Αυξήστε το ποσοστό απάντησης με ένα ευγενικό email παρακολούθησης. Μάθετε να δημιουργείτε αποτελεσματικές γραμμές θέματος και emails με συμβουλές, παραδείγματα και πρότυπα για διάφορα σενάρια όπως αιτήσεις εργασίας και συναντήσεις. Αποφύγετε κοινά λάθη και βελτιώστε την επικοινωνία.
Εάν έχετε ποτέ προσπαθήσει να επικοινωνήσετε με μια συγκεκριμένη εταιρεία και δεν λάβατε απάντηση, τότε πιθανώς γνωρίζετε την απογοήτευση του να αναρωτιέστε εάν ο προορισμένος παραλήπτης έλαβε το μήνυμά σας. Μπορεί να είναι δελεαστικό να παραιτηθείτε μετά από μερικές προσπάθειες, αλλά γνωρίζατε ότι ένα ευγενικό email παρακολούθησης μπορεί μερικές φορές να περάσει;
Σήμερα θα συζητήσουμε μερικές συμβουλές για τη σύνταξη αποτελεσματικών μηνυμάτων παρακολούθησης μετά από απουσία απάντησης και θα παρέχουμε κάποια πρότυπα emails που μπορείτε να προσαρμόσετε στις δικές σας ανάγκες.
Είναι πάντα καλή ιδέα να κάνετε παρακολούθηση αφού έχετε επικοινωνήσει με κάποιον μέσω email και δεν έχετε λάβει απάντηση. Η απουσία απάντησης θα μπορούσε να σημαίνει ότι ο παραλήπτης δεν ενδιαφέρεται, ή θα μπορούσε να σημαίνει ότι είναι απλώς απασχολημένος ή έχει εκατοντάδες emails και δεν είχε την ευκαιρία να δει το δικό σας ακόμα.
Κάνοντας παρακολούθηση, μπορείτε να τους υπενθυμίσετε ότι εξακολουθείτε να θέλετε να ασχοληθείτε με το θέμα του πρώτου σας email. Θα τους δώσετε επίσης την ευκαιρία να σας πουν εάν δεν ενδιαφέρονται. Επιπλέον, μπορεί να ξυπνήσει τη μνήμη του παραλήπτη και να τον κάνει να απαντήσει τελικά στο μήνυμά σας. Ποτέ δεν ξέρετε, ίσως να ήταν έξω από την πόλη ή απασχολημένος με άλλα έργα και απλώς έχασε το email σας.
Η γραμμή θέματος του email σας θα πρέπει να είναι σαφής και συνοπτική. Κάτι σαν, “Παρακολούθηση του προηγούμενου email μου σχετικά με [θέμα]” ή “Έλεγχος σχετικά με [θέμα]”. Θέλετε να κάνετε εύκολο για τον παραλήπτη να δει τι αφορά το email σας, ώστε να μπορεί να αποφασίσει εάν θα το ανοίξει ή όχι.
Η προσθήκη “χωρίς απάντηση” στον τίτλό σας είναι πιθανώς όχι η καλύτερη ιδέα καθώς μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να νιώσει ότι του επισημαίνεται κάτι. Ποτέ δεν ξέρετε ποιος είναι ο λόγος της απουσίας απάντησης, επομένως είναι καλύτερο να το κρατήσετε απλό γιατί διαφορετικά μπορεί να φαίνεστε επιθετικοί.
Πρώτον, μην το πάρετε προσωπικά εάν δεν λάβετε απάντηση σε ένα email. Θα μπορούσε να είναι ότι ο παραλήπτης είναι απασχολημένος ή απλώς δεν είδε το μήνυμά σας.
Αυτό είπε, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε τις πιθανότητες ο παραλήπτης να απαντήσει στο email παρακολούθησης σας. Πρώτον, βεβαιωθείτε ότι το αρχικό σας μήνυμα ήταν σαφές και συνοπτικό. Εάν δεν ήταν, το email παρακολούθησης σας θα πρέπει να είναι ακόμα περισσότερο. Φτάστε στο σημείο γρήγορα και εξηγήστε γιατί γράφετε ξανά.
Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το γιατί είστε ενθουσιασμένοι να κάνετε επιχειρήσεις και υπενθυμίστε στον παραλήπτη την κύρια εμπειρία σας
Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς το διαδικτυακό σας χαρτοφυλάκιο ή ιστότοπο ακόμα και αν το έχετε κάνει πριν. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε μερικές μεθόδους επικοινωνίας ώστε να είναι εύκολο για αυτούς να επικοινωνήσουν.
Τέλος, τερματίστε το μήνυμα email σας με ένα κάλεσμα δράσης. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν “Θα κάνω παρακολούθηση ξανά σε μια εβδομάδα, στο μεταξύ, παρακαλώ μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν έχετε ερωτήσεις”. Αυτό δείχνει ότι εξακολουθείτε να ενδιαφέρεστε για το θέμα και είστε διατεθειμένοι να συνεχίσετε την παρακολούθηση, χωρίς να είστε πολύ επιθετικοί.
Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτό το μήνυμα ως αυτοματοποιημένη απάντηση email, ωστόσο, μην ξεχάσετε να το προσωποποιήσετε και να το προσαρμόσετε στον συγκεκριμένο πελάτη σας.
Γεια σας [Όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά. Σας έστειλα ένα email πριν από μερικές ημέρες και δεν έχω ακούσει τίποτα, οπότε απλώς ήθελα να ελέγξω για να δω εάν λάβατε το μήνυμά μου. Ενημερώστε με εάν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω για να βοηθήσω.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεια σας
Ελπίζω να είστε καλά. Απλώς ήθελα να ελέγξω και να δω εάν ίσως έχετε κάποια ενημέρωση μετά τη συζήτησή μας; Είμαι απλώς περίεργος να μάθω τι συμβαίνει.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Καλημέρα,
Σας έστειλα ένα email σχετικά με [θέμα] στις [ημερομηνία] και δεν έχω ακούσει τίποτα ακόμα. Απλώς ήθελα να ελέγξω και να δω εάν υπήρχε κάποια ενημέρωση για συζήτηση;
Εξακολουθώ να ενδιαφέρομαι πολύ για να κάνω επιχειρήσεις και θα ήθελα να μιλήσω μαζί σας περισσότερο γι’ αυτό.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεια σας,
Το όνομά μου είναι [Το όνομά σας] και ενδιαφέρομαι να κάνω επιχειρήσεις μαζί σας.
Σας έστειλα ένα email πριν από [X] εβδομάδες αλλά δεν έχω ακούσει τίποτα, οπότε απλώς ήθελα να ελέγξω και να δω εάν έχετε ενημέρωση σχετικά με την πρόταση μου;
Θα ήθελα να μιλήσω μαζί σας περισσότερο γι’ αυτό.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεια σας,
Αναρωτιέμαι εάν ίσως έχετε ενημέρωση σχετικά με [θέμα];
Σας έστειλα ένα email [X ημέρες/εβδομάδες] πριν και δεν έχω ακούσει τίποτα ακόμα, οπότε απλώς ήθελα να ελέγξω.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεια σας [Όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά. Είμαι [το όνομά σας] και σας στέλνω email για να κάνω παρακολούθηση της συζήτησής μας σχετικά με [θέμα].
Επικοινώνησα μαζί σας πριν από [X] ημέρες και αναρωτιόμουν εάν ίσως έχετε ενημέρωση ακόμα;
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεία σας [Όνομα],
Απλώς γράφω για να κάνω παρακολούθηση σχετικά με [θέμα]. Μιλήσαμε πριν από μερικές εβδομάδες, οπότε ήθελα να ελέγξω εάν ίσως υπάρχει κάποια ενημέρωση;
Είμαι πολύ ενθουσιασμένος για την ευκαιρία να κάνω επιχειρήσεις μαζί σας και θα ήθελα να μιλήσω μαζί σας περισσότερο γι’ αυτό.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεία σας [Όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά. Γράφω για να κάνω παρακολούθηση σχετικά με τη συνεργασία με την εταιρεία σας. Επικοινώνησα μαζί σας στις [ημερομηνία] και δεν έχω λάβει απάντηση ακόμα.
