Ανακαλύψτε αποτελεσματικά πρότυπα email παρακολούθησης για να μετατρέψετε τους δυνητικούς πελάτες σε πληρώνοντες πελάτες. Μάθετε τη σημασία των παρακολουθήσεων, τη δημιουργία γραμμών θέματος και τις καλές πρακτικές. Αποκτήστε πρόσβαση σε δωρεάν πρότυπα για να βελτιώσετε τη στρατηγική email σας και να βελτιώσετε τα αποτελέσματα επικοινωνίας.
Ψάχνετε για το σωστό πρότυπο email παρακολούθησης; Τα που χρησιμοποιούσατε μέχρι τώρα δεν κάνουν τη δουλειά ή ίσως δεν έχετε χρησιμοποιήσει κανένα ακόμα; Αν ναι, τότε έχετε προσγειωθεί στο σωστό μέρος – θα σας δείξουμε ευγενικά email παρακολούθησης που σίγουρα θα φέρουν αποτελέσματα.
Μια καλά διατυπωμένη ακολουθία email παρακολούθησης μπορεί να βοηθήσει να κλείσετε τη συμφωνία και να μετατρέψετε τους δυνητικούς πελάτες σε πληρώνοντες πελάτες. Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι ένα αποτελεσματικό email παρακολούθησης είναι σημαντικό, αλλά υπάρχουν ακόμα πολλοί άνθρωποι που δεν τα στέλνουν. Γιατί είναι αυτό;
Μερικές φορές οι άνθρωποι φοβούνται ότι φαίνονται ‘επιθετικοί’ ή νομίζουν ότι το προϊόν ή η υπηρεσία τους θα πωληθεί από μόνη της. Η αλήθεια είναι, οι περισσότεροι άνθρωποι χρειάζονται μια μικρή ώθηση για να τους υπενθυμίσουν ότι είστε εκεί και ότι μπορείτε να λύσετε το πρόβλημά τους.
Τα email παρακολούθησης είναι χρήσιμα ως υπενθύμιση. Δείχνουν ότι ενδιαφέρεστε να παραμείνετε σε επαφή με το άτομο που στέλνετε email, καθώς και ότι εκτιμάτε τον χρόνο και τη γνώμη τους. Η παρακολούθηση δείχνει επίσης ότι είστε οργανωμένοι και ικανοί να παρακολουθείτε σημαντικές λεπτομέρειες. Επίσης, η χρήση ενός προτύπου κυκλοφορίας προϊόντος διασφαλίζει ότι τα μηνύματά σας είναι συνεπή και καλύπτουν όλες τις απαραίτητες πτυχές της κυκλοφορίας προϊόντος.
Ένα καλά διατυπωμένο email παρακολούθησης είναι μερικές φορές όλο όσο χρειάζεται για να κλείσετε μια συμφωνία που δουλεύετε για εβδομάδες. Έτσι αν δεν στέλνετε ήδη email παρακολούθησης, τώρα είναι η ώρα να ξεκινήσετε. Επίσης, ένα ισχυρό παράδειγμα email προώθησης μπορεί να εμπνεύσει τις δικές σας καμπάνιες email, δείχνοντας πώς να δημιουργήσετε ένα συναρπαστικό μήνυμα που προκαλεί δράση.
Όταν στέλνετε email σε κάποιον μετά τη συνάντηση του, ένας καλός κανόνας είναι να συμπεριλάβετε το όνομα του συμβάντος ή της περίστασης όπου συναντηθήκατε στη γραμμή θέματος του email. Για παράδειγμα, ‘Ήταν υπέροχο να σας γνωρίσω στο [όνομα συνδιάσκεψης]". Αυτό βοηθάει να ξυπνήσει τη μνήμη του παραλήπτη και ξεκινάει τη συνομιλία με φιλικό τόνο.
