VoIP phone

Λίστα ελέγχου υλοποίησης VoIP

Πλοήγηση

Λίστα ελέγχου υλοποίησης VoIP

166
Σύμπτυξη όλων Ανάπτυξη όλων

Πιθανώς να έχετε πολλές ερωτήσεις στο μυαλό σας – ποιο λογισμικό πρέπει να επιλέξετε, τι πρέπει να κάνετε πριν από την υλοποίηση και πώς θα προσαρμοστούν οι υπάλληλοί σας;

Μην ανησυχείτε, δημιουργήσαμε αυτήν τη εύχρηστη λίστα ελέγχου με βάση τη γνώση από πρώτο χέρι σχετικά με το ποιες εργασίες μπορούν να βοηθήσουν ή να δυσκολέψουν μια ομαλή μετάβαση. Ακολουθήστε τη για να πραγματοποιήσετε την υλοποίηση VoIP χωρίς άγχος.

Η σημασία μιας λίστας ελέγχου υλοποίησης VoIP

Ένα σύστημα VoIP είναι κάτι που θα αλλάξει εντελώς τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας. Ωστόσο, δεν είναι πολύ δύσκολο να εγκατασταθεί και να ρυθμιστεί εάν γίνει σωστά.

Μια λίστα ελέγχου υλοποίησης VoIP μοιάζει με χάρτη που δείχνει τι πρέπει να κάνετε για να εφαρμόσετε με επιτυχία αυτήν την τεχνολογία. Θα βοηθήσει επίσης στη διαχείριση του έργου σας, καθώς όλοι όσοι εργάζονται σε αυτό μπορούν να ενημερωθούν για τις ευθύνες τους.

Το VoIP είναι μια επένδυση στο μέλλον της εταιρείας σας, επομένως μην υποτιμάτε κανένα βήμα σε αυτήν τη λίστα ελέγχου.

Ποιος μπορεί να επωφεληθεί από μια λίστα ελέγχου υλοποίησης VoIP;

  • ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων
  • διευθυντές τηλεφωνικών κέντρων
  • επαγγελματίες IT

Η διαδικασία υλοποίησης VoIP εφαρμόζεται σχεδόν σε κάθε πτυχή μιας εταιρείας, από την εξυπηρέτηση πελατών και την υποστήριξη μέχρι το λογιστήριο. Ανεξάρτητα από τον ρόλο σας στην εταιρεία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λίστα ελέγχου για να έχετε τη συνολική εικόνα των ενεργειών που πρέπει να εκτελέσετε.

Πηγαίνετε βήμα προς βήμα και δείτε τι πρέπει να κάνετε για να υλοποιήσετε μια επιτυχημένη λύση VoIP.

Εξερευνήστε τη λίστα ελέγχου υλοποίησης VoIP

Πριν την υλοποίηση

Λίστα ελέγχου υλοποίησης VoIP

Ποιοι είναι οι κύριοι στόχοι της επιχείρησής σας, πόσα χρήματα μπορείτε να ξοδέψετε σε έναν νέο πάροχο VoIP και ποιες δυνατότητες είναι σημαντικές για εσάς; Όσο καλύτερα μπορείτε να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, τόσο πιο εύκολο θα είναι να βρείτε έναν πάροχο VoIP και ένα σύστημα που να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις σας.

Γιατί είναι σημαντικός ο καθορισμός των στόχων σας;

Μια τέτοια προετοιμασία θα σας βοηθήσει να λάβετε τις αποφάσεις σας καθώς και να περιορίσετε ποιες λειτουργίες είναι πιο σημαντικές για εσάς. Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε χρόνο γνωρίζοντας ακριβώς ποια είδη συστημάτων ή υπηρεσιών θα ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Πώς να ορίσετε τους στόχους της εταιρείας σας;

Μπορείτε να πάρετε μια καλή ιδέα απαντώντας σε αυτές τις απλές ερωτήσεις:

