Πρότυπα Email RSVP
Ανακαλύψτε αποτελεσματικά πρότυπα email RSVP για να διασφαλίσετε την παρουσία στις εκδηλώσεις σας. Μάθετε τα βασικά στοιχεία, τις βέλτιστες πρακτικές και εξερευ...
4 λεπτά ανάγνωσης
LiveAgent
Email Templates
+3
Το Zoom είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη φιλοξενία και τη συμμετοχή σε διαδικτυακές συγκεντρώσεις. Είτε πρόκειται για ατομικές συναντήσεις, μεγάλες εικονικές παρουσιάσεις ή επίσημες συνάντησες. Ενώ υπάρχουν πολλές άλλες πλατφόρμες βιντεοκλήσης, ιστοσεμιναρίου και συνάντησης διαθέσιμες, το Zoom έχει γίνει η επιλογή για πολλές εταιρείες και οργανισμούς χάρη στη φιλική προς το χρήστη διεπαφή και τις δυνατότητές του.
Εάν είστε νέοι στο Zoom ή ψάχνετε τρόπους για να βελτιστοποιήσετε τις βιντεοδιασκέψεις σας σε αυτήν την πλατφόρμα, αξίζει να ελέγξετε μερικά πρότυπα email πρόσκλησης και καλές πρακτικές πριν ξεκινήσετε. Έχοντας αυτές τις συμβουλές υπόψη, θα μπορέσετε να αποκομίσετε το μέγιστο από αυτό το λογισμικό και να αυξήσετε τα ποσοστά παρουσίας των διαδικτυακών συνάντησών σας.
Η σημασία ενός email πρόσκλησης συνάντησης Zoom
Η δημοτικότητα του Zoom άρχισε να αυξάνεται κατά τη διάρκεια της πανδημίας Covid-19 καθώς οι άνθρωποι έψαχναν τρόπους για να συνδεθούν εικονικά και έχει τώρα γίνει το λογισμικό της επιλογής για πολλές επιχειρήσεις και άτομα. Αυτή η ανάπτυξη έχει σημάνει ότι όλο και περισσότεροι άνθρωποι ψάχνουν τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να στείλουν προσκλήσεις Zoom για να αποκομίσουν το μέγιστο από αυτό το ισχυρό εργαλείο.
Εάν θέλετε να φιλοξενήσετε μια συνάντηση Zoom, θα πρέπει να στείλετε προσκλήσεις στους πιθανούς συμμετέχοντες. Και ενώ το Zoom προσφέρει μερικά πρότυπα, η χρήση του σωστού προτύπου email θα σας βοηθήσει να κάνετε εξαιρετική εντύπωση και να ενθαρρύνετε περισσότερους ανθρώπους να εγγραφούν στη συνάντησή σας και να θυμηθούν να συμμετάσχουν όταν έρθει η ώρα.
Επιπλέον, το να ζητήσετε από τους παραλήπτες να επιβεβαιώσουν την παρουσία τους στη συνάντησή σας θα σας δώσει ένα ακριβές πλήθος συμμετεχόντων. Ένα καλά δομημένο email μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια ενώ διασφαλίζει ότι όλες οι βασικές λεπτομέρειες επικοινωνούνται σωστά.
Πώς να δώσετε τίτλο σε ένα email πρόσκλησης συνάντησης Zoom
Όταν πρόκειται για διαδικτυακές συνάντησες, το να κάνετε τους ανθρώπους να εμφανιστούν μπορεί να είναι μια πρόκληση. Μετά από όλα, είναι εύκολο να ξεχάσετε ή να αναβάλετε ένα ραντεβού που δεν είναι πρόσωπο με πρόσωπο.
Γι’ αυτό, όταν στέλνετε ένα email πρόσκλησης συνάντησης Zoom, η γραμμή θέματος πρέπει να είναι σαφής και συνοπτική ώστε το μήνυμά σας να ξεχωρίζει σε ένα γεμάτο εισερχόμενα. Ο σωστός τίτλος θα ενημερώσει επίσης αμέσως τους καλεσμένους σας ακριβώς για το τι αφορά η συνάντηση πριν ανοίξουν το email.
Για να γράψετε μια αποτελεσματική γραμμή θέματος email πρόσκλησης συνάντησης Zoom, πρέπει να φτάσετε στο σημείο χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με τη συνάντησή σας. Επίσης, κρατήστε το σύντομο – λιγότερο από 50 χαρακτήρες είναι ιδανικό – αλλά βρείτε ακόμα χώρο για στοιχεία δράσης για να δελεάσετε τους προσκεκλημένους σας να ανοίξουν το email.
