Λίστα ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία

Η τάση της απομακρυσμένης εργασίας συνεχίζει να αυξάνεται σε δημοτικότητα, καθώς περισσότερες επιχειρήσεις την υιοθετούν. Εάν είστε ένας από αυτούς τους εργοδότες με μια απομακρυσμένη ομάδα, είναι απαραίτητο να διατηρήσετε τα πάντα να λειτουργούν ομαλά.

Αυτή η λίστα ελέγχου περιγράφει τα απαραίτητα βήματα για τη διαχείριση της απομακρυσμένης ομάδας σας, ώστε η επιχείρησή σας να ευδοκιμεί.

Τι είναι μια λίστα ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία;

Είναι ένας οδηγός για τους εργοδότες που τους βοηθά να διαχειρίζονται τις ομάδες τους από απόσταση. Αυτό περιλαμβάνει τη ρύθμιση των σωστών εργαλείων και διαδικασιών, καθώς και τη δημιουργία ενός σχεδίου επικοινωνίας.

Η σημασία μιας λίστας ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία

Υπάρχουν πολλά οφέλη από την απομακρυσμένη εργασία, αλλά η διαχείριση μιας ομάδας χωρίς άμεση επαφή μπορεί να είναι δύσκολη. Αυτή η λίστα ελέγχου βοηθά να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας παραμένει στη σωστή πορεία και παραγωγική ενώ απουσιάζει από το γραφείο. Τόσο ο υπάλληλος όσο και ο εργοδότης θα ωφεληθούν από αυτό, καθώς θα θέσει κάποιους βασικούς κανόνες για την επικοινωνία.

Ποιοι μπορούν να ωφεληθούν από τη λίστα ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας μας;

Η λίστα ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας μας είναι χρήσιμη για:

  • Ιδιοκτήτες επιχειρήσεων: προσδιορίζει εάν η επιχείρησή τους είναι έτοιμη να προσλάβει και να διαχειρίζεται απομακρυσμένους εργαζόμενους. Με αυτόν τον τρόπο, είναι προετοιμασμένοι για τις προκλήσεις που ενδέχεται να προκύψουν.
  • Τμήματα HR: θα τους βοηθήσει να προσδιορίσουν και να καλύψουν πιθανά προβλήματα με την ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων.
  • Απομακρυσμένοι εργαζόμενοι: μπορούν να ελέγξουν ποιες περιοχές θα πρέπει να καλυφθούν από τον εργοδότη τους.
  • Μη απαλλαγμένοι υπάλληλοι: για να προσδιορίσουν εάν η απομακρυσμένη εργασία είναι κατάλληλη για αυτούς.

Εξερευνήστε τη λίστα ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας

Τα βασικά

Λίστα ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία

Καθορίστε σαφώς το χρονικό διάστημα κατά το οποίο αναμένεται ότι οι υπάλληλοί σας θα εργάζονται.

Γιατί είναι σημαντικό να δηλώσετε τις ώρες εργασίας σας;

Τόσο οι υπάλληλοι όσο και οι εργοδότες θα πρέπει να είναι ενήμεροι γι’ αυτό. Εάν οι άνθρωποι δεν γνωρίζουν τις ώρες εργασίας τους, μπορεί να προκύψουν προβλήματα με την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα.

Πώς να δηλώσετε τις ώρες εργασίας σας;

Ρωτήστε τους υπαλλήλους ποια είναι η πιο βολική ώρα για αυτούς να κάνουν την εργασία τους. Αποφασίστε τι είναι καλύτερο για την ομάδα σας, είτε ακριβείς ώρες εργασίας είτε ευέλικτα προγράμματα.

Ποια εργαλεία βοηθούν στη δήλωση των ωρών εργασίας σας;

Εργαλεία διαχείρισης χρόνου όπως Trello ή Toggl κ.λπ.

Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας κατανοούν τις ευθύνες τους. Βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε μικροδιαχείριση, καθώς αυτό θα οδηγήσει μόνο σε απογοήτευση και χαμηλότερη παραγωγικότητα.