  • Πόσους υπαλλήλους έχετε και πόσοι θα πραγματοποιούν εξωτερικές ή εσωτερικές κλήσεις σε τηλέφωνα VoIP;
  • Τι είδους τηλεφωνικά προγράμματα υπάρχουν αυτήν τη στιγμή σε χρήση (π.χ. σταθερό ή κινητό);
  • Κάνετε πολλές εξερχόμενες διεθνείς κλήσεις;
  • Ποιος είναι ο μέσος χρόνος που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι στο τηλέφωνο καθημερινά;
  • Βρίσκονται κάποια μέλη της ομάδας σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές και χρειάζεται να τηλεφωνούν τακτικά μεταξύ τους;

Αφού απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, θα πρέπει να κατανοήσετε καλά τους στόχους της επιχείρησής σας. Βεβαιωθείτε ότι είναι SMART: Συγκεκριμένα, Μετρήσιμα, Εφικτά, Σχετικά και Χρονικά.

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό
  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό

Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό
  • κανόνες δρομολόγησης για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης ερωτημάτων πελατών
  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου (π.χ. LiveAgent)

Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να προγραμματίσετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.

Training agents illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση των εργαζομένων;

  • διαδικτυακά εκπαιδευτικά μαθήματα
  • tutorials με βίντεο
  • υποστήριξη από την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου
  • υλικά εκπαίδευσης

Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό
  • κανόνες δρομολόγησης για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης ερωτημάτων πελατών
  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου (π.χ. LiveAgent)

Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να προγραμματίσετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.

Training agents illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση των εργαζομένων;

  • διαδικτυακά εκπαιδευτικά μαθήματα
  • tutorials με βίντεο
  • υποστήριξη από την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου
  • υλικά εκπαίδευσης

Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό

Όλες αυτές οι δυνατότητες στοχεύουν στη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας για τους πελάτες σας. Επιπλέον, το LiveAgent παρέχει εξυπηρέτηση πελατών 24/7, για να διασφαλίσει ότι ανεξάρτητα από την ώρα λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου σας, θα λαμβάνετε πάντα επαγγελματική βοήθεια.

Call routing feature in LiveAgent's call center software

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον καθορισμό διαδικασιών δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

  • κανόνες δρομολόγησης για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης ερωτημάτων πελατών
  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου (π.χ. LiveAgent)

Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να προγραμματίσετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.

Training agents illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση των εργαζομένων;

  • διαδικτυακά εκπαιδευτικά μαθήματα
  • tutorials με βίντεο
  • υποστήριξη από την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου
  • υλικά εκπαίδευσης

Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό

Μπορείτε να το πετύχετε επιλέγοντας λογισμικό που ενσωματώνεται στον πάροχο VoIP. Η καλύτερη επιλογή εδώ μπορεί να είναι το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου LiveAgent, το οποίο είναι συμβατό με πάνω από το 99% αυτών.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δρομολόγηση κλήσεων LiveAgent; Για παράδειγμα, ορίζοντας τον αριθμό των δευτερολέπτων μετά από τα οποία μια κλήση δρομολογείται σε άλλο αντιπρόσωπο και ως αποτέλεσμα μειώνεται ο χρόνος αναμονής. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε πόσο καιρό μια εισερχόμενη κλήση θα παραμείνει στην ουρά – αφού λήξει αυτός ο προκαθορισμένος χρόνος, η κλήση θα συνεχιστεί σε μια ενότητα εκτός σύνδεσης του IVR σας.

Όλες αυτές οι δυνατότητες στοχεύουν στη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας για τους πελάτες σας. Επιπλέον, το LiveAgent παρέχει εξυπηρέτηση πελατών 24/7, για να διασφαλίσει ότι ανεξάρτητα από την ώρα λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου σας, θα λαμβάνετε πάντα επαγγελματική βοήθεια.

Call routing feature in LiveAgent's call center software

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον καθορισμό διαδικασιών δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

  • κανόνες δρομολόγησης για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης ερωτημάτων πελατών
  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου (π.χ. LiveAgent)

Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να προγραμματίσετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.