Αξίζει επίσης να υπενθυμίσετε στους συμμετέχοντες την ημέρα που θα γίνει η συνάντηση ώστε να θυμηθούν να συμμετάσχουν. Επιπλέον, αυτή είναι μια ευκαιρία να ενθαρρύνετε εκείνους τους παραλήπτες που δεν έχουν ήδη αποδεχθεί την πρόσκλησή σας να συμμετάσχουν.
Για αυτό το σκοπό, το email πρόσκλησής σας θα έχει ένα διαφορετικό είδος γραμμής θέματος που εστιάζει στην πτυχή της “υπενθύμισης” και επομένως συνήθως θα περιλαμβάνει ακριβώς αυτή τη λέξη.
Παραδείγματα γραμμής θέματος email πρόσκλησης συνάντησης Zoom
- Συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας για να συζητήσουμε [Θέμα]
- Ας συναντηθούμε σε μια κλήση Zoom αυτό το [πρωί/απόγευμα]
- Συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με [Θέμα]
- Αίτημα συνάντησης: παρακαλώ συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας
- Παρακαλώ συμμετάσχετε στη συνάντηση Zoom της ομάδας μας: [Θέμα]
- Δεν μπορείτε να έρθετε στη συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο; Συμμετάσχετε σε εμάς διαδικτυακά!
- Αλλαγή σχεδίων – ας συναντηθούμε στο Zoom αντ’ αυτού
- Θα σας δω στο Zoom
- Υπενθύμιση συνάντησης Zoom: [Θέμα]
- Συμμετάσχετε στο ευχάριστό μας ώρα Zoom
- Ώρα για Zoom
- Υπενθύμιση: Συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας για να συζητήσουμε [Θέμα]
- Υπενθύμιση ιστοσεμιναρίου: [Θέμα]
- Πρόσκληση συνάντησης Zoom
Πώς να γράψετε ένα email πρόσκλησης συνάντησης Zoom
Μια αποτελεσματική πρόσκληση Zoom πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα βασικά στοιχεία που ο παραλήπτης του email θα χρειαστεί για να συμμετάσχει στη συνάντηση, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, της ώρας και του συνδέσμου Zoom. Θα πρέπει επίσης να είναι σαφές για τι είναι η συνάντηση, ποιος θα παρευρίσκεται και πόσο καιρό αναμένεται να διαρκέσει.
Δημιουργήστε ένα αίσθημα επείγοντος και σημασίας στο email πρόσκλησης συνάντησης Zoom ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν ότι αυτό είναι κάτι για το οποίο θα πρέπει να βρουν χρόνο. Μπορείτε να το κάνετε αυτό προσθέτοντας ένα αίτημα παρουσίας, καθώς και καθορίζοντας την ημερομηνία, την ώρα και τη διάρκεια της συνάντησης.
Για παράδειγμα: ‘Θα ήταν υπέροχο να συμμετάσχετε στη συνάντηση Zoom μας την Τετάρτη στις 11 π.μ. EST. Η συνάντηση θα διαρκέσει μια ώρα."
Αυτό το είδος γλώσσας καθιστά σαφές ότι εκτιμάτε την παρουσία κάποιου και θέλετε να είναι εκεί για ολόκληρη τη διάρκεια της συνάντησης, όχι μόνο για μέρος της.
Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το δικό του πρότυπο email υπενθύμισης συνάντησης του Zoom για μηνύματα που θα ενθυμίσουν τον παραλήπτη για μια συνάντηση στην οποία έχει ήδη προσκληθεί ή έχει εγγραφεί.
Ωστόσο, θυμηθείτε να προσαρμόσετε το email πρόσκλησης συνάντησης Zoom ώστε να είναι ειδικό για την εταιρεία, την επωνυμία και τη συνάντησή σας.