Γιατί είναι σημαντικό να ορίσετε σαφείς ευθύνες και προσδοκίες;

Όσο πιο σαφώς κατανοούν όλοι τα καθήκοντα και τις προσδοκίες τους, τόσο πιο παραγωγικό θα είναι το χώρο εργασίας. Οι εργοδότες θα μπορούν να κρατήσουν τους εργαζόμενους υπεύθυνους για τις ενέργειές τους, ενώ οι υπάλληλοι θα νιώσουν ότι έχουν φωνή.

Παράδειγμα της δυνατότητας Rules του LiveAgent

Πώς να ορίσετε σαφείς ευθύνες και προσδοκίες;

Προετοιμάστε περιγραφές θέσεων που περιγράφουν τις ευθύνες κάθε θέσης και βεβαιωθείτε ότι ενημερώνετε αυτές όπως απαιτείται. Ενημερώστε το προσωπικό σας εάν προκύψουν πιθανές αλλαγές.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε σε αυτό το βήμα;

Εργαλεία συνεργασίας όπως Trello, Asana ή Basecamp δημιουργούν συγκεκριμένες εργασίες για τους υπαλλήλους και παρακολουθούν την πρόοδό τους, ή μπορείτε επίσης να εξετάσετε την εφαρμογή Checklist App.

Ορίστε μια σαφή πολιτική απομακρυσμένης εργασίας που αφορά τις διακοπές, τα διαλείμματα, τις διακοπές και τις ημέρες ασθενείας.

Γιατί είναι σημαντικό να αποφασίσετε για τις άδειες;

Οι εργοδότες πρέπει να χειρίζονται τις απουσίες για να συνεχιστεί η εργασία, ενώ οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν τι είναι αποδεκτό όσον αφορά τη λήψη ημερών ανάπαυσης.

Πώς να αποφασίσετε για τις άδειες;

Είναι καλύτερο να επιτρέψετε τουλάχιστον μερικές ημέρες ανάπαυσης, ορισμένες πληρωμένες και άλλες απλήρωτες ανάλογα με την συγκεκριμένη πολιτική για κάθε υπάλληλο. Ορισμένοι εργοδότες επιτρέπουν ακόμη και απεριόριστο χρόνο διακοπών, αλλά αυτό συνήθως απαιτεί εμπιστοσύνη και από τα δύο μέρη και δέσμευση να εργάζονται υπεύθυνα χωρίς επίβλεψη. Ζητήστε από το προσωπικό να ζητήσει τις ημέρες που θέλουν να πάρουν όσο το δυνατόν νωρίτερα.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να αποφασίσετε για τις άδειες;

Χρησιμοποιήστε Google Docs ή Sheets για να δημιουργήσετε ένα αρχείο όπου όλοι μπορούν να ζητήσουν τις ημέρες που θέλουν να πάρουν, να προσθέσουν σημειώσεις και να δουν τυχόν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο.

Google calendar

Σχεδιάστε πόσο συχνά, πού και πότε θα πρέπει να γίνονται οι συναντήσεις.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίσετε συναντήσεις εκ των προτέρων;

Οι συναντήσεις θα πρέπει να είναι πρακτικές και αποδοτικές εάν πρόκειται να τις κρατήσετε τακτικά. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι μπορούν να παραμείνουν συγκεντρωμένοι στο έργο χωρίς να χάνουν χρόνο.

Πώς να προγραμματίσετε συναντήσεις εκ των προτέρων;

Θα πρέπει να ορίσετε μια τακτική συνάντηση για ενημερώσεις της ομάδας. Για παράδειγμα, κάθε Παρασκευή το πρωί ή Τετάρτη το απόγευμα. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε ad-hoc συναντήσεις όταν κάτι πρέπει να συζητηθεί αμέσως.

Προγραμματισμός συναντήσεων

Ποια εργαλεία βοηθούν στον προγραμματισμό συναντήσεων εκ των προτέρων;

Slack, LiveWebinar, Zoom ή Google Hangouts είναι όλα εξαιρετικά εργαλεία βιντεοεπικοινωνίας.

Η επικοινωνία είναι κλειδί για οποιαδήποτε απομακρυσμένη ομάδα. Καθορίστε τις κατευθυντήριες γραμμές επικοινωνίας και βεβαιωθείτε ότι όλοι τις ακολουθούν.

Γιατί είναι σημαντικό να απλοποιήσετε την επικοινωνία;

Τα πράγματα μπορούν να γίνουν γρήγορα χαοτικά εάν δεν έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας. Για να κρατήσετε όλους ενημέρους, είναι απαραίτητο να καθορίσετε έναν τρόπο για τους ανθρώπους να επικοινωνούν αποτελεσματικά και γρήγορα.

