο σεβασμό“, ή ελαφρώς πιο προσωπικά “Με εκτίμηση“, “Με σεβασμό“, “Τις καλύτερες ευχές“, ή “Με ευγνωμοσύνη“. Κλείσιμο όπως “Πάντα“, “Γεια“, “Αγάπη” ή “Τα λέμε” θεωρούνται πολύ ανεπίσημες για επαγγελματικές επιστολές και θα πρέπει να αποφεύγονται.
6. Τελειώστε με μια υπογραφή
Αν και το να φαίνονται προσωπικές οι ευχαριστήριες επιστολές μπορεί να είναι δύσκολο για τις μεγάλες επιχειρήσεις, η προσθήκη μιας υπογραφής στο κάτω μέρος της επιστολής μπορεί να σας βοηθήσει να προσθέσετε τουλάχιστον κάποιο επίπεδο εξατομίκευσης. Αν και μπορεί να μην είναι πάντα δυνατό να προστεθεί μια χειρόγραφη υπογραφή, ακόμα και μια τυπωμένη θα φαίνεται πάντα καλύτερη από ένα απλό πληκτρολογημένο όνομα.
Παραδείγματα ευχαριστήριων επιστολών σε πελάτες
1. Ευχαριστώντας τους μακροχρόνιους πελάτες για την αφοσίωση τους
Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.
It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!
Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.
Best regards
****
2. Γιορτάζοντας ένα ορόσημο της εταιρείας
Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.
Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.
We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****
3. Δείχνοντας ευγνωμοσύνη στο τέλος του έτους
Dear Ms. ****,
As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.
We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.
From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****
Τα παραπάνω παραδείγματα θα σας επιτρέψουν να δημιουργήσετε ευχάριστες επιστολές πελατών με ευκολία. Μπορείτε ακόμη να ελέγξετε περισσότερα email με δείγματα μηνυμάτων κέντρου εξυπηρέτησης για να βοηθήσετε τους αντιπροσώπους σας να χειρίζονται αποτελεσματικά όλη την επικοινωνία με τους πελάτες.
Ανακαλύψτε μόνοι σας
Η γνώση είναι σημαντική, αλλά μόνο όταν εφαρμόζεται στην πράξη. Δοκιμάστε τα πάντα μέσα στην ακαδημία μας στο LiveAgent.
Try out LiveAgent for FREE
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 30-day free trial right away!
Frequently Asked Questions
Ευχαριστήριο email ή ευχαριστήρια επιστολή;
Λάβετε υπόψη το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης που διευθύνετε, καθώς και τον αριθμό των πελατών στους οποίους θέλετε να εκφράσετε ευγνωμοσύνη. Εάν είστε εταιρεία με τεράστιο αριθμό πελατών, τα ευχαριστήρια email μπορεί να είναι μια πιο αποτελεσματική επιλογή. Ωστόσο, μια ευχαριστήρια επιστολή εκτιμάται πάντα περισσότερο.
Ποιους παράγοντες πρέπει να λάβετε υπόψη πριν στείλετε ευχαριστήρια επιστολή;
Πριν στείλετε μια ευχαριστήρια επιστολή, εξετάστε μερικούς σημαντικούς παράγοντες όπως ο χρόνος παράδοσης, ο βαθμός τυπικότητας και το περιεχόμενο του μηνύματος, επειδή όλα αυτά μπορούν να επηρεάσουν το αποτέλεσμα.
Πώς πρέπει να γράψετε μια επαγγελματική ευχαριστήρια επιστολή πελάτη;
Οποιαδήποτε επιστολή εκτίμησης πελατών θα πρέπει γενικά να είναι δομημένη με πιο επίσημο στυλ από ένα email και θα πρέπει πάντα να περιλαμβάνει ορισμένα βασικά στοιχεία της ευχαριστήριας επιστολής.