Τι να συμπεριλάβετε σε ένα email πρόσκλησης συνάντησης Zoom
- Η ημερομηνία της συνάντησης – ημέρα της εβδομάδας και ημερολογιακή ημερομηνία
- Η ώρα της συνάντησης – συμπεριλαμβανομένης της ζώνης ώρας (π.χ. Eastern Time)
- Η διάρκεια της συνάντησης – κατά προσέγγιση χρόνος που θα διαρκέσει
- Ο σύνδεσμος Zoom – ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν απλώς να κάνουν κλικ για να συμμετάσχουν
- Ένας κωδικός πρόσβασης συνάντησης (εάν ισχύει) – για πρόσθετη ασφάλεια
- Στοιχεία ημερησίας διάταξης συνάντησης – τι θα συζητηθεί
- Λεπτομέρειες συνάντησης – πρόσθετες πληροφορίες
- Ποιος θα παρευρίσκεται στη συνάντηση – κοινοποιήστε τη λίστα του διαχειριστή και των συμμετεχόντων
- Κίνητρο – γιατί ο παραλήπτης θα πρέπει ή πρέπει να παρευρεθεί στη συνάντηση
- Επαγγελματική υπογραφή email – υπογράψτε με τον σωστό τρόπο
- Προσωπικές λεπτομέρειες – π.χ. το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Παραδείγματα email πρόσκλησης συνάντησης Zoom και πρότυπα
Συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας για να συζητήσουμε [Θέμα]
Γεια σας [Όνομα],
Θα ήθελα να σας προσκαλέσω σε μια συνάντηση Zoom στις [Ημερομηνία] στις [Ώρα]. Η συνάντηση θα αφορά [Θέμα] και θα διαρκέσει περίπου [Διάρκεια].
Οδηγίες συμμετοχής:
Για να συμμετάσχετε στη συνάντηση Zoom, παρακαλώ κάντε κλικ εδώ: [Σύνδεσμος Συνάντησης]
Ελπίζω να σας δω εκεί.
Με φιλικούς χαιρετισμούς, [Το όνομά σας]
Ας συναντηθούμε σε μια κλήση Zoom αυτό το [πρωί/απόγευμα]
Γεια σας [Όνομα],
Ήλπιζα να συναντηθούμε σε μια κλήση Zoom αυτό το [πρωί/απόγευμα]. Θα είμαι ελεύθερος στις [Ώρα] και νομίζω ότι θα χρειαστούμε περίπου [Διάρκεια] για να καλύψουμε τα πάντα.
Εάν αυτή δεν είναι καλή ώρα για εσάς ή εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε για ολόκληρη τη [Διάρκεια], παρακαλώ ενημερώστε με και θα αναπρογραμματίσουμε.
Προς το παρόν, έχω αναλάβει να κλείσω μια συνάντηση Zoom για εμάς εδώ: [Σύνδεσμος Συνάντησης], αλλά δεν υπάρχει πρόβλημα εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε.
Ανυπομονώ να συναντηθούμε, [Το όνομά σας]
Συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με [Θέμα]
Γεια σας [Όνομα],
Ήθελα να σας προσκαλέσω να συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας στις [Ημερομηνία] στις [Ώρα]. Θα συζητούμε [Θέμα] και νομίζω ότι θα το βρείτε ενδιαφέρον.
Η συνάντηση θα διαρκέσει περίπου [Διάρκεια] και θα στείλουμε τον σύνδεσμο πιο κοντά στην ημερομηνία.
Στο μεταξύ, εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, παρακαλώ μην διστάσετε να επικοινωνήσετε.
Ελπίζω να σας δω σύντομα, [Το όνομά σας]
Πρότυπα Email Πρόσκλησης Επιχειρηματικής Συνάντησης
Αίτημα συνάντησης: παρακαλώ συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας
Αγαπητέ [όνομα],
Είστε προσκεκλημένοι να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση Zoom που φιλοξενώ στις [Ημερομηνία] στις [Ώρα].
Ο σκοπός αυτής της συνάντησης είναι να [συζητήσουμε/παρουσιάσουμε/καταιγίδα ιδεών] [Θέμα].
Παρακαλώ κάντε κλικ στο κουμπί παρακάτω για να επιβεβαιώσετε την παρουσία σας:
[CTA]
Θα στείλουμε ένα email παρακολούθησης με τα πρακτικά της συνάντησης και τα επόμενα βήματα σύντομα.
Ανυπομονώ να σας δω τότε.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Παρακαλώ συμμετάσχετε στη συνάντηση Zoom της ομάδας μας: [Θέμα]
Γεια σας [όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά.
Η συνάντηση Zoom της ομάδας μας αυτή την εβδομάδα θα είναι στις [Ημερομηνία] στις [Ώρα] και η εστίαση θα είναι στο [Θέμα].