Θα εκτιμούσα πολύ εάν μπορούσατε να με ενημερώσετε για την κατάσταση της συμφωνίας μας ή εάν αποφασίσατε να συνεργαστείτε με κάποιον άλλο. Είμαι σίγουρος ότι έχω την εμπειρία και τη γνώση για να συνεργαστώ καλά μαζί σας και θα ήθελα να έχω την ευκαιρία να μιλήσω μαζί σας γι’ αυτό περισσότερο.
Ευχαριστώ για το χρόνο σας, [Το όνομά σας]
Γεία σας [Όνομα],
Απλώς γράφω για να κάνω παρακολούθηση της προηγούμενης επικοινωνίας μου με την εταιρεία σας. Έστειλα email στις [ημερομηνία] και δεν έχω λάβει απάντηση ακόμα.
Θα εκτιμούσα μια ενημέρωση σχετικά με [θέμα] ή ενημερώστε με εάν είστε πολύ απασχολημένοι αυτή τη στιγμή. Πιστεύω ότι θα μπορούσαμε να κάνουμε υπέροχα πράγματα μαζί και θα μπορούσαμε να έχουμε μια υπέροχη συζήτηση γι’ αυτό εάν ενδιαφέρεστε.
Ευχαριστώ για το χρόνο σας, [Το όνομά σας]
Καλημέρα,
Απλώς ήθελα να κάνω παρακολούθηση του προηγούμενου email μου και να σας ευχαριστήσω ξανά για το χρόνο που αφιερώσατε για να το διαβάσετε. Δεν έχω ακούσει τίποτα από εσάς ακόμα και απλώς ήθελα να βεβαιωθώ ότι το λάβατε.
Ευχαριστώ για το χρόνο και την εξέταση σας, [Το όνομά σας]
Γεία σας,
Ελπίζω να μην σας ενοχλώ που σας στέλνω email. Απλώς ήθελα να ελέγξω εάν υπήρχε κάποια ενημέρωση σχετικά με τη συζήτησή μας σχετικά με [θέμα];
Έχουν περάσει μερικές εβδομάδες από τότε που επικοινώνησα μαζί σας, οπότε απλώς ήθελα να βεβαιωθώ ότι το μήνυμά μου λήφθηκε και ότι είχατε την ευκαιρία να το διαβάσετε.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεία σας [Όνομα],
Απλώς γράφω για να κάνω παρακολούθηση της συζήτησής μας σχετικά με τη συνεργασία με την εταιρεία σας. Έστειλα email στις [ημερομηνία] και δεν έχω λάβει απάντηση ακόμα.
Καταλαβαίνω ότι ίσως λαμβάνετε πολλά μηνύματα αλλά απλώς ήθελα να βεβαιωθώ ότι το δικό μου λήφθηκε και να ελέγξω εάν είχατε την ευκαιρία να το διαβάσετε.
Ευχαριστώ για το χρόνο σας, [Το όνομά σας]
Γεία σας [Όνομα],
Απλώς γράφω για να κάνω παρακολούθηση της τελευταίας επικοινωνίας μου με την εταιρεία σας. Σας έγραψα μέσω email στις [ημερομηνία] και δεν έχω λάβει απάντηση ακόμα.
