Πιθανώς να έχετε πολλές ερωτήσεις στο μυαλό σας – ποιο λογισμικό πρέπει να επιλέξετε, τι πρέπει να κάνετε πριν από την υλοποίηση και πώς θα προσαρμοστούν οι υπάλληλοί σας;
Μην ανησυχείτε, δημιουργήσαμε αυτήν τη εύχρηστη λίστα ελέγχου με βάση τη γνώση από πρώτο χέρι σχετικά με το ποιες εργασίες μπορούν να βοηθήσουν ή να δυσκολέψουν μια ομαλή μετάβαση. Ακολουθήστε τη για να πραγματοποιήσετε την υλοποίηση VoIP χωρίς άγχος.
Ένα σύστημα VoIP είναι κάτι που θα αλλάξει εντελώς τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας. Ωστόσο, δεν είναι πολύ δύσκολο να εγκατασταθεί και να ρυθμιστεί εάν γίνει σωστά.
Μια λίστα ελέγχου υλοποίησης VoIP μοιάζει με χάρτη που δείχνει τι πρέπει να κάνετε για να εφαρμόσετε με επιτυχία αυτήν την τεχνολογία. Θα βοηθήσει επίσης στη διαχείριση του έργου σας, καθώς όλοι όσοι εργάζονται σε αυτό μπορούν να ενημερωθούν για τις ευθύνες τους.
Το VoIP είναι μια επένδυση στο μέλλον της εταιρείας σας, επομένως μην υποτιμάτε κανένα βήμα σε αυτήν τη λίστα ελέγχου.
Η διαδικασία υλοποίησης VoIP εφαρμόζεται σχεδόν σε κάθε πτυχή μιας εταιρείας, από την εξυπηρέτηση πελατών και την υποστήριξη μέχρι το λογιστήριο. Ανεξάρτητα από τον ρόλο σας στην εταιρεία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λίστα ελέγχου για να έχετε τη συνολική εικόνα των ενεργειών που πρέπει να εκτελέσετε.
Πηγαίνετε βήμα προς βήμα και δείτε τι πρέπει να κάνετε για να υλοποιήσετε μια επιτυχημένη λύση VoIP.
Ποιοι είναι οι κύριοι στόχοι της επιχείρησής σας, πόσα χρήματα μπορείτε να ξοδέψετε σε έναν νέο πάροχο VoIP και ποιες δυνατότητες είναι σημαντικές για εσάς; Όσο καλύτερα μπορείτε να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, τόσο πιο εύκολο θα είναι να βρείτε έναν πάροχο VoIP και ένα σύστημα που να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις σας.
Μια τέτοια προετοιμασία θα σας βοηθήσει να λάβετε τις αποφάσεις σας καθώς και να περιορίσετε ποιες λειτουργίες είναι πιο σημαντικές για εσάς. Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε χρόνο γνωρίζοντας ακριβώς ποια είδη συστημάτων ή υπηρεσιών θα ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Μπορείτε να πάρετε μια καλή ιδέα απαντώντας σε αυτές τις απλές ερωτήσεις:
Αφού απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, θα πρέπει να κατανοήσετε καλά τους στόχους της επιχείρησής σας. Βεβαιωθείτε ότι είναι SMART: Συγκεκριμένα, Μετρήσιμα, Εφικτά, Σχετικά και Χρονικά.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.
Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.
Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.
Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.
Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.
Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.
Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.
Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.
Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Όλες αυτές οι δυνατότητες στοχεύουν στη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας για τους πελάτες σας. Επιπλέον, το LiveAgent παρέχει εξυπηρέτηση πελατών 24/7, για να διασφαλίσει ότι ανεξάρτητα από την ώρα λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου σας, θα λαμβάνετε πάντα επαγγελματική βοήθεια.
Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.
Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.
Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.
Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.
Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Μπορείτε να το πετύχετε επιλέγοντας λογισμικό που ενσωματώνεται στον πάροχο VoIP. Η καλύτερη επιλογή εδώ μπορεί να είναι το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου LiveAgent, το οποίο είναι συμβατό με πάνω από το 99% αυτών.
Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δρομολόγηση κλήσεων LiveAgent; Για παράδειγμα, ορίζοντας τον αριθμό των δευτερολέπτων μετά από τα οποία μια κλήση δρομολογείται σε άλλο αντιπρόσωπο και ως αποτέλεσμα μειώνεται ο χρόνος αναμονής. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε πόσο καιρό μια εισερχόμενη κλήση θα παραμείνει στην ουρά – αφού λήξει αυτός ο προκαθορισμένος χρόνος, η κλήση θα συνεχιστεί σε μια ενότητα εκτός σύνδεσης του IVR σας.
Όλες αυτές οι δυνατότητες στοχεύουν στη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας για τους πελάτες σας. Επιπλέον, το LiveAgent παρέχει εξυπηρέτηση πελατών 24/7, για να διασφαλίσει ότι ανεξάρτητα από την ώρα λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου σας, θα λαμβάνετε πάντα επαγγελματική βοήθεια.
Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.
Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.
Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.
Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.
Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Ένας αυτόματος συνοδός στην αρχή μιας κλήσης είναι αυτό που κάνει την πρώτη εντύπωση. Επωφεληθείτε από αυτό και ηχογραφήστε έναν χαιρετισμό που ενθαρρύνει τους καλούντες σας να παραμείνουν στη γραμμή.
Ο πελάτης θα γνωρίζει ότι έχει καλέσει τον σωστό αριθμό και δεν θα χρειαστεί να περιμένει στη γραμμή για μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνει διαθέσιμος ένας αντιπρόσωπος.
Για να ηχογραφήσετε χαιρετισμούς τηλεφωνητή, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως το όνομα του τμήματος, τις ώρες λειτουργίας και τον αριθμό επικοινωνίας.
Συμβουλή: εκτός από το να λέτε απλώς «γεια» και «ευχαριστώ», είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά.
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας υλοποίησης VoIP. Ολοκληρώνοντάς το, μπορείτε να επαληθεύσετε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται και ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με το νέο σύστημα.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο με το να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε εκ νέου τα πράγματα εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά από την αρχή. Επίσης, εάν υπάρχουν προβλήματα με το τηλεφωνικό σας σύστημα, μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας και να επιλυθούν προτού επηρεάσουν τους πελάτες σας.
Για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας με τον πάροχο και να προσπαθήσετε να καλέσετε μερικούς διαφορετικούς αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλες τις δυνατότητες, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, προώθηση κλήσεων και την ποιότητα των κλήσεων που πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας το νέο σας σύστημα.
Συμβουλή: η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε δοκιμαστικές κλήσεις είναι πριν από τις εργάσιμες ώρες, όταν δεν υπάρχουν πελάτες γύρω ή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκτός ωραρίου, όταν οι αντιπρόσωποι δεν είναι απασχολημένοι .
Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να ζητήσετε βοήθεια από όσους ειδικεύονται σε αυτόν τον τομέα, εάν πιστεύετε ότι η ροή των κλήσεών σας θα μπορούσε να βελτιωθεί.
Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι η ροή των κλήσεών σας είναι εύκολα κατανοητή από τους αντιπροσώπους σας και ότι είναι σαφής για όλους τους εμπλεκόμενους.
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σύστημα, θα πρέπει να ενσωματώσετε τον πάροχο VoIP με κατάλληλο λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου.
Η δρομολόγηση κλήσεων αυξάνει την ικανοποίηση των πελατών, μειώνει το λειτουργικό κόστος και βοηθά στη διαχείριση των κλήσεων όσο το δυνατόν γρηγορότερα .
Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία ενός χάρτη της δομής επικοινωνίας της εταιρείας σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα διάφορα τμήματα και τον τύπο των κλήσεων που χειρίζονται.
