Πρότυπα Email Παρακολούθησης
Ανακαλύψτε αποτελεσματικά πρότυπα email παρακολούθησης για να μετατρέψετε τους δυνητικούς πελάτες σε πληρώνοντες πελάτες. Μάθετε τη σημασία των παρακολουθήσεων,...
16 λεπτά ανάγνωσης
LiveAgent
Email Templates
+3
Email παρακολούθησης κλήσης – γιατί είναι τόσο σημαντικό;
Στην επαγγελματική αλληλογραφία, είναι πάντα σημαντικό να κάνετε μια σύντομη παρακολούθηση με email μετά από μια τηλεφωνική κλήση. Αυτό λειτουργεί ως επιβεβαίωση όσων συζητήθηκαν και καλύπτει τυχόν επιπλέον ερωτήσεις ή πιθανά επόμενα βήματα. Επιπλέον, στη σημερινή ψηφιακή εποχή, πολλές φορές ένα email είναι απλά πιο εύκολο να απαντηθεί από μια κλήση.
Η αποστολή email παρακολούθησης βοηθά επίσης να εδραιώσετε τη σύνδεση που κάνατε με το άτομο. Του δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνήσει ξανά μαζί σας αν χρειάζεται περισσότερες πληροφορίες, του θυμίζει τη συζήτησή σας και σας διατηρεί στο προσκήνιο της σκέψης του.
Γραμμές θέματος για πρότυπα email παρακολούθησης κλήσης
Ο τίτλος ενός επαγγελματικού email παρακολούθησης διαφέρει ανάλογα με το πλαίσιο της κλήσης. Ωστόσο, οι παρακάτω γενικές συμβουλές θα σας βοηθήσουν να βρείτε έναν αποτελεσματικό τίτλο:
- Αν κάνατε ψυχρή κλήση ή προωθήσατε κάποιο προϊόν ή υπηρεσία, χρησιμοποιήστε το όνομα της εταιρείας ή του προϊόντος στον τίτλο του email. Αυτό θα βοηθήσει τον παραλήπτη να σας θυμηθεί.
- Αν κάνατε συνέντευξη για δουλειά, χρησιμοποιήστε ως τίτλο το “παρακολούθηση μετά τη συνέντευξη”.
- Αν είχατε τηλεφωνικό ραντεβού με πελάτη, χρησιμοποιήστε ως τίτλο το “παρακολούθηση μετά τη τηλεφωνική συνάντηση”.
- Αν μιλήσατε με πιθανό συνεργάτη, χρησιμοποιήστε ως τίτλο το “παρακολούθηση μετά τη συνάντηση”.
Όποια κι αν είναι η περίπτωση, ο τίτλος σας πρέπει να είναι ξεκάθαρος ως προς το περιεχόμενο του email.
Παραδείγματα γραμμών θέματος:
- [Η εταιρεία σας] – παρακολούθηση μετά την κλήση
- [Το προϊόν σας] – παρακολούθηση μετά την κλήση
- Παρακολούθηση μετά από συνέντευξη
- Παρακολούθηση κλήσης
- Σας ευχαριστώ για τον χρόνο σας
- Ευχαριστώ για την κλήση
- Η κλήση μας – τι συζητήσαμε
- [Ημερομηνία] Συνάντηση – παρακολούθηση
- [Η εταιρεία σας] – παρακολούθηση συνάντησης
- Παρακολούθηση μετά τη συνάντηση [Ημερομηνία]
Οι γραμμές θέματος είναι σημαντικές γιατί θέτουν τον τόνο για το email σας και δίνουν στον παραλήπτη μια πρόγευση για το περιεχόμενο του μηνύματος.
Πώς να γράψετε email παρακολούθησης μετά από κλήση
Επειδή θα κάνετε παρακολούθηση μετά από συγκεκριμένη κλήση, πρέπει πάντα να αναφέρεστε σε αυτήν συγκεκριμένα. Ακόμα κι αν η κλήση κράτησε ένα λεπτό, αναφέρετε το θέμα της συζήτησης. Έτσι ο παραλήπτης θα ξέρει ότι το email αφορά την προηγούμενη συνομιλία σας.
Το άνοιγμα πρέπει να είναι ευγενικό και σύντομο, ευχαριστώντας το άτομο για τον χρόνο του. Μπορείτε επίσης να πείτε πόσο χαρήκατε που μιλήσατε μαζί του και να εκφράσετε την επιθυμία να επικοινωνήσετε ξανά σύντομα.