Σε email προς πιθανούς πελάτες που ενδέχεται να ενδιαφέρονται για την επίδειξη του προϊόντος σας ή την υπηρεσία, βεβαιωθείτε ότι συμπεριλάβετε μια σχετική λέξη-κλειδί στη γραμμή θέματος του email. Για παράδειγμα, ‘Ενδιαφέρεστε ακόμα για [προϊόν/υπηρεσία];’
Μην γράψετε πολλά στη γραμμή θέματος του email αν δεν είστε σίγουροι τι να πείτε. Ο στόχος είναι να κάνετε εύκολο για τον παραλήπτη να γνωρίζει τι αφορά το email ώστε να μπορεί να αποφασίσει γρήγορα αν θα το ανοίξει ή όχι.
Ακολουθούν μερικές καλές πρακτικές που πρέπει να έχετε κατά νου όταν γράφετε ένα email παρακολούθησης:
Αυτό που είπα, είναι σημαντικό να βρείτε τη σωστή ισορροπία με ένα ευγενικό email παρακολούθησης. Δεν θέλετε να φαίνεστε επιθετικοί ή υπερβολικά συνδεδεμένοι, αλλά δεν θέλετε επίσης να φαίνεστε σαν να δεν ενδιαφέρεστε να παρακολουθήσετε καθόλου. Το κλειδί είναι να βρείτε ένα μέσο δρόμο μεταξύ του σεβασμού του χρόνου του ατόμου και της δείξης ότι σας ενδιαφέρει να παραμείνετε σε επαφή.
Γεια σας [όνομα],
Ήταν υπέροχο να σας γνωρίσω χθες και να ακούσω περισσότερα για το έργο σας. Απλώς παρακολουθώ για να δω αν ενδιαφέρεστε ακόμα για [προϊόν/υπηρεσία]; Νομίζω ότι θα μπορούσε να είναι μια εξαιρετική επιλογή για αυτό που ψάχνετε.
Αν ενδιαφέρεστε, θα ήμουν χαρούμενος να ορίσω μια ώρα για να μιλήσουμε ώστε να μπορέσουμε να αναλύσουμε τις λεπτομέρειες. Ενημερώστε με αν αυτό σας κάνει ή αν έχετε άλλες ερωτήσεις.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεια σας [όνομα],
Ήταν υπέροχο να σας γνωρίσω χθες στο [περιστάσεις της συνάντησης] και να έχω την ευκαιρία να μάθω περισσότερα για την εταιρεία σας. Ήθελα να παρακολουθήσω και να δω αν ενδιαφέρεστε ακόμα να δουλέψετε μαζί μας;
Νομίζω ότι θα μπορούσαμε να είμαστε μια εξαιρετική αντιστοιχία ο ένας για τον άλλον και είμαι σίγουρος ότι θα μπορούσαμε να σας βοηθήσουμε να επιτύχετε τους στόχους σας.
Αν συμφωνείτε, θα ήθελα να ορίσω μια ημερομηνία για να μιλήσουμε ώστε να μπορέσουμε να συζητήσουμε τα επόμενα βήματα. Ενημερώστε με αν είστε ανοιχτοί γι ‘αυτό ή αν έχετε άλλες ερωτήσεις – είμαι όλα αφτιά.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Καλημέρα [όνομα],
Ήταν τόσο υπέροχο να σας δω χθες στο τηλέφωνο. Ήθελα να παρακολουθήσω γρήγορα για να ελέγξω αν μπορείτε ακόμα να συναντηθείτε για καφέ την επόμενη εβδομάδα την Τρίτη στις 11 π.μ.;
Θα είμαι στην περιοχή και νομίζω ότι θα ήταν μια τέλεια ευκαιρία να μιλήσουμε περισσότερο για αυτό που δουλεύετε. Ενημερώστε με αν αυτή η ώρα σας κάνει ή αν υπάρχει κάτι άλλο που μπορώ να κάνω.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
[Όνομα],
Ήταν υπέροχο να μιλήσω μαζί σας για [θέμα συνομιλίας] χθες. Ήθελα να παρακολουθήσω και να δω αν είχατε περισσότερες ερωτήσεις ή αν υπάρχει κάτι άλλο που μπορώ να κάνω;
Θα ήμουν χαρούμενος να βοηθήσω με κάθε δυνατό τρόπο, οπότε παρακαλώ ενημερώστε με αν υπάρχει κάτι που χρειάζεστε.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεια σας [όνομα],
Ήταν υπέροχο να σας γνωρίσω στο [εκδήλωση] την άλλη ημέρα. Ήθελα να σας ζητήσω και να δω αν ενδιαφέρεστε ακόμα να μάθετε περισσότερα για [θέμα συνομιλίας].
