Τηλεφωνικό κέντρο: Πρότυπα κλεισίματος/παύσης επικοινωνίας
Πρότυπα κλεισίματος/παύσης επικοινωνίας σε τηλεφωνικά κέντρα για καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών. Πληροφορίες και συμβουλές για τη διαχείριση αιτημάτων, κλείσιμο επαφής με πελάτες και συντακτικά πρότυπα για αποτελεσματικότερες επικοινωνίες.
Πολλοί πελάτες θέλουν να συνδεθούν με τις αγαπημένες τους εταιρείες μέσω τηλεφώνου. Ωστόσο, οι περισσότερες δημοσιεύσεις που επικεντρώνονται στην εξυπηρέτηση πελατών ανακοινώνουν ότι «το τηλεφώνημα είναι νεκρό», το οποίο είναι στην πραγματικότητα μια πρόταση από το άρθρο TechCrunch της 14ης Νοεμβρίου 2010 (!). Και παρόλο που ο συγγραφέας πρόσθεσε ότι με το “νεκρό” η βιομηχανία τεχνολογίας εννοεί “σε παρακμή”, χρόνια αργότερα και διάφορες μελέτες όπως αυτή του Forrester αποδεικνύουν το αντίθετο.
Ωστόσο, δεν μπορούμε να υποστηρίξουμε ότι άλλα κανάλια επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται σε υπηρεσίες πελατών, όπως ζωντανή συνομιλία, chatbots ή instant messenger δεν αυξάνονται σε δημοτικότητα. Αλλά δεν σημαίνει ότι οι πελάτες δεν ενδιαφέρονται πλέον για τηλεφωνική εξυπηρέτηση.
Παρακάτω θα βρείτε μερικά παραδείγματα πρότυπων κλεισίματος/παύσης επικοινωνίας. Χρησιμοποιήστε τα για να ολοκληρώσετε ή να σταματήσετε την επικοινωνία με τους πελάτες σας με θετικό τρόπο, διασφαλίζοντας την ικανοποίηση και την αφοσίωσή τους.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design<br> your own customer email templates.<br> Curious about all the opportunities?
Τηλεφωνικό κέντρο: Πρότυπα κλεισίματος/παύσης επικοινωνίας
Πρότυπο κλεισίματος/παύσης επικοινωνίας 1
Hello, my name is [agent’s name], and I’m calling from [company/department/team] regarding your reported issue. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms]
Perfect, [customer’s name]. I’d like to inform you that your ticket was resolved a few minutes ago. Everything [add a more detailed description of the issue/flaw/problem with an order] should work fine now. Please check and let me know if everything is okay on your end.
[Wait for the customer to answer]
[Customer’s name], because we found a solution to [issue/problem/technical flaw], I’m closing your ticket. It will be removed from the list of pending tickets, which you can access via the [company] dashboard. If you have any other questions or problems, I’m happy to help.
[If the customer says that they don’t have any more problems, the agent can finish the conversation. If there’s another issue, the agent should act upon it].
Thank you for contacting us, and have a nice day!
Πρότυπο κλεισίματος/παύσης επικοινωνίας 2
Hey! It’s [name] from [company/department/team] speaking. I’m contacting you regarding the issue with [product/service] that you reported [two days ago/one week ago/etc.]. I’m happy to inform you that the problem was resolved and we can close your ticket now. I hope that works for you.
[Customer confirms]
You can still check the history of this ticket and access any others that you have submitted. Just head to [website address], login into your customer account, and click on the “Support” tab in the menu section. If you need help with any other issue, I’m happy to help now.
[If the customer says that they don’t have any more problems, the agent can finish the conversation. If there’s another issue, the agent should act upon it].
If you encounter any problems with [product/service] later, you can always reach out to us via phone, live chat, or email.
Πρότυπο κλεισίματος/παύσης επικοινωνίας 3
Hey there! My name is [agent’s name], am I speaking with [customer’s name]?
[Customer confirms]
Great, [Customer’s name]. I’m calling because I’d like to inform you that the request you submitted on [exact submission date and time] has been put on hold for now.
[Pause to let the customer speak if they want to. If the customer doesn’t say anything, the agent can continue]
It was paused because [the reason for the ticket to be paused, for example, the tech team is looking for the best solution and it may take longer than expected/many customers are experiencing the same issue and we would like to take some time to address this problem on a company level/your request involves the work of agents from a few different departments and we need a few more days to arrange things]. I hope it’s not a huge inconvenience for you.
[Pause to let the customer speak if they want to. If the customer doesn’t say anything, the agent can continue]
I promise that we will do our best to resolve this issue as fast as possible. I’ll also inform you about the progress of your request. Let’s stay in touch, okay?