Πώς να απλοποιήσετε την επικοινωνία;

Είναι απαραίτητο να έχετε έναν τρόπο παρακολούθησης της προόδου των έργων, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε εάν κάποιος υστερεί. Επιπλέον, είναι χρήσιμο να δείτε τι κάνει η ομάδα καθημερινά.

Για να απλοποιήσετε την επικοινωνία με τους πελάτες, χρησιμοποιήστε λογισμικό ticketing, όπως LiveAgent. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι συνομιλίες, οι κλήσεις, οι αναφορές στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τα μηνύματα από άλλα κανάλια θα καταλήξουν σε ένα καθολικό εισερχόμενο. Αυτό κάνει την επικοινωνία ευκολότερη και έχει ως αποτέλεσμα υψηλότερα επίπεδα ικανοποίησης των πελατών.

Προεπισκόπηση του εισερχόμενου όλων των εισιτηρίων του LiveAgent

Ποια εργαλεία χρησιμοποιούνται για την απλοποίηση της επικοινωνίας;

  • Επικοινωνία ομάδας – εργαλεία όπως Asana ή Basecamp είναι χρήσιμα, αλλά μόνο εάν όλοι τα χρησιμοποιούν συνεπώς.
  • Επικοινωνία με πελάτες – ολοκληρωμένο λογισμικό help desk όπως LiveAgent (είναι δωρεάν για δοκιμή!).

Για να είναι όλοι στην ίδια σελίδα και να κινούνται προς την ίδια κατεύθυνση, κάθε ομάδα χρειάζεται ένα σύνολο κοινών αξιών και στόχων.

Γιατί είναι σημαντικό να φροντίσετε την εταιρική κουλτούρα;

Οι κατευθυντήριες γραμμές της εταιρείας θα βοηθήσουν να προσελκύσετε μελλοντικούς υπαλλήλους, αλλά είναι επίσης απαραίτητες για τη διατήρηση των υπαλλήλων. Οι υπάλληλοι που νιώθουν ότι είναι μέρος μιας ομάδας και των οποίων οι αξίες ευθυγραμμίζονται με τις αξίες της οργάνωσης είναι πιο πιθανό να παραμείνουν στην εταιρεία.

Πώς να φροντίσετε την εταιρική κουλτούρα;

Δημιουργήστε μια λίστα βασικών αξιών και βεβαιωθείτε ότι όλοι τις κατανοούν. Επίσης, ένα εγχειρίδιο της εταιρείας μπορεί να περιγράψει τις προσδοκίες και τις πολιτικές της εταιρείας.

Ποια εργαλεία βοηθούν στη φροντίδα της εταιρικής κουλτούρας;

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο Google Docs ή να δημιουργήσετε ένα σύντομο βίντεο/παρουσίαση σχετικά με τις βασικές αξίες της εταιρείας σας.

Εταιρική κουλτούρα

Επαληθεύστε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν παραγωγικά περιβάλλοντα εργασίας πριν ξεκινήσουν να εργάζονται από απόσταση.

Γιατί είναι σημαντικό να ελέγξετε το περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας των υπαλλήλων σας;

Δεν έχουν όλοι ιδανικές συνθήκες για να εργάζονται από το σπίτι. Εάν θέλετε το προσωπικό σας να συγκεντρωθεί στην εργασία του, πρέπει να έχουν τους πόρους και τα εργαλεία που χρειάζονται.

Πώς να ελέγξετε το περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας των υπαλλήλων σας;

Εάν είναι δυνατόν, νοικιάστε έναν φυσικό χώρο εργασίας στην περιοχή τους (π.χ. έναν χώρο συνεργασίας). Εάν όχι, προσπαθήστε να τους παρέχετε καλύτερες συνθήκες εργασίας στο σπίτι παρέχοντας κάποιο εξοπλισμό (καρέκλες, γραφεία κ.λπ.).

Γραφείο στο σπίτι

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε το περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας των υπαλλήλων σας;

Για να μάθετε εάν κάποιος στερείται ενός κατάλληλου περιβάλλοντος απομακρυσμένης εργασίας, θα μπορούσατε να τον ερευνήσετε μέσω Google Forms.

