Κανόνες χρόνου

Τι είναι οι κανόνες χρόνου;

Οι κανόνες χρόνου είναι κανόνες αυτοματισμού που δεν ενεργοποιούνται από ενέργειες, αλλά από συνθήκες χρόνου που έχουν υψηλό όγκο εισιτηρίων. Χρησιμοποιούνται συνήθως για εργασίες καθαρισμού help desk, υπενθυμίσεις email ή παρακολούθηση, επίλυση εισιτηρίων που δεν έχουν δραστηριότητα για κάποιο χρονικό διάστημα ή προσθήκη ετικετών. Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες.

Παραδείγματα κανόνων χρόνου

Παράδειγμα #1

Ως χρήστης του LiveAgent, μπορείτε να ρυθμίσετε έναν κανόνα χρόνου που θα στέλνει αυτόματα ένα email παρακολούθησης 24 ώρες μετά την τελευταία σας αλληλεπίδραση με έναν πελάτη.

Παράδειγμα #2

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε έναν κανόνα χρόνου που θα σημειώνει αυτόματα όλα τα εισιτήρια που δεν έχουν λάβει απάντηση σε 10 ημέρες ως επιλυμένα.

Παράδειγμα #3

Το LiveAgent θα διαγράφει αυτόματα εισιτήρια που σημειώνονται ως SPAM και είναι παλαιότερα από 90 ημέρες.

Πώς λειτουργούν οι κανόνες χρόνου;

Μόλις ρυθμιστεί ένας κανόνας χρόνου, το σύστημα θα εκτελεί αυτόματα περιοδικούς ελέγχους στο παρασκήνιο σε σύντομα διαστήματα (συνήθως ένα λεπτό) και θα ελέγχει εάν πληρούνται οι συνθήκες του κανόνα χρόνου. Εάν πληρούνται, ο κανόνας εκτελείται αυτόματα.

Γιατί είναι σημαντικοί οι κανόνες χρόνου;

Οι κανόνες χρόνου μπορούν να είναι εξαιρετικά ωφέλιμοι για οποιαδήποτε επιχείρηση που έχει υψηλό όγκο εισιτηρίων, επειδή μπορούν να ανακουφίσουν το άγχος του πράκτορα και να εκτελέσουν μονότονες και επαναλαμβανόμενες εργασίες σε σύντομο χρονικό διάστημα. Τα κύρια πλεονεκτήματα των κανόνων χρόνου είναι:

• Βελτιωμένη αποδοτικότητα/ροή εργασίας πράκτορα
• Βελτιωμένοι χρόνοι απόκρισης
• Λιγότερο περιθώριο για ανθρώπινο σφάλμα
• Λιγότερο άγχος/μειωμένη πιθανότητα εξάντλησης
• Μειωμένο κόστος υποστήριξης και εξοικονομημένος χρόνος

Ποιοι άλλοι τύποι κανόνων υπάρχουν στο LiveAgent;

Εκτός από τους κανόνες χρόνου, οι χρήστες του LiveAgent μπορούν να επωφεληθούν από κανόνες αυτοματισμού που ενεργοποιούνται από ενέργειες και κανόνες SLA (συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας). Μπορείτε να προρυθμίσετε αυτούς τους κανόνες ώστε να ταιριάζουν καλύτερα στην επιχείρησή σας και να κάνετε το λογισμικό διαχείρισης εισιτηρίων υπηρεσίας σας αποδοτικό.

Κανόνες ενέργειας

Οι κανόνες ενέργειας είναι βασικοί κανόνες που ενεργοποιούνται από ενέργειες. Οι χρήστες του LiveAgent μπορούν να ρυθμίσουν έναν ενεργοποιητή και μια ενέργεια, και όταν πληρούνται οι συνθήκες του ενεργοποιητή, η ενέργεια εκτελείται. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε έναν κανόνα που θα αναθέσει αυτόματα οποιοδήποτε εισιτήριο που περιέχει τις λέξεις “χρέωση” ή “πληρωμή” στο τμήμα χρέωσης.