Κατά τη γνώμη μου, [λόγος για τον οποίο το προϊόν/η υπηρεσία θα ήταν ωφέλιμη γι ‘αυτούς] και νομίζω ότι θα παίρνατε πολλά από αυτό.
Θα ήμουν χαρούμενος να παρέχω περισσότερες πληροφορίες ή να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ενδέχεται να έχετε.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεια σας [όνομα],
Ήθελα να παρακολουθήσω μαζί σας σχετικά με την επόμενη συνάντησή μας. Με βάση αυτό που συζητήσαμε, φαίνεται ότι ενδιαφέρεστε για [συγκεκριμένο προϊόν/υπηρεσία].
Απλώς ήθελα να ελέγξω αν αυτό ισχύει ακόμα ή αν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις; Ποια θα ήταν μια καλή ώρα για να συναντηθούμε για καφέ ή μεσημέρι;
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεια σας [όνομα],
Ήθελα να σας ζητήσω και να πω ότι ήταν υπέροχο να σας γνωρίσω στο [συνδιάσκεψη] την περασμένη εβδομάδα. Ακούγεται ότι και οι δυο δουλεύουμε σε παρόμοια πράγματα και νομίζω ότι θα ήταν ωφέλιμο να παραμείνουμε σε επαφή.
Θα ενδιαφέρεστε να πάρετε καφέ ή μεσημέρι κάποια στιγμή ώστε να μπορέσουμε να μιλήσουμε περισσότερο; Ενημερώστε με αν αυτό σας κάνει ή αν έχετε άλλες ερωτήσεις.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεια σας [όνομα],
Απλώς ήθελα να ελέγξω αν λάβατε τα υλικά που έστειλα την περασμένη εβδομάδα; Συμπεριέλαβα ένα αντίγραφο της παρουσίασής μου καθώς και του άρθρου που συζητήσαμε.
Αν έχετε ερωτήσεις ή χρειάζεστε κάτι άλλο, παρακαλώ ενημερώστε με.
Φιλικούς χαιρετισμούς, [Το όνομά σας]
Γεια σας [όνομα],
Ελπίζω να περνάτε καλά! Απλώς ήθελα να σας δώσω μια ενημέρωση για αυτό που συμβαίνει με [έργο].
Έχουμε κάνει πολλές προόδους και νομίζω ότι είμαστε στη σωστή τροχιά για να επιτύχουμε τον στόχο της επιχείρησής μας. Απλώς ήθελα να σας κρατήσω στο βρόχο και να δω αν είχατε ερωτήσεις ή αν υπάρχει κάτι άλλο που μπορώ να κάνω.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Έχει περάσει καιρός από τότε που μιλήσαμε, αλλά ήθελα να σας ζητήσω και να δω πώς περνάτε.
Ελπίζω ότι περνάτε καλά και τα πράγματα πηγαίνουν καλά για εσάς. Αν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω ή αν χρειάζεστε βοήθεια, παρακαλώ μην διστάσετε να με ενημερώσετε.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεια σας [όνομα],
Ελπίζω ότι περνάτε καλά! Απλώς ήθελα να βεβαιωθώ ότι δεν έχασα την προσοχή σας.
Έχει περάσει λίγο καιρό από τότε που μιλήσαμε και απλώς ήθελα να σας κάνω έλεγχο. Αν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω ή αν χρειάζεστε βοήθεια, παρακαλώ ενημερώστε με.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Ήταν υπέροχο να σας δω την άλλη ημέρα. Ήθελα να σας ζητήσω και να δω αν είστε ελεύθεροι για καφέ ή μεσημέρι κάποια στιγμή ώστε να μπορέσουμε να συναντηθούμε;
Αυτό που νόμισα ότι ίσως ήταν χρήσιμο είναι αν παρέχω περισσότερες πληροφορίες σχετικά με [θέμα συνομιλίας].