Όταν η ομάδα σας ξεκινά να εργάζεται από απόσταση, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο για την ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων.

Γιατί είναι σημαντικό να σχεδιάσετε την απομακρυσμένη ενσωμάτωση;

Εάν δεν έχετε ένα σχέδιο ενσωμάτωσης, μπορεί να είναι δύσκολο να ενημερώσετε τους νέους υπαλλήλους.

Πώς να σχεδιάσετε την απομακρυσμένη ενσωμάτωση;

Σχεδιάστε βιντεοσυναντήσεις και περιόδους εκπαίδευσης για τους υπαλλήλους σας ώστε να εξοικειωθούν με το νέο σύστημα γρήγορα. Δημιουργήστε εγχειρίδια για κάθε υπάλληλο για να διαβάσει, ώστε να εξοικειωθεί με τις κατευθυντήριες γραμμές της εταιρείας.

Ενσωμάτωση LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε την απομακρυσμένη ενσωμάτωση;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε LiveWebinar για διαδικτυακές περιόδους εκπαίδευσης. Δημιουργήστε εγχειρίδια σε Google Docs/Sheets.

Τεχνικές πτυχές

Λίστα ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία

Για να είναι παραγωγικοί, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι χρειάζονται κατάλληλα εργαλεία, όπως έναν υπολογιστή με όλα τα προγράμματα που χρειάζονται εγκατεστημένα.

Γιατί είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν τα απαιτούμενα устройства;

Εάν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί σας δεν έχουν τα κατάλληλα προσωπικά устройства ή εργαλεία, θα είναι δύσκολο για αυτούς να ολοκληρώσουν την εργασία τους.

Πώς να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν τα απαιτούμενα устройства;

Εξοπλίστε τους υπαλλήλους σας με τα σωστά εργαλεία και устройства.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν τα απαιτούμενα устройства;

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα απαιτήσεων απομακρυσμένης εργασίας σε Google Docs/Sheets. Σκεφτείτε να επενδύσετε σε τεχνολογία όπως αποθήκευση στο cloud (π.χ. Dropbox) και κοινή χρήση αρχείων (Google Drive).

Οργανωμένος χώρος εργασίας

Μια αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο είναι απαραίτητη για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους.

Γιατί είναι σημαντικό να δώσετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο;

Εάν το Διαδίκτυο ενός υπαλλήλου σταματήσει να λειτουργεί ακόμη και για λίγα λεπτά, μπορεί να έχει σημαντικές συνέπειες. Ελέγξτε ότι δεν αντιμετωπίζουν προβλήματα σύνδεσης κατά την απομακρυσμένη εργασία.

Πώς να δώσετε σε όλους πρόσβαση στο Διαδίκτυο;

Ελέγξτε περιοδικά τις ταχύτητες Διαδικτύου όλων. Εάν υπάρχουν προβλήματα, επικοινωνήστε με τον πάροχο υπηρεσιών και επιλύστε τα όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

Σύνδεση στο Διαδίκτυο

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να δώσετε σε όλους πρόσβαση στο Διαδίκτυο;

Το Pingdom σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την κατάσταση μιας σύνδεσης στο Διαδίκτυο από οπουδήποτε στον κόσμο.

Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν πρόσβαση σε τεχνική υποστήριξη εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά.

Γιατί είναι σημαντικό να παρέχετε τεχνική υποστήριξη;

Εάν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί σας δεν έχουν πρόσβαση σε τεχνική υποστήριξη, ενδέχεται να απογοητευθούν και να το δουν ως εμπόδιο που τους εμποδίζει να ολοκληρώσουν την εργασία τους.

Πώς να παρέχετε τεχνική υποστήριξη;

Παρέχετε στους υπαλλήλους σας μια λίστα επαφών υποστήριξης που περιλαμβάνει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμό τηλεφώνου κ.λπ.

Τεχνική υποστήριξη

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να παρέχετε τεχνική υποστήριξη;

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο (π.χ. σε Google Docs) που περιγράφει τη διαδικασία τεχνικής υποστήριξης και να δώσετε πρόσβαση σε όλους στην ομάδα σας. Σκεφτείτε να επενδύσετε σε λογισμικό που παρέχει στους υπαλλήλους σας πρόσβαση σε υποστήριξη 24 ώρες την ημέρα.