Κανόνες SLA

Οι κανόνες SLA μπορούν να εφαρμοστούν μόνο στη ρύθμιση SLA και είναι δεσμευμένοι σε επίπεδα SLA. Ένα παράδειγμα κανόνα SLA θα μπορούσε να είναι η αλλαγή του επιπέδου SLA ενός εισιτηρίου ή η διακοπή της εκτέλεσης άλλων κανόνων.

Τι μπορείτε να κάνετε με κανόνες χρόνου στο LiveAgent;

Οι κανόνες χρόνου μπορούν να εφαρμοστούν όταν:

• Ένα εισιτήριο είναι παλαιότερο από έναν συγκεκριμένο αριθμό ημερών, ωρών ή λεπτών
• Η κατάσταση ενός εισιτηρίου δεν έχει αλλάξει για έναν συγκεκριμένο αριθμό ημερών, ωρών ή λεπτών
• Ένα εισιτήριο λήγει σε λιγότερο από έναν συγκεκριμένο αριθμό ημερών, ωρών ή λεπτών
• Ένα εισιτήριο είναι καθυστερημένο για περισσότερο από έναν συγκεκριμένο αριθμό ημερών, ωρών ή λεπτών

Συνθήκες που μπορούν να εφαρμοστούν σε κανόνες χρόνου

• Κατάσταση εισιτηρίου
• Εισιτήριο δημιουργήθηκε (ημερομηνία)
• Εισιτήριο άλλαξε (ημερομηνία)
• Εισιτήριο διαγράφηκε
• URL αναφοράς έναρξης εισιτηρίου
• Προτεραιότητα εισιτηρίου
• Τμήμα εισιτηρίου
• Εισιτήριο ανατεθειμένο σε
• Ομάδα πελατών
• Ετικέτες εισιτηρίου

Ενέργειες που μπορούν να εκτελεστούν από κανόνες χρόνου

• Μεταφορά εισιτηρίου
• Επίλυση εισιτηρίου
• Διαγραφή εισιτηρίου
• Αλλαγή προτεραιότητας εισιτηρίου
• Αλλαγή επιπέδου SLA
• Σημείωση ως spam
• Σημείωση ως όχι spam
• Καθαρισμός εισιτηρίου
• Αποστολή απάντησης
• Αλλαγή θέματος εισιτηρίου
• Κλήση URL
• Προσθήκη ετικέτας
• Αφαίρεση ετικέτας
• Αποστολή email σε
• Διακοπή άλλων κανόνων
• Αίτημα HTTP

Πώς φαίνονται οι κανόνες χρόνου στην πράξη;

Εάν ένας κανόνας εφαρμοστεί σε ένα εισιτήριο, η αλλαγή θα εμφανιστεί στη λεπτομερή προβολή εισιτηρίου (για να διασφαλιστεί η σαφής ευθύνη για τη διαχείριση εισιτηρίων.) Τόσο οι διαχειριστές όσο και οι πράκτορες μπορούν να δουν τις αλλαγές στο εισιτήριο που έγιναν με ενεργούς κανόνες χρόνου.

Πώς να ρυθμίσετε κανόνες χρόνου στο LiveAgent

1. Συνδεθείτε στο LiveAgent.
2. Κάντε κλικ στο Configuration (εικονίδιο γραναζιού στη γραμμή μενού στα αριστερά).
3. Κάντε κλικ στο Automation.
4. Κάντε κλικ στο Time Rules.
5. Κάντε κλικ στο Create.
6. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Status Active
7. Δημιουργήστε ένα όνομα για τον κανόνα σας.
8. Μπορείτε να αφήσετε την ενότητα Notes κενή ή να περιγράψετε τον κανόνα με περισσότερες λεπτομέρειες. Αυτό το πεδίο είναι απλώς για τη δική σας ευκολία.
9. Επιλέξτε μια μεταβλητή “Apply when”.
10. Επιλέξτε τις συνθήκες χρόνου — μετά από πόσο χρόνο θα πρέπει να εκτελεστεί ο κανόνας σας;
11. Προαιρετικό: Κάντε κλικ στο Add condition group.
12. Επιλέξτε τις συνθήκες σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
13. Επιλέξτε τα πεδία perform action σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας
14. Κάντε κλικ στο Save.