Training agents illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση των εργαζομένων;

  • διαδικτυακά εκπαιδευτικά μαθήματα
  • tutorials με βίντεο
  • υποστήριξη από την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου
  • υλικά εκπαίδευσης

Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό

Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να ζητήσετε βοήθεια από όσους ειδικεύονται σε αυτόν τον τομέα, εάν πιστεύετε ότι η ροή των κλήσεών σας θα μπορούσε να βελτιωθεί.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι η ροή των κλήσεών σας είναι εύκολα κατανοητή από τους αντιπροσώπους σας και ότι είναι σαφής για όλους τους εμπλεκόμενους.

Inbound and Outbound Call Center Software

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε την ιδανική ροή κλήσεων;

  • διαγράμματα ροής και διαγράμματα που θα σας βοηθήσουν να οπτικοποιήσετε τη ροή κλήσεων

Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σύστημα, θα πρέπει να ενσωματώσετε τον πάροχο VoIP με κατάλληλο λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου.

Γιατί είναι σημαντικό να καθιερωθούν διαδικασίες δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

Η δρομολόγηση κλήσεων αυξάνει την ικανοποίηση των πελατών, μειώνει το λειτουργικό κόστος και βοηθά στη διαχείριση των κλήσεων όσο το δυνατόν γρηγορότερα .

Πώς να καθιερώσετε διαδικασίες δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία ενός χάρτη της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα διάφορα τμήματα και τον τύπο των κλήσεων που χειρίζονται.

Μετά από αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες δρομολόγησης για κάθε τύπο κλήσης. Αυτά θα καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι θα πρέπει να χειρίζονται τις κλήσεις, πότε θα πρέπει να μεταφερθούν σε διαφορετικό τμήμα και ποιος θα πρέπει να τις λάβει.

Μπορείτε να το πετύχετε επιλέγοντας λογισμικό που ενσωματώνεται στον πάροχο VoIP. Η καλύτερη επιλογή εδώ μπορεί να είναι το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου LiveAgent, το οποίο είναι συμβατό με πάνω από το 99% αυτών.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δρομολόγηση κλήσεων LiveAgent; Για παράδειγμα, ορίζοντας τον αριθμό των δευτερολέπτων μετά από τα οποία μια κλήση δρομολογείται σε άλλο αντιπρόσωπο και ως αποτέλεσμα μειώνεται ο χρόνος αναμονής. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε πόσο καιρό μια εισερχόμενη κλήση θα παραμείνει στην ουρά – αφού λήξει αυτός ο προκαθορισμένος χρόνος, η κλήση θα συνεχιστεί σε μια ενότητα εκτός σύνδεσης του IVR σας.

Όλες αυτές οι δυνατότητες στοχεύουν στη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας για τους πελάτες σας. Επιπλέον, το LiveAgent παρέχει εξυπηρέτηση πελατών 24/7, για να διασφαλίσει ότι ανεξάρτητα από την ώρα λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου σας, θα λαμβάνετε πάντα επαγγελματική βοήθεια.

Call routing feature in LiveAgent's call center software

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον καθορισμό διαδικασιών δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

  • κανόνες δρομολόγησης για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης ερωτημάτων πελατών
  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου (π.χ. LiveAgent)

Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να προγραμματίσετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.

Training agents illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση των εργαζομένων;

  • διαδικτυακά εκπαιδευτικά μαθήματα
  • tutorials με βίντεο
  • υποστήριξη από την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου
  • υλικά εκπαίδευσης

Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου

Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.

Γιατί είναι σημαντικό να ηχογραφείτε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.

Πώς να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή;

Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.

Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εγγραφή χαιρετισμών στον αυτόματο τηλεφωνητή;

Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.

Πώς να πραγματοποιείτε δοκιμαστικές κλήσεις;

Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.

Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .

LiveAgent internal calls ongoing

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση δοκιμαστικών κλήσεων;

  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου όπως το LiveAgent
  • δοκιμαστικό λογαριασμό

Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να ζητήσετε βοήθεια από όσους ειδικεύονται σε αυτόν τον τομέα, εάν πιστεύετε ότι η ροή των κλήσεών σας θα μπορούσε να βελτιωθεί.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι η ροή των κλήσεών σας είναι εύκολα κατανοητή από τους αντιπροσώπους σας και ότι είναι σαφής για όλους τους εμπλεκόμενους.