Ασφάλεια

Λίστα ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία

Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας πρέπει να κατανοούν ποιες είναι οι υποχρεώσεις ασφάλειάς τους.

Γιατί είναι σημαντικό να ορίσετε υποχρεώσεις ασφάλειας;

Η ασφάλεια των υπαλλήλων σας θα πρέπει να είναι πάντα προτεραιότητα. Το προσωπικό σας πρέπει να είναι ενήμερο για τους κινδύνους που ενέχει η εργασία από το σπίτι και να κατανοεί τις πολιτικές ασφάλειας της εταιρείας.

Πώς να ορίσετε υποχρεώσεις ασφάλειας;

Εξηγήστε σαφώς σε αυτούς τι πρέπει να καλυφθεί από την πλευρά τους και σε ποια στοιχεία ασφάλειας θα πρέπει να εστιάσουν.

Υποχρεώσεις ασφάλειας

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να ορίσετε υποχρεώσεις ασφάλειας;

Το Geofencing σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τη θέση της συσκευής ενός υπαλλήλου και να ορίσετε όρια που δεν μπορούν να διασχίσουν. Ωστόσο, αυτό το βήμα είναι απαραίτητο μόνο εάν η εταιρεία σας κρατά πραγματικά ευαίσθητα δεδομένα, διαφορετικά, θα πρέπει απλώς να εμπιστευθείτε το προσωπικό σας – αυτό αποδίδει.

Διατηρήστε τακτικές ενημερώσεις για τις εφαρμογές και τις συσκευές της ομάδας σας.

Γιατί είναι σημαντικό να φροντίσετε τακτικές ενημερώσεις;

Εάν οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας δεν ενημερώσουν τις συσκευές τους, ενδέχεται να γίνουν ευάλωτοι σε κυβερνοεπιθέσεις. Επαληθεύστε ότι όλοι ακολουθούν τακτικές ενημερώσεις και δεν τις αγνοούν.

Πώς να φροντίσετε τακτικές ενημερώσεις;

Δημιουργήστε ένα έγγραφο που περιέχει μια λίστα απαραίτητων ενημερώσεων, ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Ενημέρωση

Ποια εργαλεία βοηθούν στη φροντίδα τακτικών ενημερώσεων;

Θα πρέπει να εξετάσετε την επένδυση σε εργαλεία όπως Microsoft AutoUpdate (για Windows) ή Mac OS X Update (για συσκευές Apple), που θα σας επιτρέψουν να ενημερώσετε αυτόματα όλο το λογισμικό των υπαλλήλων σας.

Πρέπει να προσδιορίσετε τις περιοχές όπου οι υπάλληλοί σας είναι πιο πιθανό να αντιμετωπίσουν προβλήματα ασφάλειας.

Γιατί είναι σημαντικό να προσδιορίσετε κινδύνους ασφάλειας;

Εάν γνωρίζετε πού βρίσκονται οι κίνδυνοι, μπορείτε να λάβετε μέτρα που θα σας βοηθήσουν να τους μετριάσετε. Προσδιορίστε όλες τις πιθανές απειλές πριν γίνουν πρόβλημα.

Πώς να προσδιορίσετε κινδύνους ασφάλειας;

Σκεφτείτε να δημιουργήσετε έναν χάρτη κινδύνων ασφάλειας που περιγράφει τις περιοχές στις οποίες οι υπάλληλοί σας ενδέχεται να αντιμετωπίσουν κίνδυνο.

Κίνδυνοι ασφάλειας

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε κινδύνους ασφάλειας;

Υπάρχουν διάφορα εργαλεία που προσδιορίζουν περιοχές κινδύνου ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένου του Geofencing, λογισμικού παρακολούθησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης (όπως Mediatoolkit) και Google Alerts.

Σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά, πρέπει να παρέχετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης και να κάνετε τον χώρο εργασίας σας πιο ασφαλή.

Γιατί είναι σημαντικό να γράψετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης;

Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί σας ενδέχεται να πανικοβληθούν και να κάνουν τα πράγματα χειρότερα. Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης μπορεί να το αποτρέψει.

Πώς να γράψετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης;

Δημιουργήστε ένα έγγραφο με μια λίστα εργασιών που περιγράφει το σχέδιο έκτακτης ανάγκης βήμα προς βήμα.