Ελπίζω ότι θα το βρείτε ωφέλιμο και θα ήταν μια εξαιρετική ευκαιρία να μιλήσουμε περισσότερο. Ενημερώστε με πώς μπορούμε να το ενσωματώσουμε στο πρόγραμμά σας ή αν έχετε ερωτήσεις.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Καλημέρα [όνομα],
Ελπίζω ότι περνάτε καλά! Έχει περάσει καιρός από τότε που μιλήσαμε και απλώς ήθελα να σας κάνω έλεγχο.
Ακούγεται ότι είστε απασχολημένοι με [συγκεκριμένο έργο] και απλώς ήθελα να μάθω αν υπάρχει κάτι που θα μπορούσα να κάνω για να βοηθήσω.
Ξέρω ότι πιθανώς είστε κατακλυσμένοι, αλλά αν έχετε ένα λεπτό τότε θα ήταν υπέροχο να συναντηθούμε. Ενημερώστε με αν είστε ελεύθεροι ή αν έχετε ερωτήσεις.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Απλώς ήθελα να σας ζητήσω και να πω ότι ανυπομονώ να σας δω σύντομα. Πιστεύω ότι είμαστε στην ίδια σελίδα όσον αφορά [τις υπηρεσίες σας] και πώς μπορούμε να δουλέψουμε μαζί.
Θα είμαι σε επαφή σύντομα με περισσότερες πληροφορίες, αλλά παρακαλώ μην διστάσετε να με ενημερώσετε στο μεταξύ αν έχετε ερωτήσεις.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Μόλις άφησα ένα γρήγορο μήνυμα φωνής που σας ενημερώνει ότι θα είμαι στην πόλη την επόμενη εβδομάδα και θα ήθελα πολύ να συναντηθώ μαζί σας.
Θα είμαι γύρω από Δευτέρα έως Πέμπτη και είμαι ελεύθερος ανά πάσα στιγμή την Τρίτη ή Τετάρτη.
Σας στέλνω ένα email σε περίπτωση που δεν ελέγχετε συχνά τα μηνύματα φωνής σας. Παρακαλώ ενημερώστε με αν υπάρχει μια ώρα που σας κάνει καλύτερα ή αν έχετε ερωτήσεις.
Ανυπομονώ να σας δω σύντομα!
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Ελπίζω ότι όλα πηγαίνουν καλά! Αναρωτιόμουν αν θα ήσασταν διαθέσιμοι για μια τηλεφωνική κλήση την επόμενη εβδομάδα;
Προσπαθώ να προγραμματίσω ένα χρόνο για να συναντηθώ μαζί σας και να δω πώς περνάτε. Ήθελα επίσης να σας ενημερώσω σχετικά με [συγκεκριμένο έργο].
Αν τώρα δεν είναι μια καλή ώρα ή αν δεν είστε διαθέσιμοι, παρακαλώ ενημερώστε με στην πρώτη σας ευκαιρία.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Μερικές φορές, ένα email παρακολούθησης δεν είναι αρκετό. Αν δεν ακούσατε από το άτομο που προσπαθείτε να φτάσετε, ίσως να είναι ώρα να στείλετε ένα δεύτερο email παρακολούθησης.
Κατά τη γραφή ενός δεύτερου email παρακολούθησης, υπάρχουν μερικά πράγματα που θα πρέπει να έχετε κατά νου:
Παρακάτω, μπορείτε να βρείτε μερικά δεύτερα πρότυπα email παρακολούθησης.
Γεία σας [όνομα],
Απλώς ήθελα να σας ζητήσω για την τελευταία φορά. Πρόσφατα σας έστειλα ένα email σχετικά με [συγκεκριμένο έργο] και ενδιαφέρομαι να δω αν ακόμα δουλεύετε σε αυτό.