Υπάρχει εκτιμώμενος χρόνος για το πότε ίσως θα λάβατε απόφαση, ή έχει ήδη ληφθεί; Θα εκτιμούσα οποιαδήποτε ενημέρωση σχετικά με την κατάσταση της συμφωνίας μας.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Μην είστε πολύ επιθετικοί ή διαφορετικά θα φαίνεστε απεγνωσμένοι. Αυτή είναι μια λεπτή γραμμή για να περπατήσετε, αλλά σφάλτε προς την πλευρά της προσοχής και αποφύγετε να ακούγεστε σαν να απαιτείτε απάντηση από αυτούς. Δεν υπάρχει λόγος να ικετεύσετε για απάντηση.
Παράδειγμα αυτού που ΔΕΝ θα πρέπει να κάνετε:
“Έχουν περάσει δύο εβδομάδες και εξακολουθώ να μην έχω ακούσει τίποτα από εσάς. Απλώς αναρωτιέμαι εάν λάβατε το email μου;”
Αυτό ακούγεται λίγο απαιτητικό και θα μπορούσε να φαίνεται αγενές. Ένας καλύτερος τρόπος να το διατυπώσετε θα ήταν:
“Ελπίζω να μην σας ενοχλώ που επικοινωνώ ξανά. Απλώς ήθελα να βεβαιωθώ ότι λάβατε το email μου από πριν από μερικές εβδομάδες και να ρωτήσω εάν έχετε ενημέρωση;”
Αυτό είναι πιο ευγενικό και δίνει στον παραλήπτη έναν εύκολο τρόπο εξόδου εάν δεν ενδιαφέρεται.
Όταν κάνετε παρακολούθηση, βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνετε επαρκή ποσότητα λεπτομερειών ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ποιος είστε και για τι μιλάτε. Πρέπει να συμπεριλάβετε το θέμα της συζήτησης και την ημερομηνία της τελευταίας επικοινωνίας σας. Αυτό θα βοηθήσει να ξυπνήσει τη μνήμη τους εάν σας έχουν ξεχάσει.
Πολλά emails δεν συμπεριλαμβάνουν αρκετές πληροφορίες, οπότε το άτομο που το διαβάζει δεν θα έχει ιδέα ποιος είναι ο αποστολέας ή σε ποια παραγγελία επιχειρήσεων αναφέρονται. Η προσθήκη των στοιχείων σας, συνημμένων και οποιωνδήποτε εγγράφων ή του χαρτοφυλακίου σας ξανά θα είναι χρήσιμη για τον παραλήπτη.
Μην στέλνετε πολλά emails παρακολούθησης καθώς αυτό θα ενοχλήσει απλώς τον παραλήπτη. Μία φορά την εβδομάδα είναι αρκετή. Εάν έχετε στείλει πολλά emails και εξακολουθείτε να μην έχετε ακούσει τίποτα, είναι ώρα να παραιτηθείτε. Η αποστολή περισσότερων από ενός email παρακολούθησης είναι εντάξει, αλλά αφήστε αρκετό χρόνο μεταξύ του καθενός ώστε να μην φαίνεστε απεγνωσμένοι.
Τέλος, μπορείτε να δοκιμάσετε να κάνετε παρακολούθηση με ένα τηλεφώνημα. Μπορεί να φαίνεται παλιομοδίτικο, αλλά μερικές φορές είναι ο καλύτερος τρόπος για να επικοινωνήσετε με κάποιον εάν δεν λάβετε απάντηση. Απλώς βεβαιωθείτε ότι δεν καλείτε αμέσως μετά την αποστολή ενός email – αυτό θα ήταν πολύ.
Όταν επικοινωνείτε με κάποιον, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση. Θα ήταν κρίμα να βάλετε όλη αυτή την προσπάθεια στη σύνταξη ενός ευγενικού email παρακολούθησης μόνο για να πάει στο λάθος άτομο. Κάντε την έρευνά σας και ελέγξτε διπλά ότι έχετε τα σωστά στοιχεία επικοινωνίας πριν πατήσετε αποστολή.