Σήμα εξόδου

Ποια εργαλεία σας βοηθούν να γράψετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης;

Αυτά που χρησιμοποιούν πιο συχνά οι υπάλληλοί σας θα είναι αυτά που είναι πιο εξοικειωμένοι και πιθανώς μπορούν να χειριστούν πιο γρήγορα.

Ψυχική υγεία

Λίστα ελέγχου για την απομακρυσμένη εργασία

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα της απομακρυσμένης εργασίας είναι η αδυναμία άμεσης επικοινωνίας με τους ανθρώπους. Δεδομένου ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι ενδέχεται να περνούν τον περισσότερο χρόνο τους μέσα σε τέσσερις τοίχους, η ψυχική τους υγεία είναι κρίσιμη.

Γιατί είναι σημαντικό να φροντίσετε την ευζωία των υπαλλήλων σας;

Εάν ένας υπάλληλος αρχίσει να αγωνίζεται με την ψυχική του υγεία, μπορεί να έχει τεράστιο αντίκτυπο στην αποδοτικότητα της εταιρείας.

Πώς να βοηθήσετε στη φροντίδα της ευζωίας των υπαλλήλων σας;

Είτε σχετίζεται με την εργασία είτε όχι, βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν πρόσβαση σε βοήθεια εάν τη χρειάζονται.

Ευζωία υπαλλήλων

Ποια εργαλεία βοηθούν στη φροντίδα της ευζωίας των υπαλλήλων σας;

Μπορείτε να διεξάγετε μια ανώνυμη έρευνα μέσω Google Forms ή SurveyNuts.

Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να έχουν τυχαίες συνομιλίες με τους συναδέλφους τους, ακόμη και για σκοπούς που δεν σχετίζονται με την εργασία. Αυτό θα τους βοηθήσει να νιώσουν πιο συνδεδεμένοι με την ομάδα και να αποτρέψουν τα συναισθήματα απομόνωσης.

Γιατί είναι σημαντικό να διευκολύνετε τυχαίες συνομιλίες με συναδέλφους;

Εάν οι υπάλληλοί σας αρχίσουν να νιώθουν ότι είναι σε ένα ενυδρείο, θα μπορούσε να γίνει δύσκολο για αυτούς να συγκεντρωθούν και να κάνουν την εργασία τους.

Πώς να διευκολύνετε τυχαίες συνομιλίες με συναδέλφους;

Δώστε προσοχή σε κάθε ευκαιρία για “απομακρυσμένες” συναντήσεις, όχι μόνο αυτές που αφορούν την εργασία αλλά και για να γιορτάσετε τα γενέθλια των υπαλλήλων, για παράδειγμα.

Live Chat

Ποια εργαλεία σας βοηθούν να διευκολύνετε τυχαίες συνομιλίες με συναδέλφους;

Κάθε εργαλείο webinar και ανταλλαγής μηνυμάτων (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout κ.λπ.) θα λειτουργήσει εδώ.

Είναι πολύ πιο δύσκολο να μάθετε μια νέα δεξιότητα όταν εργάζεστε από απόσταση παρά σε ένα γραφείο. Παρέχετε στους υπαλλήλους σας εναλλακτικές επιλογές και κίνητρα για να μάθουν νέες δεξιότητες, ευκαιρίες να βελτιωθούν. Δώστε τους πρόσβαση σε τεχνολογία που θα τους βοηθήσει να κάνουν όλα αυτά.

Γιατί είναι σημαντικό να παρέχετε εκπαίδευση στους υπαλλήλους σας;

Η επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να αναπτυχθούν τους βοηθά να δουν την εργασία τους ως καριέρα, όχι απλώς ένα άλλο δουλειά. Ενθαρρύνετε τους να παρακολουθήσουν webinars ή να ακολουθήσουν μαθήματα που σχετίζονται με τα επαγγελματικά τους ενδιαφέροντα.

Πώς να παρέχετε επιλογές εκπαίδευσης στους υπαλλήλους σας;

Σκεφτείτε να προσφέρετε διαφορετικούς τύπους εκπαίδευσης, όπως βιντεοσεμινάρια, webinars ή e-books. Θα μπορούσατε επίσης να υποστηρίξετε τους υπαλλήλους σας να ολοκληρώσουν μαθήματα στο δικό τους χρόνο.