Ξέρω ότι πιθανώς είστε απασχολημένοι, οπότε θα κρατήσω αυτό σύντομο. Αν δεν δουλεύετε σε αυτό πια ή αν δεν χρειάζεστε βοήθεια, παρακαλώ ενημερώστε με.
Απλώς προσπαθώ να σας ζητήσω και να δω αν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
P.S. Αν δεν δουλεύετε σε αυτό το έργο πια, θα μπορούσατε να με δείξετε στη σωστή κατεύθυνση; Πάντα ψάχνω για νέες ευκαιρίες να βοηθήσω.
Γεία σας [όνομα],
Πρόσφατα σας έστειλα ένα email σχετικά με [συγκεκριμένο έργο] και απλώς αναρωτιόμουν αν είχατε κάποια ενημέρωση γι ‘αυτό;
Σέβομαι τον χρόνο σας και ξέρω ότι πιθανώς είστε απασχολημένοι, οπότε θα κρατήσω αυτό σύντομο.
Απλώς ήθελα να κάνω έλεγχο και να μάθω αν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω. Ενημερώστε με αν χρειάζεστε βοήθεια ή αν υπάρχει καλύτερη ώρα για να τας φτάσω.
Καλύτερα, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Ελπίζω ότι περνάτε καλά! Αυτή είναι απλώς μια γρήγορη παρακολούθηση του προηγούμενου email μου.
Απλώς κάνω έλεγχο για να δω αν υπάρχει κάποια ενημέρωση σχετικά με [συγκεκριμένο έργο]. Ενδιαφέρομαι επίσης να δω αν χρειάζεστε βοήθεια γι ‘αυτό.
Αν τώρα δεν είναι μια καλή ώρα ή αν δεν είστε διαθέσιμοι, παρακαλώ ενημερώστε με στην πρώτη σας ευκαιρία.
Ευχαριστώ για τον χρόνό σας, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Απλώς παρακολουθώ ένα email που έστειλα πριν από λίγες ημέρες.
Αναρωτιόμουν αν είχατε ενημέρωση σχετικά με την πιθανή συνεργασία μας; Ενδιαφέρομαι ακόμα πολύ να δουλέψω μαζί σας σε αυτό.
Παρακαλώ ενημερώστε με αν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω ή αν υπάρχει καλύτερη ώρα για να σας φτάσω.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Γεία σας [όνομα],
Δεν θέλω να σας ενοχλήσω ξανά, αλλά απλώς ήθελα να κάνω έλεγχο μια τελευταία φορά.
Πρόσφατα σας έστειλα ένα email σχετικά με [συγκεκριμένο έργο] και απλώς αναρωτιόμουν αν έχετε κάποια ενημέρωση γι ‘αυτό.
Θα προσπαθήσω να μην σας ενοχλήσω ξανά, αλλά πραγματικά εκτιμώ τη βοήθειά σας σε αυτό.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Ενώ έχουμε ήδη καλύψει τι να πείτε στο δεύτερο email παρακολούθησής σας, υπάρχουν μερικές άλλες καλές πρακτικές που πρέπει να έχετε κατά νου.
Όταν παρακολουθείτε κάποιον, βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες από την προηγούμενη αλληλεπίδρασή σας στο χέρι. Αυτό θα βοηθήσει να ανανεώσει τη μνήμη τους και θα είναι πιο πιθανό να ασχοληθούν σε συνομιλία μαζί σας.
Επιπλέον, η ύπαρξη λεπτομερών πληροφοριών δείχνει ότι είστε επαγγελματικοί, οργανωμένοι και παίρνετε τη δουλειά σας στα σοβαρά. Αυτοί είναι όλοι σημαντικοί παράγοντες στη δημιουργία εμπιστοσύνης αλλά και μεγάλοι δείκτες της δυνητικής συνεργασίας σας.
Όταν δημιουργείτε ένα email παρακολούθησης, βεβαιωθείτε ότι θα κρατήσετε τον τόνο περιστασιακό και χαμηλή πίεση. Κανείς δεν θέλει να νιώσει ότι του κυνηγάνε, και αν πάτε πολύ δυνατά τότε διατρέχετε τον κίνδυνο να απωθήσετε τον παραλήπτη.