Εάν δεν είστε εντελώς σίγουροι σε ποιον να στείλετε το μήνυμά σας, μπορείτε να CC ή BCC κάποιον άλλο στο email παρακολούθησης σας. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένας κοινός φίλος ή συνάδελφος που ίσως να μπορεί να ωθήσει το άτομο που σας στέλνετε email να απαντήσει. Κάντε αυτό μόνο ως τελευταία λύση, ωστόσο.
Είναι σημαντικό να είστε ευγενικοί όταν στέλνετε email σε κάποιον. Δεν θέλετε να φαίνεστε αγενείς ή απαιτητικοί. Να είστε ευγενικοί και σεβαστικοί, ακόμα και αν νιώθετε απογοήτευση για την απουσία απάντησης.
Ένα απλό “παρακαλώ” ή “ευχαριστώ” μπορεί να κάνει πολλά για να κάνει το email σας πιο ευγενικό και επαγγελματικό. Ίσως υπάρχουν πολλοί λόγοι γιατί δεν έχετε λάβει απάντηση ακόμα και είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ο παραλήπτης ίσως να είναι απασχολημένος.
Η παρακολούθηση μετά την αποστολή ενός email είναι ένας καλός τρόπος να δείξετε ότι ενδιαφέρεστε για το θέμα που επικοινωνήσατε πρώτα και να υπενθυμίσετε στον παραλήπτη την επιχείρησή σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο και γνωρίζετε τι πρέπει να αποφύγετε πριν ξεκινήσετε να στέλνετε email σε ανθρώπους. Όταν γίνεται σωστά, ένα email παρακολούθησης μπορεί να σας βοηθήσει να κλείσετε τη συμφωνία.
Κατά τη σύνταξη ενός email παρακολούθησης μετά από απουσία απάντησης, να είστε φιλικοί και ευγενικοί. Υπενθυμίστε στον παραλήπτη το προηγούμενο email και εκφράστε το συνεχιζόμενο ενδιαφέρον σας. Μπορείτε να τους ρωτήσετε εάν έχουν πρόσθετες ερωτήσεις ή ανησυχίες και να προσφέρετε βοήθεια. Βεβαιωθείτε ότι το κρατάτε σύντομο και αποφύγετε να είστε πολύ επιθετικοί.
Τα emails παρακολούθησης χρησιμεύουν για να υπενθυμίσουν, να ερευνήσουν ή να επαναλάβουν μηνύματα, η αποτελεσματικότητά τους συχνά συνδέεται με συντομία, γρήγορη κατανόηση και περιεχόμενο που κινείται από σκοπό. Το πλαίσιο, η σχέση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη, και η φύση των πληροφοριών καθορίζουν επίσης το μήκος. Ενώ τα σύντομα emails ταιριάζουν σε υπενθυμίσεις ή σύντομες ενημερώσεις, τα μεγαλύτερα είναι απαραίτητα για την παροχή λεπτομερούς πλαισίου. Το ιδανικό μήκος email παρακολούθησης είναι επομένως εξαρτώμενο από το πλαίσιο και τη σχέση.
Το LiveAgent είναι το πιο αξιολογημένο και #1 helpdesk software για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Δοκιμάστε το σήμερα με τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.
Μάθετε πώς να γράφετε αποτελεσματικά email παρακολούθησης μετά από αιτήσεις εργασίας με πρότυπα και συμβουλές. Ένα email παρακολούθησης δείχνει ενδιαφέρον και π...
Ανακαλύψτε αποτελεσματικά πρότυπα email παρακολούθησης για επικοινωνία μετά τη συνέντευξη. Ενισχύστε το επαγγελματισμό με προσαρμοσμένα μηνύματα για αναζητούντε...
Μάθετε να δημιουργείτε επαγγελματικά email παρακολούθησης συναντήσεων με τα πρότυπα του LiveAgent. Ανακεφαλαιώστε βασικές αποφάσεις, εκφράστε ευγνωμοσύνη και σκ...
Γίνετε μέλος της κοινότητάς μας με ευχαριστημένους πελάτες και προσφέρετε εξαιρετική υποστήριξη με το LiveAgent.