Επιλογές εκπαίδευσης

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να παρέχετε επιλογές εκπαίδευσης στους υπαλλήλους σας;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό βιντεοδιάσκεψης όπως Skype ή Zoom για να διεξάγετε ζωντανή εκπαίδευση ή πλατφόρμες όπως Lynda.com και Coursera για να προσφέρετε διαδικτυακά μαθήματα.

Περίληψη της λίστας ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας

Τα βασικά:

  • Δηλώστε τις ώρες εργασίας σας
  • Ορίστε σαφείς ευθύνες και προσδοκίες
  • Αποφασίστε για τις άδειες
  • Προγραμματίστε συναντήσεις εκ των προτέρων
  • Απλοποιήστε την επικοινωνία με το LiveAgent
  • Φροντίστε την εταιρική κουλτούρα
  • Ελέγξτε το περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας των υπαλλήλων σας
  • Σχεδιάστε την απομακρυσμένη ενσωμάτωση

Τεχνικές πτυχές:

  • Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν τα απαιτούμενα устройства
  • Δώστε σε όλους πρόσβαση στο Διαδίκτυο
  • Παρέχετε τεχνική υποστήριξη

Ασφάλεια:

  • Ορίστε υποχρεώσεις ασφάλειας
  • Φροντίστε τακτικές ενημερώσεις
  • Προσδιορίστε κινδύνους ασφάλειας
  • Γράψτε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης

Ψυχική υγεία:

  • Φροντίστε την υποστήριξη ευζωίας των υπαλλήλων σας
  • Διευκολύνετε τυχαίες συνομιλίες με συναδέλφους
  • Παρέχετε στους υπαλλήλους σας επιλογές εκπαίδευσης

Συχνές ερωτήσεις

Πώς συνήθως ενσωματώνουν οι εταιρείες τους απομακρυσμένους υπαλλήλους;

Μια δημοφιλής μέθοδος είναι η δημιουργία ενός διαδικτυακού πύλης με όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστεί ένας νέος υπάλληλος, όπως πολιτικές, διαδικασίες, στοιχεία επικοινωνίας και υλικό εκπαίδευσης. Μια άλλη τυπική μέθοδος είναι η ανάθεση ενός μέντορα που μπορεί να βοηθήσει τον νέο υπάλληλο να προσαρμοστεί στην εταιρική κουλτούρα και να απαντήσει σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις. Άλλες μέθοδοι περιλαμβάνουν βιντεοκλήσεις, τηλεδιασκέψεις και εκπαίδευση στην εργασία. Αποφασίστε ποια μέθοδος είναι πιο κατάλληλη για την επιχείρησή σας.

Τι κάνει επιτυχημένη την εμπειρία ενσωμάτωσης απομακρυσμένων υπαλλήλων;

Μια επιτυχημένη εμπειρία ενσωμάτωσης για απομακρυσμένους υπαλλήλους θα πρέπει να περιλαμβάνει: δημιουργία σχέσεων με άλλους εργαζόμενους, μάθηση του τρόπου εργασίας εκτός γραφείου, κατανόηση των πολιτικών, διαδικασιών και κουλτούρας της εταιρείας, καθώς και σύνδεση με τα εσωτερικά κανάλια επικοινωνίας. Δώστε στους ανθρώπους χρόνο και υποστήριξη για να προσαρμοστούν πριν τους ρίξετε σε καταστάσεις υψηλού κινδύνου.

Ωφελούνται οι εικονικοί υπάλληλοι από την εμπειρία της απομακρυσμένης εργασίας;

Ναι, στις περισσότερες περιπτώσεις. Στην πραγματικότητα, οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι τείνουν να είναι πιο παραγωγικοί και να έχουν λιγότερο άγχος από τους συναδέλφους τους στο γραφείο. Νιώθουν άνετα να εργάζονται στο οικιακό τους περιβάλλον και δεν αποσπώνται από τα γραφειακά πολιτικά, δράματα ή συζητήσεις στο νερό.