Ένας καλός κανόνας είναι να αποφύγετε φράσεις όπως ‘Χρειάζομαι’ ή “Πρέπει να έχω” , καθώς μπορούν να φαίνονται απαιτητικές. Αντίθετα, εστιάστε σε φράσεις όπως “Θα εκτιμούσα” ή “Ενδιαφέρομαι για”.
Αυτή η μικρή αλλαγή στη γλώσσα μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στο πώς λαμβάνεται το email σας.
Ένα πρότυπο email παρακολούθησης μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης για το τι να πείτε σε ένα δεύτερο email παρακολούθησης. Βεβαιωθείτε ότι θα προσωποποιήσετε κάθε email που στέλνετε. Ένας καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αναφέρετε κάτι συγκεκριμένο από τις προηγούμενες αλληλεπιδράσεις σας, το οποίο θα μπορούσε να είναι ό,τι από ένα κοινό ενδιαφέρον έως μια συμβουλή που σας έδωσαν.
Αυτή η προσωποποίηση θα βοηθήσει στον παραλήπτη να νιώσει ότι τιμάται και εκτιμάται, καθιστώντας τον πιο πρόθυμο να ασχοληθεί μαζί σας. Ακόμα κι αν δεν έχετε κάτι συγκεκριμένο να αναφέρετε, ένα απλό ‘Ελπίζω ότι περνάτε καλά’ ή “Απλώς παρακολουθώ την προηγούμενη συνομιλία μας” μπορεί να πάει πολύ μακριά.
Όταν δημιουργείτε ένα email παρακολούθησης, βεβαιωθείτε ότι θα αναφέρετε πόσος χρόνος έχει περάσει από την τελευταία αλληλεπίδρασή σας. Αυτό βοηθάει να ορίσετε προσδοκίες για τον παραλήπτη και δείχνει ότι εκτιμάτε τον χρόνο του.
Περιμένετε τουλάχιστον μερικές ημέρες πριν στείλετε το πρώτο email παρακολούθησης. Για τα επόμενα email, δώστε στους απασχολημένους ακόμα περισσότερο χρόνο να απαντήσουν. Ένας καλός κανόνας είναι να περιμένετε τουλάχιστον μια εβδομάδα πριν από κάθε παρακολούθηση.
Φυσικά, αυτές οι χρονολογίες μπορούν να ποικίλλουν ανάλογα με την κατάσταση. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή ενός χρονικά ευαίσθητου θέματος, μπορείτε να παρακολουθήσετε πιο γρήγορα.
Αν στέλνετε πολλά email παρακολούθησης, μπορεί να είναι χρήσιμο να τα παρακολουθήσετε. Με την παρακολούθηση email, μπορείτε εύκολα να αναφέρετε προηγούμενες συνομιλίες και να γνωρίζετε πότε θα ήταν μια καλή ώρα για να στείλετε το επόμενο μήνυμα παρακολούθησης.
Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό. Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο με όλες τις σχετικές πληροφορίες, να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) ή λογισμικό παρακολούθησης email. Με την παρακολούθηση των email παρακολούθησής σας, μπορείτε να παραμείνετε στην κορυφή των συνομιλιών σας και να δημιουργήσετε καλύτερες σχέσεις με τις επαφές σας.
Η παρακολούθηση σας βοηθάει επίσης να αποφύγετε να παρακολουθήσετε πολύ συχνά καθώς μπορεί να φαίνεται επιθετική.
Όταν παρακολουθείτε κάποιον, βεβαιωθείτε ότι θα συμπεριλάβετε προστιθέμενη αξία. Αυτό θα μπορούσε να είναι ό,τι από ένα άρθρο που νομίζετε ότι θα του άρεσε έως μια νέα κυκλοφορία προϊόντος που είναι σχετική με την αλληλεπίδρασή σας ή το ενδιαφέρον του.