Μετά από αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες δρομολόγησης για κάθε τύπο κλήσης. Αυτά θα καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι θα πρέπει να χειρίζονται τις κλήσεις, πότε θα πρέπει να μεταφερθούν σε διαφορετικό τμήμα και ποιος θα πρέπει να τις λάβει.
Μπορείτε να το πετύχετε επιλέγοντας λογισμικό που ενσωματώνεται στον πάροχο VoIP. Η καλύτερη επιλογή εδώ μπορεί να είναι το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου LiveAgent, το οποίο είναι συμβατό με πάνω από το 99% αυτών.
Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δρομολόγηση κλήσεων LiveAgent; Για παράδειγμα, ορίζοντας τον αριθμό των δευτερολέπτων μετά από τα οποία μια κλήση δρομολογείται σε άλλο αντιπρόσωπο και ως αποτέλεσμα μειώνεται ο χρόνος αναμονής. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε πόσο καιρό μια εισερχόμενη κλήση θα παραμείνει στην ουρά – αφού λήξει αυτός ο προκαθορισμένος χρόνος, η κλήση θα συνεχιστεί σε μια ενότητα εκτός σύνδεσης του IVR σας.
Όλες αυτές οι δυνατότητες στοχεύουν στη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας για τους πελάτες σας. Επιπλέον, το LiveAgent παρέχει εξυπηρέτηση πελατών 24/7, για να διασφαλίσει ότι ανεξάρτητα από την ώρα λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου σας, θα λαμβάνετε πάντα επαγγελματική βοήθεια.
Αυτό είναι ένα απαραίτητο βήμα εάν θέλετε η ομάδα σας να είναι παραγωγική, να έχει κίνητρα και να παρέχει πάντα επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών.
Χωρίς αρχική εκπαίδευση, οι υπάλληλοί σας δεν θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο τους σύστημα VoIP. Αυτό θα οδηγήσει σε πολλές ερωτήσεις, απογοήτευση και δυσαρεστημένους πελάτες ως αποτέλεσμα.
Πρέπει να σχεδιάσετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευκαιρίες κατάρτισης με δυνατότητα δράσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το πώς λειτουργεί κάθε δυνατότητα, ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι πρέπει να χειρίζονται τα αιτήματα των πελατών κ.λπ.
Συμβουλή: βεβαιωθείτε ότι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι εύκολο να ακολουθηθεί και καλύπτει όλα τα βασικά. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εκπαιδευτικό σεμινάριο ή εκπαιδευτικά βίντεο.
Είναι μια απαραίτητη διαδικασία σχεδιασμού που θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί συνεχώς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων, όπως διακοπές ρεύματος ή σφάλματα διακομιστή κ.λπ.
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα δεν λειτουργεί σωστά ή καθόλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για την εταιρεία σας, όπως απώλεια πελατών, μειωμένη παραγωγικότητα και πολλά άλλα.
Είναι ένα βήμα που συχνά παραβλέπεται, αλλά μπορεί να σας σώσει από πολλά προβλήματα στο μέλλον. Με την επαλήθευση της εκχώρησης του αριθμού σας, θα διασφαλίσετε ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εκχωρηθεί στις σωστές επεκτάσεις και συσκευές.
Αν ένας πελάτης λάβει κλήσεις από λάθος τμήμα ή αντιπρόσωπο και αντίστροφα, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση.
Ελέγξτε τους αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί στις επεκτάσεις και τις συσκευές σας πραγματοποιώντας σύνδεση στο λογαριασμό σας. Εάν εντοπίσετε τυχόν αποκλίσεις, μπορείτε να ζητήσετε αλλαγή επικοινωνώντας με την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών του παρόχου.
Συμβουλή: να διατηρείτε πάντα ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε ο πάροχος να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.