[Customer confirms]
Once again, thank you for your patience, and talk to you soon.
Ready to put our closing/pausing contact templates to use?
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
Frequently Asked Questions
Γιατί πρέπει να κλείσετε την επικοινωνία μέσω τηλεφώνου;
Ένας από τους λόγους για να κλείσετε την επαφή μπορεί να περιλαμβάνει την αδυναμία επίλυσης του αιτήματος του πελάτη ή τη μεταφορά της συνομιλίας σε διαφορετικό κανάλι. Σε σπάνιες περιπτώσεις, η επαφή μπορεί να κλείσει λόγω της συμπεριφοράς του πελάτη: είναι αγενής, επιθετικός ή απρόθυμος να συνεργαστεί με τον αντιπρόσωπο, για παράδειγμα.
Πρέπει να εξηγήσω γιατί η επαφή κλείνει/διακόπτεται;
Ναι, οι αντιπρόσωποί σας πρέπει πάντα να εξηγούν γιατί συμβαίνει κάτι και αυτό δεν ισχύει μόνο για την εξήγηση των λόγων για το κλείσιμο ή την παύση μιας επαφής. Επομένως, θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως κανόνας από τους αντιπροσώπους σας να διευκρινίζουν γιατί μια καρτέλα ή μια επαφή κλείνει ή διακόπτεται. Δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη ομιλία. Δύο σύντομες προτάσεις που καλύπτουν τι συνέβη, γιατί συνέβη και τα επόμενα βήματα είναι αρκετές για να κρατήσετε τους πελάτες σας καλά ενημερωμένους.
Γιατί πρέπει να κλείσετε/διακόψετε την επαφή μέσω τηλεφώνου;
Ένας από τους λόγους για να κλείσετε την επικοινωνία μπορεί να είναι το απλό γεγονός της επίλυσης του ζητήματος του πελάτη. Στη συνέχεια, το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να ευχαριστήσετε τον πελάτη για την συνομιλία και να τους διαβεβαιώσετε ότι μπορούν να επικοινωνήσουν ξανά οποιαδήποτε στιγμή χρειάζονται βοήθεια.Άλλοι λόγοι για το κλείσιμο της επαφής μπορεί να περιλαμβάνουν την αδυναμία επίλυσης του αιτήματος του πελάτη ή τη μεταφορά της συνομιλίας σε διαφορετικό κανάλι. Η παύση της επαφής συνήθως συμβαίνει όταν η εύρεση λύσης στο πρόβλημα του πελάτη διαρκεί περισσότερο από το συνηθισμένο ή απαιτείται επιπλέον χρόνος για τη συμμετοχή διαφορετικών ενδιαφερομένων. Σε σπάνιες περιπτώσεις, η επαφή μπορεί να κλείσει λόγω της συμπεριφοράς του πελάτη: είναι αγενής, επιθετικός ή απρόθυμος να συνεργαστεί με τον αντιπρόσωπο, για παράδειγμα.
Το LiveAgent είναι ένα κέντρο εξυπηρέτησης πελατών που διαθέτει παράθυρο συνομιλίας, δωρεάν μεταφορά δεδομένων και 24/7 εξυπηρέτηση πελατών. Η επικοινωνία μπορεί να γίνει μέσω email, live chat και κοινωνικών δικτύων. Η υπηρεσία συνδέεται με το Facebook και οι πελάτες έχουν αυξήσει τα αιτήματά τους ενώ ο χρόνος εργασίας έχει μειωθεί.
Η L&L Europe είναι εταιρεία που κατασκευάζει και διαχειρίζεται διαδικτυακά καζίνο. Προσφέρει τρεις διαφορετικούς τρόπους επικοινωνίας στους πελάτες της μέσω του LiveAgent και έχει ένα διαφορετικό τμήμα στο LiveAgent για κάθε επωνυμία της. Οι αντιπρόσωποί της έχουν διαφορετικές γλωσσικές δεξιότητες για να βελτιστοποιηθεί ο χρόνος απόκρισης.
Εκτιμούμε την πρόσφατη εγγραφή σας στο LiveAgent.
Θα σταλεί ένα μήνυμα στη διεύθυνση email σας που θα περιέχει τα στοιχεία σύνδεσης, αμέσως μετά την εγκατάσταση του λογαριασμού σας.
Δοκιμάστε όλα τα κανάλια επικοινωνίας ενώ το LiveAgent σας ετοιμάζεται.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.
Είμαστε διαθέσιμοι σε πολλές ημερομηνίες