Με αυτόν τον τρόπο, όχι μόνο δείχνετε ότι σκέφτεστε τον παραλήπτη αλλά και ότι θέλετε να τον βοηθήσετε με κάποιο τρόπο. Αυτό ενισχύει τη σχέση σας και κάνει τον παραλήπτη email πιο πιθανό να ασχοληθεί μαζί σας στο μέλλον.
Όταν τελειώνετε το email σας, βεβαιωθείτε ότι θα συμπεριλάβετε ορισμένες ευγενικές φράσεις κλεισίματος. Αυτό θα μπορούσε να είναι κάτι τόσο απλό όσο ‘Ευχαριστώ για τον χρόνο σας" ή “Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς”.
Τέτοιες φράσεις δείχνουν ότι εκτιμάτε τον χρόνο του παραλήπτη και ενδιαφέρεστε για τη συνέχιση της συνομιλίας. Αφήνουν επίσης καλή εντύπωση, καθιστώντας τον παραλήπτη πιο πιθανό να απαντήσει θετικά σε οποιεσδήποτε μελλοντικές αλληλεπιδράσεις.
Τα email παρακολούθησης χρησιμεύουν για να υπενθυμίσουν στον παραλήπτη μια προηγούμενη επικοινωνία ή αίτημα, να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες ή διευκρίνιση, και να προκαλέσουν απάντηση ή ενέργεια. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να εκφράσουν ευγνωμοσύνη, να επαναλάβουν το ενδιαφέρον, ή να διατηρήσουν την επικοινωνία.
Η αποστολή ενός email παρακολούθησης είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να συνεχίσετε την συνομιλία μετά τη συνάντηση με κάποιον ή τη διεξαγωγή μιας συζήτησης. Δεν θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα μεγάλο γιατί δεν θέλετε να συντριψετε τον παραλήπτη – λίγες προτάσεις θα αρκούσαν. Επαναδιατυπώστε το ενδιαφέρον σας για συνάντηση ή ομιλία με το άτομο ξανά και ρωτήστε για τη διαθεσιμότητά του. Επίσης αναφέρετε τι ήταν η τελευταία σας αλληλεπίδραση, ειδικά αν συναντηθήκατε σε μια τεράστια συνέδριαση ή σε μια μεγάλη κλήση συνδιάσκεψης όπου θα είχαν συναντήσει πολλούς άλλους ανθρώπους. Δεν θέλετε να φαίνεστε σαν να ενοχλείτε το άτομο, οπότε βεβαιωθείτε ότι θα αποστείλετε τα email παρακολούθησής σας με κατάλληλη απόσταση.
Η καλύτερη ώρα για να στείλετε ένα email παρακολούθησης είναι συνήθως στη μέση της εβδομάδας – Τρίτη, Τετάρτη ή Πέμπτη. Αποφύγετε τα πρωινά της Δευτέρας και τα απογεύματα της Παρασκευής όταν οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι να επανέλθουν στη δουλειά ή να χαλαρώσουν για το σαββατοκύριακο. Τα πρωινά και τα βράδια αργά δεν είναι επίσης ιδανικά καθώς οι άνθρωποι τείνουν να ελέγχουν το email τους λιγότερο κατά τις ώρες αυτές. Αν ανησυχείτε για το ενοχλεί κάποιον το βράδυ ή ένα σαββατοκύριακο, μπορείτε πάντα να συμπεριλάβετε μια σημείωση λέγοντας ότι θα καταλάβετε αν δεν έχουν χρόνο να απαντήσουν μέχρι την επόμενη ημέρα.
Αν δεν ακούσετε απάντηση μετά το πρώτο email, στείλτε ένα δεύτερο email μία με δύο εβδομάδες αργότερα. Αν εξακολουθείτε να μην ακούτε απάντηση μετά το δεύτερο email, στείλτε ένα τρίτο email μόνο μία με δύο εβδομάδες μετά αν είστε πραγματικά αποφασισμένοι να έρθετε σε επαφή. Και αν εξακολουθείτε να μην ακούτε απάντηση μετά το τρίτο email, θα πρέπει να το αφήσετε γιατί το άτομο που προσπαθείτε να φτάσετε πιθανώς δεν ενδιαφέρεται.