Το κυρίως μέρος του email πρέπει να επεκτείνει τα σημεία που θίξατε κατά την κλήση. Αν υπάρχουν ανοιχτά ζητήματα, τώρα είναι η ώρα να τα θίξετε. Μπορείτε επίσης να προσφέρετε επιπλέον πληροφορίες ή να κάνετε βήματα για να προωθήσετε τη συνεργασία. Αν έχετε αρχεία για επισύναψη, προσθέστε τα εδώ.
Το email σας πρέπει να είναι σύντομο και στοχευμένο. Προσπαθήστε να μην ξεπερνά τα τρία παραγράφους και φροντίστε κάθε παράγραφος να έχει ένα συγκεκριμένο θέμα.
Το email σας πρέπει πάντα να κλείνει με μια ευγενική υπενθύμιση για απάντηση. Μπορείτε επίσης να υπενθυμίσετε τη διαθεσιμότητά σας σε περίπτωση που θέλουν να επικοινωνήσουν. Δώστε τους μερικές επιλογές επικοινωνίας ώστε να διαλέξουν ό,τι τους βολεύει.
Τι να συμπεριλάβετε σε email παρακολούθησης μετά από κλήση
- Ελκυστικός τίτλος
- Εισαγωγική παράγραφος με ευχαριστίες για τον χρόνο
- Κυρίως μέρος που επεκτείνει τα σημεία της κλήσης
- Τελική παράγραφος με αίτημα για απάντηση
- Στοιχεία επικοινωνίας για περαιτέρω επαφή
- Επισυνάψεις αν χρειάζονται
Παραδείγματα προτύπων email παρακολούθησης κλήσης
Σας ευχαριστώ για τον χρόνο σας
Γεια σας [Όνομα],
Σας ευχαριστώ πολύ που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου χθες για το [θέμα]. Απόλαυσα τη συζήτηση και έμαθα πολλά.
Ήθελα να κάνω μια παρακολούθηση σχετικά με [θέματα που συζητήθηκαν], καθώς και να δω αν υπάρχει κάτι άλλο που μπορώ να κάνω για να προχωρήσει η διαδικασία.
Παρακαλώ ενημερώστε με αν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες και ευχαριστώ ξανά για τον χρόνο σας.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Παρακολούθηση τηλεφωνικής συνάντησης
Καλησπέρα [Όνομα],
Ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου στο τηλέφωνο χθες. Ήθελα να σας κάνω μια παρακολούθηση για κάποια από τα θέματα που συζητήσαμε.
Σας επισυνάπτω ένα έγγραφο με περισσότερες πληροφορίες για το [θέμα]. Αν έχετε ερωτήσεις, ενημερώστε με.
Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας σύντομα.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
ΥΓ. Έχω συμπεριλάβει επίσης τη διαθεσιμότητά μου για τις επόμενες εβδομάδες σε περίπτωση που θέλετε να επικοινωνήσετε.
Παρακολούθηση κλήσης [Ημερομηνία]
Καλημέρα [Όνομα],
Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω για την κλήση μας την περασμένη [ημέρα]. Τη βρήκα πολύ παραγωγική και έμαθα πολλά.
Ήθελα να κάνω μια παρακολούθηση για κάποια από τα θέματα που συζητήσαμε και να ρωτήσω αν έχετε επιπλέον ερωτήσεις.
Έχω συμπεριλάβει επίσης τη διαθεσιμότητά μου για τις επόμενες εβδομάδες αν θέλετε να επικοινωνήσετε. Ενημερώστε με αν μπορώ να κάνω κάτι άλλο εν τω μεταξύ.
Σας ευχαριστώ και ανυπομονώ να ακούσω νέα σας σύντομα.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Σχετικά με την κλήση μας την προηγούμενη εβδομάδα
Γεια σας [Όνομα],
Και πάλι, σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου την προηγούμενη εβδομάδα. Ήταν ωραία η συνομιλία και πιστεύω ότι κάναμε καλή πρόοδο.
Ήθελα να κάνω μια παρακολούθηση για μερικά σημεία που θίξαμε κατά την κλήση. Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις ή χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες.
Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας σύντομα.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Παρακολούθηση κλήσης – [Ημερομηνία]
Καλησπέρα [Όνομα],
Ελπίζω να είχατε ένα καλό Σαββατοκύριακο.
Ήθελα να κάνω μια παρακολούθηση σχετικά με την κλήση μας την προηγούμενη εβδομάδα. Πιστεύω ότι μπορούμε να συνεργαστούμε και ήθελα να βεβαιωθώ ότι έχω όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας ώστε να παραμείνουμε σε επαφή.
Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις ή θέλετε να συζητήσουμε περαιτέρω.
Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας σύντομα.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Ήθελα απλώς να κάνω μια παρακολούθηση
Γεια σας [Όνομα],
Ήθελα απλώς να βεβαιωθώ ότι έκανα μια παρακολούθηση μαζί σας μετά την κλήση μας στις [ημερομηνία].
Ελπίζω να είστε καλά.
Ενημερώστε με αν θέλετε να συζητήσουμε κάτι ακόμα ή αν χρειάζεστε επιπλέον πληροφορίες από εμένα.
Ευχαριστώ, [Το όνομά σας]
Μετά την κλήση μας
Γεια σου [όνομα],
Χάρηκα που τα είπαμε σήμερα. Ορίστε μια σύντομη περίληψη όσων συζητήσαμε για τα αρχεία σας:
[Περίληψη συζήτησης]
[Ενέργειες, αν υπάρχουν]
Ευχαριστώ και πάλι που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου. Θα κάνω μια παρακολούθηση την επόμενη εβδομάδα για να δω πώς προχωρούν τα θέματα.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Γρήγορη παρακολούθηση
Καλημέρα [Όνομα],
Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου σήμερα. Εκτιμώ τις πληροφορίες που μοιραστήκατε και ανυπομονώ να τις εφαρμόσω.
Αν μπορώ να κάνω κάτι άλλο για εσάς, μην διστάσετε να με ενημερώσετε.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Σύντομη παρακολούθηση μετά την κλήση μας
Γεια σας [Όνομα],
Χάρηκα που μιλήσαμε σήμερα για το [θέμα]. Ήθελα απλώς να κάνω μια παρακολούθηση και να βεβαιωθώ ότι λάβατε τις πληροφορίες που σας έστειλα. Αν χρειάζεστε κάτι ακόμα, μην διστάσετε να με ενημερώσετε.
Ευχαριστώ και πάλι για τον χρόνο σας σήμερα.
[Το όνομά σας]
Επικοινωνία σχετικά με την κλήση μας
Γεια σου,
Ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου στο τηλέφωνο χθες, το εκτιμώ. Όπως συζητήσαμε, πιστεύω ότι υπάρχει μεγάλη προοπτική να συνεργαστούμε και είμαι σίγουρος/η ότι μπορώ να σας προσφέρω αξία ώστε να πετύχετε τους στόχους σας.
Για να συνοψίσω τι συζητήσαμε, νομίζω ότι έχει νόημα να αναλάβω τα Χ, Υ και Ζ. Αν συμφωνείτε, θα ξεκινήσω αμέσως. Αν όχι, κανένα πρόβλημα – απλώς πείτε μου τι έχετε κατά νου.
Σε κάθε περίπτωση, ευχαριστώ και πάλι για τη συνομιλία. Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας σύντομα,
[Το όνομά σας]
Ευχαριστώ για την κλήση
Γεια σου [Όνομα],
Σας ευχαριστώ πολύ που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου χθες, το εκτιμώ. Ήθελα απλώς να σας στείλω μια σύντομη παρακολούθηση με μερικές σημειώσεις από τη συζήτησή μας.
Καταρχάς, θεωρώ πως θα ήταν πολύ χρήσιμο να [ενέργεια]. Επίσης, θα ήταν καλό να συζητήσουμε για το [θέμα]. Τέλος, θα ήθελα να μάθω τη γνώμη σας σχετικά με το [ζήτημα].
Ευχαριστώ και πάλι για τη συνομιλία. Ενημερώστε με αν μπορώ να κάνω κάτι ακόμα.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Διευκρίνιση μετά την κλήση μας
Γεια σου [όνομα],
Χάρηκα που τα είπαμε σήμερα. Ήθελα απλώς να βεβαιωθώ ότι έχω σωστά όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Εδώ είναι ξανά:
[αριθμός τηλεφώνου] [διεύθυνση email]
Έχετε κάποια ερώτηση πριν ολοκληρώσουμε;
Ευχαριστώ και πάλι, θα επικοινωνήσω σύντομα.
Με εκτίμηση, [το όνομά σας]
Έχει περάσει καιρός
Καλησπέρα [όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά. Ήθελα να δω αν θα σας ενδιέφερε να συναντηθούμε για μεσημεριανό. Έχει περάσει καιρός από τότε που επικοινωνήσαμε και ήθελα να μάθω αν μπορούμε ακόμη να συζητήσουμε για τη συνεργασία μας.
Αν δεν σας ενδιαφέρει, κανένα πρόβλημα. Απλώς ενημερώστε με.
Ελπίζω να ακούσω νέα σας σύντομα,
[Το όνομά σας]
ΥΓ. Τα στοιχεία επικοινωνίας μου παραμένουν τα ίδια: [αριθμός τηλεφώνου] και [διεύθυνση email]. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε αν χρειαστείτε κάτι.