Πλεονεκτήματα κανόνων χρόνου

Λιγότερο περιθώριο για ανθρώπινο σφάλμα και μειωμένη πιθανότητα εξάντλησης πράκτορα

Ο αυτοματισμός είναι ακριβής – οι άνθρωποι δεν είναι. Μπορείτε να φανταστείτε εάν οι πράκτορές σας έπρεπε να θυμούνται ποια εισιτήρια δεν έλαβαν απάντηση και να πρέπει να παρακολουθήσουν; Φυσικά, θα ήταν αδύνατο, το οποίο θα μπορούσε να δημιουργήσει κάποιες άβολες καταστάσεις που θα μπορούσαν να είναι επιζήμιες για την επιχείρησή σας. Επιπλέον, το να πρέπει να θυμάστε πότε είναι καλή στιγμή για να παρακολουθήσετε κάθε αίτημα πελάτη μπορεί να οδηγήσει σε γρήγορη εξάντληση πράκτορα. Η ύπαρξη κανόνων αυτοματισμού που φροντίζουν αυτές τις διοικητικές εργασίες θα ελευθερώσει τον χρόνο και το μυαλό των πρακτόρων σας, επιτρέποντάς τους να επικεντρωθούν σε πιο επείγοντα καθήκοντα. Θα διασφαλίσει επίσης ότι δεν είναι αγχωμένοι και μπορούν να είναι παραγωγικοί για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα.

Βελτιωμένη ικανοποίηση πελατών

Οι ικανοποιημένοι πελάτες είναι ο ακρογωνιαίος λίθος κάθε επιχείρησης, καθώς επηρεάζουν τις συστάσεις, τις διαδικτυακές κριτικές, το word-of-mouth και τις πωλήσεις. Ως εκ τούτου, κάθε επιχείρηση θα πρέπει να προσπαθήσει να κρατήσει τους πελάτες της ευχαριστημένους με εξαιρετική υπηρεσία, γρήγορους χρόνους απόκρισης και μια προσωπική προσέγγιση.

Η διατήρηση της ικανοποίησης των πελατών σας με κανόνες χρόνου είναι εύκολη, αφήστε το σύστημα να παρακολουθήσει κάθε ερώτημα και οι πελάτες σας θα νιώσουν ότι τιμώνται και εκτιμώνται. Είναι τόσο απλό!

Οι κανόνες αυτοματισμού εξοικονομούν χρόνο και χρήμα

Μπορείτε να φανταστείτε ότι πρέπει να παρακολουθήσετε κάθε απαντημένο εισιτήριο χειручειρίστως; Όχι μόνο θα ήταν μια εξαιρετικά χρονοβόρα εργασία, αλλά θα ήταν επίσης πολύ δαπανηρή. Ευτυχώς, το λογισμικό help desk όπως το LiveAgent μπορεί να εκτελέσει αμέτρητους κανόνες χρόνου που θα εξοικονομήσουν στους πράκτορές σας τεράστιο χρόνο μακροπρόθεσμα. Αφήστε τη λογιστική σε εμάς, ώστε οι πράκτορές σας να μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτό που είναι σημαντικό — την ανάπτυξη σχέσεων με πελάτες.

Πόροι βάσης γνώσης

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους κανόνες χρόνου, ελέγξτε τους πόρους της βάσης γνώσης μας:

• Ρύθμιση κανόνων χρόνου
• Αποστολή αυτόματων απαντήσεων στον πελάτη μετά τη δημιουργία ενός εισιτηρίου

Έτοιμοι να δημιουργήσετε τους δικούς σας κανόνες χρόνου;

Εξοικονομήστε έως 15 ώρες εργασίας κάθε εβδομάδα με προσαρμοσμένους κανόνες χρόνου. Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες. Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών σήμερα. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.