Παρακαλώ συμμετάσχετε στη συνάντηση κάνοντας κλικ σε αυτό τον σύνδεσμο: [Σύνδεσμος Συνάντησης]
Εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε, παρακαλώ ενημερώστε με και θα σας στείλω τα πρακτικά της συνάντησης αργότερα.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Δεν μπορείτε να έρθετε στη συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο; Συμμετάσχετε σε εμάς διαδικτυακά!
Γεία σας [όνομα],
Δυστυχώς, λόγω της τρέχουσας κατάστασης με [Covid-19/τον καιρό/διακοπές μεταφορών/κ.λπ.], δεν θα μπορούμε να έχουμε τη συνήθη συνάντησή μας πρόσωπο με πρόσωπο στις [Ημερομηνία].
Ωστόσο, θα εξακολουθούμε να διεξάγουμε τη συνάντηση μέσω Zoom – παρακαλώ κάντε κλικ στον σύνδεσμο παρακάτω για να συμμετάσχετε:
[Σύνδεσμος Συνάντησης]
Ελπίζω να σας δω εκεί,
Με τις καλύτερες ευχές, [Το όνομά σας]
Αλλαγή σχεδίων – ας συναντηθούμε στο Zoom αντ’ αυτού
Αγαπητέ [όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά.
Δυστυχώς, δεν θα μπορώ να παρευρεθώ στη συνάντηση στις [Ημερομηνία] όπως σχεδιάστηκε. Ωστόσο, θα είμαι ακόμα διαθέσιμος να συναντηθώ μέσω Zoom.
Εάν αυτό θα σας ταίριαζε, παρακαλώ ενημερώστε με και θα σας στείλω τον σύνδεσμο της συνάντησης Zoom σύντομα.
Με φιλικούς χαιρετισμούς, [Το όνομά σας]
Πρότυπο Email Συνάντησης Ομάδας
Θα σας δω στο Zoom
Γεία σας ομάδα,
Φιλοξενώ μια συνάντηση Zoom στις [Ημερομηνία] στις [Ώρα]. Ο σκοπός αυτής της συνάντησης είναι να συναντηθούμε σχετικά με αυτό που έχει δουλέψει ο καθένας και να δούμε εάν υπάρχουν εμπόδια που πρέπει να αντιμετωπιστούν.
Παρακαλώ κάντε κλικ στον σύνδεσμο παρακάτω για να συμμετάσχετε την ημέρα.
[Σύνδεσμος Συνάντησης]
Ο κωδικός πρόσβασης είναι: [Κωδικός Πρόσβασης]
Θα σας δω όλους τότε.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Πρότυπο Email Πρόσκλησης Εκδήλωσης Δικτύωσης
Συμμετάσχετε στο ευχάριστό μας ώρα Zoom
Γεία σας [Όνομα],
Ως συνάδελφος [επαγγελματία του κλάδου/επιχειρηματία/ιδιοκτήτη επιχείρησης], είμαι ενθουσιασμένος να σας προσκαλέσω να συμμετάσχετε σε μια εκδήλωση δικτύωσης Zoom στις [Ημερομηνία] στις [Ώρα]. Αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να συνδεθείτε με άλλα άτομα με παρόμοιες απόψεις και να επεκτείνετε το επαγγελματικό σας δίκτυο.
Κάντε κλικ παρακάτω για να συμμετάσχετε στη συνάντηση εκείνη την ώρα:
[Σύνδεσμος Συνάντησης]
Θα σας δω τότε!
Με τις καλύτερες ευχές, [Το όνομά σας]
Πρότυπα Email Υπενθύμισης Συνάντησης
Ώρα για Zoom!
Γεία σας [όνομα],
Ελπίζω να έχετε μια υπέροχη ημέρα. Ήθελα απλώς να σας υπενθυμίσω τη συνάντηση Zoom μας αργότερα αυτό το [πρωί/απόγευμα] στις [Ώρα].
Θα συζητούμε [Θέμα] για περίπου [Διάρκεια] και νομίζω ότι θα το βρείτε ενδιαφέρον.
Παρακαλώ κάντε κλικ στο κουμπί παρακάτω για να συμμετάσχετε στη συνάντηση:
[Σύνδεσμος Συνάντησης]
Ανυπομονώ να σας δω σύντομα, [Το όνομά σας]
Υπενθύμιση συνάντησης Zoom: [Θέμα]
Γεία σας [όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά.