Inbound and Outbound Call Center Software

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε την ιδανική ροή κλήσεων;

  • διαγράμματα ροής και διαγράμματα που θα σας βοηθήσουν να οπτικοποιήσετε τη ροή κλήσεων

Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σύστημα, θα πρέπει να ενσωματώσετε τον πάροχο VoIP με κατάλληλο λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου.

Γιατί είναι σημαντικό να καθιερωθούν διαδικασίες δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

Η δρομολόγηση κλήσεων αυξάνει την ικανοποίηση των πελατών, μειώνει το λειτουργικό κόστος και βοηθά στη διαχείριση των κλήσεων όσο το δυνατόν γρηγορότερα .

Πώς να καθιερώσετε διαδικασίες δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία ενός χάρτη της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα διάφορα τμήματα και τον τύπο των κλήσεων που χειρίζονται.

Μετά από αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες δρομολόγησης για κάθε τύπο κλήσης. Αυτά θα καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι θα πρέπει να χειρίζονται τις κλήσεις, πότε θα πρέπει να μεταφερθούν σε διαφορετικό τμήμα και ποιος θα πρέπει να τις λάβει.

Μπορείτε να το πετύχετε επιλέγοντας λογισμικό που ενσωματώνεται στον πάροχο VoIP. Η καλύτερη επιλογή εδώ μπορεί να είναι το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου LiveAgent, το οποίο είναι συμβατό με πάνω από το 99% αυτών.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δρομολόγηση κλήσεων LiveAgent; Για παράδειγμα, ορίζοντας τον αριθμό των δευτερολέπτων μετά από τα οποία μια κλήση δρομολογείται σε άλλο αντιπρόσωπο και ως αποτέλεσμα μειώνεται ο χρόνος αναμονής. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε πόσο καιρό μια εισερχόμενη κλήση θα παραμείνει στην ουρά – αφού λήξει αυτός ο προκαθορισμένος χρόνος, η κλήση θα συνεχιστεί σε μια ενότητα εκτός σύνδεσης του IVR σας.

Όλες αυτές οι δυνατότητες στοχεύουν στη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας για τους πελάτες σας. Επιπλέον, το LiveAgent παρέχει εξυπηρέτηση πελατών 24/7, για να διασφαλίσει ότι ανεξάρτητα από την ώρα λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου σας, θα λαμβάνετε πάντα επαγγελματική βοήθεια.

Call routing feature in LiveAgent's call center software

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον καθορισμό διαδικασιών δρομολόγησης και διαχείρισης κλήσεων;

  • κανόνες δρομολόγησης για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης ερωτημάτων πελατών
  • λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου (π.χ. LiveAgent)

Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να προγραμματίσετε την εκπαίδευση των εργαζομένων;

Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.

Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.

Training agents illustration

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση των εργαζομένων;

  • διαδικτυακά εκπαιδευτικά μαθήματα
  • tutorials με βίντεο
  • υποστήριξη από την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου
  • υλικά εκπαίδευσης

Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφή;

  • μια επισκόπηση της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας (η ροή κλήσεων)
  • μια λίστα με όλα τα χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη συνέχεια της επιχείρησης
  • στοιχεία επικοινωνίας για την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου σας
  • σαφή βήματα σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς του συστήματός σας σε περίπτωση καταστροφής
Disaster recovery plan

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών;

  • λογισμικό τεκμηρίωσης (π.χ. Microsoft Word, Google Docs)
  • υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Microsoft Excel, Φύλλα Google)

Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.

Γιατί είναι σημαντικό να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.

Πώς να επαληθεύσετε την εκχώρηση αριθμού σας;

Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.

Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση των εκχωρήσεων αριθμών;

  • online σύνδεση λογαριασμού
  • εξυπηρέτηση πελατών παρόχου