Ποια είναι η διαδικασία ενσωμάτωσης για έναν νέο απομακρυσμένο υπάλληλο;

Γενικά, η διαδικασία ενσωμάτωσης για έναν νέο απομακρυσμένο υπάλληλο περιλαμβάνει την αναθεώρηση των καθηκόντων και των προσδοκιών του, τη διασφάλιση ότι διαθέτει τα απαραίτητα εργαλεία, την εξήγηση των πολιτικών και διαδικασιών της εταιρείας, και την εισαγωγή του στο υπόλοιπο της ομάδας. Τέλος, βοηθήστε τον να ξεκινήσει το πρώτο του έργο.

Πώς να ενσωματώσετε εικονικούς υπαλλήλους;

Αξιολογήστε τις συγκεκριμένες δεξιότητες και το κλίμα του ατόμου για να προσδιορίσετε μια κατάλληλη στρατηγική ενσωμάτωσης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τυπικές περιόδους εκπαίδευσης, έλεγχο δεξιοτήτων ή μέντορας από έναν πιο έμπειρο συνάδελφο. Ορισμένοι απομακρυσμένοι υπάλληλοι που έχουν τις δικές τους τεχνικές ικανότητες μπορεί να προτιμούν να διαχειρίζονται τις εξαρτήσεις μόνοι τους, ενώ άλλοι θα χρειαστούν βοήθεια για τη ρύθμιση του απαραίτητου λογισμικού. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να εξετάσετε ποιο επίπεδο αυτάρκειας περιμένετε από έναν νέο υπάλληλο πριν αποφασίσετε για μια στρατηγική για το πώς θα ενσωματωθεί.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε την απομακρυσμένη εργασία το 2023;

Όλα εξαρτώνται από τις πολιτικές, τη φιλοσοφία διαχείρισης και το πόσο αυτονομία θέλει να δώσει μια εταιρεία στους υπαλλήλους της. Γενικά, τρεις διαφορετικές οργανωτικές δομές μπορούν να εφαρμοστούν κατά τη διαχείριση μιας ομάδας εικονικών εργαζομένων: πλήρως κατανεμημένες ομάδες με ευέλικτες ώρες εργασίας, μερικώς κατανεμημένες ομάδες με καθορισμένες ώρες και πλήρως κεντρικοποιημένες ομάδες με υπαλλήλους που εργάζονται από ένα καθορισμένο γραφείο. Καθεμία από αυτές τις δομές έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της, επομένως είναι απαραίτητο να αξιολογήσετε τι θα λειτουργήσει καλύτερα για την συγκεκριμένη εταιρεία σας.

Πού μπορώ να βρω μια λίστα ελέγχου ενσωμάτωσης απομακρυσμένων υπαλλήλων;

Καλύψαμε μια λίστα ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας παραπάνω, αλλά πολλά από τα βήματά της μπορούν να λειτουργήσουν και ως αυτόνομη λίστα ελέγχου ενσωμάτωσης απομακρυσμένων υπαλλήλων.

Μάθετε περισσότερα

Λίστα ελέγχου διαχείρισης μέσων κοινωνικής δικτύωσης
Λίστα ελέγχου διαχείρισης μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Λίστα ελέγχου διαχείρισης μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Κατακτήστε τα κοινωνικά μέσα με τη λίστα ελέγχου 2025! Απλοποιήστε τις εργασίες, ενδιαφέρετε το κοινό, παρακολουθήστε την απόδοση και αυξήστε την απόδοση με συμ...

20 λεπτά ανάγνωσης
Λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης
Λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Δημιουργήστε ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας κρίσης με τη λίστα ελέγχου του LiveAgent. Προσδιορίστε τους ενδιαφερόμενους, δημιουργήστε μηνύματα, εκπαιδεύ...

15 λεπτά ανάγνωσης
Λίστα ελέγχου εφαρμογής VoIP
Λίστα ελέγχου εφαρμογής VoIP

Λίστα ελέγχου εφαρμογής VoIP

Απλοποιήστε την εγκατάσταση VoIP με τη λίστα ελέγχου 18 βημάτων: Ορίστε στόχους, αξιολογήστε τις ανάγκες, επιλέξτε παρόχους, σχεδιάστε την εκπαίδευση και εξασφα...

19 λεπτά ανάγνωσης

Θα είστε σε καλά χέρια!

Γίνετε μέλος της κοινότητάς μας με ευχαριστημένους πελάτες και προσφέρετε εξαιρετική υποστήριξη με το LiveAgent.

LiveAgent Dashboard