Ενημέρωση
Γεια σας [Όνομα],
Χάρηκα που μιλήσαμε σήμερα. Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο για τη συνομιλία μας. Ακολουθούν τα βασικά σημεία της συζήτησής μας για τη διευκόλυνσή σας.
[Σύνοψη όσων συζητήθηκαν]
Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας σύντομα.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
Μετά την τηλεφωνική μας συνομιλία
Καλησπέρα [όνομα],
Ήθελα απλώς να κάνω μια παρακολούθηση σχετικά με τη συζήτησή μας στο τηλέφωνο. Ακολουθούν μερικές σκέψεις μου:
[Σύνοψη όσων συζητήθηκαν]
[Ενέργειες, αν υπάρχουν]
Ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μιλήσετε μαζί μου σήμερα. Θα επικοινωνήσω σύντομα,
[Το όνομά σας]
Email παρακολούθησης μετά από κλήση – καλές πρακτικές
Η σύνταξη email παρακολούθησης μετά από κλήση δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη αν ακολουθήσετε μερικές καλές πρακτικές. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να σας βοηθήσουν:
- Ευχαριστήστε το άτομο για τον χρόνο του και επαναλάβετε ότι χαρήκατε που μιλήσατε μαζί του.
- Συνοψίστε τα βασικά σημεία της συζήτησης και τα επόμενα βήματα που συμφωνήθηκαν. Ίσως τώρα φαίνονται προφανή, αλλά αργότερα μπορεί να ξεχαστούν.
- Ελέγξτε προθεσμίες και επόμενα βήματα. Αν κάτι καθυστερεί το έργο, αυτό είναι το κατάλληλο σημείο να το αναφέρετε.
- Κλείστε με ευγενικό αίτημα για feedback. Ευχαριστήστε ξανά τον παραλήπτη και ενημερώστε ότι ανυπομονείτε να ακούσετε νέα του.
- Μην είστε πιεστικοί και δώστε αρκετό χρόνο στον άλλον να απαντήσει. Μερικές φορές είναι καλύτερα να κάνετε παρακολούθηση αργότερα.
- Μην υποτιμάτε τη δύναμη της ευγένειας. Ακόμα κι αν βιάζεστε να προχωρήσετε, πάντα να στέλνετε ένα ευγενικό email παρακολούθησης.
- Αν μοιραστήκατε πληροφορίες ή έγγραφα, φροντίστε να συμπεριλάβετε σύνδεσμο ή συνημμένο στο email για εύκολη αναφορά. Ακόμα κι αν τα έχετε στείλει ξανά, θέλετε να είναι εύκολα προσβάσιμα.
- Πάντα να διορθώνετε το email σας πριν το στείλετε. Τα λάθη μπορεί να περάσουν απαρατήρητα στη βιασύνη και να σας κάνουν να φανείτε αντιεπαγγελματίες. Ελέγξτε και τη γραμματική σας – δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από email παρακολούθησης με λάθη.
- Δώστε στον παραλήπτη επιλογή ως προς τον τρόπο επικοινωνίας. Ακόμα κι αν η τελευταία επικοινωνία ήταν τηλεφωνική, δεν σημαίνει ότι όλες οι επόμενες πρέπει να είναι έτσι. Κάποιοι προτιμούν το email και δεν υπάρχει πρόβλημα με αυτό. Ενημερώστε πώς σας βολεύει και ρωτήστε πώς θέλει να συνεχίσει την επικοινωνία.
- Κάντε τυχόν ερωτήσεις που σας έχουν μείνει για τη συζήτηση. Έτσι δίνετε στον άλλον ευκαιρία να διευκρινίσει ό,τι μπορεί να παρέλειψε και δείχνετε ότι δώσατε προσοχή.
- Μην ξεχάσετε να ευχαριστήσετε το άλλο άτομο για τον χρόνο του και να τον ενημερώσετε ότι ανυπομονείτε να ακούσετε νέα του σύντομα. Αν και είναι εύκολο να το παρακάνετε, λίγη ευγνωμοσύνη κάνει τη διαφορά.
Περίληψη
Η παρακολούθηση μετά από τηλεφωνική κλήση είναι πάντα καλή ιδέα, ανεξάρτητα από το πώς πήγε η συζήτηση. Με ένα αποτελεσματικό email παρακολούθησης, διασφαλίζετε ότι όλες οι λεπτομέρειες είναι ξεκάθαρες και ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα email παρακολούθησης κλήσης; Το LiveAgent είναι το πιο αξιολογημένο και #1 λογισμικό ticketing για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Δοκιμάστε το σήμερα με τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.