Πραγματικά εξαρτάται από την κατάσταση. Γενικά δεν θα πρέπει να περιμένετε περισσότερο από μια εβδομάδα πριν παρακολουθήσετε. Διαφορετικά, το άτομο που προσπαθείτε να φτάσετε ενδέχεται να ξεχάσει ποιος είστε και η επιχειρηματική σας ευκαιρία ενδέχεται να χαθεί. Ταυτόχρονα, μην παρακολουθήσετε πολύ σύντομα μετά την αρχική επαφή – δώστε τους μια ευκαιρία να σας απαντήσουν πρώτα. Αν δεν είστε σίγουροι, περιμένετε λίγο περισσότερο παρά να παρακολουθήσετε πολύ σύντομα.
Είναι γενικά καλύτερο να ξεκινήσετε με ένα νέο email καθώς θα είναι ευκολότερο για τον παραλήπτη να το διαβάσει και να απαντήσει. Αν απαντήσετε στο προηγούμενο email, υπάρχει μια πιθανότητα ότι το μήνυμά σας θα χαθεί στα εισερχόμενά τους καθώς ενδέχεται να έχουν αρχειοθετήσει ή διαγράψει το αρχικό σας email.
Ένα πρότυπο email παρακολούθησης περιλαμβάνει έναν χαιρετισμό, μια σύντομη υπενθύμιση της προηγούμενης επικοινωνίας ή αλληλεπίδρασης, και μια σαφή κλήση δράσης ή αίτημα για τα επόμενα βήματα.
Κατά την παρακολούθηση ενός email, είστε επαγγελματικοί και σαφείς. Ξεκινήστε με έναν ευγενικό χαιρετισμό, όπως 'Ελπίζω ότι αυτό σας βρίσκει καλά.' Αναφορά άμεσα στη προηγούμενη συζήτηση, όπως 'Παρακολουθώ [θέμα].' Συνοψίστε εν συντομία την προηγούμενη συνομιλία για πλαίσιο, και εκφράστε ενθουσιασμό για μια ενημέρωση. Αυτή η προσέγγιση δείχνει επαγγελματισμό και σαφήνεια, υποδεικνύοντας την πρόθεσή σας να επιλύσετε το θέμα.
Αντί να πείτε 'Παρακολουθώ', μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εναλλακτικές φράσεις όπως 'Κάνω έλεγχο', 'Ήθελα να έρθω σε επαφή' ή 'Κάνω κύκλο πίσω'. Αυτές οι φράσεις μεταφέρουν το ίδιο μήνυμα αναζήτησης μιας ενημέρωσης ή περαιτέρω πληροφοριών χωρίς να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες λέξεις κάθε φορά. Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τον τόνο και το πλαίσιο της συνομιλίας κατά την επιλογή μιας εναλλακτικής φράσης για να διασφαλίσετε ότι ευθυγραμμίζεται με το επιθυμητό επίπεδο τυπικότητας και επαγγελματισμού.
Το LiveAgent σας δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάσετε τα δικά σας πρότυπα email πελατών, βοηθώντας σας να βελτιώσετε την εξυπηρέτηση πελατών. Περίεργοι για όλες τις δυνατότητες;
Ανακαλύψτε αποτελεσματικά πρότυπα email παρακολούθησης κλήσεων για να ενισχύσετε την επικοινωνία στην εξυπηρέτηση πελατών, τις πωλήσεις και τη στελέχωση. Μάθετε...
Μάθετε πώς να γράφετε αποτελεσματικά email παρακολούθησης μετά από αιτήσεις εργασίας με πρότυπα και συμβουλές. Ένα email παρακολούθησης δείχνει ενδιαφέρον και π...
Ενισχύστε τις πωλήσεις και το μάρκετινγκ με πρότυπα email παρακολούθησης. Αποφύγετε συνηθισμένα λάθη όπως η αποστολή πολλών email, η παραίτηση πολύ νωρίς και η ...
Γίνετε μέλος της κοινότητάς μας με ευχαριστημένους πελάτες και προσφέρετε εξαιρετική υποστήριξη με το LiveAgent.