Αυτή είναι απλώς μια γρήγορη υπενθύμιση ότι η συνάντηση Zoom μας λαμβάνει χώρα σήμερα στις [Ώρα]
Υπενθύμιση: Συμμετάσχετε στην κλήση Zoom μας για να συζητήσουμε [Θέμα]
Αγαπητέ [Όνομα],
Η προγραμματισμένη συνάντησή μας σχετικά με [Θέμα] λαμβάνει χώρα [σήμερα/αύριο/κ.λπ.] στις [Ώρα].
Εάν έχετε ήδη επιβεβαιώσει την παρουσία σας, ανυπομονούμε να σας δούμε τότε. Εάν όχι, μπορείτε ακόμα να συμμετάσχετε στη συνάντηση συμφωνώντας να συμμετάσχετε τώρα χρησιμοποιώντας το κουμπί παρακάτω:
[CTA]
Ο σύνδεσμος για να συμμετάσχετε στη συνάντηση παρακάτω θα ενεργοποιηθεί [15 λεπτά/30 λεπτά/1 ώρα/κ.λπ.] πριν από την προγραμματισμένη ώρα έναρξης.
[Σύνδεσμος Συνάντησης]
Θα σας δω σύντομα, [Το όνομά σας]
Υπενθύμιση ιστοσεμιναρίου: [Θέμα]
Γεία σας [Όνομα],
Ευχαριστώ που εγγραφήκατε στο ιστοσεμινάριό μας σχετικά με [Θέμα]. Σε περίπτωση που ξεχάσατε, λαμβάνει χώρα αργότερα σήμερα στις [Ώρα].
Ελπίζω να σας δω εκεί, [Το όνομά σας]
Καλές πρακτικές email πρόσκλησης συνάντησης Zoom
- Κάντε το δικό σας – Τα email προσκλήσεων Zoom θα πρέπει να προσαρμοστούν με την επωνυμία, τα χρώματα και τις εικόνες σας για να παραμείνουν σύμφωνα με τον τόνο της επιχείρησής σας.
- Στείλτε το – μπορείτε να το κάνετε αυτό απευθείας από το Zoom ή να χρησιμοποιήσετε άλλη υπηρεσία email όπως Gmail ή Mailchimp.
- Συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες – οι συμμετέχοντες σας πρέπει να γνωρίζουν τον σύνδεσμο, τον κωδικό πρόσβασης, την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης.
- Ελέγξτε για τυχόν σφάλματα – ελέγξτε το email σας για τυχόν τυπογραφικά σφάλματα ή σφάλματα πριν το στείλετε.
- Προσθέστε ένα CTA – συμπεριλάβετε κλήσεις δράσης στα email προσκλήσεων συνάντησης Zoom ώστε οι συμμετέχοντες σας να γνωρίζουν τι θέλετε να κάνουν. Για παράδειγμα, ‘κάντε κλικ στον σύνδεσμο για να συμμετάσχετε στη συνάντηση Zoom".
- Δώστε μια υπενθύμιση – στείλτε ένα άλλο email ένα ή δύο ημέρες πριν από τη συνάντηση Zoom και 15 λεπτά έως λίγες ώρες πριν για να βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι ακόμα σε τροχιά για να παρευρεθούν.
Περίληψη
Το Zoom είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να συνδεθείτε με ανθρώπους από όλο τον κόσμο μέσω βιντεοκλήσης, ωστόσο το δυναμικό αυτής της πλατφόρμας θα σπαταληθεί εάν αγωνίζεστε να κάνετε τους ανθρώπους να παρευρεθούν στις διαδικτυακές συνάντησές σας. Για αυτό, πρέπει να στείλετε αποτελεσματικές επιστολές πρόσκλησης στους πιθανούς συμμετέχοντες της συνάντησης.
Η χρήση ενός επαγγελματικά σχεδιασμένου προτύπου email θα βοηθήσει το μήνυμά σας να προσελκύσει προσκεκλημένους να συμμετάσχουν στη διαδικτυακή συνάντησή σας και να τους κάνει να επιβεβαιώσουν την παρουσία τους (ή όχι).
Είτε είστε νέοι στο Zoom είτε έμπειρος επαγγελματίας, η χρήση του σωστού προτύπου email είναι ο καλύτερος τρόπος για να αυξήσετε τα ποσοστά παρουσίας. Με λίγη προσαρμογή, θα είστε έτοιμοι να στείλετε ένα μήνυμα που περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τους παραλήπτες να παρευρεθούν στη προσεχή συνάντησή σας.
